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会议文件资料的收集和整理

时间:2022-06-21 百科知识 版权反馈
【摘要】:任务五 会议文件资料的收集和整理学习目标能力目标:能认真收集和整理会议文件资料,并妥善保管。会议结束后,秘书人员要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作,并及时送交有关部门或人员妥善保管。会议归档文件的范围应当包括该次会议前后形成的一切直接有关材料。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷,便于日后查找、利用。

任务五 会议文件资料的收集和整理

学习目标

能力目标:能认真收集和整理会议文件资料,并妥善保管。

知识目标:掌握会议文件资料收集的范围和会议文件归档的方法。

任务描述

××公司2013年新产品订货会顺利举行,在整个会议期间形成了很多会议资料,刘××总经理要求秘书张×对会议期间的资料进行整理,将有用的资料整理归档,没有利用价值的资料进行销毁。

●任务分析会议资料的整理是秘书部门的日常工作之一。会议结束后,秘书人员要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作,并及时送交有关部门或人员妥善保管。

秘书人员应首先确定会议文件收集、整理的范围,包括根据会议流程会前、会中和会后产生的文件,然后根据会议文件收集的要求做好相关工作,最后按照文书立卷的原则和工作步骤完成会议文件资料的立卷归档工作。

基础知识

会议文件尤其是重要、大型的会议产生的大量文件,对日后工作或类似会议的召开有着重要的参考价值。因此,要确保会议文件资料齐全地保存下来,就必须注意文件形成过程中的收集工作。

(一)了解会议的规模和类型

收集、整理会议文件之前,首先要了解会议的规模和类型,是重要会议还是一般事务性会议,是大型会议还是小型会议等等。一般来说,重要的、大型的会议除会议的主要文件必须收集完整外,与会议有关的文件、资料也应尽可能收集齐全,如会议主要文件的历次稿、会议期间的各种通知、会议各种证件以及会后的新闻稿等。其他会议,只要能确保会议的重要文件收集完整就可以了。

(二)会议文件资料收集的范围

在明确了会议的规模和类型之后,就可以跟踪收集与之相关的文件、资料了。按照会议的流程,会议文件资料收集可分为会前、会中和会后收集,它们的收集范围分别为:

1.会前准备并分发的文件。如召开会议的请示与批复件、会议通知、会议方案、会议须知、会议议程或日程、与会者名单(或分组名单)、提交会议审议批准的文件(如提案、草案等)、会议参考性文件(如调查报告、技术图纸)、票证、签到簿和宣传资料等。

2.会议期间使用或产生的文件。如开幕词、闭幕词、领导讲话稿、大会发言材料(包括典型经验介绍材料、专题报告)、会议记录、会议简报、相关照片(或录音、录像)资料等。

3.会后产生的文件。包括会议纪要、落实会议精神的通知、会议新闻报道稿、会议总结等。

(三)会议文件资料收集的渠道

1.向全体与会人员收集文件。

2.向会议的领导人、召集人和发言人收集文件。

3.向会议的有关工作人员收集文件。如会议的记录人员、文书起草人员等。

(四)收集、整理会议文件资料的要求

在收集和整理会议文件资料时,要注意如下要求:

1.确定会议文件资料的收集范围。

2.收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

3.选择文件资料收集的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法。

4.收集会议文件要履行严格的登记手续。

5.收集整理过程中要注意保密。

(五)会议文件资料的归档

会议结束后,我们需要将收集好的会议文件资料按照它们在形成过程中的联系和一定的规律,加以系统整理,移交给相关部门妥善保管,这就是会议文件资料的归档。

整理会议文件资料时,应该将同一次会议形成的文件组织在一起,按照文件的内在联系进行分类组合,并按照归档制度的要求,定期归档。

会议归档文件的范围应当包括该次会议前后形成的一切直接有关材料。如会议的请示与批复、会议通知、代表名单、会议议程或日程、会议的正式文件和参阅文件(包括历次修改稿)、会议发言材料、工作报告、领导讲话记录、会议简报、会议纪要、会议总结、会议证件和其他有关材料。

会议归档文件资料的整理应按照《归档文件整理规则》进行。

工作实例

总经理秘书张×在完成会议文件资料的收集和整理时,她是通过以下几个步骤完成的:

一、列出会议文件资料收集目录

为使会议文件资料毫无遗留地收集并保存下来,张×按会前、会中和会后的会议流程,将会议过程中产生的文件资料目录一一罗列出来,以使文件资料收集工作顺利进行。具体见下表。

表4-5-1  会议文件资料目录

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续表

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二、收集会议文件资料

张×按照这个目录,逐一对会议文件资料进行了收集。而且在收集时,她特别关注了文件资料的完整性。

三、会议文件资料整理和归档

张×按照《归档文件整理规则》及公司的相关文件归档规定,对收集回来的文件资料进行整理、归档。

1.整理文件资料并确定其排列顺序

归档文件资料以“件”的形式进行归档。张×对各个文件资料逐件进行了整理,去除了易锈蚀的金属物,如回形针、订书针、大头针等,然后按照会前、会中和会后的顺序以及会议文件资料的重要程度,将文件资料进行了排列。

2.文件的编号

张×将文件资料的保管期限确定为长期。然后根据文件资料的排列顺序对文件资料进行了编号,然后在每份文件首页的上端居中的空白处加盖了归档章,并填写了相关项目。

3.文件的编目

张×用国际标准A4型纸编制归档文件目录,具体详见下图:

表4-5-2  ××公司2013年新产品订货会归档会议文件目录

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在对归档文件资料进行编目后,张×开始编制归档文件目录封面。具体如下图所示:

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图4-5-1 归档文件目录封面

4.归档文件装盒

张×先将归档文件资料按件号顺序装入档案盒,然后填写了备考表(详见下表),将备考表放在盒内最后,最后填写档案盒封面和盒脊。

表4-5-3  备考表

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典型案例

找不到的意向书

某公司日常管理比较混乱,秘书没有将公司会议记录立卷归档,经常发生找不到会议文件资料的事情。一次,公司与合作方经过几次协商,双方签署了一个项目的合作意向。不久,双方约定再次商谈并签订正式文本。然而,当需要签署意向书时,秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后,中止了与该公司的合作。

●案例分析秘书在收齐会议文件后,应及时整理会议相关文件,加工、修改与会人员的讨论稿,根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷,便于日后查找、利用。

训练项目

(1)实训目标。通过实训,要求学生掌握会议文件资料收集和整理方法,能将会议文件资料妥善归档保存。

(2)实训背景。神马公司是一家中外合资企业,主要生产家电产品,公司资产雄厚,员工近2 000人,著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商,最近几年,公司推出了一系列新产品,占领了国内10%以上的家电市场,在国外的影响也很大。2008年,公司加大管理和研发力度,在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品,国内市场份额达15%。2013年底公司召开年度全国销售商表彰大会,以表彰先进、规划2014年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司的高层管理人员和科技人员等。

会议由秘书赵××协助总经理王××组织筹划。会后,总经理要求赵××认真收集这次会议的全部资料并加以整理、归纳。

(3)实训内容。假如你是秘书赵×,请对此次会议文件资料进行收集和整理。

知识链接

档案的整理工作

(1)整理单位的确定

“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与不同稿本为一件,正文与附件为一件,正文与文件处理单等为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,来文与复文(如请示与批复、函与复函、通知与报告等)为一件。

(2)文件的修整

①修裱破损文件

修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”,以恢复文件的远有面貌,增加强度,延长寿命。其中,修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件,包括补缺或托补;托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。

②复制字迹模糊或易褪变的文件

档案字迹材料发生褪变,如褪色、扩散等而变得模糊不清时,就会影响档案的利用。决定档案字迹耐久性的因素包括字迹色素和字迹转移固定方式。在环境条件相同时,一般来说,最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料,包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分,以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料,包括彩色油墨、蓝黑墨水和印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料,如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油和印台油等,或者以粘附为转移固定方式的字迹材料,如铅笔。

对字迹模糊或易褪变的文件,目前一般采用复印的方式进行复制。为减少复印件粘连的概率,复印时墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。

③超大纸张折叠

由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的为方便将来文件装盒,就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。

④去除易锈蚀的金属物

文件制作时普遍使用的装订用品,如订书钉、曲别针、大头针等,其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主,容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀,使文件纸张受到损害。因此文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物,以避免对档案潜在的危害。

(3)文件的装订

文件按件装订。要将文件按件构成基本整理单位,进行文件材料的排序,逐件固定文件的页次,保护文件,方便保管和利用。“件”内的各页应按一定方式对齐,以便于翻阅利用。一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。

装订方式应能较好地维护文件的原始面貌,装订材料应符合档案保护要求,应成本低廉,简便易用。目前常用的装订方式除传统的线装外,还包括:黏结式,如裱糊糨糊、热封胶;穿孔式,如钉书钉、铁夹背;变形材料,如钢夹、塑料夹等等。

(4)文件的分类

①年度分类法时

当一份文件有多个时间特征(包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等)时,一般以文件签发日期(即落款日期)判断文件所属年度。例如,2005年形成的《2006~2013年工作规划》,应归入2005年度。

当文件资料是跨年度形成时,这样的文件往往统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。比如,跨两个年度的会议形成的文件材料,统一在闭幕年整理归档的,分类时这些文件材料都归入闭幕年。

当几份文件作为一件时,“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准。

当立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行时,如教学年度等,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就应按照专门年度进行分类。例如,学校以学年为单位进行工作,形成的文件应按教学年度分类,其他文件仍按一般年度分类。

②机构分类法

一般来说,有一个机构就设置一个类,机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面,再依次排列业务各部门。例如先排办公室,后排业务处(室)、后勤部门等。

采用机构分类法,原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的,如何归类则须视具体情况而定。有主办者的一般归入主办机构;以机关名义发出的文件,则归入有关机构类中;业务部门起草、以机关或办公厅(室)名义发出的,如果内容属该部门职责业务,则应归入负责起草文件的机构类中,否则归入负责发文的综合机构内。

③问题分类法

在实际工作中,使用问题分类法的立档单位,大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别,例如,将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”,业务部门形成的归档文件划为“业务类”,后勤行政部门形成的归档文件划为“行政类”等。

④保管期限分类法

保管期限分为永久、长期和短期。

⑤常用的复式分类法及分类方案

企业整理归档文件都必须分年度、分保管期限进行。

(5)文件的排列

事由的界定可以有较大的灵活性。例如,一次请示或报告、批复收到后,就可视为事由办理完毕;一项工程、一次活动或一次会议,可以视为一个事由;一项工作如果办理时间长需要跨年度,为了及时归档,也可以按不同阶段分为几个事由;一次会议,也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由具体划分尺度,由整理者根据办理时间的长短、形成文件数量以及文书处理程度的不同等,本着便于整理和利用的原则自行掌握。

排列的实际操作可以分为两步:在最低一级类目内,先按照事由原则将属于同一事由的文件按文件的形成时间或文件的重要程度排列;对不同事由间的文件可以按不同事由形成时间的先后顺序或事由的重要程度排列。

(6)文件的编号

①确定编号项目。必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号,选择项有机构、种类等,可以根据实际需要选择使用。

1)件号。件号是归档文件的排列顺序号,分为室编件号和馆编件号。室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。

以采用“年度—组织机构—保管期限”进行分类为例,室编件号应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如,办公室1999年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从“1”开始编一个流水件号,长期的从“1”开始编一个流水件号,短期的也从“1”开始编一个流水件号。

2)全宗号。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

3)年度。年度指归档文件的形成年度,即形成和处理归档文件的年度。填写此项时,应采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示。

4)保管期限。按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》,保管期限分为永久、长期、短期3种,简称为“永、长、短”,代码分别为“Y、C、D”,填写时直接采用简称或代码。

5)机构。填写机构项时,应按照分类方案,填写作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长,可使用机关内部规范简称。此外在全宗介绍中,应将机构名称与相应简称加以对照说明。

②填写归档章。应在归档文件材料上逐件加盖归档章,并填写相关项目。归档章的位置在每份文件首页的上端居中的空白处,不要压盖文件字迹。

归档章的规格为长45mm,宽16mm,分为均匀的6格。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项和机构(问题)、种类等选择项。归档章的一般式样式如图所示。

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图4-5-2 归档章的一般式样

(7)文件的编目

归档文件目录由不同条目按照一定的体系和方法排列而成。其包括的项目有:

①件号。件号指室编件号。

②责任者。责任者指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称。

③文号。文号即文件的发文字号,是发文机构按发文次序编制的顺序号,一般由机关代号、年度、顺序号组成。填写文号时应照实抄录。

④题名。题名即文件标题,直接表达文件的内容,由责任者、问题、文种三部分组成。没有标题或标题不规范,可自拟标题,并加“[]”。

⑤日期。日期即文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如20070526。

⑥页数。填写每件文件的总页数。

⑦备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。

文件编目格式见下表。

表4-5-4  归档文件目录格式

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在编目过程中,应注意以下几点:归档文件应逐件编目;来文与复文作为一件时,只对复文进行编目;归档文件目录用纸幅面尽量采用国际标准A4型;归档文件目录应装订成册并编制封面;归档文件目录封面可以根据需要设置年度、保管期限、机构等项目。归档文件目录封面见下表。

表4-5-5  归档文件目录封面

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(8)文件的装盒

归档文件应按件号顺序装入档案盒,填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。装盒的具体要求是:形成年度或保管期限不同的文件材料不得装入同一档案盒内;按机构编件号的,不同机构形成的文件材料不得装入同一档案盒内。

(1)档案盒封面及盒脊。档案盒封面应使用全称或规范化的简称标明全宗名称。档案盒的盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号等项目。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”号连接。

(2)备考表。归档文件整理结束后或者盒内文件发生调整变化时,整理者或者文件调整人应填写文件备考表,放于盒内文件之后。备考表的项目设置包括整理时间、盒内文件情况说明和整理人、检查人。

①整理时间,是指文件整理结束后的年、月、日。

②盒内文件情况说明,填写盒内文件缺损、修改、补充、移交和销毁等情况。

③整理人,对盒内文件进行整理人员的姓名。

④检查人,对文件整理情况和质量进行检查人员的姓名。

归档文件备考表见下表。

表4-5-6  备考表

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