信息化办公条件下应如何进行电子文件归档

信息化办公条件下应如何进行电子文件归档

冯　军

电子文件是办公自动化过程中的产物。办公自动化主要是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务物化于人以外的各种设备中，并且由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。由办公自动化过程中产生的电子文件中，其中具有凭证、依据、参考作用的，将按照有关规定和规范进行归档处理，这就涉及到了电子文件归档管理问题。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。所以如何加强对这些电子文件的管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为二种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息过程中产生的电子文件，他们多以文本、图像、声音或影像等形式出现；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以光栅图或矢量图等形式出现。

（1）电子文件具有纸质文件和其他文件无可比拟的优越性。电子文件改变了传统的办文格局。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作的效率和质量。电子文件改变了文件处理和运转方式。可以几十倍地提高工作效率。电子文件和网上虚拟档案室改变了档案工作提供利用的模式。通过建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统，或提供远程服务，在尽可能大的范围内展示自我，扩大影响，树立形象，开展好档案的利用等等。

（2）办公自动化发展的阶段性，形成了电子文件的阶段性，不同阶段中的电子文件的形成规律是各不相同的。由计算机处理的业务也由当初的文档管理，数据计算发展到网上的文件交换，信息传递和数据资源共享。办公自动化几乎覆盖了办公业务的全部流程。

（3）电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说，特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。

（4）电子文件具有易更改性。电子文件一方面为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。电子文件的易更改性表现在两个方面：一是人为的修改，由于电子文件与信息载体的相分离性，电子文件可以在不同的计算机中间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。

（5）电子文件的法律效力现在尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件，文件的缩微品等，都有相关的法律作为保证，并且在世界范围内得到承认。但电子文件由于没有固定的载体，并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效办法，所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难，在很大的程度上限制了电子文件作用的有效发挥，只能在一定的范围内，作为普发文件、传阅文件起参考作用。

二、电子文件的归档

虽然电子文件具有上述特殊性，有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种发展趋势，那么，在办公自动化条件下如何进行电子文件归档管理呢？

（1）转变观念，加深对电子文件归档工作的认识。我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主，逐步发展到与录音、录像档案相结合。目前在各个机关档案室中，综合管理工作都做得比较好。电子文件归档无疑也是一个新事物，尽管电子文件与我们已经熟悉的各种门类各种载体的档案相比，在凭证、依据作用等方面还有差距，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势，所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习，与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调，协助制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。

（2）抓紧制订电子文件的管理标准。由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。这些标准的制定可以参照文书档案的某些做法，但又不能照搬。当然电子文件归档标准的制定绝不是档案部门一家的事，应该联合技术部门、使用部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。

（3）电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，也就是按照国务院公布的《公文处理细则》的要求，比照手工作业的方法，起草、修改、审核、签发、打印、封发各类公文。这里要注意的是按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等等所谓的电子文件背景材料。第二部分是电子文件的归档处理。应该坚持以下原则：按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件的形式传递到档案室，也可用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，来对各个部门形成的电子文件进行分类管理。

（4）电子文件与纸质文件同步归档。鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用，并不安全。目前纸质文件和电子文件处于过渡时期，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档，即两条腿走路。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。

〔作者单位：山东青岛市广播电视局城阳广播电视中心〕