文件的形成

（一）文件的形成和运行

文件种类繁多，但所有文件都有一个形成和运行的过程。通用文件形成和运行的过程，包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发、签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等环节。专用文件的形成和运行又各有不同，比如科技文件的形成和运行包括编制、编号、审签、更改、发放等工作；会计文件包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，其形成和运行须按国家和有关行业的规定进行。

（二）文件的查阅和利用

提供查阅利用的实质是对运行结束的文件进行科学管理，为单位领导、有关部门及工作人员提供信息支持，进而推进单位的各项工作。

1. 提供查阅与利用服务的对象

文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工作人员提供查阅与利用服务。当然也有例外情形，随着政务公开工作的推进，公开政府信息已成为常态，在此过程中，属于公开范围的政府文件就应当向社会公众提供查阅与利用服务。

在单位内部，对运行结束的文件提供查阅服务也有一定的范围，一般是提供给有关领导、文件形成或处理的部门及其相关工作人员。

对文件提供查阅与利用服务应控制在一定的范围内，以确保文件随时能服务于单位的工作活动，同时也符合文件的保密要求。

2. 提供查阅与利用的方法

提供查阅与利用的方法主要有提供信息的形式和提供文件的途径这两种。

提供信息的形式包括提供原件、提供复制件、提供文件的有关信息和汇编常用文件等。提供文件的途径包括前来查阅、借出查阅、传真和网络在线查阅等多种方式。各单位要根据实际情况和文件的保密要求，确定文件的具体查阅与利用的方法，既满足各项工作的需要，又确保文件信息的安全。

3. 提供查阅与利用的要求

文件信息是一个单位的重要信息资源，要及时做好运行完毕文件的整理工作并建立文件的检索系统，编制各种检索工具，建立提供查阅与利用服务工作的各项规章制度，积极主动地开展文件提供查阅与利用工作。