多端柔性直流输电示范工程文件收集工作初探

多端柔性直流输电示范工程文件收集工作初探

余芝月

（舟山电力局）

摘　要：舟山多端柔性直流输电示范工程项目具有投入大、科技含量高、项目多、任务重、涉及范围广、牵涉人员多等特点，对工程文件材料的收集工作提出了挑战。本文从构建收集网络、明确收集要求和进行收集管理三方面对加强多端柔性直流输电示范工程文件收集工作做了初步设想。

关键词：重点工程项目　文件材料　收集工作

众所周知，文件收集是工程项目文件管理的基础和首要环节，在整个项目档案管理中有着举足轻重的地位。只有加强对项目文件的收集工作，才能保障工程项目档案的齐全完整，从而引领项目档案管理工作步入规范化轨道。本文以舟山多端柔性直流输电示范工程为例，对如何加强工程文件收集工作作初步探讨。

一、工程特点及其对文件收集工作提出的挑战

舟山多端柔性直流输电示范工程是国家电网公司重大科技示范工程，也是世界上第一个五端柔性直流输电工程。工程于2012年12月开始，至2014年6月结束，预计新建±200千伏定海、岱山、衢山、洋山、泗礁换流站5座，±200千伏定海—岱山、岱山—衢山、岱山—洋山、洋山—泗礁直流输电线路4条，配套交流220千伏接入线路2条，110千伏接入线路3条，试验基地1个。工程建成后将形成舟山北部、岱山、衢山、洋山等主要岛屿间的直流输电网络，实现舟山多个海岛电网之间的直流互联，有效提升电网的供电能力和抵御自然灾害能力。工程实施跨越定海、岱山、嵊泗三个地区，具有投入大、科技含量高、项目多、任务重、涉及范围广、牵涉人员多等特点，同时工程的这些特点也决定了其在文件收集方面有着较大的难度。主要表现在：

（一）文件来源广

舟山多端柔性直流输电示范工程包括若干个大的工程项目，各大项目中配套包含有无数大大小小的子项目，每个子项目都要经过工程建设的立项、设计、施工、监理、调试、竣工等环节，各个环节又都是文件的形成源，因此文件具有来源广的特点。

（二）收集任务重

对舟山多端柔性直流输电示范工程文件的收集事实上就是若干个工程项目文件收集工作的汇总和综合，要想在短时间内将各个项目的文件收集齐全完整、进行集中统一管理，难度非常大，任务繁重。

（三）牵涉人员多

由于舟山多端柔性直流输电示范工程项目多、文件来源广，若要确保工程文件收集完整，必定要建立完善的档案收集网络，这个网络中牵涉的人员必然很多。

（四）多端收集无可借鉴的经验

舟山多端柔性直流输电示范工程是我国乃至世界上第一个五端柔性直流输电工程，项目具有首创性的特点，这也使得其文件收集无可借鉴的经验，只能边收集边摸索边调整，形成相对科学、有效、切合实际的收集方法。

二、多端收集工程文件材料的初步设想

（一）构建合理的文件收集网络

图1　多端柔性直流输电示范工程管理网络

2012年12月，多端柔性直流输电示范工程经核准实施，2013年3月成立了工程指挥部，并建立了工程管理网络（如图1所示）。工程由局本部和工程指挥部总负责，下设综合管理、技术管理、技经管理三个职能处室，其中，综合管理下设定海区、岱山县、嵊泗县三个横向管理层，三个区又下设纵向综合管理；技术管理下设设计、施工、监理单位等九个横向管理层，形成纵横交错的工程管理格局。

笔者认为，要做好多端柔性直流输电示范工程文件的收集工作，应以工程的管理格局为基础，构建由档案专职人员为主和兼职档案人员共同组成的覆盖整个工程项目的档案管理网络。初步设想为：局本部和工程指挥部各设立专职档案员1名，主要负责组织、协调和指导各职能部门兼职档案员和各参建单位收集整理项目文件，并按照“统一领导、分级管理”的原则，管理好建设项目的全部档案。综合管理、技术管理、技经管理三个职能处室各设兼职档案员1名，其中综合管理部门的兼职档案人员负责收集并审核由定海、岱山、嵊泗三县区专职档案人员收集且积累的综合管理类文件材料；技术管理部门的兼职档案人员负责收集并审核由设计、施工、监理等参建单位兼职档案人员积累的各类技术管理类文件材料；技经部门兼职档案人员负责收集属于技经范畴的文件材料。上述三部门对属于其收集范围的材料进行整理后集中向局本部和工程指挥部移交。

（二）提出具体的文件收集要求

工程档案管理网络建立后，局本部和工程指挥部应根据《国家电网公司电网建设管理办法（试行）》（国家电网办〔2010〕250号）和《国家档案局重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002），结合工程实际，尽快出台相应的工程档案管理办法，并及时下发至各职能科室、各县区电力部门及各参建单位。工程档案管理办法应对工程文件的收集作出明确规定，既做到要求具体、操作性强，如，明确提出工程文件材料的收集范围、质量要求、收集份数、移交时间和收集流程等；又要切合实际、具有适当的灵活性，如，应考虑岱山县、嵊泗县地理位置离局本部较远的实际，对其域内已办理完毕、但仍需利用的文件可适当延长移交时间，由其暂时进行保管，待利用完毕后再进行移交。

（三）进行同步的文件收集管理

由于多端柔性直流输电示范工程文件材料的形成具有来源广的特点，笔者认为，其文件材料收集工作的关键在于应在档案管理网络的基础上，形成自上而下的文件收集管理的机制。在工程实施之前，局本部和工程指挥部的专职档案人员应深入各职能科室、各县区电力部门和各参建单位，指导兼职档案人员制订符合本部门本单位实际的收集计划，并使收集计划与工程计划保持同步性；在工程实施过程中，局本部和工程指挥部的专职档案人员、各职能科室的兼职档案员应根据工程进度对文件收集计划进行调整，对文件收集情况进行同步跟踪，对文件收集质量进行严格把关，发现问题及时与相关部门协商解决、进行整改完善，同时及时编制文件收集情况简报，反馈文件收集信息。各县区电力部门和各参建单位兼职档案员应按照收集计划，深入工程文件形成的第一线，根据工程进度，同步开展文件收集，保证工程文件材料的齐全完整。