人事档案的转递

8.6　人事档案的转递

由于当前新的劳动管理制度和用工制度的变化，人员的主管单位也不是永远不变的，人事档案管理部门必须随着该人员主管单位的变化及时将其人事档案转至新的主管或协管单位，做到人由哪里管理，档案也就在哪里管理，档案随人走，使人事档案管理的范围与人员管理的范围相一致，这就是人事档案的转递工作。如果人事档案的转递工作做得好，该转的及时送转，就不会造成人员的管理与人事档案的管理相脱节，原管单位有档无人，形成“无头档案”，新的主管单位则“有人无档”，这就很大程度地影响了人事档案作用的发挥。因此可以说人事档案的转递工作是人事档案管理部门接收档案的一个主要途径，也是一项基础性的工作。

8.6.1　转递工作的基本要求

第一，安全人事档案转递过程中必须注意档案的安全，谨防丢失和泄密现象的发生。转递人事档案，不允许用平信、挂号、包裹等公开邮寄方式，必须经过严格密封以机密件通过机要交通转递或由转出单位选择政治可靠的人员专门递送。人事档案一般不允许本人自己转递。凡是转出的档案要密封且加盖密封章，严格手续，健全制度，保证绝对安全。

第二，必须在确知有关人员新的主管或协管单位之后才能办理人事档案转递手续。依照县及相当于县以上的各级党组织、人事部门可以直接相互转递人事档案的规定，尽量直接把人事档案转递至某人的新的主管单位，不要转递给某人的主管或协管单位的上级机关或下级机关，更不能盲目转递。

第三，及时要求人事档案的转递应随着人员的调动而迅速地转递，避免档案与人员管理脱节和“无人有档”、“有档无人”现象的发生。《干部档案工作条例》规定:“干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。”根据这一规定，人事档案部门发出调动和任免的通知时，应抄送给人事档案管理部门，以便及时将有关人员的档案转至新的主管部门;如果新的主管部门在这个人报到后仍未收到档案，应向其主管单位催要。

8.6.2　转递工作的方式

人事档案转递工作的方式分为转入和转出两种。

(1)转入

转入是指某一人员在调到新的主管单位后，该单位的人事档案部门接收其原来单位转来或转送的人事档案材料，这是人员调动过程中一个不可缺少的环节。转入的手续一般规定为:

①审查转递人事档案材料通知单，看其转递理由是否充分，是否符合转递规定;

②审查档案材料是否本单位所管的干部或工人的，以防收入同名同姓之人的档案材料;

③审查清点档案的数量，看档案材料是否符合档案转递单开列的项目，是否符合转入要求，有无破损;

④经上述三个步骤后，确认无误，在转递人事档案材料通知单的回执上盖章，并将通知单退回寄出单位，同时将转进档案在登记簿上详细登记。

(2)转出

一个人将其人事档案转出的原因不外乎以下几种:此人转单位或跨系统调动;此人的职务或职位(包括提拔和免职、降职)发生变化;此人所在单位撤销或合并了，此人离退休以后易地安置;此人离职、退职或被开除公职;此人因犯罪而劳改，刑满释放后易地安置，或到其他单位工作;此人死亡;外单位要求转递;新近收到的不属于人事档案部门管理的档案材料;经鉴别应当退回形成单位重新加工或补办手续的材料。

转出的方式主要有两种，即零散转出和整批转出。零散转出即指日常工作中经常性的数量并不很大的人事档案材料的转出，这是转出的主要方式，一般通过机要交通来完成。整批转出是指向某个单位或部门同时转出大批人事档案材料，经过交接双方协商，一般由专人或专车取送。

转出的手续。对于零散转出的档案材料必须在转出材料登记簿上登记，注明转出时间、材料名称、数量、转出原因、机要交通发文号或请接收人签字;在档案底册上注销并且详细注明何时何原因转至何处，以及转递的发文号;填写转递人事档案通知单并按发文要求包装、密封，加盖密封章后寄出。对于整批转出的档案材料，其移交手续是:首先将人事档案材料全部取出，在转出材料登记簿上进行详细登记，并在底册上注明以后，还要编制移交收据，一式两份。收据上应当注明移交原因、移交时间、移交数量、移交单位和经办人等，收据后要附上移交清单，注明移交人姓名、职务、材料名称、数量等栏目，以备查考。