高校人事档案的特点

11.2　高校人事档案的特点

高校人员类型多样，其人事档案具有多样性，在人事档案内容和档案管理工作上都表现出不同于其他单位人事档案的特点:

11.2.1　高校人事档案类型多样，内容较复杂

高校人事档案类型较多，而且呈现了内容复杂的特点。以教职工为例，人事档案内容的复杂性主要表现在:

第一，高校人事档案中反映出教职工学历层次较高。高校是为社会培养输送人才，对高校教师的学历要求较高。特别是近几年来，高校招聘教师都是要求博士、博士后或是取得高级职称的人员，硕士都被拒之门外，新进行政管理人员都全部要求具有研究生学历，大大提高了教职工中高学历人员的比重。很多高校还大力引进海归人才，也为高校输入了大量高学历人才，提升了学校师资水平。另外，高校进行教师职称评审工作时，对参评人员的学历也有相应的要求，如不少高校要求晋升教授时1960年以后出生的必须具有硕士学位，这也从客观上激发了教职工对高学历的追求。

第二，高校人事档案中反映教职工学历层次不一。虽然高校师生员工整体上相对于社会上来说学历较高，但由于高校由多层次人员构成，因而学历及文化层次有较大差别，从小学、初中、高中、中专，大专到本科，从学士、硕士、博士、博士后一应俱全，还有双学士等，有学位无学历，有学历无学位的，基本涵盖了教育部门的所有学历教育情况，学籍材料各式各样，繁简不一。

其三，高校人事档案中学习经历占有很大比重。因为高校教职工受教育时间跨度大，很多人一生中的不少时光都在学习中度过，像一名博士毕业生，从上小学、中学、大学到研究生毕业，有近二十二年的时间都是在学校度过，所有的人事档案也就是这二十多年来的学习材料。高校的学术氛围和工作要求，使得很多教职工都是在终身学习，工作中又参加了在职教育或进修学习，间隔数年最终获取了更高学历或学位，表现在个人档案中就存在工作表现和学籍材料互相交叉的状况，如工作一段时期后又外出求学间断了工作经历，或在读取学位期间又生成了职称晋升材料，受教育时间跨度大，高校人事档案中学习经历占去了很大比重，学籍材料成为重要的组成部分。

第四，高校人事档案中反映出教师专业差异大，覆盖面广的特点。高校设置了多种不同的学科，文、理、工、农、医，种类繁多，特点不一，特别是一些综合院校，基本包含了教育领域的所有门类，天文地理，中外古今，专业差异大，覆盖面广。不同专业的教师形成的档案材料自然有分别，档案内容也是各有侧重，千差万别。高校教师的人事档案内容十分丰富，管理工作也会比较复杂。

第五，高校人事档案还涉及国外教育培训材料。高校很多教师都有过国外求学的经历，如何收集和整理这些材料也是一个复杂性问题。例如，学籍材料中，除了国外学校生成的成绩书和学历材料外，还必须有我国教育部学历认证中心出具的海外学历证明，与我们国家的学历学位的管理不同，有些国家的研究生教育就只有学历证书，招生录取以邀请函的形式传真给个人，档案人员在接收这样的学籍材料时就不能按照先前的材料完整的要求，收集招生登记表、学位授予书等。有些学籍材料全部是外文，没有中文说明，完全不同于现有的人事档案材料类型。随着我国科技水平的发展和对外交流的扩大，越来越多的高校教师将有更加频繁的机会走出国门，与国外的同行产生思想碰撞，人事档案中将会出现更多的外籍材料，使得人事档案的学历材料更加多样，内容更丰富。

学生档案也比较复杂，它包括各种不同的分类标准，可以从学习程度上划分、从学生进校到毕业的过程划分、从学生档案的载体划分。

(1)从学习程度上划分

根据学生学习阶段的不同，高校学生档案主要包括大专生、本科生、硕士生、博士生的档案。事实上，在管理过程中，鉴于高校学生档案的相似性，没有必要进行太细的分类，否则容易给管理带来麻烦。

(2)从学生进校到毕业的过程划分

从进校到毕业的过程，学生的身份发生了几次变化，档案也随之变动。学生档案从学生进校到毕业的过程划分，可以分为考生档案、在校生档案、毕业生档案三类。考生档案主要是指学生进校前，在大学升学考试过程中形成的档案;在校生档案是指已在校读书的学生在该校学习过程中形成的档案;毕业生档案是指各种学历程度的毕业生形成的档案。

(3)从学生档案的载体划分

从档案载体的角度划分，学生档案主要有纸质档案、音像档案、电子档案等，特别是近年来，普通高等学校招生全国统一考试采取电脑阅卷、网上系统操作录取，使各省高考考生的档案普遍数字化成为电子档案。

11.2.2　高校人事档案动态性强

由于学生从入学到离校具有周期性，高校学生档案动态性是很明显的，记录教职工活动的人事档案材料也处于经常变动中。

首先，新材料不断生成，人事档案得以补充。高校每年都会生成大量的个人材料，其中有价值的都需要及时归入人事档案。最普遍的是年度考核表、职称材料和工资变化材料。每年的年度考核涉及每一位在校职工，它是对这一年来个人思想和工作表现的评价，真实反映了个人工作情况，是学校考核教职工在校表现的直接依据，对教职工评优争先有着重要的参考作用，档案人员要重视收集年度考核材料。五年一次的职称晋升关系到教职工切身利益，是对本人教学水平和工作能力最有效的证明，职称材料是补充个人档案的重要内容，评聘或转评材料也要及时装入档案，只要个人职称有所变动，都应在人事档案中体现出现任职称评审表，保证当事人职称变化齐全完整。每两年一调整的工资变化材料也要及时收集补充，中间间断了调资表会给以后办离退休造成很多麻烦。生成的新材料需要及时装入个人档案，归入相应类别，与文书档案生成后不再改变不同，人事档案处于动态变化中。

其次，高校人员流动较快，档案转递频繁。随着我国人才环境的优化和高校人事制度改革的深入，人员加快流动，人事档案频繁转入和转出。近几年高校大量招募师资，引进人才，特别是从1999年开始持续的大规模扩招，使许多高校面临越来越大的教师队伍缺口，高校间人才流动空前活跃。从地方院校流向重点院校，从西部地区流向东南沿海地区，其他情况如辞职、停薪留职、出国留学、协议上学等，人事档案总数常在发生变化，都表明人事档案管理处于动态管理中。

最后，高校人事代理制度的实行也体现了人事档案动态性的特征。作为一种新型的人事管理制度，很多高校引入了人事代理制度，它改变了原有的管人与管档相统一的格局，变单位人为社会人，学校用人与学校编制脱钩，不限制人员自由进出，增加了学校用人的灵活性，即单位管用人，而一些具体的人事管理工作则由代理机构负责，实现了人事关系管理与人员使用相分离。人事代理制度摆脱了过去传统的以人事档案为核心的对单位的依附关系，尊重单位用人自主权和人才择业自主权，人事关系和人事档案脱离了所在高校，由人才中心派遣机构管理。现今高校所实行的人事代理制度，程度还比较浅，诸如专业技术职务的考核与晋升、工资调整与晋级工作还是由高校自己管理，那么相应产生的档案材料还需要暂时归入人事档案部门，以保证学校其他方面人事工作的正常进行。⁽¹⁾

11.2.3　高校人事档案使用价值较大

高校人事档案中蕴含着丰富的可用信息。从人事档案的形成者来看，高校教师受教育水平高，专业知识系统，常年从事于学术研究，具备了很高的专业水平，很多高校学者引领着专业发展的方向。尤其是高校学科门类齐全，各种专业人才集中于此，构成了社会的专家库、智囊团。这种情况决定了高校人事档案具有很高的使用价值。

从高校社会效益来看，相对于社会其他单位，高校具有高学历、高职称的人员比例高，科研能力强，高校教师积极投身于教学实践和社会实践，很多优秀的理论研究和学术成果都出自高等院校，很多生产生活中的高新技术都发明于高校科研所，这些研究成果的拥有者——高校教师就是社会财富的创造者，生产企业遇上了技术难题可以依托高等院校的科研能力攻克难关，高校教师取得的发明专利可以投产于工厂企业转化为社会生产力。高校人事档案中藏有不可估量的科技信息。

高校人事档案记录了教职工在教学和工作中的真实表现，专业突出、思想品行良好的教职工是学校培养学科带头人、优秀教育工作者的不二人选，高校人事档案的人才信息使其具有了较强的使用价值。

11.2.4　高校人事档案利用需求较多

高校工作的特点使得人事档案利用需求比其他单位更多，一方面是教职工职称评审工作要广泛大量的利用人事档案材料，每个人历次晋升时所用的材料来源于本人的人事档案，例如，现任职称评审表和近五年年度考核表所填写的内容等，都是以人事档案材料为依据。通常，一所普通高校完成一次职称晋升时，档案人员需要面对数百教师和员工，每位教师和员工要用到近百次档案材料，可见，高校人事档案利用量大。

高校人事档案利用面广，高校教师注重终身教育，在职学习，很多教师在获取后取学历时都需要用到前面学历的毕业生登记表、成绩单等，这是高校教师人事档案利用率高的一种表现，还有像迁移户口、孩子上学、更改姓名等个人生活中的问题也需要利用到人事档案。