人事档案的主要类型

2.2　人事档案的主要类型

人事档案是一种专门档案，属于国家档案资源的重要组成部分。就其本身而言，又可以从不同角度细分为不同的类型。自中华人民共和国成立以来，我国的人事档案主要分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类型。这种划分方法以个人的身份为依据，在计划经济时期一直占主流地位。随着政治体制与经济体制的改革，尤其是国家公务员制度和人才市场的建立，人员成分多元化，人事档案类型也越来越复杂，传统的分类方式暴露出一些弊端。因此，结合社会主义市场经济条件下多元化的人员成分进行合理分类，是非常必要的问题。

2.2.1　对传统人事档案类型之分析

我国传统人事档案中的干部档案，是按干部管理权限分属组织、人事、行政办公室等部门管理;工人档案属劳资部门管理;学生档案由学生工作部门管理;军人档案由军队人事部门管理。这几类档案中，干部档案是主体和核心，很受重视，其他类档案均是参照干部档案管理方式进行。这种管理体系在相当长一个时期内，对人事档案管理起到了一定作用。但是，随着我国社会主义市场经济体制的建立及国家人事制度的改革，传统的人事档案分类体系已不适应现代社会发展需要，许多弊端显现出来，主要表现在:

(1)概念含混，使用面过宽，范围不明确

过去，无论是机关，还是工厂、农村、学校、医院及科研单位，都普遍使用“干部”一词，凡是大专以上的毕业生，不管其从事何种工作，都统称为“干部”。只要成了干部，这个人便被划入财政供养的范畴，在工资、住房、医疗、养老、退休金等方面都有了终身的铁饭碗，有了一切生活保障，干部成了一个社会阶层身份或特权的象征。据统计，我国目前财政供养人员，即广义的国家干部，包括行政机关、党政机关和社会团体及财政拨款的事业单位工作人员，其数量总共为4 000多万人。⁽⁵⁾由于“干部”一词的广泛使用，如此庞大的干部队伍反映到人事档案管理上，使得人事档案几乎等同于干部档案。因此干部档案的范围非常广泛，也备受重视。然而，我国推行人事制度改革和建立国家公务员制度后，干部的这种界限有了一定区别，干部应是现代法治国家行政者的概念，可能被行政官员和公务员等名称取代，“干部”一词也许会成为历史名词，许多人的身份和称呼会改变，如教师就是教师、医生就是医生、记者就是记者、演员就是演员、运动员就是运动员、编辑就是编辑，用不着在其前面冠以干部的名词和身份，他们的档案称为“专业技术人员档案”更合适。同时，国家实行干部分流转岗之后，中央及各级地方政府机关的人数分流一半，其档案亦不能完全按照过去干部档案的要求去管理。只重视干部档案而忽视其他人事档案的做法应得到改进。

(2)企业干部与工人档案分属不同管理体系，既浪费人力物力，也不便于管理和利用

以前，企业干部档案和企业工人档案是实行分开管理，工人档案由劳资部门管理，干部档案由组织、人事部门管理。随着现代企业人事制度的改革，普遍实行全员劳动合同制，形成不拘一格选拔人才的用人机制和能上能下的干部制度;企业工资打破了干部与工人的界限，统一采用“企业技能工资制”或“岗位技能工资制”;专业技术职称评审不完全按职工身份来定。这些变化使得企业干部与企业工人的身份界限日趋淡化，干部与工人的岗位可以互换。这些变化反映到企业人事档案管理中，使得干部、工人竞争上岗材料、聘用材料、专业技术评审材料、工资测评材料都成为干部和工人个人经历的记录，区分不出或不必再区分干部档案和工人档案，也不需人为地将干部档案和工人档案按等级制实行分开管理，可以用一个中性名词如员工人事档案或职工档案来取代，无论其职位高低，都是企业的一员，都可被平等的称为“员工”或“职工”，所有员工的档案都应根据企业机构及人事制度改革的需要，实行统一集中管理。这样既有利于企业机构深化改革，又有利于人事档案工作水平和效率的提高。所有员工的档案实行集中统一管理，节省人力物力，可以有条件配备专人及专用库房设备，便于对人事档案工作实行规范化、现代化管理。

(3)传统人事档案分类体系过于简单，不能涵盖和囊括所有人事档案内容

干部档案、工人档案、学生档案都属于人事档案范围，但人事档案不仅仅只有这几类档案，除此之外，教师、医务人员、科技人员、新闻工作者、文艺工作者、运动员、军人、农民、个体人员、流动人员等人员的档案，也是我国人事档案的重要组成部分，应给予相应的位置，并根据其特点重视其管理与利用，而不应完全纳入一般干部档案管理系统。

(4)传统人事档案具体分类标准较单一，不能全面真实反映各类人物历史与现状

过去只有对干部档案的具体分类标准，一般分为履历材料、自传及属于自传性质的材料、鉴定材料、考核材料、政审材料、入党入团材料、奖励材料、处分材料、反映职务职称工资情况的材料、其他材料等十大类。干部档案的这种微观分类体系，对干部档案管理是很实用的，可以反映干部历史与现实的政绩情况，其他类人事档案也可参照。但其他类型人事档案管理往往照搬干部档案分类标准，注重个人政治历史、社会关系、组织鉴定、政审等材料的归档，形成了重政绩轻业绩、重历史轻现实的现象，如关于个人业绩、贡献、近期科研学术成果、教学科研评估等材料不太重视。因此，不少人事档案中不能客观全面地记录和反映一个人的全貌，仅是只言片语或过去政治历史的反映，这种不齐全完整和不真实的人事档案，往往与现实之间有较大反差，甚至对个人的聘用、继续深造、晋升专业技术职务资格、人事调动等方面也有负面影响。

2.2.2　人事档案分类体系的原则与标准

现代人事档案分类体系可从宏观和微观两个角度来认识。宏观上分类主要是指整个国家人事档案信息的大体分类体系以及管理渠道，微观分类体系是指根据人事档案所含内容和成分的异同，由人事档案文件组合成不同类别并构成的一个有机整体。

(1)建立人事档案分类体系的原则

无论是宏观管理体系还是微观管理体系的分类方法，其原则和宗旨是相同的，都要遵循科学性、逻辑性、统一性、伸缩性、实用性等原则。“科学性”是按照科学分类要求的排斥性，使上下位之间具有隶属关系，使同位类之间互相排斥，而不是互相包容，分类科学与否直接影响其他工作环节。如果分类不够严谨，有些问题模棱两可，互相包容、交叉，势必造成分类混乱，管理不便。“逻辑性”是划分后的下位类之和等于其上位类之和，类下划分的子类应互相排斥。“统一性”是在同一类系统内，依次划分等级的前后一致性，不能同时并列采用两种以上分类标准。“伸缩性”是指分类方案中可以增加或减少类目，以适应客观情况的变化。“实用性”是指在实际工作中能被使用，切实可行，适应各单位人事制度改革要求。

(2)建立人事档案分类体系的标准

人事档案是档案的一大门类，但就人事档案本身而言，它又可以从不同角度分为不同的类型。目前，主要从以下角度和标准对人事档案信息进行宏观上的划分:

第一，按工作单位的性质，可分为党政军机关人事档案、企业单位人事档案、事业单位人事档案、集体单位人事档案、流动人员人事档案。继续细分，党政军机关可分为党委机关、政府机关和军事机关;企业单位可分为工业企业、农业企业、商业企业，亦可分为国有企业、外资企业、合资企业、民营企业;事业单位可分为学校、医院、新闻单位、研究所、文艺单位、体育机构等。

第二，按职责和专业，可分为国家公务员档案(含比照公务员管理的单位、人民团体工作人员)、专业技术人员档案(包括工程技术人员、农业技术人员、科学研究人员、卫生技术人员、教学人员、会计人员、统计人员、编辑与记者播音人员、翻译人员、体育教练人员、经济人员、图书档案资料人员、工艺美术人员、文艺人员等十四类专业技术人员)、职工档案、学生档案等。

第三，按人员管理的权限，可分为中央管理人员档案、省(市、自治区)部管人员档案、市(地、州、盟)厅(局)管人员档案、县管人员档案、乡(镇)管人员档案、厂管人员档案等。

第四，按职务级别和专业技术职称，可分为高级人员档案(高级干部、高级职称等)、中级人员档案、初级(一般)人员档案。

第五，按人员政治面貌，可分为中共党员档案、共青团员档案、非党团人员档案或民主人士档案、无党派人士档案。

第六，按是否在岗的情况，可分为在岗人员档案、待岗人员档案、下(离)岗人员档案、离退休人员档案等。

第七，按照工作单位的稳定性与流动性，可分为工作单位固定人员档案和社会流动人员档案。

第八，按载体形式，可分为纸质人事档案、磁质人事档案、光介质人事档案或电子化或数字化人事档案等。

另外，按影响程度可以分为名人档案(著名政治活动家、著名科学家、著名演员、著名运动员)、一般人员档案。还可以从另外一些角度，按不同标准进行分类，常用的、实际意义较大的主要是以上这些。

总之，掌握这些分类方法，可以了解各种人事档案的特点，对于做好人事档案工作是很有必要的。因为虽然各类人事档案具有共性，都是人事管理方面的内容，是个人自然状况、社会经历和现实表现的记录，但由于工作性质的不同，因而其具体内容和要求是有差异的，应根据各类人事档案特点进行归类，组成各具特色的分类体系。同时，分类管理人事档案，有利于建立个人信用体系。因为对于各级领导和国家公务员的档案，由各级组织、人事部门按管理权限建立并管理，具有很大的权威性及信任度。对于进入公共信用体系的流动人员档案，由政府指定或认定的县级以上政府机构所属的人才交流机构建立并管理，一般是可信的档案材料。对于科技人员、一般员工的档案由用人单位建立并管理，也具有很大的可信度。这部分档案大多以本单位职工的考核、使用、薪酬、奖惩等为主要内容，不需要转递，也不进入社会，由原单位自行保存若干年后销毁。

上述类型中，国家公务员档案、科技人员档案、职工档案、学生档案、流动人员档案各有特点，且使用频繁，我们将在本书的有关章节中重点论述。

2.2.3　人事档案与其他类型档案的比较

人事档案是整个档案家族中的一员，与其他档案在本质上是相同的，都是原始记录。特别是与文书档案、案件档案、诉讼档案、业务考绩档案等关系更为密切，甚至你中有我、我中有你，有时难以区分，造成归档材料重复，影响其他档案材料的完整性和提供利用，因而必须正确认识与处理人事档案与其他类档案的关系。

(1)人事档案与文书档案

文书档案来源于文书。“文书是国家机关、社会组织及个人在社会活动中，为了表达意图、进行联系和作为凭据而形成和使用的各种记录材料，它有待于转化为档案”;而文书档案是“处理完毕确认值得保存以供社会查考利用的、保存在特定档案机构的文书的总和”。⁽⁶⁾从文书向文书档案转变的过程可以看到，文书档案是国家机关、社会组织及个人在社会实践活动中直接形成，保存备查的一种普通档案。

将上述认识和人事档案进行深入对比分析不难发现，人事档案与文书档案既有联系，又有区别。其联系主要表现在两个方面:

第一，来源相同。两者都来源于机关、组织、个人的社会实践活动，不少材料互相交织，联系十分紧密，例如，人事档案中的考核、入党入团、奖惩、任免等方面的材料，都与文书档案有着错综复杂的关系。

第二，本质相同。都是原始记录，也都是国家档案资源的组成部分。

人事档案与文书档案的区别主要表现在四个方面:

第一，内容不同。人事档案内容专指性强，必须是同一个人的有关材料，反映一个人的历史原貌。文书档案内容十分广泛，涉及机关、组织及个人的方方面面，反映一个机构、一个组织的历史原貌。

第二，管理方法不同。人事档案的整理以个人为单位组合成专门的保管单位，卷内按十大类排列，由各单位的组织、人事、劳动部门的人事档案管档单位长期保管，直到人员去世后，有继续保存价值的，才向档案馆移交。文书档案的管理，首先须区分全宗，全宗内档案往往按年度——组织机构、组织机构——年度、年度——问题、问题——年度四种分类方法进行分类，再按问题、时间、名称、作者、通信者等特征排列或组“件”。

第三，保管期限不同。档案材料根据其价值，划分为永久、长期、短期三种保管期限，或永久、定期两种保管期限。各单位的档案保存在各单位档案部门，有长久保存价值的，定期向档案馆移交。

第四，作用与服务方向不同。人事档案主要为考察选拔人才、使用培养人等方面提供依据，为组织、人事、劳动工作服务。一般只供本机构或上级组织、人事、劳动部门使用，封闭期较长，一般在本人去世若干年后才能开放。文书档案形成后一定时期内主要为本单位各项工作提供服务，文书档案中涉及个人的有关材料不能作为考察、使用人才的依据，自形成之日起满三十年一般都要向社会开放，为全社会服务。

总之，文书档案保存的文件材料非常广泛，凡有查考价值的，无论是正式文件，还是会议记录、调查材料，是历史的还是现实的，是正确的还是错误的，都需要完整齐全地保存下来。人事档案只要求保存内容真实、手续完备、结论性和概括性材料。

(2)人事档案与案件档案

案件档案是指纪检、监察部门对党员和其他工作人员违犯党纪、政纪进行审查、处理活动中形成的，以案件为单位集中保存的一种专门档案。案件办理一般分为立案、办案、结案三个阶段，形成大量的文件材料，需要归档的主要有立案根据、立案检查的核实材料、调查报告、调查证明材料、本人检查交代材料、处分决定或批复、申诉复议结论等。

案件档案材料中有些材料需要归入人事档案中，两者的联系主要是本质相同、保管单位相同、内容有交叉，都是记载个人情况，以个人姓名为特征组成保管单位。

人事档案与案件档案的区别表现在:

第一，保管范围不同。从某一个人的角度来说，人事档案内容是全面的，案件档案是部分的。人事档案是人员全部历史、全面情况的记录，而案件档案只是一个人部分情况的记录，具体是指人员某一方面、某一行为的一次性、一事性的从问题发生、调查、处理、结果的详细情况的记录;人事档案是组织上选人、用人、育人等人事工作的产物，案件档案是对人员因违反党纪、政纪进行审查、处理工作活动的产物。从某一个人某一事件的查处材料来说，人事档案内容是不全面的，案件档案内容是全面的。人事档案只收集保存案件档案中的处分决定和检查交代等部分材料，案件档案内容则是全面的，包括案件从检举揭发、调查取证，到处理结果全过程的所有材料。

第二，保存原则不同。人事档案部门只保存案件材料中的结论性材料，纪检、监察部门是将工作中形成的、日后需要查考的全部案件档案材料保存下来。

第三，作用不同。人事档案是供考察了解人才使用的，案件档案是供研究案件时，起查考、凭证作用的。

(3)人事档案与诉讼档案

诉讼档案是指一个案件在诉讼过程中所形成的，经过系统整理，作为历史记录，归档保存起来的一种专门档案。

人事档案与诉讼档案的联系主要是本质相同、内容上有一定联系，都是关于具体人和事的历史记录。

人事档案与诉讼档案也有较大的差别:

第一，形成单位不同。诉讼档案是人民法院在诉讼审理活动中形成的。

第二，内容不同。诉讼档案是个人诉讼活动的记录，是一个人历史的局部反映，内容涉及整个诉讼活动中形成的有查考价值的全部材料，包括案件移送书，起诉书正本，起诉书附件，阅卷笔录，准备开庭笔录，送达起诉书笔录，审问笔录，调查笔录或调查取证笔录，聘请、指定、委托辩护人的有关材料，开庭前的通知、传票、提票，开庭公告，审判庭审判笔录，审判庭询问证人笔录，辩护词、公诉词，合议庭评议记录，案情报告，审判委员会决议或记录，审判书或裁定书、调解书原本和正本，宣判笔录，判决书或裁定书等送达回证，抗诉书，移送上诉案件报告或上诉案件移送书，上级法院退卷函，上级法院判决书或裁定书正本，执行通知书存根或回执(释放证回执)，赃、证物移送清单和处理手续材料等。人事档案只保存诉讼案件的结论材料。

第三，保管目的和作用不同。保存诉讼档案是为了执行判决、总结经验、科学研究、健全法制和改进法院工作的需要。

(4)人事档案与业务考绩档案

业务考绩档案是专业技术主管部门或业务技术管理部门在工作活动中形成的，记述和反映专业人员个人业务能力、技术水平，以个人为单位集中保存起来的专门档案。

人事档案与业务考绩档案的联系表现在属性相同，都是个人档案。两者的区别主要是:①内容侧重点不同。业务考绩档案着重反映个人科学技术水平和业务能力，属于专业的方面，是局部性的，比较单一和具体。人事档案是对一个人全面的、概括的记录。②管理部门不同。业务考绩档案由专业技术主管部门或业务技术管理部门保管，而人事档案则由组织人事部分保管。③使用范围不同。业务考绩档案服务的面比较宽，除党政领导和人事部门查阅外，业务、技术负责人，学术、技术团体，业务、技术考评组织等都可使用。

综上所述，人事档案与文书档案、案件档案、诉讼档案、业务考绩档案具有密切联系，又有一定差异。根据各自特点，细化归档范围，做好协调、加强联系，对于做好各类档案的管理与利用具有重要的意义。