高校人事档案信息化管理

11.5　高校人事档案信息化管理

高校人事档案信息化包含的内容很多。本书以《文档综合管理信息系统》为例，介绍该系统中教职工与学生档案的信息化管理。

《文档综合管理信息系统》是一种综合性的档案管理系统，对于党群档案管理、行政档案管理、教学档案管理、科研档案管理等开发了不同的模块，适宜于较大规模文档管理的企事业单位，方便用户使用。

从管理档案的种类看，该系统覆盖了文档全部范围，包括党群工作档案、行政工作档案、经营管理、技术管理、教学工作档案、科研工作档案、基本建设工作档案、仪器设备工作档案、产品生产与科技开发工作档案、出版工作档案、外事工作档案、财会工作档案、职工档案、音像档案、实物档案、日常管理等，此外，还具有库房温湿度及除湿管理、专利管理、获奖管理、收发文管理、原文存取、文件页数的计算和经费管理等。

从档案管理全过程看，设计了供文书处理人员使用收发文件的登录、原文存取、修改、打印发文审稿纸、收文处理笺、发文登记簿、收文登记簿、辅助立卷、自动转档、编目、借阅管理等。还提供有档案管理人员使用的各类档案及库房管理的登录、修改、编目、借阅、统计、打印卡片、鉴定销毁、信息开发、数据管理、接收移交等管理，又有读者各类查询、检索、打印提卷单等功能。还可以接收软盘和光盘文档;全文查询、光盘存储等功能。

《文档综合管理信息系统》的突出特色体现在:①遵循国家有关标准，系统规范性强。②适用于各种分类模式的档案管理，档号编制灵活，实用性强。③著录规范，包容的信息量大。④排错能力强，数据输入时即有校验、查错、排错等功能，也达到了使用输入数据规范的目的。⑤数据高度共享，源头唯一，流程清晰。⑥借阅、催还、预约自动化程度高，连贯性好。⑦检索方式多，自动形成各种编目、汇编、统计与分析、鉴定、销毁等工作。⑧存取各种类型的原文，保密性强。

11.5.1　《文档综合管理信息系统》教职工档案管理

(1)进入系统

在文档综合管理信息系统中，单击“人事”，弹出图框。在编号中输入“system”或者其他编号，键入姓名、口令，便进入人事档案管理子系统，见图11-1。

图11-1　人事档案管理系统界面

(2)初始化

单击“相关编码”，弹出图框。例如单击“民族”，弹出民族初始化窗口，如果要增加内容，单击“插入”，可以根据实际情况输入新的内容，见图11-2。“学历”、“学位”、“专业”等项目的初始化项操作步骤也是一样。

图11-2　人事档案编码

(3)输入和打印档案目录

单击“档案目录”，弹出“干部档案目录窗口”，如图11-3所示。

输入姓名，单击性别，输入档号，单击“插入”，如图11-4所示。单击“插入”按钮，增加行，如图11-5所示。

图11-3　干部档案目录窗口

图11-4　输入姓名后干部档案目录界面

图11-5　干部材料的生成界面

(4)人事档案数据维护

单击“数据维护”，单击“人事档案”，弹出图11-6。图中政治面貌、所在单位、最后学历、最后学位、惩处类型、最后职务、最后职称、工资、免职、成果、奖励、流动情况(最新输入的内容自动显示在当前窗口)等，具有下拉框输入界面，双击某一个下拉框域中，弹出您所需要输入的表，例如双击“成果”，弹出图11-7。在图11-7窗口中输入实际内容，输完后“提交”。如果还需输入，请单击“插入”，如果输入完成，单击“返回”。

图11-6　数据维护界面

图11-7　成果登记界面

(5)工资变动登记表和干部职务变动的情况登记表

单击“工资变动登记表”，弹出图11-8。单击“工资变动登记表”，双击“请输入姓名”白色框中，弹出“身份证姓名”下拉框供选择，单击您所需要显示打印的条目，再单击“综合统计”，弹出您所需要显示打印的表，如图11-9所示。

图11-8　工资变动登记表窗口

图11-9　工资变动登记表

干部职务变动的情况登记表的操作方法与工资变动登记表相同。

(6)科研管理

高校教师科研管理含科研单位、科研项目、科研成果、学生活动、科研考核和统计等项目。通过该系统，可以登记教师和科研人员所在单位、职工号、政治面貌、学历学位情况等基本信息，还可以添加照片。同时，该系统对该教师和科研人员的所从事研究的领域(包括一级、二级和三级学科)、每一项成果(著作、论文、获奖和参加会议及经费)等信息，也可以进行登录，并按照学院、个人等方式进行年度统计。

11.5.2　《文档综合管理信息系统》学生档案管理

《文档综合管理信息系统》具有以下功能:登删改、全文管理、卷内目录、案卷目录、案卷文件目录、归档文件目录、学生卷内目录、学生各种目录专题、批量生成、批量修改、学生各种情况统计、查询借阅、预约登记、打印、归还注销等功能。

11.5.2.1　学生档案批量生成

批量生成的模式取决于办学层次(专科、本科、硕士、博士等)和学号模式的确定。如果办学层次多，首先在一个办学层次内确定学号模式，然后确定学号模式是以专业或以院系或以学校编排学号。现以2009年水利水电工程专业招收新生100名说明其操作。

(1)案卷级档号信息批量生成

通过输入案卷级档号信息内容生成，即学号一旦完成，立即在每个案卷级档号中输入每个学生个人内容，即个性的内容，如姓名、性别、籍贯、出生日期等。该项工作一旦完成，便确定了每个学生的学号。

在此基础上，单击批量生成，弹出学生档案批量生成窗口，见图11-10。

单击图11-10中的“下一步”，完成了案卷级档号中的批量生成。其他案卷级档号批量生成同该案卷级档号批量生成的方法相同，不同之处就是案卷级档号不同。通过相同的操作，可以添加该100名学生的案卷级档号。

注意:在案卷级档号批量生成窗口输入共性的内容越完善越好。待学号批量修改完成后，立即在每个案卷级档号中输入个人不具有共性的内容，即个性的内容，如姓名、性别、籍贯、出生日等。完成此项工作就确定了每个学生的学号。

图11-10　学生档案案卷级档号批量生成

(2)文件级档号信息批量生成

单击批量生成，弹出学生档案批量生成窗口，见图11-11。

单击图11-11中“下一步”，完成第一份文件级档号的批量生成。采取同样的方法，该案卷级档号中的第二份、第三份……文件级档号产生。这些文件的不同之处就是每份文件的页(件)号不同(当然，内容也可以修改)。

图11-11　学生档案文件级档号批量生成

注意，文件级档号批量生成窗口输入共性的内容越完善越好，这对于同一案卷下具有共性文件的添加非常有效，可以大大减少工作量。

11.5.2.2　批量修改

以学号修改为例，在图中输入选择您需要查询的条件后，单击图11-12中“查询”，弹出图11-13，单击该图中全选功能项“□”，并使“□”变成“√”，见图11-14。在图11-14修改内容的学号起始号栏中输入学号起始号后，单击“修改”，见图11-15。这样，就可以进行学号的修改了。

图11-12　学号修改操作界面之一

图11-13　学号修改操作界面之二

图11-14　学号修改操作界面之三

图11-15　学号修改操作界面之四

专业、院系的修改同学号起始号修改的操作方法类似。

此外，修改数据较少时还可以分组进行批量修改。例如，可同时输入选择学号起始号、专业、院系，或者同时选择输入当前状态、学位证书起始号、学位起始号，或者同时选择输入毕业去向、转递方式、机要号等，这样批量修改的效率更高，见图11-16、图11-17。

图11-16　分组修改界面一

图11-17　分组修改界面二

11.5.2.3　批量修改后的查询

单击批量修改后，弹出“自动批量修改”对话框。该对话框下，即是【查询】按钮。单击该按钮，即出现查询对话框，见图11-18。

图11-18　查询界面

11.5.2.4　学生目录查询和打印

学生目录查询条件:起日期、止日期和目录类型是必输必选条;类目号、院系、专业和当前状态是可选条件，一般来说，可选条件选得越多显示出的数据就越少。

单击学生目录，弹出图11-19，在图中输入您所要查询的条件，点击“查询”即可进行查询，点击“打印”，即可打印。

图11-19　查询与打印界面

有时候，根据需要打印其中某些栏目，则需要在“目录类型”下拉菜单(“▼”)中进行选择，并将选定要打印的目录显示在当前窗口中，此后再进行打印或导出到Excel表格进行打印，见图11-20。

图11-20　选择打印界面

11.5.2.5　学生情况统计

通过选择“统计类型”下拉菜单(“▼”)中的各种选项，可以统计学生毕业去向、档案传递方式、获奖情况等，见图11-21。需要说明的是，统计时，起日期、止日期必须输入，统计类型必须选择一项。对于档案管理部门而言，也可以选择全综号和类目号进行统计。

图11-21　学生档案的统计

【注释】

(1)周广昌，魏晓巍.高校人事代理制度探析［J］.沈阳教育学院学报，2007(3): 48-50．

(2)汤静霞，李文清.高校合并后的干部人事档案工作［J］.档案与建设，2003(7): 40-42．

(3)黄顺利.浅谈高校干部人事档案的基础工作［J］.档案时空，2007(12): 31-32．

(4)赵子英，赵朝秀.加强人事档案工作充分发挥人事档案作用［J］.四川档案，2001(2): 38-39．

(5)钱惠云.加强建立教师业务档案的思考［J］.云南档案，2007(11): 42-43．

(6)刘涛.高等学校人事档案信息化建设探析［J］.陕西教育学院学报，2007(8): 101-102．