人事档案的含义与性质

2.1　人事档案的含义与性质

2.1.1　人事档案的界定与含义

关于人事档案的界定，学者们虽然存在不同的表述，但对人事档案核心问题的把握是基本相同的(详见本书第13章第1节)。学者们关于人事档案的界定主要反映了人事档案的形成主体、大致内容、作用及其属概念。结合当代人事档案发展的时代特征以及学者们的观点，我们认为，人事档案是在组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映个人经历和德能勤绩的，以个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形式的档案。简言之，人事档案是记录和反映个人德能勤绩等综合情况的，经组织认可归档保存的档案。

根据上述界定，人事档案主要有以下几个含义:

(1)人事档案的属概念

人事档案的属概念是档案，也就是说档案是人事档案的上位概念，人事档案是档案中的一种专门档案。认为它的属概念是材料，是历史记录都不够准确。

(2)人事档案的本质

人事档案的本质是人员经历和德能勤绩等原貌，而不是其他方面。

(3)人事档案的记录材料

人事档案的记录材料即载体形式包括文字、声音、图像、照片等，由此形成了不同载体类型的人事档案。

2.1.2　人事档案的性质

性质是事物的本质，人事档案的性质就是指人事档案的本质。根据人事档案的界定，人事档案是国家档案的重要组成部分，具有一般档案的共性——原始记录性。但人事档案又具有个性，主要表现在集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、现实性、动态性、权威性等方面。

(1)集合性

人事档案是以个人为单位、按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人在不同时期或不同单位的经历、政治状况、业务状况等全貌。卷内的每一份材料，都必须反映该人员的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管，以保证该个人档案的完整性。如果将一个人不同时期或不同问题的材料分散存放在不同单位或不同个人的档案里，肢解或分解了该人的档案材料，一旦组织上或单位需要系统了解这个人的情况，就如大海捞针，不仅工作量大，效率低，而且很难查全，甚至会漏掉重要的材料，以致影响对该人员的使用。因此，人事档案应是集合性的材料，应能集中反映某个人的历史全貌。

(2)认可性

人事档案材料不是杂乱无章的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务就是用人，要用人就应做到知人善任，因此组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表现、才能、成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料等，所有这些材料，必须得到组织认可，不能随意填写和私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章，而不能是伪造的。在市场经济条件下，有些人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。

(3)专门性

人事档案是一种专门性的档案。专门档案是指某些专门领域产生形成的有固定名称形式以及特殊载体的档案的总称。人事档案是组织、人事工作专门领域形成的档案，其内容具有专门性，自成体系，人事档案反映人事管理方面的情况。人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表格、考核材料等。

(4)真实性

人事档案的真实性有着特殊的含义，是指文件形成的真实性、内容上的准确性，凡归档的材料必须实事求是、真实可靠。这是人事档案之所以能真实客观地反映个人本来面貌的根本原因。真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。人事档案的真实性与一般档案的真实性有一些差别。一般档案从总体上来说是原始记录、是较真实可靠的，但并不等于档案内容是真实的或正确的。即使有些档案内容不真实或不正确，它还是表达了形成者的意图，留下当事人行为的痕迹，反映了当时的情况，仍不失其为原始记录被保存下来。不能因为内容虚假和诬蔑不实的材料，就全部剔除并予以销毁，人为地造成历史上某一阶段或侧面的史料的空白。⁽¹⁾

人事档案内容的真实性直接关系到人事档案的使用价值，直接关系到组织部门对人才的评价、培养和使用，也涉及贯彻落实党的干部路线，还关系到个人的切身利益和政治前途。可以说，人事档案能为组织部门了解、选拔、任用干部和挑选使用人才提供依据，事关重大。人事档案的真实性，具体表现在凡归档的材料必须真实可靠，实事求是，完全符合该人的实际情况。常言道:“文如其人。”档案界则提倡“档如其人”，这就是说，人事档案所记载的情况就应当是这个人真实情况的准确反映。由于人事档案是考察人、使用人的重要依据，要做到知人善任，选贤任能，用其所长，除了直接考察了解其现实表现以外，还要了解该人的历史情况，考察其过去有什么经历，有什么专长，有哪些德能勤绩，这些均要依靠人事档案。如果人事档案不真实不可靠，组织管理部门怎么能凭它来正确地使用人呢?那就等于给组织管理部门提供了不真实、不准确的情况，就可能造成埋没人或错用人的严重后果。

我们还应当看到，人事档案材料一旦不真实，不仅误事，而且可能害人。如果人事档案里留下了诬蔑不实的材料，就等于给人留下了隐患。“文化大革命”中，许多冤假错案就是由人事档案中的诬蔑性记录引起的，致使大批的干部和群众蒙受不白之冤，有的含恨死去。党的十一届三中全会以后，各级党组织拨乱反正，落实党的政策，平反冤假错案，并在全国范围内清理了人事档案中诬蔑不实的材料，维护了人事档案的真实性，从而调动了广大干部群众的积极性。我们应当认真地从中吸取经验教训，坚决维护人事档案的真实性，切不可掉以轻心。

(5)现实性

人事档案是由组织、人事、劳资等部门在培养、选拔和使用人才的工作活动中形成的已经处理完毕的具有保存价值的文件材料转化而来的，这些材料虽然已经完成审阅批办等文书处理程序，但它所涉及的当事人，绝大部分还在不同的岗位上工作、生产和学习，要求人事档案必须反映人员的现实面貌。特别是市场经济条件下更注重人才的现实表现，人事部门在工作活动中为了考察和了解这些人员，需经常查阅有关人事材料，是现实人事管理活动的重要依据，因而具有很强的现实效用。

(6)动态性

人事档案的建立并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，也不是一成不变的。它是根据形势的发展和各个历史阶段对每个人才实际表现的记载不断补充内容的过程，处于不断增加的过程中，因此人事档案始终处于“动态”之中。

人事档案管理无论是从检索工具的编制还是档案实体的整理以及人事档案信息的管理，都以其“动”而区别于其他门类的档案。一方面，人事档案涉及的个人大多数仍在各领域各单位从事社会实践活动，继续谱写自己的历史，这就决定了人事档案须随个人的成长不断增加新的内容，以满足人事工作的需要;另一方面，人事档案涉及的人员是不断流动的，调动、晋升、免职等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案一般是随人员的流动经常转递和流动，变换工作单位和管理部门。具体来说它的动态管理特征表现在以下四个方面:

第一，递增性。人事档案最显著的特征是卷内档案材料呈递增趋势。一个人从家庭或学校走上工作岗位后，他的档案材料数量与其工作年限成正比。例如，转正定级、职务任免、工资晋升、入团入党、考察奖惩、职称评聘等，其材料与日俱增。

第二，转移性。“档随人走”，是人事档案的又一动态管理特征，逢人员调动、军队干部转业、学生毕业分配等，其档案都随人员转移到新工作单位。当代的流动人员档案管理，则往往集中在某个人才交流中心，即使是人员在流动，其档案也可以放在人才交流中心，这是人事档案管理的新办法。

第三，波动性。一般而言，文书档案的卷内文件材料装订后，其信息不再变动。而人事档案的卷内信息除了拥有递增性特征外，还体现为信息的历史波动性。例如，体现在职务和工资的升降方面:有的干部任职以后又免、撤、改职，免、撤、改职后又复原职;有的干部晋升工资后，因某种原因又降了工资;体现在工作单位的变动方面:有的人员调离原工作单位后又调回，调回原单位后又调去别的单位，等等，诸如此类，都使卷内信息呈波动性或可变动性。

第四，可剔除性。人事档案材料的动态管理特征还表现在可剔除性。一般档案材料自形成之后，不管内容是否与现实相符、是否有错误信息，都不能剔除，可以反映历史上各项工作和事情的发展原貌。但人事档案上面的内容过去是对的，现在看来是错的就应该纠正，应根据党和国家的方针政策，将那些历史上形成的已经失实和丧失价值的档案材料进行鉴定，经组织部门认定后及时剔除。

(7)机密性

人事档案中记载了个人的自然情况(姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员)、个人健康、婚姻状况、工资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，在相当时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。人事档案及人事档案信息一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。

(8)权威性

正因为人事档案具有认可性、真实性等特性，因此人事档案内容具有较大的权威性，反映一个人面貌的材料，只有从人事档案上查阅才是最可靠最权威的。特别是干部档案材料都是严格按照中央组织部颁发的《干部人事档案材料收集归档规定》的范围和要求建立的，需经组织人事部门审查认可、审查机关盖章，也需要本人签名盖章后才能归入人事档案中，不能随意填写和私自放材料到人事档案中，因而，干部人事档案材料一般都比较真实可靠，具有较大的权威性。

关于人事档案的性质，也有一些不同的表述。王英玮认为:“人事档案与普通管理性档案(文书档案)相比有诸多共性特征，如原始性、记录性、回溯性、知识性和信息性、部分档案内容的机密性、凭证性和参考性、定向积累性、有机联系性。人事档案和其他专门档案一样，也具有专业性、现实性、独立性、规范性、准确性。人事档案自身独特的性质主要表现为形成目的的特殊性、档随人走的动态性、记录内容的隐私性。”⁽²⁾邓绍兴认为，人事档案具有现实性、真实性、动态性、保密性、专业性、权威性。⁽³⁾何朋春则将人事档案的性质归纳为信息性、凭证性、政治性、真实性、机密性。⁽⁴⁾这些不同的表述有助于我们深刻人事档案的性质，从而为人事档案管理工作提供有益的帮助。