员工人事档案的特征

10.1　员工人事档案的特征

员工人事档案主要是指企业单位的管理人员、业务人员、职工的人事档案。企业的高级管理人员(高级干部)主要参照国家干部档案执行，一般管理人员(一般干部)和员工的人事档案与工人档案统称为员工人事档案。根据《职工档案管理工作规定》第一章第二条的规定，职工档案是“企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。”

从员工人事档案管理的事件看，员工人事档案通过招工、转干、体检、考核、政审、鉴定、审批、工资、奖励、处分等表格和材料的收集和整理，综合反映了员工个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况。这些人事档案不仅是企业的宝贵财富，而且是企业管理的重要助手，是企业进行思想政治工作和劳动管理的一个重要依据。思想政治工作必须有针对性，才能收到较好的效果，而要做到这一点，必须要求对每一个员工的各方面情况了如指掌，不仅要了解他们的现在，还要了解他们的过去;不仅要了解他们的经历、表现，还要了解他们的性格、爱好、特长;不仅要了解他们本人的情况，还要了解对他们有影响的家庭成员和社会关系情况，而这些情况很多都在其人事档案中有反映。同时，对于员工的管理，涉及工作安排、劳动报酬、生活福利等方面，要搞好这些工作，必须借助其人事档案材料进行历史的、全面的了解，以作为调整、转干、退休等方面的依据。

员工人事档案是记录员工就业、培训、奖惩、参保以及工作变动的原始资料，是历史地、全面地考察员工的依据，关系到员工个人的切身利益，在员工接续社会保险、享受各项福利待遇等方面具有不可替代的作用。员工人事档案既不同于企业文书档案、企业科技档案等其他企业档案，又不同于党政机关干部档案等其他人事档案，具有自身的特点，这是由职工档案的来源和作用决定的。劳动部培训司编写的《企业人事管理》一书中将职工档案的基本特征总结为现实性、真实性、完整性、精练性四个方面。我们认为，我国企业数量多、分布广，职工档案管理不仅需要从宏观上考察，也需要从微观上考察，由此形成了我国员工人事档案的特征。

从微观上看，员工人事档案的真实性、完整性等特点，是员工人事档案的重要特征，这也是员工人事档案具有凭证作用和参考价值的前提条件。从宏观上看，尤其是和前文论述的党政干部档案相比较而言，我国员工人事档案具有如下特点:

(1)广泛的分散性

企业是一个统称，它大致分为农林牧渔、能源矿产、冶金钢铁、食品饮料、纺织服装、家具木材、造纸纸品、印刷包装、石油化工、器械医药、塑胶五金、机械机电、建材卫浴、电器家电等48大类行业、390小类行业，遍及全国31个省、自治区和直辖市。正是因为企业类型的广泛性和分布的普遍性，形成了职工档案管理的分散性特征。⁽¹⁾

这种广泛的分散性导致了员工人事档案管理并不像党政干部那样由人事部门和组织部门集中管理，而是分散在各个企业进行管理。

(2)行业与地区的差异性

由于我国企业类型多，员工人事档案管理存在着差异。国务院2005年第一次全国经济普查结果显示，全国企业法人单位中，按照登记注册类型分组，国有企业数量占单位数的5.5%，集体企业占10.5%，私营企业占61.0%，其他有限责任公司占10.6%，股份有限公司占1.9%，港澳台商投资企业占2.3%，外商投资企业占2.4%。⁽²⁾2008年底统计表明，国家企业总数约5500万家，其中，中小企业430多万户、个体经营户3800多万户、私营企业643多万家。⁽³⁾改制前，营业执照上通常只有性质栏，或写国有企业，全民所有制企业，集体所有制企业等;改制后，企业登记以类型为主，表明了企业的所有制形式。企业所有制并存是我国历史和现实的必然选择。然而，不同的所有制的管理方式不同，这直接导致了各种员工人事档案差异。

(3)分散性和流动性

不少企业和员工的劳动合同签订的时限并不很长，长至三五年，短到一年甚至有若干月的情况。因为时限短，形成的个人历史记录有限，企业对其归纳整理的可能性降低。同时，较短的劳动时限使员工在企业中的行为短期化，员工更关注眼前利益，而不在乎人事档案。即使是某些需要归档的个人资料，也不积极报送人事档案部门。特别是在员工调出企业时，由于客观原因放弃档案的现象十分普遍，逐渐成为私营企业、外资或合资企业中常见的一种现象。造成这种现象的原因很多，员工的流动性强从而影响到了员工人事档案管理是一个不可忽视的因素。尤其需要注意的是，企业转换经营机制过程中，招聘、辞职、辞退等一系列新的人事制度的实施，员工与工作单位间的关系由原来的稳定状态逐步向具有一定自由度的方向发展，这在客观上也导致员工人事档案的分散性和流动性。

用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。

上述员工人事档案的特征给员工人事档案管理带来了困难和问题，主要表现在:

第一，对员工人事档案重要性的认识淡薄。在有些人眼中，企业的干部档案很重要，员工人事档案无足轻重，可有可无。在有些人眼中，企业与员工是一种雇佣关系，没有把太多精力用在员工人事档案管理上，在引进人才时只要能够开展工作就可以了，有无档案无所谓。在有些员工眼里，用人单位重视的是选用人才的能力和表现，人事档案对于个人没有什么意义，没有人事档案也能找到满意的工作。

员工本身也会造成档案管理的问题。有些员工文化水平有限，也有些员工人事档案意识淡薄，对学历、培训、职称等材料不及时归档。一旦落在个人手中，就谨慎地放在自己身边，认为这样更安全可靠，用起来也更方便。有些员工认为填表填写时马虎应付，从而出现了“经历越填越简，内容越填越少，甚至千篇一律”的现象;有些人干脆只填结果，不填过程，不写会议决议，使一些资料让人看后不知前因，只知后果。

第二，企业人事档案单一的管理模式与员工层次的多样性不适应。现代企业制度最明显的特征是产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学，然而，企业人事档案管理大都采用干部档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一的情形。企业的发展往往表现为员工层次的多样性，而这种多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经难以适应员工的这种多样性的特点了。

第三，管理制度不健全，常导致一些较大的缺失，如归档材料缺失现象，一些本该有的履历表、年度考核表不齐全，还有学历、职称、工资材料，关键部分的不完备等问题。档案转递制度不健全。一是有的企业档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的员工早已调离本单位，但其人事档案还未按规定转递到新单位。二是有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不做机要转递，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。

第四，改制企业人事档案管理人员不稳定。从事企业人事档案工作的人员大都是兼职，档案管理的业务素质偏低，再加上有些企业领导不重视企业人事档案工作，频繁更换管理人员，造成了员工人事档案方面的问题。尤其是有些企业推行减员增效措施，减少档案管理员数量，或者以兼职档案管理员管理档案工作。由于人员配备有限，目前只局限在人事档案的收集、鉴别、归档、借阅等基础工作上，管理浮于表面，连细致的整理装订都做不到，更谈不上研究新情况、新问题了。有的企业档案管理人员多，但人浮于事，没有将其作为一项专业性很强的工作对待。

第五，改制企业人事档案利用率低。一方面，由于企业人事档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得企业人事档案的利用价值相对降低。另一方面，企业对员工工作能力和才学认识上存在误区，重视企业内部的实绩考核，忽视企业人事档案记录，人为地造成了人员与档案的分离，也不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。

显然，上述问题是从不同员工人事档案管理过程中发现的，并不意味着所有员工人事档案管理存在着上述问题。相反地，不少企业档案管理达到了国家“档案管理国家一级”的水平，这充分表明了该企业档案管理(包括员工人事档案管理)的水平。在规定企业升级档案也必须升级的前提条件下，不少企业的档案管理水平正在不断地提升，尤其在提高管理干部和员工的档案意识、健全员工人事档案管理制度、制定各项档案管理标准、加强员工人事档案的整理和管理，包括信息化管理方面，进行改进。

当然，不同领域、行业的员工人事档案之间既有共性又有差异，因此不同领域的员工人事档案管理部门应该认真分析本企业所在领域的员工人事档案的特性，并以此为依据开展各项工作。