干部人事档案的特征

9.1　干部人事档案的特征

干部档案是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。如何科学地认识干部档案的特征，依法管理干部档案，为干部的考核与晋升提供参考，这对于干部档案管理工作提出了更高的要求。

中共中央组织部、国家档案局1991年印发的《干部档案工作条例》中规定:“干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。”依照这一规定，党政机关干部档案是按照《中华人民共和国干部法》中关于干部在录用、考核、职务任免与升降、奖惩、培训等工作中形成的，记载干部个人德、能、勤、绩的文件材料。这些文件材料具有重要查考价值，且按照特定方式归档保存。

干部档案具有显著的特点:干部流动性大，但档案实体保管相对固定;干部等级不同，干部档案实体保管单位有所不同;档案文件内容增添频繁，形成了独特的管理方法，等等。具体说来，干部档案的典型特征表现在:

(1)干部档案保管单位的相对稳定性

公务员制度推行以后，党政机关公务员档案和企事业单位或社会团体的干部档案分别拥有自己的保管单位，国家公务员档案与企事业单位干部档案分别建档，拥有独立的管理体系。一般地，各个省、市对于公务员档案的管理主要集中在人事厅(局或部)、组织部两个部门。其中，组织部负责5级公务员的档案，其他级别档案管理则放在人事厅(局或部)。从主管单位来看，具有明显的职位特色。当然，一旦干部异地调动，其人事档案保管单位也就发生了变动。企事业单位的干部则集中保存在本单位的组织和人事部门。不论如何变动，干部档案都需要集中保管，不可分散在不同的地方，例如同省(市)异单位或者异省(市)异单位保存某个干部的档案。

(2)干部档案立卷方式的独特性和内容的连续性

不论存放在何处，干部档案都是以人为单位进行立卷，“一人一卷”或“一人多卷”。同一个干部的档案文件不得分散，不同干部的档案文件不能混淆。不管职位如何变动，干部档案都不能分散保管，及时调入和补充干部档案，保证以单个干部为保管单位的人事档案的完整性与连续性。干部档案还具有时间上的连续性，一份完整的干部档案应该可以连贯地反映干部的个人历史和工作经历，不能无故漏掉当事人在某一阶段的人事材料。干部档案的连续性构成了干部档案的完整性。干部档案包括很多材料，这些材料之间有着密切的联系，或具有时间上的连续性，或可以相互佐证，如果人为地割裂它们之间的联系，不仅破坏了干部档案的完整性，还会影响到干部档案的真实性和使用价值。

(3)干部档案的增长性

干部考核奖惩制度、干部轮岗交流制度、干部辞职辞退制度等的实行，党政机关的干部会遇到提拔、选聘、辞职、辞退和横向、纵向调动等各种职位变化情况，以及每年的年终总结等，这些情况都会及时地反映到档案中来。总体看来，与职工、高校教师和学生等相比较，干部档案处于较快的增长过程中。

(4)干部档案的相似性和规范性

不同干部的经历往往不尽相同，但总体看来，每个干部的人事档案材料在类别上比较接近。例如，《干部档案工作条例》中就明确规定干部档案包括十大类。这些分类方法适用干部档案的管理，表明了干部档案管理内容的成熟性。这为规范干部档案管理，尤其是建立干部档案管理信息系统提供了规范化的条件。

根据干部制度，干部管理工作中的很多内容都是年度重复的，由此而形成的干部档案自然也具有年度重复性，如干部年度考核材料，职务考核材料、绩效评测材料、工资福利记录、体检结果等，这些材料干部档案中每年都会产生，在内容、格式或者作用上有着极高的相似度。

干部档案管理活动在出现之初就有健全的法律依据，《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理活动细则》等法律法规在干部制度推行之前就已经出台和实施，为干部档案管理工作提供了很多可供参考的方法、技术和原则，使得干部档案一开始就具有较高的规范化和标准化平台。

(5)干部档案的真实性

干部档案具有真实性的特点。干部档案的真实性是干部档案最基本的要求，任何人都不得弄虚作假或任意篡改本人或他人的人事档案材料，客观记录干部的学习经历、工作经历和考评等是干部档案的出发点和落脚点。

(6)档案信息具有较高的机密性

《干部档案工作条例》第四条指出:“干部档案是党的机密。”与一般的人事档案相比较，干部档案的保密性相对更强。干部档案记录的是干部个人的各种情况，其中不可避免地涉及个人隐私，还涉及单位或机构的某些需要保密的事件。这些公私事件在较长时期内是保密的，不能对外公开，以确保个人权益和单位或机构甚至国家的利益不受侵犯。否则，不仅会影响当事人的日常生活和正常工作，而且给单位或机构和国家带来不必要的损失。