论科技档案与文书档案整理方法相异的原因

论科技档案与文书档案整理方法相异的原因

何嘉荪

在我国绝大多数单位里，科技档案与文书档案是分开管理的。为什么要这样做，理由可以举出一大堆。在这些理由中，比较重要的一条，就是它们的整理方法不同。常常可以听到这祥的议论：“文书档案是按年度分类的；科技档案则不能按年度分类，往往要按工程或项目分类，所以两者不能混在一起整理。”确实，这两种档案的分类整理方法有着重要区别。但是，我们认为还应该更深入一步问一下：为什么这两种档案的整理方法会有如此的区别？只有将这个问题研究清楚，才能正确揭示档案形成规律与档案整理方法之间的关系，进一步完善档案整理理论。

对科技档案与文书档案整理方法相异的原因，我国比较流行的解释是：“它们各自产生于不同的活动领域，反映不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用。”^[1]产生于科技活动领域的档案，具有成套性的特点，必须按项目成套地进行管理；产生于社会管理领域的档案或文书档案，往往按年度归档，故经常采用年度分类法。

笔者认为，上述观点有一定道理却又过于简单，没有触及实质。其缺陷在于无法据此回答下述问题：

其一，为什么产生于不同活动领域的档案文件就会具有不同的形成规律和特点？

其二，科技档案成套性的特点是如何产生的？其形成原理是什么？为什么某些并非产生于科技领域的、具有社会科学性质的专门档案也同样具有成套性的特点？

其三，为什么一些具有社会管理或社会科学性质的文件，在有的全宗内宜于划入科技档案进行管理，而具有科技性质的文件在有的全宗内却宜于划入文书档案进行管理？

总之，仅仅以产生于不同性质活动领域、内容性质不同作为理由，无法十分有效地说明两种档案管理方法相异的原因。正是有鉴于此，就有必要比过去更深入一步地研究档案文件的形成规律，得出应有的结论。

档案是在人类的社会实践活动中产生的。作为这种活动的记录，档案可以真实全面地反映各种各样丰富多彩的人类活动，既包括人类认识自然界、改造自然界的科学技术活动，也包括人类认识社会、改造社会的各种政治活动、军事活动、文化教育活动等多种处理社会矛盾性质的活动。上述任何一种人类的社会实践活动，又都可以看作是由主体、客体及其相互之间的复杂运动构成的。“主体是从事社会活动的主导者，即主动开展活动的法人和自然人；客体则是人类活动的承受者或对象物，它可以是一定的自然物体、社会事物，也可以是人及其组织。就是说人及其组织既是社会活动的主体，又可以在一定的社会活动过程中成为客体……一切依人在社会活动过程中的地位而定。”^[2]

人类活动过程由主体、客体及其相互间的运动共同构成的特性，使得我们在区分一项一项的活动过程时，主要可以从两种角度进行观察与衡量。一种是站在主体的角度，将同一主体所进行的各种活动（如某个立档单位或某个内部机构、个人的全部活动）都概括进来，构成一个以该主体为核心、有着一定总体职能目标的活动过程。另一种则是站在客体的角度，将围绕着某一客体事物进行、有着特定具体目标的活动都概括进来，组成一个以该客体为核心的活动过程，如建筑某个工程，制造某种产品，侦、审某个案件等。也就是说，站在不同的角度，既可以把人类的社会实践活动过程看作是以主体为核心进行的，又可以看作是以客体为核心进行的。这种以主体为核心或以客体为核心的活动过程，无疑是观察的角度不同而得到的认识差异，并非物理上截然不同的两种活动过程，不过，由于划分标准不同，它们的外延有时不相吻合，其内涵也时有差异。

正因为如此，作为社会实践活动的真实记录，档案文件既可以看作是在以主体为核心的活动过程中形成的，也可以看作是在以客体为中心的活动过程中形成的。因而同一种档案文件既可以主要具体地用来反映社会主体的主动活动进程，也可以主要用来反映客体对象的状况、结构、运动规律以及围绕它们进行的有关活动面貌。

很显然，用来反映主体活动特点的档案，必然要依照它们在以主体为核心的活动过程中的形成规律，或者说根据主体活动的特点分类，进行管理。比如主体活动往往是划分为一定的方面、逐年地由一定的分支机构分别承担进行的，所以这种档案常常要按年度、组织机构或问题分类。这样才能使它们充分保持与主体活动过程相吻合的天然有机关系，如实反映主体活动的历史面貌。

同样，用来反映客体事物及有关活动特点的档案，就要按照它们在以客体为核心的活动过程中的形成规律或按照客体及有关活动的特点进行管理。比如要以一个个具体的客体对象为标准，将围绕它们形成的文件区分成“套”（或“大类”），在一“套”（或“大类”）文件中再依客体本身的结构、状态或活动阶段等分类。这样才能充分保持与客体为核心的活动过程相吻合的天然有机联系，真实地反映客体的状况、结构、特点或运动规律。

由于主体的活动构成了人类的社会活动，所以一般主要用来反映主体活动的档案，或者有必要按主体活动特点管理的档案，其中往往处理社会矛盾性质的档案，即文书档案居多。而以客体事物为中心，产生时主要用来反映客体及有关活动特点的档案，或者有必要按客体及有关活动特点管理的档案，由于各种客体事物本身的专门性或专业性强，因而使这种类型的档案也往往具有较强的专门性或专业性，其中科技档案等专门性档案也就居多。

所以，从表面上看，文书档案往往要按年度、机构、问题分类，而科技档案等专门档案往往要按项目、产品型号等分类。然而其实质却是：需要用以反映主体活动的档案应按主体活动的特点分类；而需要用以反映客体及有关活动特点的档案，则应按客体及有关活动的特点分类。

其实，应该按主体活动特点分类的档案并非都是文书档案。在一些行政机关中，有相当数量科技性质内容的文件也要按主体活动的特点整理，而不能按客体的特点分类。比如某省交通厅存有许多公路建设工程档案，该厅档案室曾经按照“技术性质的主管机关应将内容交叉的档案都划为科技档案”^[3]的原则，将这些档案分入科技档案并根据客体特点，按工程项目分类管理。实行的结果，发现这样做既不便于档案的整理，也不便于检索利用。因为交通厅作为行政机关对这些客体事物（公路工程）仅仅进行宏观管理，并不具体管理其具体施工营运活动，所以与每一种客体事物相关的档案文件数量并不多也很不全（针对围绕该客体事物形成的全部档案文件而言），再加上交通厅管理的类似客体事物本身数量较多，如果对这些档案按客体特点整理，所形成的分类体系必然较复杂，而其中许多类目内的文件则可能既少又不系统。更重要的是，交通厅机关的各内部机构多是分别从各自分工的方面出发，对各种客体项目进行宏观管理的，管理时往往要注意协调平衡各种客体项目之间的关系。正因为如此，按机构或从主体活动职能方面查询这些客体项目档案的要求就比较多；相反按工程项目检索档案的要求相对较少。所以在这种纯粹行政性的科技专业主管机关中，按主体活动特点为这种档案分类才便于利用，比较符合其自然形成规律。

反之，应该按客体及有关活动特点分类的档案也并非都是科技档案。在许多企业、事业单位或带有企业性质的行政机关中，有相当数量社会管理或社科性质内容的文件更宜于按客体及有关活动的特点整理而最好不按主体活动特点分类，因为这些单位职能活动的重要特点是要具体经营管理这些客体事物及有关的活动。只有以这种客体事物为中心，把有关的活动作为一个整体管理起来，才能有效地履行自己的职责。所以围绕客体事物，如某种工程、产品、设备或某个案件、艺术剧目等形成的非科技内容的社会管理性质文件，如项目任务书、合同、契约或者司法诉讼文书、戏剧剧本等就必须按客体的特点进行整理。

根据以上分析，我们可以得到下述结论：

首先，档案是在人类的社会实践活动过程中自然形成的。由于这种活动过程可以因认识角度的不同而概括成两大类型，因而档案的形成规律也有两种表现形式：以主体为核心形成和围绕着客体形成。

其次，由于档案形成规律这两种表现形式的存在，在档案管理实践中也就出现了两种类型的整理方法：根据主体活动的特点整理和根据客体及有关活动的特点整理。这两种整理方法都是符合档案形成规律的，都可以保持并反映文件之间的本质有机联系，即与形成它们的活动过程相吻合的联系。按这两种方法整理的档案，都可以构成足以反映社会实践活动过程的档案有机体。

再者，文书档案与科技档案整理方法的不同，实际上来源于主体特点整理法与客体特点整理法的差异，而并非是因为它们产生于不同性质的活动领域，从而内容性质不同。

此外，在不同单位内，不同情况下，由于具体社会实践活动的总体目标与方式不同，客观上需要档案重点反映的活动过程核心也就不同。这种不同决定了在特定条件下对有的档案要采用主体特点整理法，对另一些档案则可能要采用客体特点整理法。或者可以这样说，上述两种整理方法的采用，归根结底主要应依据客观社会实践活动的总体需要，而不是取决于档案所产生的活动领域性质或内容性质。

据此笔者认为，将一个全宗内的档案按种类分类，简单地区分为文书档案、科技档案等几大类的做法，以档案整理理论而言其科学性是需要进一步探讨的。相比之下，根据具体情况确定档案的形成核心并采用相应的分类方法，看起来复杂一些，却可能是更为符合实际和客观规律。

（原载《档案工作》1989年第6期）

【注释】

[1]王传宇：《科学技术档案管理学教程》，中国档案出版社1986年版。

[2]何嘉荪、冯惠玲：《关于更新全宗概念的设想》，《档案学通讯》1988年第6期。

[3]王传宇：《科学技术档案管理学教程》，中国档案出版社1986年版。