科技档案管理的基本方法

科技档案工作是一项以科技管理为核心的专业性和服务性工作，做好科技档案工作需遵循下列要求与方法。

第一，“三纳入”，即科技档案工作应纳入领导工作议事日程，纳入有关的规章制度及工作流程，纳入有关部门和人员的经济责任制和岗位责任制。科技档案是科技生产活动的记录和产物，与科技生产活动有着天然的密切关系，同时也服务于科技生产活动，因此，科技档案工作是科技生产活动的重要组成部分，需要各单位科技档案工作的分管领导郑重考虑和研究，将科技档案管理纳入工作的议事日程，通过协调将科技档案管理纳入各项科技生产活动的规章制度及工作流程，纳入有关部门和人员的岗位责任制或经济责任制，行之有效地保障科技生产活动完整、真实、准确、有效的记录的形成和管理。

第二，“四参加”，即档案部门或人员应参加产品鉴定、科研课题（或项目）成果审定、建设项目验收、设备仪器开箱验收等活动，负责检查应归档文件材料的完整、准确、系统。“四参加”是我国几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的管控措施。产品鉴定、科研课题（或项目）成果审定、建设项目验收、设备仪器开箱验收等活动都是相关工作结论性、阶段性、节点性的活动，如果这些活动的文件材料不能得到及时归档，事后弥补将困难重重。档案部门或人员参加这些重要活动，可以深入了解在相关工作和活动中产生哪些需要归档的文件材料，从而对这些工作和活动的文件材料完整、准确、系统地归档起到把关和维护本单位利益的作用。所以，“四参加”应纳入有关单位管理制度并严格执行。

第三，“四同时”，即下达项目计划任务应同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时确保项目文件材料归档交接的完整、准确、系统。“四同时”也是我国几十年科技档案工作的经验总结，是一种行之有效的在工作全过程中对归档文件材料进行控制的措施。档案部门与本单位有关管理部门相互配合，共同将“四同时”作为一种管理工作流程执行好，对科技生产管理和科技档案管理起到相辅相成的作用。