会计档案管理方法

第二节　会计档案管理方法

一、会计档案的整理

会计档案整理是指按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过分类、组卷、排列和编目，组成有序体系的过程。

会计档案整理必须符合会计工作的专业要求，遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用。根据《会计法》等法律规章的规定，会计部门或会计人员负责会计文件材料的收集、整理，立卷、编目和向档案室移交会计档案的工作，会计人员对会计核算材料的真实、准确、完整负有法律责任。档案人员负责对会计档案的整理立卷和编目工作进行指导和检查。

在会计档案的整理中，原则上应保持会计凭证、会计账簿的封装不能拆开来重新装订。同时，又必须考虑到作为档案来管理，必须具备一套科学管理的原则。

（一）会计档案的分类整理、组卷和装订

会计档案在整理归档时，首先按“类别—年度分类法”进行大项分类，即会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类、其他类，然后再按每一大类所包含的小类别进行分项组卷排列，登记档案目录。

1.会计凭证的整理、组卷和装订

会计凭证组卷时按月份分开，一本为一卷，不同月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按记账凭证编号和时间顺序排列，在会计凭证编号时，防止漏号、颠倒。如果会计记账凭证分别按收、付、转凭证编制顺序号码，则每月应按收款凭证、付款凭证、转账凭证的顺序装订会计凭证。如果当月的凭证比较多，需分册装订，则可组成一卷或数卷，按日期先后在凭证封面上表明“自××××年××月××日起至××××年××月××日止”、“自第（收、付、转）×××号起至第（收、付、转）×××号止”、“本月共××册本册是第××册”等字样。

对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号，同时，在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。

对一些有重要保管价值且需要经常查阅的原始凭证，如记载本单位重大经济事项的会计原始凭证，如：债转股、股份制改造、外事、对私改造、对外投资发行股票和债券或工资名册等，应抽出单独装订，但要在原记账凭证备注处注明抽出凭证的名称、数量、去向，并由立卷人签名盖章。

对抽出的原始凭证组卷可按“年度—形成日期”排列装订，按记账凭证的大小折叠整齐，按时间顺序编写页号，加上封面装订成册。编号可以同本年其他凭证一起编序号，但必须在目录上注明保管期限，同时要在相互对应的案卷上注明档号，以便备查。

会计凭证在装订时，要将各种原始凭证折叠粘贴整齐，并去除金属物，采用线绳包角打三孔装订，每卷的厚度不超过二厘米。

装订后要进行密封处理，方法是对线绳捆扎接头处粘贴密封标签纸，注意粘实压紧，防止撕揭，并在密封纸齐缝处加盖经手人章和财务专用章，以明确职责。

装订完成后填写凭证封面，要求填写齐全、规范、清楚。凭证封面包括的基本要素有：单位全称、时间、会计凭证的分类、凭证起止号、册数、签名，并且要用红色印章戳盖上归档号、全宗号、目录号、案卷号。例如，某单位填制的2008年6月份会计收款凭证标准格式凭证封面见图表10-1所示。

图表10-1　××公司会计档案

如果不是采用标准的会计凭证封面，则应在原封面右下方补盖档号，档号章尺寸一般为20×60mm，其样式见图表10-2所示。

图表10-2　档号章样式

会计凭证装订完成后要装盒保管，卷盒脊背处的档号、日期、册数等标识要用红色印章戳盖清楚。

2.会计账簿的整理、组卷和装订

账簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类，要按不同名称和种类的账簿分别组卷，在年终结账后整理立卷。

账簿组卷时一本为一卷，每本账簿扉页上单位名称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员和单位负责人、财务专用章等项目要填写齐全。并在原封面右上角贴会计档案“小标签”，按标签上要求的内容规范填写。

账簿整理装订时要顺序编制页码。在对订本式账簿整理时，为了保持原貌，不用拆去空白页，直接利用原有页号，或使用前已编上的连续页号即可；在对活页式、卡片式账簿整理时，应拆除硬封面，抽出空白账页，将已记账的账页依次编好页码，另加标准封面、封底，进行密封装订，在密封齐缝处加盖经手人员印章及财务专用章，在封底要加备考表，并填写规范。

有的活页账页数较少，可将科目内容关联账页按类别排列编号，装订为一册，也可按会计要素类别合并装订。

如果账簿原封面太大，不能装入会计档案硬盒时，必须将原封面拆掉，另换上质量较好的合规格的软封面，再贴上“小标签”，并清晰工整填写各项内容。例如，某单位填制的2008年度银行存款日记账小标签样式见图表10-3所示。

图表10-3　账簿小标签样式

对多个账户的账簿，其题名可只写主要的2—3个。

对跨年度使用的账簿，连续使用时间最长不应超过五年，并在终止年度整理立卷，在“小标签”的年度一栏填写：“×××年—×××年”，保管期限从终止年度算起。

账簿完成组卷后装盒保管，卷盒封面及脊背项目要填写规范、齐全。

3.财务报告的整理、组卷和装订

财务报告组卷时，要区分不同保管期限，年度决算报表和月度、季度报表应分别组卷。

对年度会计报表，要独立组卷。在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明书、财务报告等，审计以及监察机关的审批报告、批复等，都要与报表一同组卷归档，并按审批报告、批复、财务报告、财务情况说明书的顺序排列，装订在年度会计报表前。

组好的案卷要编制页码、填写封面、卷内目录、备考表。案卷封面要有单位负责人、主管会计工作负责人、会计经办人的签名或盖章，设置总会计师的单位，必须有总会计师签名或盖章，封面填写规范整齐。在装订前要除去卷内文件的金属物，每本案卷采用三孔一线方式装订，密封处要加盖经办人员印章和财务专用章。

4.其他类会计档案的整理、组卷

其他类会计档案组卷时，要将会计档案移交保管清册、会计档案销毁清册、银行存款余额调节表和银行对账单分别组卷。对工资表可根据单位工资单的数量多少，一年组一卷或数卷，已经作为会计凭证附件装订的工资表，不用在拆卷重新整理装订。

卷内文件要按时间顺序排列，编制页码，三孔一线进行装订。

案卷封面要填写清楚、规范、编制档号。

各类会计档案装订完成后，统一装入会计档案硬盒，不同类的案卷不能混装在一盒，每一类档案按案卷号顺序装满一盒，再装入第二盒。硬盒正面填写起止年度，背脊上方盖类别和年度，下方用红色盖档号。

（二）会计档案的案卷题名

会计档案案卷题名由三部分组成，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。填写内容如下：

名称：填写单位全称

会计年度或时间：填写本卷会计档案的起止日期

会计档案的名称：填写本卷会计核算材料的具体内容

（三）会计档案的排列编号

会计档案按会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类四个类别分别排列编号。在每类之下按会计年度排列，每一年度内的档案根据保管期限的长短依次排列。四个类别的档案分别编制四个流水案卷号，每年度可顺延，若干年一个流水号，形成四本案卷目录，但案卷号不能超过四位，如下图所示。

目录号是指档案案卷目录按一定顺序编制的代号，当案卷顺序号断开后，就形成一本档案目录，并给该本目录一个固定顺序号，即目录号。

需要注意的是，统一大类的目录号不能重复，同一目录内案卷号不能重复。

（四）会计档案案卷目录的编制

会计档案案卷目录填制内容及要求如下。

顺序号：填写流水顺序号。

类别：填写该卷的类别名称，如会计账簿、会计凭证等。

案卷号：填写该卷档案的案卷流水号，在一本案卷目录中，要求案卷号填写不重、不漏、不空。

题名：填写该卷的案卷题名。如××公司2008年1月份记账凭证。

保管期限：填写该卷档案的保存期限，如“永久”或“15年”等。起止年月从会计年度终了后的第一天算起。如××公司2008年1月份记账凭证，保存期限是15年，起止年月应填为“2009年1月－2023年12月”。

页数：填写该卷档案有效的页数。如订本式账簿共有100页，但实际使用了35页，应填写35页。

存放机构：填写该卷档案的存放地点，比如××公司综合档案室。

备注：填写该卷档案需要予以说明的事项。

会计档案案卷目录的标准格式见图表10-4所示。

图表10-4　会计档案案卷目录的标准格式

二、电算化会计档案的归档

随着会计电算化的普及，会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了巨大的变化，对电算化会计档案归档的内容也就有了不同的要求。

（一）电算化会计档案的内容

实行会计电算化核算时，会计档案的内容除了传统的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他需要保存的会计资料外，还应该包括以下内容：

1.存储在计算机硬盘上的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计核算数据；

2.打印输出的纸质载体的会计核算材料，如会计凭证、账簿、报表等都要同时立卷、归档；

3.会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

（二）电算化会计档案归档要求

电算化会计形成的档案归档时有其特殊的要求：

第一，磁性介质或光盘等电子文件，应做防写处理；

第二，为了保证档案的完整性、安全性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套，一套封存保管，另一套作为日常提供利用使用；

第三，打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章，以保证其真实性、准确性和完整性；

第四，打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用；

第五，打印输出的纸质载体核算材料的整理、组卷、装订、编目、案卷号的排列等与传统会计相同。

三、会计档案的移交和查阅

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

进行会计档案移交时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字，并将移交手续归入全宗卷。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

保存的会计档案应当积极为本单位提供和利用，各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经本单位负责人批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制，并应履行借出登记手续和限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

四、会计档案的销毁

根据《会计档案管理办法》第十条规定，会计档案保管期限已满后需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。销毁必须严格遵守以下基本程序和要求。

1.对会计档案进行鉴定

会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门制定鉴定方案，经过初步鉴定、复查、审定等程序后，并在此基础上共同编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，应详细列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。

2.履行必要的审批手续

单位负责人要在会计档案销毁清册上签署意见后方可销毁。行政事业单位报本单位领导批准；企业经企业领导审查后，报经上级主管单位批准。

3.专人负责监销

销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销；国家机关销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销；各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。

对于保管期限已满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完毕时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外，正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

五、单位变更会计档案的管理

根据《会计档案管理办法》的规定，单位变更后要妥善管理已形成的会计档案，具体分为以下几种情况：

1.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

2.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

3.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

4.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

课后扩展训练

一、复习思考题

1.什么是会计档案？会计档案管理的意义有哪些？

2.简述会计档案归档的范围和时限。

3.简述会计档案的种类和它们所包括的内容。

4.电算化会计档案归档的要求有哪些？

5.简述会计档案移交的程序。

6.会计档案查阅应遵守哪些特殊要求？

7.根据《会计档案管理办法》第十条规定，销毁会计档案必须严格遵守的基本程序和要求有哪些？

8.单位变更后会计档案应如何管理？

二、思考判断题

1．会计档案的保管期限和销毁办法，由各省财政部门会同有关部门制定。（　）

2.《会计档案管理办法》是各单位档案管理的法律规范。（　）

3.不按制度规定管理会计档案，致使会计档案毁损、灭失的，属违法行为，应当承担相应的法律责任。（　）

4.凡是记录和反映经济业务事项的原始凭证、历史资料、预算、计划和财务账证都属于会计档案的范围。（　）

5.当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管二年，再移交单位档案机构统一保管。（　）

6.对年度财务会计决算报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册，各单位必须保管二十年才可销毁。（　）

7.对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。（　）

8.在对订本式账簿整理时，为了漂亮美观可以拆去空白页，重新编制页号。（　）

9.财务会计报告组卷时应包括财务情况说明书、财务报告和审计以及监察机关的审批报告、批复等。（　）

10.电算化单位归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套。（　）

11.会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经本单位财务主管批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制。（　）

12.保管期满的会计档案销毁时，单位负责人要在会计档案销毁清册上签署意见。（　）

13.销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。（　）

14.单位因撤销、解散、破产等原因而终止的，之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。（　）

15.无论是企业、社会团体和其他经济组织，还是财政总预算、行政、事业、税收等单位，其会计档案一般分为四大类。（　）