科技档案管理研究进展

4.1　科技档案管理研究进展

近三年出版的科技档案管理的专著与教材主要有:王传宇等编著的《科技档案管理学》第三版(2009)，曹兴凤编著的《科技档案管理与利用》(2009)，刘伟编著的《科技档案管理》(2007)。笔者以“科技档案”为题名在中国知网全文数据库共检索出论文87篇。研究的主要内容为:科技档案管理理论、科技档案的鉴定、科技档案的开发利用、关于科技档案淡化的争议等。

4.1.1　科技档案管理理论

王传宇等针对科技档案和科技档案工作的特点，全面地总结和阐明了科技档案的管理原则:专业性管理原则、前端控制原则、全程管理原则、知识管理原则。专业性管理原则要求按专业规划和管理科技档案工作;前端控制原则指对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合;全程管理原则要求根据科技、生产活动的特点以及科技档案的成套性特点，建立一个完整的管理体系，对科技文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理;知识管理原则指为了提高组织竞争力而对组织内外各种信息、知识进行有效识别、全面收集、科学加工和充分运用，并且通过促进知识的共享，鼓励知识创新，实现知识增值⁽⁶⁵⁾。武立认为，为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端介入和过程控制的方法，参与科研的立项、研究、结题的全过程。技术人员和档案人员对该项目/课题所要形成、归档的文件材料要做到心中有数，并做到边形成边归档，才能从根本上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性⁽⁶⁶⁾。

王传宇等对科技档案管理体制改革进行了较为深入的研究。他分析了现代企业制度建设和科技档案管理变革实践，认为在计划经济向市场经济转变的过程中，如何建立适合国家政治进步、经济建设、科技文化发展需要的具有中国特色的科技档案管理体制，越来越成为亟待解决的重要理论和实践问题。他指出我国现行的是“条块结合”的科技档案管理体制，即:在国家档案局统一掌管下，按专业实行统一管理，中央和地方各级专业主管机关对所属系统的科技档案工作实行领导和指导，国家各级档案行政管理部门实行监督、指导和检查的管理体制。而随着国家体制和科技体制改革的不断深入，科技档案管理体制呈现出如下变化:城市和地方档案行政管理部门的监管权力加大;投资主管部门和专业主管部门仍承担较繁重的监管职责;国家各级档案行政管理部门对科技档案工作实行监督和指导，强化“属地管理”，加强对核准投资项目或所属企事业单位科技档案工作的监督、指导和协助、咨询;强化科技档案法制管理;企事业单位或投资主体对科技档案实行集中或分级管理⁽⁶⁷⁾。

霍振礼先生对我国科技档案归档制度给予了很高评价。他认为，我国科技文件归档制度的优越性主要体现在归档时间的及时性上。无论从现实情况还是法规条款上看，我国并没有采用西方国家或我国某些学者提出的在“半现行期”或半现行期以后归档的做法，而是项目完成后或大型项目告一段落后立即归档。归档时间的及时性，有利于科技文件的保密和安全，使科技档案明显地具有三种价值，打破了普通档案的两种价值论。科技档案的第一价值即特定利用价值，即投资的回报价值。第二价值是科技档案的广泛的科学利用价值，即除特定利用价值以外的现行利用价值。科技档案的第三价值是历史研究价值，许多科技档案成为编史修志的重要依据。但这一价值往往比普通档案稍弱⁽⁶⁸⁾。

4.1.2　科技档案的鉴定研究

科技档案的鉴定工作就是鉴别科技档案的现实和历史价值。科技档案鉴定工作必须综合考察科技档案的内容、质量，甚至技术状况。⁽⁶⁹⁾于鲲认为，科技档案鉴定工作是当前档案界的一个薄弱环节，目前较为普遍地不太重视科技档案鉴定工作的现象。这是因为科技档案鉴定的特殊性，使鉴定工作难以开展。科技档案鉴定技术性很强，受到专业技术水平的影响，和科技管理水平的制约⁽⁷⁰⁾。

近年来，科技档案鉴定定量方法的探索进一步加强。潘颍等人认为，科技档案的价值评价系统可以分成若干个因素和子因素，因而可以运用层次分析法(AHP分析法)对该问题进行定性和定量的分析。运用该方法时，应考虑如何建立递阶层次结构模型、如何建立矩阵模型、如何确定每个因素的相对重要度等问题，需要科技档案管理工作者对科技档案价值评价问题的本质、包含的要素和有关科技档案价值评价体系各个要素之间的关系掌握得很透彻。其中，应首先考虑的是科技文件的技术水平⁽⁷¹⁾。虽然AHP分析法在设计层次结构和构造判断矩阵方面，受人的主观判断、选择、偏好影响很大，但它是将以往定性分析推向定量分析的尝试和探索。笔者认为，将数学研究方法引入对科技档案价值评价的问题之中，将提高科技档案价值评价的科学性和可靠性。

随着信息技术的发展，科技文件大量以电子文件方式存在，因此，对归档科技电子文件的鉴定引起了关注。黄连才认为，科技电子文件的归档鉴定要注意两个问题:①电子文件的鉴定不仅仅是对其内容的鉴定，还包括对其存储载体和其运行的计算机软硬件平台的鉴别。因为电子文件的存储载体被损坏、软件与硬件平台不一致、存储载体与软硬件平台不兼容等问题，都会造成无法读取电子文件的内容。②电子文件的鉴定除完整性、准确性、系统性之外，还应注意它的原始性和真实性⁽⁷²⁾。

4.1.3　科技档案的开发利用研究

王传宇等将科技档案开发利用的控制措施概括为三个方面:法律依据、动态策略、技术手段。法律依据是指科技档案的开发利用，要遵守国家相关法律法规中关于档案开放、公布档案权限以及知识产权的相关规定。动态策略指，科技档案的开发利用应根据相关知识产权的运营特点，分阶段控制。如在防御保护阶段，应采取严格的利用控制手段，慎重利用相关科技档案资源;在成本控制阶段，应主动开发相关科技档案编研成品，蓄势待发地做好各种提供利用的准备;在利润中心阶段，应弱化利用控制，积极宣传相关科技档案信息，及时满足相关利用需求;在战略资源阶段，应淡化利用控制手段，简化利用手续，大力推广相关科技档案信息，促进相关科技档案的广泛利用。

科技档案大多产生于企业、事业单位，具有经济性和实用性诸多特征，在对其开发利用过程中往往涉及知识产权问题⁽⁷³⁾。王传宇等阐述了科技档案资源开发利用和知识产权保护的关系。他认为，知识产权信息是科技档案的重要组成部分，科技档案管理与知识产权信息管理拥有共同的目的和方法。科技档案资源开发利用控制的实质是在保护科技档案资源的知识产权的前提下，充分发挥科技档案资源的作用⁽⁷⁴⁾。张俊霞对科技档案开发利用中的知识产权保护提出了建议:在对外提供利用时应该注意本单位的知识产权的保护;两个以上单位合作完成的科技成果，在单方面利用时凡涉及一方知识产权的内容时，应征得对方的同意，才可单方使用;外单位寄存的档案无权随意开发利用;对内提供科技档案时要有严格的审批借阅制度，要有严格的保密制度以保证科技成果的安全⁽⁷⁵⁾。

4.1.4　关于科技档案淡化的争议

科技档案的淡化问题仍是我国档案界争论的焦点问题之一。霍振礼先生坚持他长期以来的观点，反对淡化科技档案工作。他认为我国20世纪90年代中后期出现的科技档案的淡化现象，绝不是因为社会需要的削弱引起的，也不是自身的学科发展引起的，而是由于远、近期社会或人为因素的原因，包括:①科技档案人才基础薄弱。②理论脱离实际。档案教育界的有些权威人士对发展科技档案工作和培养科技档案人才的必要性认识不足。③受西方国家影响。只看到美国没有明确的科技档案概念，没有统一的国家科技档案工作法规和管理体制，而没有认识到，这正是它的严重不足。④企业档案概念对科技档案概念的掩盖⁽⁷⁶⁾。他认为，“科技档案概念的淡化”只是少数学习外国的档案学家推导出的“理论创新”。科技档案概念并没有式微，许多生产建设单位，尤其是科学技术单位，仍然把科技档案的响度提得很高。科技档案概念走向式微，科技档案管理走向消亡的论断是荒谬的⁽⁷⁷⁾。

主张“淡化论”的黄世喆认为，反对“淡化论”的一方在有些方面其实和他的观点没有太多的冲突，之所以会产生争议，是由于双方的学术语境不同。淡化科技档案观点提出的大背景是确立广义科技文件概念，即:凡是在人类的科技活动中直接形成的文献，即具有原始记录性的科技文献，都是科技文件。广义科技文件包括现行、半现行科技文件和科技档案。他指出，档案学理论应能以“内在的完备”或“内部的完美”作为理性价值评价标准，保证内部自身的一致性与完备性。当前中国档案学的一些基本概念、基本理论来源于工作实际，不可能完全遵循逻辑规则，但这不应该成为阻碍中国档案学理论进一步科学化、规范化的借口⁽⁷⁸⁾。