其他专门档案管理研究进展

4.3　其他专门档案管理研究进展

4.3.1　高校档案

高等教育的迅速发展，以及高校信息化管理的推广，给高校档案管理带来了新的挑战。2008年8月20日国家教育部发布了《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)，《办法》总则第二条指出“高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”在20世纪80年代初，我国高校形成了以文书和科技两大类为基本格局的高校档案分类方式⁽⁹⁷⁾。《办法》第三章总结了文件材料的归档范围:党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等类别，同时高校可根据学校实际情况来确定归档范围。

最近三年，人们对高校档案管理工作的研究，主要集中在提高高校档案管理机构的服务意识，充分利用先进的信息技术，构建高校档案管理的新模式等方面。

档案界普遍认为应该加强高校档案馆的服务工作。高校档案工作者较一致的观点是，档案管理工作要坚持以人为本，强化服务意识，为学校及社会提供更加优质的服务^(98)(99)。刘新良对高校档案馆网站服务的调查结果显示，网站上缺乏图片、声音、视频、公告栏、滚动条等多媒体形式综合运用的档案消息;缺乏全文档案数据库，档案信息检索深度不够;网上交互性不强，网络导航平台建设不够具体详细，高校档案网站人性化服务有待进一步加强⁽¹⁰⁰⁾。刘英等指出，当前高校的档案用户迫切要求档案部门变被动服务为主动服务，即从用户等待服务转向超前推销服务;从预约联系服务转向跟踪服务;从提供纸质利用转向平面与网络相结合的立体服务;从检索工具式服务向编研成果式服务等。这就要求档案部门转变服务机制，树立服务意识⁽¹⁰¹⁾。

高校档案馆信息化建设起步较早。南京大学档案馆自1983年就开始在全国档案界首次使用计算机管理科技档案信息。高校档案部门自1997年3月开始，先后有南京大学档案馆、清华大学档案馆、河海大学档案馆、上海交通大学档案馆和天津大学档案馆等，都在各校的校园网上做了档案馆主页⁽¹⁰²⁾。南京大学档案馆信息化水平在国内高校领先，已经实现了部分馆藏多媒体档案数字化、档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化。先后建成了20多个机读档案全文和档案目录数据库，向计算机内录入20多万条档案信息，扫描照片3万多张，采集视频200多部，在校园网上建立了“南京大学档案馆”和“南京大学校史博物馆”网站，向社会发布50多万条档案信息，目前网站的访问量已达160多万人次。南京大学档案馆还于2001年在校园网上开发了纯B/S结构的“南大之星”档案网络管理系统6.0，可在互联网上进行电子文件全文自动著录、自动标引以及各种格式的档案全文、照片、录音、录像等多媒体档案的远程录入与文件图片的上传，信息检索打印、任意格式输出等。该软件采用B/S模式，既可用于档案馆及校内各单位档案员用户管理、联机管理档案数据库，又可让全校师生、海内外校友和社会各界，通过互联网查询有关档案信息，远程向档案馆服务器上录入校友业绩信息和上传校友保存的史料及获得的各种奖状、奖品的扫描图像等⁽¹⁰³⁾。

20世纪90年代以来，高校大范围合并，给高校的档案管理工作带来了许多新问题。如档案管理体制不完善，不能确定一名校(院)长分管档案工作。高校合并后，相关的档案机构设置并未按照《普通高等学校档案管理办法》调整。有的合并高校受档案分散管理的影响，实际上还是沿袭了合并前的档案管理体制。从档案管理模式看，不能实现集中统一管理，无法实现高校档案资源的整合。严格说来，合并高校档案信息化建设还没有真正起步，从整体上看，合并高校档案人才队伍还不完全适应新时期开展档案工作的需要⁽¹⁰⁴⁾。

4.3.2　家庭档案

家庭档案这一概念在学术界尚未形成公认的定义。王文学认为家庭档案是指有婚姻和血缘关系的家庭及家庭成员在家庭生活和某些社会活动中形成的，保存起来的具有现实利用价值和历史查考价值的可归家庭或个人所有的各种历史记录⁽¹⁰⁵⁾。李文萍认为家庭档案是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的，可归属个人保存，并具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他各种形式的历史文化记录材料⁽¹⁰⁶⁾。鲁娜认为家庭档案作为一种专门档案，在定义它时，只要提炼出家庭档案“专”或特殊的内涵，然后加之以档案的属概念即可⁽¹⁰⁷⁾。

家庭档案名目繁多，人们从不同的角度对其进行了分类。李文萍认为家庭档案的内容主要包括:家庭成员活动经历材料;证件与凭据材料;书信往来材料;声像材料;学习参考材料;创作、革新与科研材料;家庭经济收支材料;卫生保健材料;家产材料等，及其他有关材料⁽¹⁰⁸⁾。鲁娜认为家庭档案大体可以包括以下几类:家庭基本情况类、家庭财产类、生活消费品类、社会交往类、作品类、旅游考察类、家庭收藏类、其他类等⁽¹⁰⁹⁾。郭厚芳认为从大体上看，对家庭档案的分类主要有:证件类、收藏类、声像类、家产类、信件类、电器说明类、学习类等七大类⁽¹¹⁰⁾。

近年来，大力推广家庭档案的提法不绝于耳，但相关研究依然基本停留在家庭档案组织管理(如家庭档案收集、整理、保管等)和家庭档案价值及其开发利用上⁽¹¹¹⁾。这些研究都是以实践为理论的逻辑出发点，在对家庭档案进行组织管理的问题上得出的结论大同小异。

王学文认为，收集家庭档案要遵循家庭档案的自然形成规律;保持家庭档案的完整性与连续性;丰富和优化家庭档案，保证成分充实，结构合理，富有家庭特色;要区别于私人文书与公务文书。分类要符合家庭的实际情况，门类既要全面、系统、准确地反映家庭的全部活动，又不能有遗漏，切忌随意性和凭个人的主观意愿虚设门类。另外，他列举了家庭档案常用的分类方法和立卷归档方法，家庭档案保管的意义以及防护措施，并介绍了几种家庭档案的开发利用方式，如:举办家庭档案展览，编写专题材料，建立档案目录中心等⁽¹¹²⁾。李金香对家庭档案的整理和分类提出了自己的看法:家庭档案以件为单位整理较为适宜;整理方法宜采用家庭成员——问题(类别)——年度——期限分类法;应结合家庭的实际情况，编制出分类方案，制定家庭档案分类细则，并做好家庭档案编件号⁽¹¹³⁾。另外，家庭档案在归属上属于私人所有，一定要正视家庭档案的私有性和隐私权⁽¹¹⁴⁾。