源头档案管理

时间：2022-11-26 百科知识版权反馈

【摘要】：制定工程档案管理制度。如果是新建企业,还必须有文书档案管理制度、职工档案管理制度、会计档案管理制度等。制定本工程档案的分类大纲、档案号编制规定、归档范围及保管期限表等,编制各参建单位应移交归档的“移交档案材料总目录”,编制“音像照片档案拍摄大纲”等,并在建设过程中逐步修改、完善。

第一节　源头档案管理——电力企业基建工程档案管理创新

建设项目档案作为档案工作的一部分,对企业来说从建设到生产,基本建设工作是一个源头,对企业、国家及社会具有非常重要的作用:项目建成后,要保证今后正常生产运行、维修、维护、改扩建工作顺利进行,必须要有齐全、完整、准确、系统的档案材料,因此源头档案管理对今后档案工作的正常开展十分重要。根据国家档案局颁发的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重大建设项目档案验收暂行规定》的规定,通过日常的业务指导,目前在建设项目档案管理中存在着许多问题,离国家要求差距甚大,本文前面已经叙述。对建设项目的档案管理工作一定要探索一条新路子、新方法,才能使基本建设项目档案管理真正上一个台阶。

一、开工之际管理——工程管理评价中纳入档案管理内容

目前,工程管理受到普遍重视,在整个建设过程中有若干的管理措施和监督考核办法,如有全程的工程设计、工程施工监理;有各重要阶段的质量监督检查和重要节点的质量监督中心站的检查;有各个环节的安全性评价及各个季节性的安全大检查;在造价、工期、进度、技术指标等方面都有非常严密的控制措施,档案管理则往往是容易被遗忘的却又是非常重要的方面。只有在工程开工之际就将档案管理纳入到各项管理评价检查中才能为工程档案工作的开展打开局面。

1.制定管理目标

(1)　领导重视,业主牵头,各参建单位协作配合,建立基建过程档案管理控制措施,明确目标。

确保工程档案齐全、完整、准确、系统,为今后建设、生产提供决策依据。管理目标是指整个工程项目档案工作应达到的标准目标,以中国国电集团公司基本建设档案管理的目标为例:首先是“建设工程项目基建达标”,同时通过“国家建设项目档案专项验收”;其次是申报“电力行业优质工程”;然后再申报“建设项目的国家优质工程奖——鲁班奖”。其中档案管理按各个目标的标准要求进行管理,并达到考核标准规定的目标值。

(2)　档案工作与工程建设同步目标,重点是过程管理,各参建单位档案管理职责分工明确。

建设单位:负责收集、整理、归档工程前期管理依据性材料设计文件、施工图、招投标文件、合同等工程综合管理文件;负责设备商检记录、索赔文件、随机设备资料、厂家图纸资料、专用工具、备品备件清单、主设备及主要辅助设备管理台账、验收交接文件、未完项目文件、试生产阶段文件等的编制工作;负责收集、整理、归档生产准备文件,包括现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等;负责收集、整理、归档整套启动及试生产期间的文件材料(试生产记录、设备缺陷及施工处理记录、分析及总结)、试生产总结;负责施工阶段全过程的工程文件的接收、登记、复印、分发、输入、归档工作;负责指导、检查、监督施工单位工程档案的编制、组卷与接收工作;负责指导、检查、监督设计院竣工图的编制是否符合归档要求,负责对工程档案分类,并接收工程档案、整理上架并提供利用。

设计单位:负责提交工程各阶段的设计文件、施工图、设计修改通知单和设计工作总结;并按电力行业标准DL/T5229—2005《电力工程竣工图文件编制规定》和设计合同要求,按时提交竣工图。

监理单位:负责按合同规定及归档要求收集工程施工监理过程中形成的有关工程质量、工期、安全、投资、造价等方面的全部控制文件;负责对工程施工全过程施工技术资料的监理及对单位工程竣工档案编制的检查工作;负责对设计单位移交竣工图的审核签证工作;负责对监理单位形成的监理文件的整理与组卷工作,并按时移交给建设单位。

工程质量监督站:负责提交工程质量监督站的申报书及批复、监督检查记录与报告及所有《电力建设工程质量监督检查典型大纲》中规定的全部文件、不合格项的整改记录等。

设备厂家:负责按合同规定及设备资料归档要求内容按时提交所供设备安装图纸、技术文件、质量保证书等,并确保设备资料的齐全、准确、字迹清晰。

设备代保管单位:负责设备开箱的随机资料及提供设备材料的资料管理,即档案材料的收集、整理、组卷、移交。

总承包单位:负责总承包范围内的施工阶段全过程的工程文件的接收、登记、复印、分发、输入归档工作;负责总承包范围内的设备厂家图纸资料的收集、整理、组卷工作;负责总承包范围内的竣工图的编制与组卷工作;负责总承包范围内的施工阶段全部工程档案的汇总并向建设单位移交。

施工单位:负责提交按合同、划定的单位工程及归档要求提交施工工程档案,即按单位工程文件包形成的所有施工记录、质量验评记录、原材料试验检验记录的施工方案、工程概况、施工总结等,并将经各方检查确认合格的工程档案进行组卷装订后移交给建设单位。

调试单位:负责按合同规定及归档要求提交调试大纲和方案、措施、调试记录、调试报告、调试过程中设备缺陷处理记录、调试试运质量验评表、性能试验、环保试验和测试方案、调试工作总结等,并将经各方检查确认合格的工程档案进行组卷装订后移交给建设单位档案部门。

设备监造单位:负责按合同规定及归档要求收集工程设备监造过程中形成的有关监造计划、质量见证文件、监造报告及监造工作总结等;负责对设备监造文件的整理与组卷工作,并按时移交。

2.建立管理制度

制定工程档案管理制度。工程档案的管理制度主要包括:科技档案管理制度、音像和实物等特种载体档案管理制度、电子文件归档管理制度、工程文件图纸资料收发管理制度、档案信息化管理规定、档案库房管理制度、档案保密管理制度、竣工图编制规定、竣工文件编制实施细则等。如果是新建企业,还必须有文书档案管理制度、职工档案管理制度、会计档案管理制度等。

制定本工程档案的分类大纲、档案号编制规定、归档范围及保管期限表等,编制各参建单位应移交归档的“移交档案材料总目录”,编制“音像照片档案拍摄大纲”等,并在建设过程中逐步修改、完善。

“分类大纲”是纲领性的文件,整个工程在开工之际就应针对工程的实际情况,对应该和可能会形成的档案按专业、单位工程、系统进行分类,一般包括基本建设和设备两类,基本建设类包括综合管理的工程前期文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、土建水工施工文件、设备管线安装施工文件、各阶段调试文件、竣工文件、生产准备、试运行文件、竣工图文件等;设备类包括设备出厂说明书、合格证、计算书、出厂试验报告、设备安装图纸等。特别要注意的是施工文件,由于大小工程规模不一,单位工程划分有多有少,如发电厂装机容量1000MW的机组,土建单位工程就有一百多个,而土建分类在804×,四级类目只有10个号,很难放这么多的单位工程档案,如果按专业分则要打乱单位工程排序,且一个单位工程的档案数量是不确定因素,分类非常困难且乱,所以必须对分类方法进行创新,即以单位工程分类立卷,一个单位工程一个号,如土建的第一个单位工程分类号为:804.001,这样在开工时就可以将号提供给各参建单位,单位之间互相不影响,完整性、系统性更容易掌握,对今后的利用也更加方便。分类大纲编制好了,相应的档案号的编制就比较简单了,它们是一个整体。

“档案号编制规定”即分类方案的编制要求:

(1)　要保证分类方案类目体系的严整性。工程档案分类方案是各级类目构成的一个等级系统。横向各级同位类之间是并列关系,形成了“类列”,纵向的上下位类之间是从属关系,构成了“关系”。严整性就是要求同类列的类目之间应该平行并列,各类系应该线性排列。

(2)　工程档案分类方案的类目体系应具有可包容性。即分类方案必须具有足够的容量,其类目的设置,要能够体现并容纳本项目工程档案的全部内容,使每一种和每一部分档案,都能在类目体系中找到自己应有的位置。

(3)　工程档案分类方案应具有相对稳定性及规范统一性。分类是工程档案管理的基础,关系到管理工作的全局,如果分类发生变化,将引起业务管理的一系列变化,有些工作甚至要从头做起。在制订分类方案时,首先必须全面考察,使类目体系设计得科学、合理,对今后科技档案的形成发展趋势作出科学的预测,使分类方案具有更长的适用期。

“归档范围和保管期限表”,这是工程档案工作收集整理的依据。主要是根据实际工程规模来制定的,一般以设计和监理及各施工合同为依据,尽可能地将整个工程通盘考虑,原则是应该形成的过程记录及竣工文件必须形成,列入归档范围,如果没有列入归档范围,但在建设过程中产生的、有保存价值的档案材料也要收集整理归档。保管期限表则按国家有关规定划分,供组卷整理时参考。

“移交档案材料的总目录”,是各参加建设单位形成档案材料,并收集整理立卷移交的依据。建设单位应在开工前、签订合同后即向参加建设单位提出应移交档案材料总目录。业主单位根据工程的具体情况确定的与本工程有关的全部的工程档案目录。规定工程竣工后应移交竣工档案的项目内容和具体要求。在建设过程中根据实际情况,不断进行完善补充。在工程竣工后,档案整理立卷完成,形成了案卷目录和全引目录,再将两者进行比较,是否已全部完成,形成闭环,便于工程管理者进行检查和过程控制。

3.落实控制措施

(1)　工程档案管理要建立管理组织机构和管理网络,明确档案分管领导,业主及各参建单位档案管理机构及人员符合要求。一般要成立以整个工程为单位,跨越业主、设计、监理、施工、调试等独立主体的参建单位的界限,成立工程档案管理专门的组织机构,如集散控制系统,“形散神不散”,定期开展网络活动,检查过程中形成档案材料的质量、开展业务培训、交流、研讨活动等,将问题解决在萌芽状态。并以执行统一的制度,来规范整个工程档案过程管理,保持与建设的同步进行。组织机构网络形式有档案管理委员会、档案管理工作小组等,具体职责为:

档案管理委员会:认真贯彻执行国家档案法及行业法规、规定;把基建项目档案工作纳入工程的总体规划和工作计划,纳入工程管理和工作考核;负责审定本工程档案管理的具体规定、办法和要求;负责档案管理措施的监督和检查;负责工程达标投产工程档案组的定期考评,对需改进的问题,责令相关单位完成整改;负责工程达标投产工程档案组的自查与整改监督工作,并将检查情况上报达标投产领导小组;负责对各参建单位的文件材料形成、管理及移交归档工作的监督、检查、控制和指导;负责项目全过程基建工程档案资料管理的组织与协调。

档案管理工作小组:贯彻执行国家有关档案管理的政策和法律、法规;负责制定本工程档案管理的规定、办法和要求;定期开展各参建单位档案网络活动,宣传贯彻执行本工程档案管理制度;指导、监督、检查各相关单位的档案管理制度执行情况;负责各类档案及有关资料的收集、征集、分类、整理、鉴定、保管、统计及移交归档工作;负责基建MIS中有关档案内容的信息化管理工作;开展工程档案的开发和利用工作;负责配合上级主管部门的管理评价、基建达标档案专业检查、国家重点工程档案专项验收检查等相关迎检工作;完成工程档案管理委员会交办的其他工作任务。

(2)　建设项目在招标、投标和与各参加建设单位签订设计、施工及监理合同、协议时,应当设立专门条款,明确规定有关方面提交竣工档案的各项要求及档案移交经济责任制考核措施。包括移交档案的内容范围、质量、数量、时间要求等。

(3)　保证档案保管的安全,采取有效的控制措施,确保工程档案管理的库房及相关设施设备符合“八防”等相关要求,即:防火、防温、防潮、防有害气体、防盗、防虫、防尘、防光等控制措施。目前看来,基建过程的档案保管存在较大问题,很多地方档案部门连库房、阅览、办公室“三分开”都还没做到。基建过程中由于档案保管问题出了事故,造成巨大损失、造成危害的教训也是很深刻的。所以必须在源头就应该引起重视,确保档案安全保管。进一步完善各级档案安全责任制,档案安全是一项长期任务,各参建单位都要作为一项重要基础工作抓实抓好。增强安全意识,完善安全制度,落实安全责任制,采取切实措施,管好各个环节,消除安全隐患,强化监督检查。加强密级测绘图纸的日常管理工作,指定专人负责使用、保管、归档,防止泄密事件的发生。保证电子档案的保真、保密和安全科学保存。这些措施应体现在施工组织设计的有关章节中,并纳入责任制考核制度。

二、工程档案建设过程管理——与建设同步,基建达标

为了在工程建设过程中切实做好档案管理工作,使工程档案管理与建设工程同步,确保工程档案材料的齐全、完整、准确、系统,为今后的生产、运行及改、扩建工作服务,必须实施工程档案的过程管理,跟踪管理,必须开展基建达标工作,以促进档案工作水平的提高。工程档案管理工作是一个系统工程,要协同工程建设、设计、施工、调试、生产、质监、监理、设备制造厂商等单位与部门共同努力才能达到预期目标。

1.工程基建达标工作内容

以火力发电厂建设工程为例,建设工程基建达标是指基本建设工程全面贯彻落实国家和电力行业的电力建设方针政策,最大限度地提高火电建设管理和整体移交水平,充分发挥投资效益,依据国家、电力行业有关电力建设的现行规程、规范、标准、规定以及项目批准的有关文件、设计资料、合同等制定达标考核标准,在建设过程中参加建设的单位,在“安全可靠、经济适用、符合国情”的建设原则指导下贯彻执行达标各项要求,参建单位都按合同要求,在建设过程中一次实现达标的目标。

“基建达标”工作贯穿于电力建设的全过程中。实现机组达标的主要工作是在建设过程中。“达标”绝不能事前无策划、事中无检查;只想靠事后修修补补、突击整改的方式应付达标检查是绝对不能允许的,电力行业要求必须“过程达标”。“过程达标”就是要求项目公司从招标签订合同就开始抓达标工作,在合同中明确责任、落实任务、实行重奖重罚。这一条把电力行业上级主管部门抓“达标、工程管理评价(对口竞赛)、安全检查、质量检查、现场协调会”等活动系统地联系在一起了。基建达标考核项目分为六项,即:“安全管理”、“质量与工艺”、“调整试验”、“技术指标”、“工程档案”、“综合管理”,总标准得分为1000分,各考核项目的得分率能比较直观地说明该考核项目的达标水平。工程档案满分120分,若得分率达不到80%,即得96分以下,档案不能达标,则整个工程不能达标,它是必备条件之一。检查评分采用“不扣分即得分”、小项目无扣分限额的扣分原则,克服“重主轻辅”现象,对全面提高工程管理水平和整体投产移交水平行之有效。这就是说工程档案的达标考核同其他项目一样重要,必须是同步的过程管理、过程达标。

2.工程项目档案过程达标要求

以火电发电厂为例,火电机组达标投产对工程档案管理的基本要求归纳起来有三条:一是移交时间;二是归档文件质量;三是归档范围。根据以往基建工程档案管理实践,在总结达标投产机组在工程档案管理方面的经验教训基础上提出考核项目和具体的实施细则。工程档案管理的归档范围,档案材料的收集、整理、移交、归档等环节严格按档案管理标准要求。

(1)　“移交时间”是指工程档案移交的最后时间,工程过程中竣工档案分阶段移交,规定每一个单位工程竣工验收通过后1个月内移交完毕,整体工程项目竣工投产后1个半月内移交全部竣工档案。分阶段移交主要是因为工程建设期长,参加建设的单位多,开工时间以及施工工期不一样,有些单位负责前期工作,几个单位工程完工了就撤离工地了,这时必须将工程档案及时收集、整理、移交、归档,否则就难以保证档案质量。只有各个阶段形成的档案都按时移交,才能保证整体工程档案的按期移交。竣工档案的移交时间要求必须在项目法人与各参建单位签订的建设合同有关条款中体现,保证有经济责任制考核措施和法律约束力。

“移交全部档案”是指:由项目法人按照本工程所规定的归档范围清单,再根据工程的实际情况确定与本机组有关的全部的工程档案清单。单位工程的施工图及其预算的交付时间均以建设单位的接收日期为准。

(2)　移交档案质量要求:检索目录齐全规范;工程档案案卷的分类、组卷、编目、装具及其制作材料的质量应符合国家有关规定;文件材料记录表式规范统一;档案材料内容准确;档案材料字迹图像清晰;书写材料要具备耐久性;签名应真实规范;有落款单位的应有单位印章;文件材料应以正本、原件归档;档案材料中文件不合格项要关闭——归档保存的报告、纪要、文件等中的不合格项,需下次整改的必须关闭,即将整改后的结果材料一并归档;竣工图准确、规范——应盖有竣工图专用章,施工图、设计变更单与相应竣工图相符;音像、实物档案材料包括照片、底片、磁盘、光盘、录音录像带,实物等不同载体材料及其与之配套的各种文字说明材料。凡是在项目建设、施工中形成,与项目有关的声像、实物档案均应同时按有关规定整理归档;工程档案在移交纸质档案的同时,移交电子版本的档案,按电子文件管理有关规定移交归档。

(3)　归档范围要求:归档内容清单表示工程参建单位应移交给合同甲方归档材料的典型内容,具体工程应由项目法人负责,根据实际情况提出详细的工程移交归档的档案清单,在相应的合同中应明确工程档案移交的时间、数量和质量要求,明确规定占工程款一定比例(一般为工程款的3%～5%)的费用作为档案移交归档的质保金,并依此作为对合同单位的考核依据。归档范围应包括与项目有关的音像、实物等不同载体档案。归档范围还应包括电子文件、电子(CAD)图纸以及各类目录(案卷目录、卷内目录、全引目录等)的电子版(终版)。

建设单位应加强对施工单位、设计单位的文件收集、积累和整理工作进行业务指导,并对文件质量进行检查确认,把宏观指导与具体要求结合起来。应针对工程档案管理中出现的新情况、新问题组织召开协调会,及时解决竣工档案整理、移交、规范等问题。确保工程档案的过程管理,实现基建达标。

三、开展工程档案基建达标具体工作

切实可行的措施是保证做好项目档案工作的前提,实施工程档案过程达标措施,是提高工程档案工作水平的有效途径。通过过程达标工作使工程档案管理真正实现与工程建设同步,真正达到齐全、完整、准确、系统,为企业的生产经营管理服务。

1.加大工程建设过程形成档案的监督、检查、指导力度,使之经常化,以促进项目档案工作的正常开展

不断提高相关人员的档案意识;项目有关人员档案意识的树立,关系到项目档案工作的健康发展。只有意识增强,项目建设或施工单位才会加强项目档案工作的管理;领导才会重视档案工作,将档案工作作为项目管理的重要内容来抓,加大投入,解决具体的人、财、物等问题,项目档案工作才能与项目建设同步且有序、健康地发展。

2.建设项目的建设及施工单位按档案管理要求,落实措施,保证项目档案资料的完整、准确、系统

(1)　文件材料的积累、收集应与工程同步。坚持档案工作与项目工程建设同步进行。建设项目档案是随着项目的建设逐渐形成的,档案资料的管理工作从工程一开始即应做好,从项目的提出、论证初始,就要对项目档案工作进行通盘考虑和统筹规划,从项目开工即开始积累、收集档案。另外,注意严把合同签订关,合同是约束双方的法律依据,项目建设单位在签订合同、协议时,尽量把档案的内容纳入合同中,这样档案工作的正常开展才有保证。

(2)　建立完善的档案管理网络,并确保每月下旬开展一次例会、每月中旬检查一次形成档案的质量、每月上旬组织一次业务问题交流,协调解决新问题、新困难,提出阶段要求。重点建设项目大多是规模大、周期长、点多线长,且施工队伍流动性强,这会给档案的收集带来一定的困难。建立网络是十分重要的,网络的建立包括档案工作人员网络和重要档案资料流向网络,尤其应建立重要档案资料流向网络,网络的建立健全可以达到“人在档案在,人走档案留”的目的。

(3)　做好建设项目电子文件和电子档案的管理工作。随着计算机技术的普遍应用,许多项目的文件和图纸都是在计算机上制作的,因此应当加强对电子文件的归档和电子档案的管理。要认真贯彻、执行国家的《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。为保证档案信息的安全,凡是有重要保存价值的电子文件,必须要有相应的纸质文件一并归档,实行“双轨制”。

3.档案人员全过程同步参加基建项目各项活动

第一,参加设备开箱,收集第一手设备随机档案材料,并有设备到货的台账,确保下一步对设备安装及设备其他档案材料的收集工作。

第二,参加各阶段的质量监督检查,建设项目过程中有若干重要的节点需要进行质量监督检查,质量监督检查包含两部分:一是现场的质量管理情况;二是档案资料的形成情况。档案人员同时参加检查活动,可以对档案资料的形成工作、整理工作进行超前控制,达到规范化管理。同时可以对不合格项目的整改、闭环管理心中有底,大大提高档案收集的有效性。

第三,参加单位工程的竣工验收,建设项目的单位工程是相对独立的系统,一个单位工程的完工为下一个单位工程的开工做准备,如土建交安装单位工程。档案人员参加单位工程的竣工验收,可以对该单位工程的竣工档案进行检查验收,结合档案立卷前的档案质量检查,有问题及时整改,这时施工单位人员都还在,方便工作开展,可以避免材料不齐无法找到及今后案卷质量不符合要求的返工,是真正的同步跟踪管理。同时严格规定单位工程竣工验收后1个月内完成档案整理立卷移交。

第四,组织参加项目竣工档案的移交验收,建设单位应汇总各承包范围内的项目档案总目录及有关说明向生产单位档案部门移交,并有完备的清点、签字等交接手续。项目竣工档案必须经工程技术人员、监理人员在技术上审核把关后,再办理移交手续。一般在项目竣工后1个半月内完成档案移交。工程档案的移交一般通过预验收、复核、移交3个步骤,并填写竣工档案交接证书,双方签字盖章。工程项目竣工档案移交数量:竣工文字材料一般为一式两套,一套原件(正本)、一套复印件(副本);竣工图一般按工程项目单元移交一式三套。声像、实物档案一般按机组移交一套,其中电子文件(竣工图等)一般移交一式两套。合同中有另外规定的按合同执行。

4.做好项目竣工验收阶段档案工作

基建工程的竣工,从文件形成的角度看,应该形成的科技文件都已经形成,有条件反映建筑物的实际面貌。从工作活动来看,基建工程的施工活动已经结束,将办理移交手续,其中包括移交有关科技文件。即使就建设单位本身而言,围绕此项工程建设形成的科技文件,也完成了其现行使命可以归档了。因此,抓住这一环节,做好项目档案的收集管理工作,适应了文件的形成规律,是收集完整的基建工程档案的重要环节。

项目竣工后要及时申报项目档案的单项验收。档案的单项验收是建设项目竣工验收的重要组成部分,由当地档案行政管理部门组织,在建的项目主管部门及建设单位应高度重视档案的单项验收,严格按照《重大建设项目档案验收办法》的要求,一旦项目完工,即组织开展档案的单项验收活动。验收办法规定,项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

5.积极开展达标自检,按标准进行对照检查,申报达标验收

由项目公司达标领导小组负责组织并主持,监理、设计、建筑、安装、调试、运行等参建单位参加。按照工程档案达标的规定,对考核项目逐项逐条地进行全面检查,认真填写“工程达标投产自检结果表”和“达标投产申报表”,整理出真实、齐全的“达标支持性材料”报送档案工作管理委员会及达标领导小组。

6.加强对档案人员的业务培训,提高档案人员业务素质

档案工作人员的业务素质高低是工程档案管理质量的一个重要保障,各项目建设单位应进一步加强对档案人员的业务知识的培训,采取各种培训方式提高档案人员的业务素质和业务能力,从而保证项目档案管理的质量。

例1:某电力企业二期扩建工程基本建设档案管理

从二期工程建设开始,依照上级有关文件和规定,建立了工程档案管理体制和档案管理专业组,并制定了一套完整的工程档案管理制度与实施细则,将工程档案管理落实到具体单位、具体人,做到工程档案管理与工程建设同步进行。

为了加强企业二期工程基建达标投产工作的领导,成立了二期工程基建达标投产领导小组和下属的6个专业组,档案管理专业组由综合档案室主任担任,副组长由总包单位档案主管担任,成员由各参建单位的档案负责人及电厂档案人员组成,明确分工和职责,定期、分阶段开展活动,协调和解决基建档案管理过程中存在的问题。

综合档案室负责二期工程竣工档案的全过程跟踪管理工作,牵头组织档案人员及各专业技术人员负责竣工档案移交前的过程检查、审核、复查、验收、移交接收、保管、归档、上架等档案全过程管理工作,以确保在生产管理、工程维护和改扩建中档案的有效应用。

根据合同,二期工程竣工档案移交工作由建设总包单位全面负责,由技档室专职档案人员按照总包及各分包单位工程建设合同,负责收集、汇总和移交工程竣工档案,保证竣工档案质量,并负责对分包单位档案工作的监督、指导。

各勘察设计、工程承包、工程施工、工程调试、工程监理等分承包单位严格按照分包合同、协议和国家有关规定要求,配备一位工程负责人分管竣工档案的管理工作,并设立与工程建设任务相适应的专门档案管理机构和配备专(兼)职档案人员,负责认真做好各自责任范围内的竣工档案的编制、移交工作。

为使问题解决在源头,统一思想、规范管理,由省电力公司档案室牵头,成立工程竣工档案协调小组,由有关上级主管单位和建设、设计、施工、调试、监理、生产单位的档案分管领导、技术人员、专(兼)职档案人员组成,不定期开展活动,负责协调整个工程竣工资料的编制、移交和归档工作。

随着二期工程的全面竣工,竣工档案从源头开始进行全过程跟踪管理,对每一份竣工档案进行认真的检查、审核、复查、验收、接收工作,每批竣工档案都经过3个严格的检查阶段,即预验收、复核和移交,共发现和纠正工程档案中的错误计二万多处,确保档案的质量,有利于今后的安全稳定生产。

二期工程移交的竣工档案分为竣工文件材料及竣工图二大类,竣工文字材料移交生产单位一式二套,一套为原件、一套为复印件;竣工图移交生产单位一式二套,一套为原件、一套为复印件。二期工程共移交竣工文字材料档案3255册,竣工图2633册,计229263张(件),有机读目录案卷级2521条,文件级58471条。

二期工程基本建设档案管理通过国家重点工程竣工档案国家级专项验收;档案专业在高分通过国家电力公司基建达标复检;获省建设工程钱江杯(省优);获国家电力公司火电优质工程(部优);获中国建筑工程鲁班奖(国家优质工程)。

例2:电力企业土建一个单位工程施工文件的典型归档范围

1.工程概况内容

①工程简介;②工程范围;③设计与设备主要特点;④主要工程量;⑤主要施工方案(包括质量控制和安全控制);⑥施工大事记。

2.施工记录包括内容

①土、岩试验报告、地基处理(包括打桩)记录;②建(构)筑物施工定位测量、测量复核记录(包括定位依据、控制网和基准点等);③建(构)筑物测试、沉陷、位移、变形观测记录;④技术复核记录;⑤混凝土浇捣通知单;⑥混凝土施工记录;⑦混凝土配合比设计报告;⑧大体积砼测温记录;⑨焊接施工记录;⑩土建、安装交接记录;设备、电气、仪表安装、调试记录;管线标高、位置、坡度测量记录;管道水压检验记录;其他有关施工记录。

3.检验记录包括内容

①原材料、构件等的质保书或产品合格证(包括焊条、钢材、水泥、砖、粗细骨料、混凝土构件、钢制品、木制品、防腐、保温等);②原材料及焊接试验报告(包括钢材、水泥、砖、石料、保温材料、耐火防腐材料、钢筋对焊、预埋铁焊接试验报告);③混凝土数理统计;④混凝土试块强度报告;⑤回填土试验报告;⑥钢筋跟踪管理记录(格式详见附表);⑦水泥跟踪管理记录;⑧混凝土跟踪管理记录;⑨沙、石料跟踪管理记录;⑩其他有关检验记录。

4.验评记录包括内容

①器材、设备移交、检查记录;②工程隐藏(埋管、埋件)会签单;③隐蔽工程检查验收记录;④中间交工验收记录;⑤预应力混凝土输水管线垒底及基础工程验收记录;⑥设备基础交工验收记录;⑦检验批、分项、分部、单位工程质量检验评定及报验申请表;⑧其他有关验评记录。

5.不合格品处理包括内容

①质量问题及事故处理;②施工质量整改及处理;③不合格品项处理;④各类事故报告。

6.设计变更

①设计修改通知单;②设计变更申请单;③工程技术联系单;④材料代用单。

7.重要文件包括内容

①开工、停工、复工、竣工报告;②技术交底、图纸会审记录;③施工组织设计、施工方案、施工作业指导书及各报审表;④各类施工技术会议纪要;⑤大纲规定的质量监督检查材料;⑥施工方案重大修改总结报告;⑦土建、水工工程施工总结。

8.音像、实物档案材料

从开工到单位工程竣工期间形成的反映工程重要事件及面貌的音像照片、实物档案。

9.竣工草图

凡是有变更的图纸并在施工过程中执行完毕的,由施工单位在施工图上绘制竣工草图。注明图纸变更依据,并做好编制竣工草图的审核确认工作。

例3:某电力企业工程档案分类号的编制

由于一期工程和二期工程在设备供货、安装调试施工等存在较大的差异,所以在档案的分类和档案号的编制上有所不同,同时根据公司机组容量大的特点,为了借阅利用时查找方便,一期的6～9大类科技档案对四级类目进行细化,即在四级类目号加后缀两位标识码,中间用“.”符号隔开。二期的6～9大类科技档案由于“安装”和“土建”是以“单位工程”分别组卷,而每一专业的单位工程往往不止10个,所以,四级类目号用数字00～99标识。因为这级类号代表的是“单位工程”,不代表专业分类内容,所以在三级类号后用“.”分隔开。

(1)　一期工程科技档案号。

a.目录代号:前两位数表示机组,后两位数用英文字母表示,代表机组的专业、岛别及类别。如:

TI——代表汽机岛;　　BI——代表锅炉岛;

IC——代表仪控岛;EE——代表电气岛厂用电;

SY——代表电气岛升压站;CH——代表输煤岛;

AH——代表出灰岛;ZH——代表综合类;

TJ——代表土建专业;SC——代表电力生产类;

KY——代表科学研究类;

b.分类号:由四级类目组成,一级类号用6～9数字标识,二、三、四级类号用0～9数字标识,四级类号后细化的部分号码用00～99标识。

c.案卷号:由两位数组成,用00～99标识,一个号代表一卷。

d.卷内文件顺序号:由3位数组成,用000～999标识。一个号代表一张图纸。如果是成册的文字材料或成册的图纸,档号到案卷号为止,卷内文件号用号码机对每一页编上流水页码。

(2)　二期工程科技档案号。

A型:

B型:

a.目录代号:

前两位数表示工程,如二期工程用“02”表示;后两位数表示机组,如:3号机组用“03”表示,公用部分用“00”表示。

b.分类号:

由四级类目组成,按专业进行分类。一级类号用6～9数字标识,二、三级类号用0～9数字标识,代表专业和各自的分类内容。四级类号的组成分两种情况:一种是“A”型,用0～9数字标识,代表专业内各自的分类内容。另一种是“B”型,适用于“安装施工”和“土建施工”等工程的竣工文件资料,因为“安装”和“土建”是以“单位工程”分别组卷,而每一专业的单位工程往往不止10个,必须用数字00～99标识。因为这级类号代表的是“单位工程”,不代表专业分类内容,所以在三级类号后用“.”分隔开。

c.案卷号:

由两位数组成,用00～99标识,一个号代表一卷。

d.卷内文件顺序号:

由3位数组成,用000～999标识。一个号代表一张图纸。如果是成册的文字资料或成册的图纸,档号到案卷号为止,卷内文件号用号码机对每一页编上流水页码。

(3)　特种载体档案号编制。

为避免特种载体档案归档号与文书、科技档案等其他门类的归档号出现重复,特种载体档案的归档号中引入代号以示区别。特种载体档案的代号统一为拼音字母大写字体。如下:

照片(底片)档案代号——Z、录像带代号——L、录音带代号——Y、光盘代号——G、软盘代号——R、实物档案代号——S。

底片分负片与反转片两类,单独存放。如是翻拍的底片,应在该底片袋的下方(底片类型)处标明“F”字样。同样,拷贝底片应标明“K”字样。

特种载体档案分类:按年代分类,一个年代内一个大流水。

①照片档案号编制。

无论单张照片还是一组(若干张)照片,都自成为一个单元,工程、科研项目的照片、光盘档案原则上归入项目档案中编制为工程代号加照片档案代号Z,对于零星工程如:大修、技改或本单位自己施工的照片档案可以按年度归档与其他照片统一编好一起存放。

照片档案属于特种载体档案,它的归档号中引入照片档案代号“Z”以示区别。底片号与照片号相同。无论单张照片或是一组(若干张)照片,都视为一个单元,每个单元照片都将编一个归档号。