声像档案管理

一、认识声像档案

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案。声像档案是单位档案全宗的重要组成部分，由于前一节专门讲述了照片档案的管理，本节只涉及录音和录像档案。

1.录音档案

录音档案主要有唱片和录音带两种。录音带又分盘式和盒式两种，其中以盒式为常见。

盒式录音带按时长可分45、60、90、120分钟几种，按其制成材料，有氧化铁磁带、铬磁带、铁铬磁带、掺钴磁带及金属磁带等，氧化磁带又分低噪声带、低噪声高输出带及高保真带等。

2.录像档案

录像带同样分盘式和盒式两种，同样以盒式为常见。其宽度有3/4英寸、1/2英寸等，制成材料有铬带、掺钴氧化铁带等。

【知识拓展】

声像档案有哪些特别之处

与文书档案相比，声像档案具有以下特点:

一是形意结合，形象逼真。声像档案和文字档案相比，更能给人以活灵活现的感觉。有些事件或活动，通过文字甚至是连篇累牍的文字也很难表达清楚，然而通过反映事物变化的照片、录音、录像等，很快就可以解决问题。声像记录和文字说明是形意结合的整体。它们互相依赖、互相印证、互相补充。声像档案以画面的可视形象，生动地展现在读者面前，而且配有音乐、语言，便于利用者理解和接受。可以使利用者有身临其境的感觉。声像档案的形象性与直接感受性超过其他类型的档案。

二是时空感强。声像档案由于依赖于先进的科学技术和传输手段，它的时间感与空间感比一般档案强烈，甚至可以进行超越时空的远距离传送，这是一般档案所望尘莫及的。声像档案可以把声音和图像真实地记录下来并予以再现，可以将人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。

三是易复制、好转移。胶片、磁带、磁盘、光盘等所记录的声像信息比纸质档案更易复制。纸质档案的信息与载体间的关系是难以分割的。而记录在声像档案载体上的信息，可转录到其他载体上。而且作为声像档案载体的磁带、磁盘、光盘可用来多次记录。

二、掌握声像档案收集方法与归档制度

1.声像档案的收集方法

声像档案的收集有如下途径和方法:

(1)集中收集，即有计划、有针对性地进行阶段性收集，这是声像档案收集的重要途径。

(2)定向收集，即向某项活动的主办、承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集。

(3)直接参与收集，即单位档案机构派人员直接参与现场拍摄的收集方法。

(4)随时收集，即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息，发现线索及时跟踪，及时收集。

【小技巧】

声像档案的收集要求与诀窍

为保证声像材料的收集齐全、有保存和利用价值，可遵循“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的十六字原则。

“以我为主”，即要以本单位形成的并能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点。

“突出主题”，即收集的声像材料要能反映出重要活动、会议等的主要内容、场景、人物的实况;

“质量精良”，即对收集来的声像材料必须进行精心挑选，把主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的声像材料归档。

“内容齐全”，即归档的声像材料内容要完整，录音录像档案是磁性材料，归档时要装入硬盒套，以免受压变形损伤。盒套内要装有登记表，注明录摄制作经过和内容，如单位、地点、作者、内容、开始语、结束语、盘数、使用机器型号、磁带号、技术质量、录摄人、检查人等。

与录音、录像有关的文字材料要同时归档。

2.声像档案的归档制度

按照《中华人民共和国档案法》等有关规定，单位、部门或个人在各种重大活动中形成的、具有保存价值的声像档案，应及时向档案部门移交归档，任何部门或个人不得以任何借口据为己有。

(1)声像档案归档范围

单位应归档的声像材料主要包括:反映单位概貌、单位名称、单位历届主要领导人的声像材料;授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等，单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料(包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面);单位在涉外活动中形成的，单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料;上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料;单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料(包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等);单位历年生产的主要产品，单位获奖产品的奖杯或证书等的声像材料:反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料;单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料;单位其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料;搜集来的其他具有保存价值的声像材料。

(2)声像档案归档时间

应根据实际情况，采取随时归档与定期归档相结合的方式:随时归档是指对具有归档价值的声像材料，由其摄影者或承办单位经及时系统规范整理后，向档案室归档，一般不跨年度;定期归档是指，声像档案随立档单位其他载体形态的档案一并向有关档案馆移交。特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交。

(3)声像档案归档要求

声像档案收集、整理和移交等环节的工作都应符合《照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》《磁性载体档案管理与保护技术规范(DA/T15-1995)》等标准的要求。

三、掌握声像档案的整理

1.分类与编号

分类是将录音档案和录像档案分开，声像制品多的单位，如电视台、广播电台等，还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类。声像档案整理后，要分开编目。

声像档案以盘或盒为保管单位进行编号。编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号。格式:类别代号-顺序号。例如:像-05，表示录像档案第5盒(盘)。编号中必须注意两个“一致”，即录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致，录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致。此外，如果一个活动录制多盒(盘)录音(录像)带，则应在题名栏后注明录音(录像)带的顺序号。

2.编写文字说明

声像档案的文字说明必须详细准确。录音带要写明:讲话内容、讲话人姓名、身份、录音时间、录音带播放时长、录音带型号规格、设备的型号规格。录像带要写明:所摄内容、主要人物、拍摄时间、录像带型号规格、设备的型号规格。

3.填写标签

标签内容包括:编号、参见号、片名、播放时间、摄制单位、摄制时间、规格、制式、密级、主要人物的姓名和身份等。

【知识拓展】

声像档案的库房管理应注意什么

1.温湿度控制。录音录像材料的保管对温湿度要求较特别，既要防潮又不能太干燥。温度在21(±3)℃，湿度在40%～60%RH左右为宜。库房应配备空调机，有条件的单位还可配备去湿机等，以免声像档案因高温、潮湿、老化、褪色、霉变、粘连等，影响其寿命和利用的价值。并通过配备温、湿度记录仪，定期测量和记录温湿度数据，并采取相应的措施。

2.防火。应配备一氧化碳等气体灭火装置。

3.防尘、防有害气体和有害生物。对长期保存的磁介质档案，应用塑料薄膜等进行密封保存，并经常保持库房清洁，防止灰尘的危害

4.防磁。注意防磁对声像档案的保护尤为重要，因为磁场会对磁带起消磁作用，造成磁带记录的信号失真，影响声像效果。库房及工作间要避开接近30奥斯特以上的磁场。对于声像档案较多的单位，要求必须配备防磁柜或采取相应的防磁措施。

5.防紫外线。紫外线会对声像档案有一定的破坏作用，使声像档案老化、褪色等，因此库房要避免阳光直射，窗户要配备厚窗帘，灯光要选用白炽灯。

此外，磁性载体档案一般应竖放在专门的框架内，不宜平放，因为平放易使边缘变形。