地籍档案管理

地籍档案是土地管理的核心,是国家档案的重要组成部分,也是全面、科学管好用好用地的重要保证。地籍档案管理是对地籍管理工作中直接形成的具有保存价值的历史记录，包括文件、图册、图像资料等，进行搜集、鉴定、整理、保管、统计、编码和提供利用等多项工作的总称。地籍档案管理的基本要求有：完整、准确、系统、安全。完整要求做到地籍档案齐全、成套，不能残缺不全。准确要求做到使其内容与所反映的事物及其过程之间保持一致。系统要求保持地籍档案材料之间的有机联系。安全要求做到不发生泄密、失密、窃密事件，不因管理不善而使地籍档案受损，并延长地籍档案的“寿命”。地籍档案的特点包括：地籍档案具有数量大、形式多样、保存分散的特点；地籍档案具有成套性的特点。地籍档案的成套性由地籍档案的自然形成规律所决定；地籍档案具有跨年度、形成周期长的特点；地籍档案具有动态性和现势性的特点；地籍档案具有兼容性的特点；地籍档案具有与资料互相渗透、互相转化的特点。

一、地籍档案管理概述

1．地籍档案的概念与作用

地籍档案是指国家和地方各级土地管理部门及其所属单位在地籍管理活动过程中直接形成的，具有保存和查考价值的地籍簿、册、图件、声像、电子等资料。地籍档案和地籍资料是有严格区别的。地籍资料是地籍档案的前身、来源，地籍档案则是地籍资料的归宿。建立和健全地籍档案制度，是国家土地管理工作走上科学化、标准化、规范化的标志。地籍档案主要有六大作用：凭证作用；参考和依据作用；为国土教育、宣传提供素材；土地科学研究的可靠手段；是土地信息储存的一种手段；为各行各业提供服务。

2．地籍档案管理

（1）地籍档案管理的内涵。地籍档案管理，是以地籍档案为对象所进行的收集、整理归档、鉴定、保管、统计和利用等一系列工作的总称，与其他档案管理广样，地籍档案管理围绕土地信息这一中心开展，以积累信息为管理活动的起点，以提供信息服务、利用为目的，促进信息传播及信息价值的实现。

（2）地籍档案管理的要求。根据《中华人民共和国档案法》的规定，档案工作实行统一领导、分组管理的原则，以维护地籍档案的完整、准确、系统与安全，便于社会各方面有效利用。总之，实现地籍档案的存在价值，充分发挥地籍档案的作用是地籍档案管理工作的根本目的，地籍档案的完整、准确、系统与安全，是发挥地籍档案作用的前提。

二、地籍档案的收集与整理

1．地籍档案的收集

所谓地籍档案收集，就是指对那些分散在各部门、机关、单位与个人手上的，具有保存和利用价值的地籍管理文件资料，按一定制度和要求进行采集、接收和归档。档案的收集是地籍档案管理的起点，是地籍档案管理的首要环节。地籍档案的收集，要采取接收、征集和修改、补充相结合的方法。对地籍档案的收集归档，应遵循六大原则性规定：一是凡是土地管理机关地籍管理活动中办理完毕的具有保存价值的均应归档。二是凡是地籍管理业务活动中处理和使用完毕的、具有保存价值的各种图件资料均应按规定收集归档。三是在地籍管理中形成的各种资料凡对今后有参考价值的都要整理归档；凡对工作考查、经验总结具有长远保存价值的，或对整个研究过程关系密切的，都必须归档。四是在地籍管理活动中形成的综合材料，只要对今后有参考价值的都要整理归档。五是对于其他部门或单位送来的地籍资料，按具体情况决定是否需要归档：六是归档时间要依据文件资料形成过程的特点作出规定。归档时间可以分为随时归档和定期归档两种。一般规定，土地调查、土地登记、案件处理、土地定级估价等项目形成的文件材料，应随时归档。

2．地籍档案的整理

地籍档案整理就是把处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化的工作。整理工作，一般经过两个过程：归档前的整理工作和归档后的整理工作。

（1）归档前的整理工作即地籍资料的形成者，尚未向土管档案室移交前所进行的整理工作，其主要任务和内容包括：对地籍资料进行鉴别；将地籍资料组成保管单位；对保管单位进行编目。

（2）归档后地籍档案的整理由地籍管理的有关司、处（科）室按照归档要求，立好案卷，并按规定时间交给档案室之后的整理。其主要内容是对接收的地籍档案在全宗范围内进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。

3．地籍档案的分类

全宗内地籍档案的类别划分，一般可先按立卷单位划分，再按内容、地区、形式和时间进行细分。基层地籍档案也可以先按内容划分，然后再按宗地和时间进行续分。

4．地籍档案的立卷

案卷是指由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。地籍管理档案的立卷一般应由国家及地方县级以上土地管理机关内的地籍管理业务司、处（科）室来完成。只有经过立卷的资料才能交档案室归档。其立卷应根据《土地管理档案卷构成的一般要求》进行。立卷一般包括组卷、卷内文件资料的编目、装订等。

三、地籍档案的鉴定和统计

1．地籍档案的鉴定

地籍档案的鉴定工作就是对地籍档案保存价值的鉴定。所以，地籍档案的鉴定主要包括两方面的工作：一方面确定哪些档案应该保存、保存多久；另一方面要确定哪些档案不保存，要进行销毁。围绕以上两方面的工作，首先要制订鉴定地籍档案价值的标准，其次要编制地籍档案保管期限表。地籍档案的保存价值，主要决定于它们的自身特点和作用。凡是内容重要、有重要的或有较大的查考、利用和凭证作用的地籍档案才具有保存价值。地籍档案保管期限应由国家土地行政主管部门统一规定。根据《土地管理档案工作暂行规定》第16条的规定，地籍档案与其他各类土地管理档案的保管期限分为永久保存、长期保存和短期保存三种。凡是有重要凭证和长久查考、利用价值的作为永久保存；凡在30～50年内具有查考、利用、凭证作用为长期保存；凡在30年内具有查考、利用、凭证作用的为短期保存。地籍档案的鉴定工作是通过两个过程实现的：第一个过程，在归档前对所归档的文件材料进行一次鉴定，第二个过程，是在归档以后档案管理工作中，定期对地籍档案进行鉴定。

2．地籍档案的统计

地籍档案统计是以表册、数字的形式，反映地籍档案及地籍档案工作的有关情况。其基本内容包括：库存总藏量统计、年归档量统计、案卷质量统计、档案利用情况统计。档案工作的最终目的是为了利用，利用统计是档案统计工作的最基本、最重要的项目。利用统计可分为档案借用总量统计、年利用率统计、年利用效果统计等。此外，地籍档案档案统计还可以对年对外提供总统计，档案丢失、损坏统计，档案上交、销毁统计等。

四、地籍档案的保管与利用

1．地籍档案的保管

所谓地籍档案的保管，是指根据地籍档案的组成、状况和特点，所采取的存放和安全防护的措施。建立地籍档案的主要目的是为了长期利用，为国民经济服务。为此，地籍档案保管的基本任务是：采取一切措施防止档案的损坏，延长档案的利用寿命和维护档案的完整和安全。地籍档案保管工作的主要内容包括：库房建设与管理，根据地籍档案的贮藏量大、使用频繁等特点，需要设有专库保管、分库管理；档案流动过程中的保护，地籍档案流动过程中的安全保护是指档案的各个管理环节中的安全防护；保护档案的专门技术措施，为了延长地籍档案的使用寿命，对破损或载体变质的档案应及时修补和复制。

2．地籍档案的利用

地籍档案工作的最终目的是为使用者提供利用。随着房地产市场日渐发育与成熟，地产、地价信息将成为社会关注的热点，及时提供高质量的地籍档案的服务工作已成为一种客观需要。地籍档案服务方式随服务深度和广度的不同而变化。一般来说，档案提供利用的方式主要有三大类型：一是传统型服务模式，通常包括档案外借服务、档案阅览服务、档案报道服务和档案陈列、展览服务。二是机械型服务模式，包括复制服务和联机服务。三是智力型服务模式，通常包括编研服务、情报服务、检索服务、定题服务和咨询（证明）服务。

五、地籍档案管理的标准化和现代化

1．地籍档案管理的标准化

地籍档案和地籍档案管理工作的标准化，是为地籍管理提供准确、完整的档案信息资源，是实现地籍档案现代化管理的前提条件。地籍档案标准化的内容包括地籍资料的标准化和案卷组织的标准化两方面内容。地籍档案的前身是地籍资料，没有地籍资料的标准化，也就没有地籍档案的标准化。地籍资料的标准化又包括地籍文件的撰写、编制的标准化和信息载体的标准化两个方面。地籍档案卷组织的标准化问题，国家档案局和原国家土地管理局已制定了《土地管理档案案卷构成的一般要求》，此外，还有《土地管理档案暂行规定》、《县级土地管理档案分类方案（试行）》等，各级土地管理部门都应遵守这些原则。

2．地籍档案管理的现代化

地籍档案管理现代化的内容是多方面的，首先管理人员的知识结构现代化。现代化的知识主要指现代化的档案学知识理论、现代化的科学知识和现代化的管理方法和思维方法。其次是设备现代化。再次，技术、方法现代化也是一个方面。