档案管理情况

（一）档案管理制度的制定与完善

为加强医院档案管理的规范化、制度化，综合档案室于2011年在原有档案管理制度的基础上，制定了《曙光医院档案管理制度汇编》。2014年，综合档案室结合各部门实际工作情况，对部分规章制度进行了修订，包括《曙光医院档案工作组织结构图》《曙光医院档案归档范围和保管期限表》《曙光医院档案管理制度》《曙光医院档案归档制度》等。目前，随着档案管理系统的使用，《电子文件归档管理制度》等相关规章制度正在制定。档案管理规章制度的不断完善，使医院档案管理工作有章可循。医院在各项活动中产生的文书、科技、实物等档案、资料实现了集中统一管理，并按照档案业务规范要求整理、排列上架；从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等各个环节都有据可依；档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰；档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障，为规范有序科学高效地开展医院档案管理工作奠定了良好的基础。

（二）档案的收集与整理

档案的收集和整理按照及时、齐全、完整的原则，确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏。档案资料收集要灵活掌握，一般分为平时收集、定期收集和年终汇总收集三种方法。医院收集归档的范围参考《曙光医院医院文件材料归档与不归档范围》；归档时间分两类，一类是定期归档的必须于次年6月底前完成立卷归档，另一类是随时归档的要求项目、课题等结束后就进行归档；归档要求参考《曙光医院档案管理办法》。

医院目前实行的是部门预立卷的归档制度，各部门、各有关人员按照医院档案管理有关业务规范和规定及时做好档案的收集、整理和移交工作。在医院各项工作和活动中形成的应归档材料，由材料的直接形成部门或兼职档案员负责收集、整理，档案工作人员定期进行指导与监督，形成部门或兼职档案员完成组卷工作并符合归档要求后向综合档案室移交。综合档案室对移交的档案编写档号，建立案卷目录，打印案卷封面，进行装订、装盒、排序、上架。

（三）档案的保管与库房管理

档案保管主要包括三个方面：一是档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；二是档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；三是保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的环节。

档案库房是保管档案的最基本的物质条件，医院设有的专门档案库房基本符合档案保管的要求。库房内逐步配置了防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防霉、防光等设施；装具的配备与排列较为合理；档案包装材料的使用符合保管的要求；各类档案排列有序，档案柜上标明所存档案的类型，日常管理规范，档案保管的制度及手续较为严密。

档案库房是集中统一保管医院档案的重地，非档案人员未经许可，不得擅自入内。档案管理人员要加强库房管理，在现有的条件下，必须保证库内安全、整洁、干燥。平时注意安全使用电器设备，定期检查电器线路，严禁明火装置，严禁存放易燃易爆物品，下班前切断库房电源，关好门窗；遵循“以防为主”的方针，不断加强防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫措施的落实；坚持周五卫生清扫，周一、周三温度观测记录制度，达到温湿度适宜（标准温度14～24℃，标准相对湿度45%～60%）；严格履行（查）借阅制度，借出的档案归还后，应及时放入档案柜，不得随意堆放；定期对库房进行安全检查，发现问题及时处理；对破损、褪变的档案要及时修补、复制，确保档案的安全。

（四）档案的信息化建设

2015年6月，在院领导的大力支持和部门领导的帮助下，综合档案室购买了“南大之星”档案管理系统，开启了档案信息化建设，填补了医院档案信息化建设的空白。目前，处于档案信息化建设的起步阶段。在这一阶段，工作重点是档案目录数据库的建设，包括各类档案的卷内文件目录和案卷目录。档案目录是档案信息资源与档案用户之间的桥梁，也是档案资源管理的必要工具。档案工作人员在本阶段首先要将已有的并符合导入要求的档案目录数据分批量导入档案管理系统。对于新归档的档案，要求各部门兼职档案员在各自的档案管理系统账号内录入目录数据，系统将自动生成卷内文件目录，专职档案人员审核通过后将自动生成案卷目录、案卷封面，并打印，大大提高了档案整理工作的效率。

接下来要做的是档案的数字化以及开展电子文件归档，从而实现档案的全文检索和在线提供利用服务。档案的数字化，就是利用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术等将传统介质的纸质档案、缩微档案、声像档案等通过扫描、拍摄、采集转换成为可在计算机系统中存储，在网络环境中传输的格式规范、结构有序的数字档案的过程。档案的数字化在条件许可的情况下，可以分批量、有重点地开展起来。而电子文件归档，实现从电子文件到数字档案的“无缝连接”，相对任务较为艰巨。

（五）档案管理的统计与编研

根据医院的档案统计制度，综合档案室对档案的收进、移出、保管、利用等情况，及时准确地进行统计；每年度按照上级档案部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。综合档案室建立档案收进移出登记表、查（借）阅档案资料登记簿、利用效果登记簿、档案工作基本情况统计表等，对于各种登记、统计表册，认真进行填写，达到统计数字准确，上报及时。定期进行档案统计分析，通过定量分析，反映工作发展的速度和状况，以便总结经验教训，不断提高档案工作水平。

另外，综合档案室积极探索档案开发利用的新思路，力求开发档案信息资源，编制、编研全宗指南、组织沿革、医院党政文件汇编、机构设置文件汇编、专业技术职务汇编、医院基础数据汇编等多种具有较高利用价值的档案参考资料和案卷目录等检索工具。

（六）档案管理的宣传与培训

为了做好医院档案工作，坚持开展学习宣传、贯彻《档案法》《普通高等学校档案管理办法》等档案法律法规活动，建立了由各部门分管负责人和兼职档案员组成的档案工作网络，不定期进行业务培训，每年开展1～2次档案业务培训，强化档案管理意识，提高兼职档案员的业务能力。还组织档案人员去兄弟医院学习取经或是邀请院外专家、业务骨干来院开展讲座、培训。综合档案室还将通过档案陈列展览、院报院网、知识竞赛等多种途径，开展档案宣传。

同时，档案工作人员也不断加强自身业务素质的提升，定期参加上海市档案局的继续教育培训以及其他的相关培训、讲座。