建立档案管理诚信体系

第二节　建立档案管理诚信体系

档案管理工作需要“诚信”,这已经是摆在我们面前的事实,那么如何使档案管理真正体现真实、信用呢?如何使档案管理融入整个社会信用制度建设中呢?广大档案工作者是档案的管理者,全社会公民在各自的工作岗位、各自的生产过程中从事各种社会主义经济建设活动,是大量档案的直接形成者,又该如何来维护档案管理的“诚信”呢?

一、提高档案诚信意识

从人们的认识入手,提高全员的档案意识、归档意识,建立诚信基础。提高全员档案诚信意识,是一项长期的、艰苦的工作,也是一直困扰档案管理部门的高难度的工作。长期以来,档案管理工作一直没有得到应有的重视和关注,从国家机关到地方政府、从机关到企事业单位,说起档案管理的难度总是一大堆问题,其症结就是缺乏档案诚信意识,缺乏对档案的基本认识,大部分人甚至根本就不了解档案,不了解档案管理的各个环节中最基本的重要环节是与自己密切相关的,是将真实记录自己参加生产经营管理活动以及自己在各种社会活动过程中形成的文件资料的移交归档工作,从而也就失去了及时移交归档的信用。

记得我当初从事档案工作时,组织一次档案法及档案业务知识讲座,还是请一些业务部门领导来听课的,可是到课的人却寥寥无几,其原因就是他们认为档案管理与己无关!可想而知,他们所产生的档案是不会主动、完整、齐全、真实地归档,而档案人员的收集难度也就显而易见了。所以,人们的认识是何等的重要!

提高认识的有效途径是宣传和培训,必须是锲而不舍地采用各种各样方式、渠道进行广泛的档案知识宣传和培训工作,提高全员的档案意识,逐渐使人们将形成的原始记录移交归档作为自觉的行为。宣传培训方式有:单位刊物宣传、单位局域网络宣传、建立档案管理网站宣传,开展全员培训、全员档案业务知识竞赛、全员定期档案知识考试等,同时深入各业务部门,指导、监督和帮助他们做好档案的整理移交归档工作。精诚所至,金石为开。相信对档案的认识、归档的诚信意识终会深入人心。

二、建立档案管理制度

建立档案管理制度,是确保档案诚信的社会信用制度,从制度上来规范档案管理全过程,保证档案实体的真实、信用。俗话说,人的行为都是充满惰性的,有了意识没有制度规范是不能持久的。档案管理的特点是非常的枯燥无味、繁杂琐碎,这时人的惰性就会极大地影响档案管理全过程的每一个环节,而每一个环节存在的问题,都将直接影响档案实体的真实、信用,使档案失去诚信。这就需要建立完善的档案管理制度,从制度上规范档案管理、规范与档案密切相关的所有人员的行为,在档案的全过程管理中,确保每一个环节的真实、信用。

曾经在检查某单位的工程档案管理工作时,发现该企业在基建过程中几乎没有关于档案管理的制度,连最基本的档案归档范围也没有,整个基建过程没有档案管理组织机构,没有专职档案员,更不用说是对基建施工单位档案管理的监督考核制度。自然地,人的惰性就起作用了,没有人要求我做的工作我就不做;做了工作没有人要求我记录形成档案材料的我就不记录;做了记录的没有人规定要求我移交归档的,我就不移交;移交归档的文件档案材料没有人要求我必须规范、必须符合档案要求的,我就不去考虑规范、齐全、完整、真实、信用了,长达几年的整个基建过程对档案工作是随意性太大了。这样一来,移交生产时业主单位好不容易所收集归档的档案是:文件资料零散杂乱且不符档案要求;竣工图“图实不符”;图纸有修改但修改依据、变更联系单无处可寻,无法指导生产工作;其他各种载体的档案干脆就没有。试想,这样的档案在提供利用时不是害人吗?基建已经结束了,施工单位撤离了,基建过程中形成的第一手档案资料已永远无法弥补,特别是一些技术数据的失去将是直接影响该单位目前的生产经营管理活动以及今后的改扩建工程工作。这不仅仅是丧失档案的诚信问题,更是该单位的重大经济损失。

所以,建立制度去规范档管理是何等的重要!当然,建立制度也不是盲目地照抄照搬,要结合各自的不同情况,如本单位的工作性质、种类、侧重面等,以全面涵盖本单位的职能活动为原则,并坚持集中统一管理的组织原则,制定管理标准和工作制度,内容要包括档案管理的收集、移交、整理、归档、保管、鉴定、利用、销毁等全过程,着重于规范形成档案的真实、信用,体现历史真实面貌。

三、采取强有力的监督措施

建立了强有力的监督措施,确保各项制度的有效执行,保障档案管理体系的正常运转,从而达到档案管理对全社会的“诚信”目的。有了制度但是没有监督就等于制度的虚设,必须采取强有力的监督措施,才能确保各项制度的有效执行,监督是一个单位的管理体系,要将档案管理融入进去。

如加强档案法律、法规的宣传,坚持依法治档;强化全体档案人员和各业务部门档案分管领导、网络员岗位责任制的落实,坚持一级抓一级,一级对一级负责的原则。使档案管理工作确实作为基础管理工作来抓;加大对档案工作“三纳入”、档案人员“四参加”制度的考核力度;加强对执行档案管理标准、档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保密工作标准及档案管理各岗位工作标准、档案工作流程、档案工作计划总结的监督考核力度;强化对档案管理网络的运行效果考核,确保收集和移交的档案完整、准确、齐全、系统;以标准化、规范化、现代化的严格要求监督档案管理全过程的每一个环节。不断提高档案人员的管理水平,培养档案人员良好的服务意识,实现档案管理最大限度地为社会经济建设及本单位的生产经营管理提供优质“诚信”服务。

如某电厂工程基建档案的管理,由于制度健全,各项责任制落实,基建竣工档案从源头开始进行全过程跟踪管理,对每一份竣工档案进行认真的检查、审核、复查、验收、接收工作。制度执行过程监督保障有力,如档案管理合同与工程建设项目承包合同享有同等效力,并与建设项目质量考核一样,同时提取工程款的5%作为档案管理的考核费用,拥有巨额档案质量保证金。从而,整个工程形成约60万张竣工图、4000余卷册的竣工文字说明档案,按时移交,真正达到了齐全、完整、系统、真实、信用。在投产后的生产管理中,这些原始档案为机组的检修、异动、改造以及其他生产经营管理工作发挥了极大的作用。特别是在一次发生的外购设备的补供件问题上,当时生产现场急需使用的设备被海关扣留,要求补交税款,而档案室提供的原始记录档案不仅使30万元人民币进口关税顺利减免,创造了直接的经济效益,更重要的是给企业带来了极高的信誉,创造了“诚信”档案的社会效益。而且可以想见,这些档案将为本地区的电力建设乃至全国电力事业的发展起着重大的作用,这不仅仅是用几个数字可以衡量的。