加强医院档案管理

加强医院档案管理　服务医院持续发展

蒋月红

（衢州市第三医院）

摘　要：医院档案是医院管理工作中的凭据，是医疗科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料，是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。新形势下，强化医院档案管理，发挥档案的作用，对医院的建设与发展具有重要的意义。本文分析了目前医院档案管理中存在的问题，对加强医院档案工作进行了阐述。

关键词：档案管理　医院　发展

医院档案是医院管理工作中的凭据，是医疗科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料，是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院为了适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，分析其原因，并相应地采取一些对策。现从医院档案管理的现状与对策角度，谈谈医院档案管理的工作。

一、目前医院档案管理工作存在的问题

随着医药卫生事业改革的不断深化，医院档案管理工作的作用和地位越来越显得重要。新形势下，强化医院的档案管理，为医院的发展提供支撑与动力具有重要的意义。目前，医院档案管理工作存在着以下几方面问题：

（一）档案管理专业人员素质偏低

医院专业技术人员所占比例高，但由于历史和现实的原因，档案从业人员普遍匮乏，县市级医院几乎没有档案专业的高校毕业生，除了少数医院配备少量病案（病历档案）专业中专生外，绝大多数医院档案从业人员学历偏低。人才因素严重制约了医院档案管理工作，其表现为：一是从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐；二是人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着人员老化、专业知识老化、知识面较窄、知识结构不合理、学历偏低、思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时代发展的要求差距较大，难以适应新形势下的档案事业发展。

（二）信息化程度不高

档案工作是一项需要长期投入的工作，随着信息化的快速发展，对档案管理工作提出了较高的要求，档案工作信息化、网络化是开展现代化医院档案工作的必要手段和标志。县市级医院目前经济实力并不雄厚，加上政府投入相对不足，加大对档案管理的投入有一定的困难，这些因素都制约了医院档案工作的标准化和正规化建设。不少医院档案管理工作基本停留在传统的收集、整理、检索阶段，现代的科技管理技术未能发挥有效功能，有的只为应付检查配备，操作技术落后。

（三）档案没有集中统一管理

医院的综合档案室一般只管理文书档案、科技档案和财务档案等，隶属行政办公室管理，而医疗业务档案及音像材料等分别由医务部门进行日常管理。由于分散管理，致使大量资料流失，也影响了档案的开发利用。

（四）档案利用制度不健全

医院档案管理与其他行业相比存在着较大的差距：档案工作业务受上级档案业务主管部门指导，工作关系则受本单位领导。在确定医院档案发展方向、档案管理结构、档案工作人员的业绩考核等，单位领导和业务主管部门往往因为评价的指标和要求不同经常会出现矛盾，档案管理人员会出现无所适从的现象。医院档案管理存在着集中管理和分散管理等模式，集中管理和分散管理各有优劣，如何取长补短，是长期困扰医院领导、档案管理部门的一个难题。部分医院档案的公开利用与保密制度不完善，未能明确利用范围、时限、内容等，对相关权利人的正当权益和个人隐私缺乏保护，引起许多不必要的医疗纠纷。

二、加强医院档案管理工作的思考

笔者认为要加强医院档案管理工作，应采取以下措施：

（一）增强全员档案意识，营造良好的档案工作环境

增强医院职工档案意识是做好医院档案管理工作的前提。要组织职工学习《档案法》《医院档案工作条例》等，普及档案知识；利用各种形式开展宣传，提高职工档案意识；邀请相关人员参加档案工作会议，使职工了解医院档案工作的相关内容。从而使全院职工重视在工作中形成的文件材料，主动做好各种应归档文件的形成、积累和整理工作，共同推动医院档案工作发展。

（二）加强专业队伍建设，提高档案管理人员素质

医院档案管理人员是医院档案规范化管理的具体实施者。要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，通过专业培训、继续教育、进修学习、晋职晋级及奖励措施，加强对现有人员的专业培训，提高其专业技能。同时，积极引进和接收专业人员从事医院档案管理，从而提高医院档案管理者的整体素质和业务能力，为加强档案管理提供人才队伍保障。

当今的信息社会，信息技术的应用对档案管理人员提出了更高的要求。医院档案人员不仅要具备档案学、文书学、信息传播学等方面的知识，还要懂得计算机应用软件开发、信息管理和办公室自动化等方面的知识。只有建立一支具有综合素质的专业人才队伍，才能适应医院发展对档案工作的需要。

（三）健全各项管理制度，确保医院档案管理质量

首先，完善档案管理制度。医院档案部门承担着保存和管理本单位各种门类档案的职能，必须将医院的文书文件、病历、科研、教学、基建、财务、设备等案卷集中起来，实行统一保管。要明确档案集中统一管理制度，完善利用和保密制度，树立网络安全意识，确保医院档案信息安全，保证档案安全保管、有效利用。其次，要建立科学的业务规范、标准。严格按照归档制度及档案分类方案进行收集、归档、整理，确保医院档案管理规范化、标准化。最后，要重视电子文件管理制度建设。加强电子文件、数据备份管理，以防电子文件和数据损坏而造成的损失，加强运行管理，减少意外事故，确保网络系统运行安全。

（四）主动开发档案信息，促进医院档案综合利用

医院档案管理工作的最终目的就是开发利用档案信息资源。加强对档案的综合利用，是档案管理的重要环节，一方面，档案中有很多医院发展中形成的宝贵经验，可以为领导的决策提供帮助；同时，可以对医院管理中的重大事项和决策进行动态分析，利用档案对决策实施的过程进行修正和完善，使决策更加科学、适用、可行，为医院今后的发展提供借鉴。另一方面，通过开展多种编研活动，进行专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的科研信息，可以更好地为临床、教学、科研工作的需求提供服务。

加强医院档案管理工作，是一项长期而艰巨的任务，我们要从医院档案的重要性入手，加强全院职工对档案的重视，充分利用档案信息资源，为医院的建设和发展作出贡献。