毕业生档案管理

档案对个人来说十分重要，应届毕业生一定要重视自己的档案。档案中记录了个人经历等内容的原始文件材料，不可复制，发挥着凭证、依据和参考的作用，在很多情况下会经常用到。因此，作为承载着诸多毕业生重要信息及身份证明的档案，其管理、转递和接收的相关规定，也是毕业生务必重视的重要工作之一。

一、揭秘档案

毕业生档案不仅是证明个人教育经历的重要个人历史材料，也是用人单位了解一个人详细情况的非常重要的资料，绝不可小看和忽视。真正能证明你学习经历的就是你的档案，这些都是原始材料，不可复制，一定要密切关注自己的档案。一般而言，应届毕业生的档案袋里主要装着高中阶段和大学阶段的相关资料，具体包括高中学籍表、高考报名登记表、政审表、体检表、学生登记表、成绩单、毕业论文（设计、实习鉴定）、奖励或处分材料、毕业生登记表、就业通知书、政治面貌材料（例如党员材料）等。

对于毕业生个人来说，考研、考公务员、出国、升学等，都要用到档案，否则，将无法办理相关手续。

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、德才能绩、学习和工作表现等个人情况的文件材料，在个人转正定级、职称申报以及开具考研等相关证明时，均会使用到；它是以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。如果相关材料未能及时归档，今后会影响到自己升学、公务员或事业单位报考、评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理。

毕业生“学籍档案”与“人事档案”既有区别又有联系，毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的就业通知书（就业报到证白联），然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案。

二、毕业生档案管理

档案是记录个人教育、工作经历的重要材料。毕业后，应妥善安置和保管自己的档案，不允许个人长期保管自己的档案。

（一）档案的去向

很多应届毕业生对档案的作用与管理规定不了解，加上主观上对档案的不重视，所以，每年都有一部分毕业生对档案随意处置。有的将档案放在学校置之不理；有的自己保管放在家里，或者转到人才中心，但不定期缴费；有的早已不知将档案丢在何处。只有在急需的时刻，才会认识到档案的重要，到处去找自己的档案。那么，大学毕业后档案应放在哪里呢？

按照档案管理相关规定，档案不能交由个人保管。毕业生档案的转递过程也须遵循安全保密原则，应通过机要或派专人转递，严禁邮寄或将人事档案交给本人携带。普通高校毕业生，毕业后其档案一般会有两个去向：签了毕业生就业协议书的，由学校将毕业生本人档案发往就业单位或代管机构，如就业单位是有档案管理权限的大型国有企事业单位，则由就业单位保管；如就业单位是没有档案管理权限的非国有单位，则由就业单位所在地各级人才服务机构代管。暂时没有就业或自谋职业的，由学校继续保管两年或由学校发回生源地人才服务机构或就业主管部门管理。

【案例】 小刘是2015届毕业生，毕业前跟唐山市一家企业签定订议，报到证写的是那家公司，档案也派到唐山当地的人才交流中心了，但毕业后，小刘并未到该单位去，还与该单位解除了协议，单位就把档案邮回学校，小刘从学校把档案拿出来一直放在自己家里。现在在沈阳工作，但沈阳的工作单位没法接收他的档案。

档案管理是很严格的，只有具有人事管理权的地方才能保管档案。档案自己长时间保管，就会成为用人单位不愿接收的“死档”。

（二）档案的管理机构

应届毕业生的档案可以存放在哪些机构呢？总体来看，有4个渠道可供选择：

●毕业后未就业的，档案可以继续由毕业院校保管，期限是两年；

●存放在户籍所在地人社部门所属的人才服务机构；

●存放在具有档案管理权限的工作单位，如党政机关、国有企事业单位；

●存放在工作单位所在地人社部门所属的人才服务机构。

按国家有关规定，组织、人社部门所属的各级人才交流机构具有保管大中专毕业生就业后的人事档案的资格，高校毕业生到具有档案管理权限的机关、事业单位、国有企业就业的，由单位直接接收、管理档案。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，到无档案管理权限的单位就业的，一般由各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。

另外，各级人才交流机构，如省人才市场、市人才市场、各县人才市场等，它们的区别只是所属部门的不同，其他无任何区别。

（三）毕业生档案的转递

1.毕业生私拆档案导致死档

按照有关的人事档案管理规定，任何人不得私自保管他人或本人档案，也不能私自拆阅。因为一旦拆封，就可能意味着，档案内材料被随意更改。一旦被随意更改，档案的真实性便存疑了，用人单位和人才市场均不予接收私自拆封的档案。

2.确认档案接收地

毕业生要认真核对就业协议书中“档案接收”一栏内容是否正确，若填写错误或该单位无法接收机要文件，将导致档案无法正确邮递或遗失。

3.毕业院校保管毕业生档案

国家相关政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。超过择业期限的毕业生的档案，会由就业指导中心发回生源地的教育局或人社局。有些同学误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜，都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。根据国家政策规定，大中专毕业生毕业1年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作满1年、专科毕业生毕业工作满3年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，不能起到人事档案管理的相关作用。

4.凭提档函提取个人档案

档案的交接、转递，都有严格的规定，必须履行相应的手续。毕业生要从学校的就业指导中心档案室取走个人学籍档案时，必须提交档案存放地或用人单位开具的提档函。需要办理改派手续的毕业生，待改派手续办理完毕后，再提取个人学籍档案。作为学生党员，如需提取党员组织关系档案，请到学校组织部办理组织关系转移手续。

【案例】小王同学毕业后到石家庄市一家私营企业工作，这家单位让王同学自行解决档案管理问题。听单位这么一说，他就没有再管自己的档案。毕业四年后，王同学以在职人员的身份参加了公务员考试，并进入了面试。面试通过后，进入调取档案进行政审等环节，王同学才想起自己的档案，在与学校相关工作人员联系后，得知档案已经转到生源所在地的人才交流中心了。然而，由于他多年没有办理人事代理手续，也没有缴纳相关费用，档案已成为无人过问的“黑档”，如果要激活需要一段时间，而且毕业后的工作经历等相关材料都是空白，甚至还没有办法补救。因为档案问题，小王最终不得不放弃了这次机会，继续留在了原单位。

对档案置之不理可能误事。不少毕业生因为一时用不上档案，就以为档案“没用”，对其置之不理。在遇到需要办理社会保险、转正定级、考研、考公务员等情况时，四处寻找档案，甚至可能误事。如果毕业生的就业单位没有档案管理权，千万不要自带，应及时办理人事代理。