企业档案管理的基本功能

时间：2022-06-30 百科知识版权反馈

【摘要】：第三节　流程管理——档案实体从收集到利用实现流程再造企业的管理流程再造是现代企业先进管理的标志,不例外的,档案工作的流程化管理也是未来的方向。利用电子档案管理系统,解决了曾经存在的工程图纸管理混乱问题;解决了工程图纸的动态跟踪修改和“实时化”管理问题。

第三节　流程管理——档案实体从收集到利用实现流程再造

企业的管理流程再造是现代企业先进管理的标志,不例外的,档案工作的流程化管理也是未来的方向。流程管理——档案实体从收集到利用实现流程再造,使企业档案管理工作更趋标准化、规范化、现代化,有利于提高工作效率,提高工作质量。如图纸设计修改的工作流系统,能够使原来的图纸设计、修改流程更加规范、有效,改变原来的人工流转方式,采用在计算机网络上进行审核流转,一方面提高了工作质量,另一方面和电子档案管理系统实现无缝的链接,利用现代化管理设备和计算机网络管理技术实现流程管理,减少了很多中间环节,从而大大提高了工作效率。

随着现代企业制度的建立,档案管理实施流程化管理,企业档案管理流程主要内容包括:《科技档案归档管理流程》、《文书档案归档管理流程》、《会计档案归档管理流程》、《声像特种载体档案归档管理流程》、《科技图书、期刊征订收发流程》、《电传、传真、联系单收发管理流程》、《工程竣工图纸修改、描绘管理流程》等,进一步规范了企业综合档案管理的工作程序标准。

本节主要介绍工程竣工图纸的设计修改工作通过计算机网络实现管理流程,其他档案实体从收集到利用业务流程类同。

一、软件系统功能

支持所有支持TCP/IP协议的网络,提供科学的综合档案管理电子化和实时化的手段,能够将各种不同类型的工程图纸进行数据库管理,进行查询、浏览、编辑、数据维护及输出,对工程图纸的二次设计。系统能将综合档案包括文书档案、科技档案、特种载体档案等进行电子化管理,为档案管理的现代化建设与国际接轨创造了条件。生产技术管理人员可以通过IE的Web浏览器在自身的权限范围内,访问档案库。

二、档案现代化管理流程

工程图纸的管理规定、图纸的修改程序、标准版本图纸的发放管理规定等配套管理流程,并纳入《企业综合档案管理标准》。利用电子档案管理系统,解决了曾经存在的工程图纸管理混乱问题;解决了工程图纸的动态跟踪修改和“实时化”管理问题。引入电子档案管理系统,实现网络化管理,基本实现档案信息电子化管理,目前可以用电子档案系统进行图纸扫描、修改、入库、归档。使存储、统计、分类、检索、鉴定、销毁等档案管理的全过程均可在计算机内进行。且利用计算机网络,可以将生产技术人员常用的图纸,以最快的速度、最新的(异动修改后的)版本上网,达到资源共享。

三、用户管理

建立电子档案访问操作的用户管理系统,可以从网络上查看利用最新版本图纸档案,达到资源共享。可以根据权限进行流程化的业务操作。用户权限授权可以灵活机动,并可以执行临时授权工作。

四、图纸修改工作流设计

根据图纸修改流程,草图—送改—第一次修改绘图—审核—再次修改—审核—批准—出图—上网共享,设计独立的工作流系统管理工具,使用管理工具用户可以方便地查看过程定义、组织机构定义,改变过程实例状态或删除已完成和异常终止的过程实例,动态配置流程,重现过程实例的流转过程,查看和维护系统日志等。其实现的功能要求和方案为:

1.设计简单、易用的图形化过程定义工具、组织机构定义工具

系统提供的图形化过程定义工具、组织机构定义工具简单、易用,使用户在简单的拖拽中即可轻松地完成过程定义、组织机构定义工作,过程定义中还可以使用已经定义好的部件快速完成业务过程的定义,另外还设有合法检查,帮助用户定义规范的流程;组织机构定义中以树状结构来描述组织机构,并有规则排列的功能,使用户定义的组织机构中的层次关系一目了然,如图6-7所示。

2.支持分支、并发、子过程等

工作流引擎不仅支持顺序流程的流转,而且还支持分支、并发、子过程等,在分支上可以定义条件,实现按条件自动流转,当所有的条件都满足时,还可以根据优先级按优先路径流转;在并发流转中,多个活动节点可以同时激活;在某些活动节点上,也可以通过创建子过程来完成任务。

图6-7　工程图纸设计全流程窗口

3.管理和监控能力

系统提供了独立的工作流系统管理工具,使用管理工具用户可以方便地查看过程定义、组织机构定义,改变过程实例状态或删除已完成和异常终止的过程实例,动态配置流程,重现过程实例的流转过程,查看和维护系统日志等。

4.能跨平台运行

由于电子档案管理系统的工作流引擎是用跨平台的Java语言编写的,所以可以在各种不同的平台上运行,另外除了提供用VB编写的工作流编程接口,还要求提供用Java编写的工作流编程接口。

5.附件办理客户端

附件办理客户端是图纸修改工作流系统中最重要的部分,这里集中了附件(文本或图纸)办理的所有功能。普通用户可以对流程中流转的附件进行办理,如下载、浏览、引入新附件、批注、修改一体化等;管理员不但可以对流程中流转的附件进行办理,还可以永久地删除该附件。清洁工可以对附件库中的所有附件进行办理,以及永久删除附件,如图6-8所示。