企业档案管理发展

第二节　企业档案管理发展

档案管理是企业基础管理的重要组成部分,档案不仅仅作为企业一切活动的历史记录,更重要的是作为一种财富,特别是在当前改革开放和发展社会主义市场经济的新的历史条件下,企业档案工作搞得好与不好,对企业的技术改造、科学管理、转换经营机制、提高经济效益、维护企业合法权益,有着特殊的重要意义。随着我国企业改革的不断深化,由过去属于政府机构下属的企业,变成了直接面向市场的主体企业,给企业档案工作带来了很大变化,处在快速发展或濒临消失的两个极端状态,发展和问题同在。

1999年以来,组建了一大批中央企业,许多企业由过去的主管部门管理,直接转变为由国家来管理。档案管理也随之由国家档案局管理,中央企业或国有大中型企业的档案工作基础比较好,实力都很雄厚,而且档案工作上升得也很快,没有随着企业的改革或中央企业的组建而受到影响,反而通过强强联合,使档案工作上升到一个新的台阶。但是,大量中小企业、民营企业、乡镇企业、改制的三资企业等档案工作处在非常薄弱的状态,档案工作缺乏投入、缺乏创新,在组织机构、人员、制度、意识等方面得不到保障,档案工作得不到发展,直接影响和制约企业的进一步发展。

一、企业不断深化改革对企业档案工作发展的新要求

1.加入世界贸易组织以后,企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争,这就需要比以往更多的信息

档案工作的价值在企业的发展过程中体现得越来越明显。因为,一个科学的决策取决于信息的量和正确性,档案是企业信息整体的一个非常重要的部分,企业对档案的需求比过去更迫切了。

2.随着现代企业制度的建立,要求企业档案工作更加科学规范

现代企业制度是一个科学的管理制度,企业档案工作属于现代企业制度基础管理的一项内容,也就要求我们档案工作要适应现代企业制度的建立而规范。很多企业特别是外向型的企业还要注意本企业的档案工作要与国际惯例接轨,这也是随着企业面向世界、面向国际竞争,把档案工作带到了这样一个环境。

3.企业活动的范围逐步扩展,企业产生的档案种类和数量激增,应该优化企业文件材料的收集范围

随着我国加入世界贸易组织,企业活动的范围逐步扩大,这是指国内外的范围扩大。过去中央企业很少有在境外设机构和企业的,现在大多数企业都有涉外机构;从企业自身的改革来看,过去企业只管生产,销售由国家来调控,现在企业是以营销为主导来带动生产。随着企业活动范围扩大和内容的变化,档案形成的种类和数量也就越来越多。因此,如何优化企业文件材料的收集范围,使保存的档案内在质量和数量都能适应企业要求,这是企业档案工作者需要研究的一个课题。

4.企业的法律事务增多,档案的凭证依据作用越来越显著

随着企业法律事务逐渐增多,档案的凭证作用也越来越凸显,档案具有的这一特性是其他文件不可替代的,因此要注意发挥档案的依据和凭证作用。企业在法律诉讼过程中,很多是靠档案起了至关重要的作用,产生了可观的效益。

5.市场竞争越来越激烈,要注意保护企业的知识产权档案(包括商业秘密档案),并发挥作用

一方面我们要注意档案的利用和开发;另一方面属于企业商业秘密的档案必须要管好。过去国有企业对知识产权档案和商业秘密档案不是很重视,随着市场经济的建立,竞争的激烈,企业自己的商业秘密越来越重要。

6.档案行政管理部门要加强对企业中“对国家和社会有保存价值的档案”的监管

这是符合《中华人民共和国档案法》的规定,现在企业逐渐走入市场,以“四自”为原则,在这一前提下,怎样对企业特别是中央企业中“对国家和社会有保存价值的档案”加强管理,确实是档案部门必须注意的问题。

7.加强驻外企业的档案管理

实行“走出去”的战略以后,更多的企业走出国门,企业档案部门要采取措施,对境外的企业档案如何管理,国内的母公司对国外的子公司或分设机构的档案怎样进行管理,这方面也出现了一些问题,有一些企业由于没有管好档案,受到了严重的损失。

8.企业电子文件的管理亟待解决

随着企业信息化建设的加速,档案信息管理如何标准化和规范化?企业信息化建设的加速,对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。如何按企业的实际需要建立信息平台,使信息利用中心成为企业在工作中能充分利用的资源?

二、知识管理时代企业档案管理工作发展的新思维

1.知识管理的基本特征

信息管理是知识管理的基础,知识管理是信息管理的延伸与发展。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来,实现知识(包括显性的、隐性的知识)共享,运用集体的智慧和创新能力,以赢得竞争优势。

企业知识管理把知识共享作为核心目标。知识管理的核心目标之一是鼓励相互协作,培育知识共享的环境。知识只有通过互相交流才能得到发展,也只有通过使用才能从知识中派生出新知识。知识的交流越广效果越好,只有使知识被更多的人共享,才能使知识的拥有者获得更大的收益。在知识交流管理中,如果员工为了保证自己在企业中的地位而隐瞒知识,或企业为保密而设置的各种安全措施给知识共享造成了障碍,那么将对企业的发展极为不利。知识不进行充分的交流,就无法使其为大多数人所共享,也就无法为企业的发展作出贡献。

知识交流管理的目的是要在企业内部实现知识共享,但要真正做到这一点十分困难,这对企业的知识管理而言是一次巨大的挑战,其难度丝毫不亚于实现在竞争对手之间共享知识的难度。为做好这一点,企业在处理知识产权归属时,应该从有利于知识的生成和传播的角度考虑,使员工均能共享科研开发的成果(除有合同规定以外),以鼓励员工积极进行知识生产和交流。将分散在各个员工头脑中的零星知识资源整合成强有力的知识力量,是知识管理的目的,通过对知识积累和应用管理使企业能够更好地运用企业的人才资源,提高对市场的应变能力和创新能力。

2.企业档案管理与知识管理的关系

在这个以知识为主导的时代里,知识是企业最为重要的战略资源,知识的运用与创新是企业生存与发展的核心竞争力。因此,与知识经济对应的知识管理成为当前社会的热门话题。企业档案是企业重要的知识资源,企业档案管理是对企业档案知识的管理活动过程。企业档案管理是企业知识管理的重要内容。因此,档案工作必须要适应知识管理的要求,按照知识管理的理念进行革新,这既是企业档案管理机构适应企业发展的需要,又是企业适应知识经济获得生存的需要。

企业档案与企业知识管理、知识创新、知识产权不可分割。企业档案是企业各项活动的原始记录,它真实地记录了企业的成长发展历程。企业的各类档案,如文书档案、技术档案、经营管理档案、财务会计档案、人事档案等,全面真实地记录了企业在行政管理,技术引进、开发、转让,产品研制、生产,市场营销,经营决策及财会和人事管理等方面的活动。其中既有成功的经验,也不乏失败的教训。所以,企业档案是企业的一种宝贵信息资源。它既具法律凭证,又兼具重要的参考性,是企业回顾以往,展望未来的源泉和基础。在知识经济环境中,企业档案必须发挥其应有的价值,促进企业的知识管理、知识创新,维护企业知识产权。

随着经济体制改革的不断深入,企业面临着发展的良好机遇和激烈的市场竞争的巨大挑战。在机遇和挑战面前,做好企业档案工作,既是企业当前工作的需要,又是企业长远发展的需要;既是提高企业经济效益的重要基础,又是建设企业文化的重要内容。因此,企业档案人员必须改变传统的狭窄的职业观念,努力充实自己,拓展档案部门的职能,力争在信息管理和知识管理中树立起崭新的形象,以其不可或缺的管理员的身份跻身于企业的核心部门。

3.企业档案及知识资源管理的具体目标

(1)　档案管理知识资源化、信息化:把企业档案按照知识资源管理的要求进行资源化、信息化。

(2)　档案知识资源及时支持领导决策:要把知识资源与领导决策工作结合起来,让知识资源在领导进行决策时很容易获取,很及时提供。

(3)　档案知识资源及时支持员工学习:要把知识资源与员工的入职学习、岗位学习、深入学习结合起来,提供随时随地地学习的内容、渠道与空间。

(4)　档案知识资源及时支持员工工作:要把知识资源与员工的实际工作结合起来,让知识资源在工作的不同环节、不同程序上很容易获取,很及时提供。同时,也让实际工作的成果和经验及时转换成知识资源。

(5)　档案知识资源管理IT平台化:知识资源管理必须依托IT网络,用平台来实现,并把平台引进到领导决策、员工学习和员工工作中。

(6)　档案知识资源管理的安全化:确保知识资源是安全的。

(7)　档案知识资源管理制度化:知识资源管理的有效实施要有制度、机制加以保障;否则就会流于形式,导致失败。

三、企业档案实体发展转变下档案管理的新对策

1.过去企业档案实体的类型、特点及对管理的要求

过去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种,且各自有各自的特点。

(1)　数据型档案。所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如,财务凭证档案、物品材料变动记录档案。这类档案的特点:过去的都是纸质凭证;各凭证即使按类别分开,各数据项也很难规范统计;这种档案的量很大,基本上是作为“历史”记载。在考虑管理时,这类型档案转化成信息和知识的难度很大,所以仍然要独立管理,即按照“历史”记载的思想进行管理。

(2)　信息型档案。所谓信息型档案,就是对事(或物)实际过程的记录。例如:会议纪要档案、重要事件记录、文件档案,客户往来账目文件档案,质量陈述文件档案等。这类档案的特点:过去的都是纸质文档;有些文档可以转换成电子文字型,有些只能扫描成数字图片型;档案量也是很大的,有些可以作为知识资源上升其管理,如会议纪要、重要事件记录等,有些则只能作为“历史”存档。

(3)　知识型档案。所谓知识型档案就是对事(或物)及其运行规律认识(或下结论)的文档资料。如科研报告、工艺文件、企业规划计划报告、部门工作总结等。这类档案的特点:过去的大多是纸质文件;有些文件可转换成电子文字型,有些只能扫描成数字图片型;档案量也很大,但都是知识资源管理的主要内容。

(4)　各类型档案对管理的要求:从以上各类型档案的分类分析,可以归成以下几种形式的文档:在管理时,“历史”数据型文档,按照信息分类存储、查询使用的方式进行管理;电子文字信息型文档,也按照信息分类、存储与查询方式进行管理;数字图片信息型文档,可以按照知识资源管理方式进行管理;知识型文档,直接按照知识资源管理方式进行管理。

2.今后企业档案实体的类型及管理特点

由于今后的档案,已经是在数字化、网络化下产生的,所以类型和管理较之以前的档案有很大变化。

(1)　档案来源多样化。按内外分,可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等;从媒质形式分:可以分为纸质、电子化、数字化;从表达形式分,可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频。

(2)　档案载体数字化。在今后,数据型档案主要产生于生产物流系统和财务系统,信息型档案主要产生于情报系统、办公系统,知识型档案的产生面最广。今后的三种类型档案几乎都是数字化的,并且是有规范的,所以在管理时可以遵循:数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进行管理。

一般来讲,统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标进行设计,对数据定期或不定期地进行统计,形成信息型文档,再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进行汇总判断形成知识型文档。信息型档案按照需求可直接应用,也可以转化成知识型文档进行管理,有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识,进而按知识资源进行管理;有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分析方法进行分析、判断形成知识型文档,再按知识资源进行管理。

(3)　档案处理的个性化、专家化。由于大多档案来源于专业人员,并都在网上形成或收集,那么这些专业人员本身就是非常好的档案收集者,只是收集整理时,还可能没有比较标准的规范化模板,因此,档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化,即提供给来源者以填写的标准模板。专业人员按模板提交以后,可以送达档案管理者,也可以直接送达档案管理者委托的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。

(4)　档案应用的及时化。未来档案管理的关键就在于及时应用,尽快产生效益。做到这一点,也并不难,首先就须按上述的管理方式,由专业人员和专家委托方式快速整理;其次根据档案知识多面性分类,确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度,采取推送方式、订阅方式、网上发布方式等,将知识及时地送到需要它的人手中。

3.企业档案知识资源管理的对策

经过前面的阐述和分析,我们已基本说明了档案知识的特点和在知识经济时代管理的要求。但具体该如何推动与实施档案知识资源管理,还需要有更明确的目标定位。

(1)　档案管理必须上升到知识资源管理。作为方向性目标,这里我们重申企业档案管理的需求,目的是要解决目前企业档案管理存在的问题,以前档案管理就是信息时代下的管理,具有通常所讲的信息时代档案管理的问题,即有收集整理依然是档案管理者的事,这需要大量的专业人才,也需耗费大量的时间;档案的分类仍然按过去的档案管理的分类方法,最多再加进一些信息管理的规则。这都脱离了实际工作规律或习惯,致使需要的人找不到,或很难找到与工作实际相关的信息;档案中有信息类、数据类,也有知识类,它们的管理肯定是不同的,但在信息时代的档案管理中都成了信息,这是不对的;信息时代的档案管理没有真正理解网络化带来的革命。

通过知识资源管理,不仅要解决以上问题,还要作为知识管理的先导做出样板,推动企业各个部门的管理迈上知识管理的台阶。真正发挥企业档案知识的作用。档案知识的作用,归纳起来,在知识经济时代,应该发挥以下作用:

①决策支持的“宝典”,即成为企业领导或管理高层进行决策的最主要依据和最有效方法。

②岗位技能的“摇篮”,即成为企业员工学习掌握岗位工作经验、方法的最主要来源。

③新品研究的“跳板”,即成为每一个新产品研究中的最主要参考资料。

④企业竞争的“基石”,即让众多的档案知识成为具有知识产权的企业核心竞争知识。

⑤企业历史的“窗口”,即发挥传统的档案记载“历史”的作用。

以上作用,特别是前四个作用,正是企业实施知识资源管理提升档案知识作用的初衷!

(2)　企业知识资源管理要支持企业管理及其发展战略。任何管理都是企业管理的部分,都要符合企业管理总体战略的全局,企业知识资源管理也不例外,但由于知识资源管理是深入到企业各个环节的基础性管理,那就应该在各个管理环节表现出它的基础支持作用。

支持企业人才战略。企业担负着调整产品结构、开拓扩展、创新管理的一系列重大发展,这个发展中最重要的是人才和人才培养。快速地、高质量地培养出合格的专门人才是企业人才战略的核心目标,而知识资源管理必须担负起培养内容(专门企业技术与管理实战知识,企业文化知识)、培养方式、培养渠道支持的关键工作。

支持学习型企业组织建设。对中大型企业来说,再采取传统塔式、计划审批式管理已经不能释放出广大员工的创造力,而要建设学习型组织,采用学习型组织管理的方式,实现员工自我调节。让员工向工作学习、向问题学习、向团体学习,为实现愿景目标,充分调动员工的创新能力。要实现或推动这个学习型组织目标的建设,最主要的就是档案型知识资源的及时支撑,因为这些知识本身就来源于工作、来源于实践、来源于集体共同的智慧。而达到支撑学习型组织建设的关键是知识资源要适合员工工作实际,及时有效地提供,也及时有效地沉淀与规范。

支持企业跨地区指挥管理。今后,一般的企业集团大多分布在多个地区,这给各地区机构的指挥调度增加了难度,也会降低效率。让大家共享成功的方法、共享失败的教训,是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到这一点,最主要的是要求档案型经验知识资源的统一管理、及时支撑工作。达到这种支撑的关键是要熟悉管理层的工作内容和过程,适时地把相关经验知识资源配备在工作者的面前。

支持企业员工跨地区协同工作。除了领导层、管理层要共享知识以外,多地区的工作既有分工又有协作。而要达到良好的协作,关键就在于知识与信息的沟通。对此,知识资源管理主要地将各地区工作情况、工作成果、工作经验等知识统一管理共享起来,并根据协作要求,用知识资源构成及时的协作空间,让大家在协作时,全面地了解和掌握相关知识和信息。

(3)　知识资源管理要为今后企业的知识管理打好基础。企业在未来开展全面的知识管理是必然的,而知识管理开始的前提是“有知识可管”,因此,知识资源的管理的进展决定了知识管理启动的时间。但毕竟知识资源管理是知识管理的部分,在建设和推动时应该协调整体与局部的关系,因此要求:知识资源管理要明确其地位和作用,要留有充分的接口。其实,这从知识资源管理主要是显性知识管理的特点出发,就可以明确其在知识管理中的地位,同时也要明确它作为工作支持的基础管理,随着与工作结合的深度,知识资源管理也就有其发展的深度空间。知识资源管理要成为企业知识管理的先导,先要“有知识可管”,这是知识管理的前提,也就注定了知识资源管理的先导作用。但能否起到这个作用,还是要看知识资源管理能否解决信息时代档案管理的问题,并能否真正发挥出档案知识的五个作用。

四、信息社会环境中企业档案管理工作发展的新特征

随着信息时代的到来,人们对信息的价值日益重视,作为重要信息源的档案自然不可置身其外。计算机外部网络的延伸,尤其是企业内部网络与国际互联网的互联,更将使档案的传统管理模式受到冲击,在信息社会环境下,企业档案工作发展将呈现一系列新特征:企业档案工作重心转移,技术手段与服务方式转变,档案管理数字化等。

1.档案工作重心的逐步转移

传统的企业档案工作主要职能是保存档案,供企业各部门利用。而在信息社会,为满足人们对档案信息的要求,企业档案工作者应逐步将重点转移到信息的传递和深化加工上来。随着网络技术的发展,未来电子文件时代的到来。企业档案部门或许不再接收各部门的“实体档案”,而主要是行使对分散的档案信息集中控制并使其便于公共利用的职能,即从档案的简单的保管基地转变为档案信息的控制中心和开发利用中心。档案工作人员的角色也从保管员变为“审计员”,主要关注档案信息的联系性、完整性、准确性和可靠性,履行监督、审查和控制的职责。

2.技术手段与服务方式的转变

进入信息社会,企业档案工作从原来效率低下的传统手工操作为主的保管、编目、查找、利用等变成以计算机处理为主的规范化作业下成批的自动化处理。信息社会的企业档案一方面是继续维护以保管为基础的实态档案馆;另一方面是建立和运作于网络环境下的具有许多新特征的虚拟档案库。

网络的普及,使档案馆已经超出狭小的地域范围,而服务的范围将由此扩大,服务的对象将由此大幅度地增加。而多媒体等技术的进一步发展与推广应用,使企业档案用户需要采用不同方式来获得所需信息,对信息获取方式的改变,使企业档案馆的服务方式也相应发生改变。

3.档案管理的数字化

(1)　档案管理自动化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为的现代化,而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的,有普遍意义的,是开展其他数字化工作的前提条件。

(2)　馆藏信息的数字化。与传统的档案载体而言,其记录信息都是平面的,文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术,所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储,做到图、文、声并茂,档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化。

(3)　档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值,人们需要档案信息,往往需要亲临档案馆,通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时,数字网络系统就将成为其主要的传输平台,为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递,形成传递网络,利用者不必亲临档案馆,就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

4.档案与企业其他信息处理的综合性增强

计算机网络排除了时空的束缚,使信息处理能力得到极大地提高,各种经济信息将得到充分的综合处理,档案管理将逐步融入到企业集成管理信息系统中,档案与企业内部其他部门的关系将更加紧密。档案部门能够通过内部网络直接从企业其他部门采集数据;同时,其他部门也可以通过内部网络经过相应授权从档案部门获得实时的信息。档案信息将与其他经济信息构成信息整体,共同为企业管理以及企业外部的信息使用者服务,并由此而推动企业档案职能的发展,提高了档案在经济生活中的地位。

5.需要更高素质的企业档案人员

在电子信息时代,档案工作者作为信息专家,利用自己所管理的档案信息资源,掌握的信息技术,与图书、情报人员一道在信息开发利用中发挥着重要作用。这就要求从事电子文件管理的档案工作人员成为复合型人才,除了基本的科学文化知识及道德素质以外,还需要熟练掌握现代化信息技术及较高的外语水平。