民营企业的档案管理

4.3　民营企业的档案管理

4.3.1　民营企业档案管理现状

随着我国政治、经济体制改革的深化，民营经济正异军突起，成为我国市场经济中的重要组成部分，但由于民营企业档案管理与国有企业相比，没有直接的行政管理，因此民营企业档案工作存在许多问题。

王春艳⁽¹⁶⁾认为，民营企业档案工作面临的问题包括:

(1)档案工作发展不平衡。从国有集体改制过来的民营企业好于建制的民营企业，市直属民营企业好于县区直属民营企业，县区直属民营企业好于乡镇民营企业，大型民营企业好于中小型民营企业，但是大多数民营企业档案工作仍处于无意识、无制度、无人员、无设备、无库房、无经费状态。

(2)档案意识淡薄。相当一部分民营企业主的档案意识薄弱，不知道档案还有法律法规，甚至不知道企业还有档案，有的民营业主追求投入和产出，忽视档案管理，还有的民营企业把档案管理工作看成一种负担，致使很多民营企业不能开展档案管理工作，文件材料分散管理不能归档，造成民营企业信息资源大量流失，给企业带来经济损失。

(3)档案管理手段落后。许多民营企业没有现代化档案管理设备，仍采取传统的管理方法，进行档案管理。

(4)不能一视同仁。档案行政管理部门不能给予民营企业有效指导，二者沟通不畅，存在民营企业不需要档案专业人员干涉的情况，也存在行政管理部门把重心放在国有企业的情况。

(5)法规不健全。民营企业档案管理无法可依。

民营企业档案管理还存在“档案管理上认识误区”、“管理模式不适应”⁽¹⁷⁾的情况。总体看来，研究者认为民营企业档案工作开展不利的原因主要存在于三个方面⁽¹⁸⁾:

(1)民营企业自身档案意识薄弱。民营资本的特点和本质使民营企业档案工作缺少源动力。

(2)民营企业档案工作与国有企业档案管理的差异性。与国有企业相比，民营企业档案权属明确，其自主管理的姿态削弱了档案行政管理部门对民营企业档案工作的监管能力。

(3)民营企业档案工作的外部环境。主要是法制力量的软化使民营企业档案工作缺乏必要的驱动力。

4.3.2　民营企业档案管理模式

为了解决民营企业在档案管理中面临的问题，需要寻找合适的档案管理模式。宗培岭⁽¹⁹⁾对此作了深入的研究，从三个不同角度——档案集中统一管理程度、管理对象、管理形态对档案管理模式进行了划分。

(1)按档案集中统一管理程度划分。可分为:①档案集中统一管理，指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理;②档案分级管理，指在企业内对档案实行分级管理;③档案分散管理，指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。

(2)按管理对象划分。可分为:①档案综合管理，指按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用;②文档一体化管理，指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于企业信息化程度较高的企业;③信息一体化管理，指对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。

(3)按管理形态划分。可分为:①档案实体管理，重心是档案实体的整理与保存，以存待用，重在对档案实体的收集、整理、保存与利用;②档案信息管理，是指在档案实体管理的基础上，重在对档案信息的开发与利用，强调计算机技术、光盘技术、网络技术在档案信息管理中的应用;③档案信息资源(知识)管理，其不同于档案信息管理，档案知识管理属于档案信息资源管理的范畴，是档案信息资源管理的高级形态。

关于在何种情况下选择哪个档案管理模式，作者提出要遵循四个原则:①档案管理方式要与企业规模形态相适应;②档案管理思想要与企业实际需求相适应;③档案管理制度要与档案法律法规相符合;④档案管理模式要考虑成本效益。

4.3.3　民营企业档案工作机制与对策

为了推进民营企业档案工作的提升，需要解决档案工作的动力机制问题，以从多个角度促进民营企业档案工作的开展。

宗培岭⁽²⁰⁾在其提出的档案管理模式的基础上，认为选取了档案管理模式后，关键在于构筑民营企业档案工作的运行机制。从内部来说，民营企业一方面要建立动力机制，配备与企业规模相适应的档案工作机构与人员，建立规范化的档案管理制度，强化信息服务意识;通过将档案工作纳入企业发展总体规划、纳入企业质量认证活动、纳入企业信息化进程、纳入企业信用制度建设，促使档案工作与企业同步发展。另一方面要从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等方面着手，建立成本与质量控制机制，使企业档案工作达到高效、简便的要求。从外部来说，各级档案行政管理部门、工商联组织等要通过加大宣传力度;组织业务培训，实行分类指导;突出服务主题，加强监督管理等形式，积极推进民营企业建档工作。

范世清⁽²¹⁾的论文中，从三个方面启动和完善民营企业档案工作的动力机制:一是增强民营企业的档案意识，强化内部驱动力;二是强化创新意识，改革管理模式，加强引导机制和约束机制的建立;三是积极倡导企业信息资源一体化建设，将档案工作纳入企业信息化建设轨道。其动力机制如图1所示。

陈令⁽²²⁾针对民营企业档案工作存在的问题提出了如下对策:①把民营企业档案工作纳入管理范围，规范档案管理;②明确民营企业档案工作的指导原则，积极探索民营企业档案工作管理模式;③引导民营企业自主管理档案，民营企业档案工作最终目的和落脚点还是要民营企业自主管理档案;④努力为民营企业档案工作提供有效服务。作为档案行政管理部门要把为民营企业服务作为一项重要任务纳入档案事业发展规划，支持民营企业做好档案工作。

图1　民营企业档案工作动力机制