企业档案管理模式

第一节　企业档案管理模式

企业档案管理一方面是企业基础管理系统的一部分;另一方面又自成系统。企业档案管理的主要任务是通过协调企业档案工作系统的内外部关系,使企业档案工作既符合档案工作规律,又与企业的生产、经营、管理等相适应,为企业的发展服务。而档案管理机构的设置、档案人员的配置、职责的划分和权利的界定,更是与企业的组织结构密切相关,所以,企业档案管理模式,受到来自企业本身的因素的影响。随着经济政策的调整和市场经济的建立,政企关系进一步规范,企业投资主体多元化,其经营方式和组织结构已发生了根本性的变化,企业档案工作也在不断的变革之中,产生于计划经济年代的单一的“集中统一”的档案管理模式,已经不适应市场经济条件下多样化企业的实际情况,现代企业档案管理模式趋向多样化。

我国企业档案管理随着企业的发展而不断发展,由分散管理至集中统一管理,再由集中统一管理到多样化管理。不同阶段的企业档案管理模式是不同的,但是企业的档案管理模式与当时企业及企业档案的管理状况是相一致的。

一、分散管理模式

计划经济管理时期,企业对于档案的需求并不十分迫切,档案的作用没有得到正常发挥,企业领导和档案工作人员的档案意识普遍淡薄。这一时期的档案从构成上看,有文书档案、科技档案、财会档案、经营档案,但偏重文书档案,而且是重视保密文件忽视企业正常管理文件,重视上级文件忽视企业本身文件,与企业生产活动密切相关的科技档案不多,而且科技档案与科技资料不分,有关企业购销活动的经营档案更是少之又少。从档案管理上看,企业档案的管理体制还不明确,没有统一的管理制度,档案是分开保管的,文书档案由党委或行政部门管理,科技档案由技术部门管理。从业务领导关系上则与企业隶属关系一致,中央部属企业由中央主管部门管,省属企业由省主管部门管,省以下企业则对应地由地、市、县主管部门管。虽然由于国家政策的重心向社会主义经济建设转移,科学档案越来越受到重视,并先后制定和颁布了《技术档案室工作暂行通则》、《国营工业企业工作条例》等文件,但总体上来讲,这一阶段的企业档案基本处于一种自然保管的状态,档案分散管理,从档案实体到档案管理制度到档案管理标准都是各自为政的,有什么档案就收什么,有多少就收多少,收集了就保管起来,至于档案的价值鉴定、实体的科学管理和档案信息的开发利用,没有人会考虑这么多,更没有效益的概念。

二、集中统一管理模式

中共十一届三中全会后,改革开始,不断调整国家与企业之间的权力结构,逐步把企业推向市场,私营企业、民营企业、三资企业,甚至试行租赁企业和股份制企业,多种所有制、多种经营方式的企业呈现出一片勃勃生机。由于科学技术和经济的进一步发展,关于政治的、经济的社会研究活动空前活跃,激发了社会和企业对档案,特别是科技档案和经济档案的需求,使得国家档案行政部门和企业都普遍重视档案工作,随着企业档案管理升级活动的逐步升温,企业建立了档案管理机构,要求各门类各种载体的企业档案集中管理,并制定了《国营工业企业档案管理暂行规定》、《工业企业档案分类规则》、《企业文件材料归档及保管期限规定》等制度和标准。这一“集中统一”的管理模式从某种程度上正是这一阶段企业管理状况的一种体现,与企业的生产和管理是相适应的,从而有效地保证企业档案工作的顺利开展,对企业档案工作的建设起到积极的作用:首先,它以明确的政令信息强化人们的档案意识,使企业认同档案这项工作,在档案工作成效未显的情况下,相信其对企业和社会发展具有重大意义,从而激发出开展这项工作的热情;其次,依靠行政手段集中一定的人、财、物力,使企业档案工作迅速地开展起来,大部分大中型企业的档案实行了集中统一管理;再次,培养出一支庞大的基层档案工作队伍;最后,在实践的基础上积累经验,并进行企业档案工作的理论探讨。事实证明,集中统一管理的模式与当时企业的管理体制是相适应的,它是一定历史条件下的产物,同时也是我国档案工作的特色。

三、多样化管理模式

中共“十四大”之后,国有企业改革的目标模式是建立现代企业制度,中国企业进入市场主导的新阶段。由于政府对企业管理职能的转变,企业档案管理升级活动停止了,档案行政管理部门对企业档案工作的管理也趋向宏观调控,旧的秩序打破了而新的统一的秩序还未建立起来,加上信息化、电子化以及计算机网络技术的飞速发展,企业档案管理处于无所适从困境,各式各样的档案管理模式纷纷亮相:集中统一管理模式,分级管理模式,职能管理模式,协作管理模式,松散管理模式,国有、非国有企业档案管理模式,大、中、小型企业档案管理模式,房地产企业档案管理模式,金融企业档案管理模式等。

目前,企业档案管理模式没有统一的可资借鉴的模式和模式评价标准。但是有一点可以肯定,企业档案管理的模式与企业的管理体制、经营方式和管理模式等情况是息息相关的,在一定的条件下,企业档案管理模式表现出与企业发展需要相适应的特性,只有这样,才能够促进企业档案工作自身的发展。一般电力企业的档案管理模式基本上是采用了集中统一管理为主,分级管理为辅的模式。