企业档案管理体制

第二节　企业档案管理体制

一、档案管理机构

(1)　在企业行政体系中,设有专门的档案机构负责整个企业的档案行政管理职能,企业档案统一领导。档案机构可能是独立的一级机构,也可能是行政部门的挂靠单位,但必须对企业的档案工作有行政管理的职能,通过企业管理网络对企业的档案工作进行统筹规划,根据企业规模的大小、内部单位的多寡及地理位置上的集散状况、生产和业务特点等进行档案业务的监督、指导和检查。与此同时,还兼有企业档案的集中保管利用职能。

(2)　没有专门的档案管理机构,但设有专职的档案工作人员,隶属于其他职能部门,如总经理工作部、综合部、工程部等。

二、档案实体管理职能

企业内各单位形成的全部档案归企业所有。现代企业档案是企业经营管理活动中形成的宝贵财产,是企业不可分割的一部分,与企业一样具有生命的永续性。企业内各单位形成的档案,无论实体是否集中管理,都是企业档案的构成部分,除极少数对党和国家有重要价值,依法移交国家档案馆外,最终归属于企业档案馆、档案中心等企业档案机构。

三、档案实行专业化管理

建立了本企业的档案工作业务标准、规范和制度。如企业档案的分类表、档案归档范围、档案保管期限表、档案室工作制度等。

四、人员配置

为适应企业档案工作的新形势,要求档案工作人员具有较高的专业技术素质和管理能力,不仅档案业务精,还要熟悉企业的生产经营,掌握一些经济的、财务的、法律的知识,成为一专多能的综合人才。只有这样,才能够准确地鉴定档案的价值,从企业的长远利益出发储备和开发企业的档案信息。

例1:某电力企业的档案管理体制演变

1989年8月企业成立,同时成立了生产准备综合办公室,下设资料员1人,兼管科技图纸资料;办公室文书档案由秘书兼职管理。1991年1月,成立技术部,设科技档案专职4人。1993年3月,撤销技术部成立生产管理部,下设科技资料管理人员5人。1994年3月,成立企业技术档案室,隶属生产管理部,主要负责基本建设及生产的科学技术档案管理,实行科技档案与科技资料统一管理,管理人员陆续调整增加到7人。1995年厂办公室设文书档案专职1人。1998年10月,企业进行机构改革,成立综合档案室,定编11人,隶属综合管理部,对文书(会计)、科技、声像照片、荣誉实物、磁盘、光盘等特种载体档案,科技图书资料,科技标准,科技期刊等实行统一管理,并建立档案管理二级网络,各部门、职能处室指定专人兼管档案收集移交工作。2002年1月,公司机构调整撤销综合管理部,综合档案室划归公司办公室,2003年5月,公司办公室更名为总经理工作部,综合档案室随着隶属总经理工作部,定编减少到8人。