企业档案管理实践之三

第七章　企业档案管理实践之三——档案功能创新

档案是一个很立体的东西,从不同角度去观察它、研究它,会有不同的结果。档案资源的开发利用就是这样,不同的视觉去看、去开发利用,档案就会有不同的作用和产生不同的效果。

档案学真正独立是在20世纪90年代初。档案学专业正式列入教育部招生目录,更重要的是体现在档案学理论研究上,研究有了一定的深度。从文件生命周期看档案、研究档案。尽管20世纪30年代我国就有“文书档案连锁法”、60年代就有档案自然形成规律——有这种角度,但真正成熟的是从文件生命周期理论研究之后。强调了档案与现行文件运动的整体性,而不是注重其区别。这样,就把档案的功能与文件的功能结合起来,融入现行社会活动。从文件这一现行活动须臾不可缺少的工具,进而谈论文档一体化,无论是政府机关还是企业,无论是政务还是商务,无论是公务还是个人事务,让我们有了另一种渲染档案重要性的角度。而到了电子文件时代,从文件生命周期理论到文件连续体理论,不再需要我们强调文档一体化的必要性,也不需要让我们为区别电子文件与电子档案而煞费苦心,视角独特,专业与理论的独立性也浑然天成。档案信息资源的开发利用就进入了一个新的历史时期。

我们还需要调整开发利用档案资源的角度。档案工作的职业特征发生了变化,档案职业范围扩大了,与更多领域发生了关联,档案人员也获得了一个机遇,像特里·库克所说的那样——“像古埃及中档案司神索特(Thot)一样,重新坐回上帝的身边”,不再被边缘化、弱化。从这几年的情况来看,从信息化——信息资源管理角度开发利用档案资源,已越来越被社会公众与我们自己所认同。

不断变换角度研究档案,从历史视野到文件生命周期视野再到信息资源管理视野,意味着档案是立体的,开发利用档案信息资源也应该是立体地、全方位地观察档案、认识档案,从而引导着档案工作不断向前发展。