工会业务档案管理工作实践

朱睿晔

(浙江省丽水市莲都区总工会)

摘　要:中国工会根据“维护、建设、参与、教育”四项社会职能，开展工会各项工作。工会档案在工会工作实践中具有十分重要的作用。本文以笔者工作的丽水市莲都区总工会为例，对工会档案收集范围、归档质量管理和服务作用发挥进行了总结与探索。

关键词:工会　业务档案　归档范围　实践

中国工会是中国共产党领导的职工自愿结合的工人阶级群众组织，是党联系职工群众的桥梁和纽带，是国家政权的重要社会支柱，是会员和职工利益的代表。中国工会与其他国家工会不同，除了维护职工合法权益的基本职责外，还有建设、参与、教育三项重大的社会职能。随着中国顺利跨入新世纪，中国政治、经济和社会状况都发生了巨大的、深刻的变化，各级总工会开展的各项业务工作也具有了鲜明的社会主义特色和时代特点，所以我单位根据新时期工会工作职能与特点，采取了一系列措施，对工会业务档案进行了规范的收集、归档和管理。

一、明确工会业务档案的收集范围

从不同角度、不同方法区分档案种类可以分为许多种，目前比较通行的方法是将档案分为文书档案、科技档案与专门档案三种，工会业务档案属于专门档案。目前来说，工会的业务档案归档范围主要包括工会业务部门在具体工作中直接形成并与经办业务直接有关的档案，我单位根据实际情况，明确将以下五类业务档案纳入归档范围:

(一)组织建设档案

工会组建和发展会员工作在工会全局工作中至关重要，是工会一切工作的基础和前提。组织建设档案中应包括各基层工会成立，工会委员会成员名单，成员增替补，换届选举结果，事项变更，工会注销等文件材料。

(二)困难帮扶档案

民生问题一直是党和政府高度重视的问题，工会以困难职工帮扶工作为切入点，成为党和政府解决民生问题的一大助力，这项工作使职工因灾、因病或特殊原因等遇到困难能得到及时帮助。我单位根据其具体的业务将困难帮扶档案分为送温暖、金秋助学和爱心透析三项，它除了职工申请困难帮扶的申报表和相关材料以外，还包括了工会慰问、走访、发放困难资金过程中形成的资料。

(三)医疗互助档案

医疗互助工作是从2013年开始由浙江省总工会推广的全省性重点工作，它既是社会医疗保险的有效补充，更是新形势下工会维护职工合法权益的重要体现。归档的内容包括医疗互助保障登记表、参保人员登记表以及职工在报销保障金过程中形成的申请表、证明、发票等材料。

(四)疗休养档案

疗休养工作是党和政府对职工群众的关心和爱护，它保护和促进广大职工身心健康，并促进当地经济发展。疗休养档案包括各基层单位上报的职工疗休养计划表、联系单及其他与疗休养相关的文件材料。

(五)劳动模范档案

劳模是工人阶级的优秀代表，是民族的精英、国家的栋梁、社会的中坚、人民的楷模，劳模档案既是劳模享受待遇的依据，又是宣传劳模精神的素材来源，所以它不仅包括每位劳模的个人档案，还包括在劳模管理过程中开展的各项活动、会议、疗休养、体检等其他相关材料。

二、保证工会业务档案的归档质量

做好工会档案管理工作是工会开展工作的依据和基础，为了保证我单位业务档案收集齐全、管理科学，我们主要采取了以下措施:

(一)建立收集网络，责任落实到人

工会业务档案都集中在组宣女工部、经保法工部、职工服务中心等各个业务部门，涉及部门多，收集面广，仅依靠个别人的力量很难收集齐全。所以我们充分发挥本级工会组织机构作用，创建了工会档案收集网络，根据工会各部门责任分工，明确每项业务档案资料收集工作的责任人，开展有针对性的资料收集。

(二)加强业务培训，提升人员素质

目前，县级工会的档案员一般都是办公室人员兼职，在业务档案的收集归档工作上有一定的局限性，所以我们在明确每项业务档案资料收集工作的责任人的基础上，将这些责任人培养成为兼职档案员，采用聘请区档案馆老师做业务指导和选送兼职档案员到省档案干部教育培训中心进行专业培训等多种方式，提高他们的档案工作能力，建立了一支既懂档案业务又懂工会业务的队伍。

(三)创新管理方式，明确岗位职责

我单位专门制定了《兼职档案员管理与考核办法》，办法中规定了每年6月份之前，须将上一年的各项业务档案归档整理完毕，并移交综合档案室，由办公室负责监督指导，并将档案的质量与兼职档案员的年度考核成绩相挂钩，确保各项业务档案及时、准确、高质量地归入综合档案室。

三、发挥工会业务档案的服务作用

档案工作离不开单位领导的重视和关心，想要争取领导的重视就要充分开发利用，发挥档案的服务作用，才能赢得领导的支持和认可。

(一)应用业务档案，为日常工作提供保障

高质量的工会业务档案对工会日常工作发挥着巨大的作用，以困难职工档案为例，每年春节期间，省总、市总及区委领导都会对我区困难职工进行走访慰问，通过查阅工会困难职工档案，我们就能准确地了解困难职工的具体情况，为领导的走访慰问提供十分重要的参考信息。

(二)应用业务档案，共同分享档案成果

通过档案成果展可扩大档案成果宣传的辐射区，提升档案的利用价值。例如2015年，我单位开展了劳模进校园活动，这次活动就充分利用了劳模档案，将近几年来我区劳模管理工作的成果，制作成共10块展板，在校园中展出，受到了学校师生的一致好评。

(三)应用业务档案，大力宣传工会工作

在如今以互联网为基础的新媒体，已占据了媒体行业的半边天，近几年来我单位也逐渐加大了在工会网站、微博、微信公众号、手机短信等新媒体上的宣传力度，而宣传所用的资料大部分来自业务档案。例如今年刚开通的莲都区总工会微信公众号，我们在上面公布了一系列的工会业务知识与动态，都取得了很好的成效。在2015年五一期间，我们以劳模档案为基础，与莲都新闻栏目合作，共同拍摄了“劳动最光荣”系列劳模先进事迹宣传片，取得了强烈的社会反响。