文书档案管理工作的实践思考

陈丽琴

(衢州绿色产业集聚区管委会)

摘　要:本文阐述了文书档案工作的重要性，从规范管理、提高档案人员素质、注重平时积累、学习交流与细节管理等方面，对文书档案管理工作进行了探讨，阐述了见解。

关键词:档案工作　文书档案　实践　思考

文书档案是机关、团体、企事业单位及其他社会组织，领导和行政管理等活动内容的主要载体。当前，在文书档案走向网络化和数字化的形势下，如何使文书档案管理工作规范化、程序化、数字化、网络化，不断适应办公室工作变化的需要，是摆在文书档案管理工作人员面前的一个值得研究和探讨的热门话题。本文总结以往的工作实践，就如何进一步做好文书档案管理工作谈几点认识。

一、获得单位领导重视是做好文书档案管理工作的前提

在一些领导的心目中，档案工作在单位众多职能当中地位不高，是说起来重要做起来却次要的工作。他们把文书档案工作想得很简单，“不就是收集整理一下文件，再归到档案室建立一些档案目录而已嘛”。但文书档案管理工作可分为两个类别:一类是上级组织产生的文档管理;另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是单位及领导开展工作的依据之一，这就要求各级领导要充分重视文书档案管理工作。在加强文档管理工作方面，应做到以下两点:一是要将加强和规范文书管理工作列入全年的工作计划，从硬件设施、软件管理各个方面提供便利条件，从上至下形成重视档案管理的风气;二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理工作中存在的问题及时提出改进意见。

二、完善工作制度和规范管理是做好文书档案管理工作的基本保证

公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其是办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。规范文书档案的管理就是要将发文和收文中的各项工作环节和程序予以规定，并严格按此办理。如收文中签收、登记、拟办等，发文中审核、签发、打印、分发等，每道环节都须按规定程序落到实处。制度是规范人们行为的准则，在进行文书档案管理工作的过程中，各单位要根据工作实际情况，制定相应的《公文处理实施办法》，用制度规范工作、约束工作人员，以制度实施保障文档管理。将《公文处理实施办法》列入部门《规章制度手册》的首位，并组织各部门档案人员学习，进一步提高部门对档案管理工作的认识，提高文书办理之前的质量和效率，减少办公室的复核工作量。

三、平时积累是做好文书档案管理工作的重要环节

档案材料的收集是档案管理工作中文档整理的第一步，也是最重要的一个环节。平时档案材料的积累可使整个收集更为及时全面，为此要做好以下三点，一是健全规章制度。二是加强催收，将坐等上门的收集归档工作转变为主动到各个部门去收集，把被动变为主动。三是加强临时性文件的收集。人员调动或离职是每个单位不可避免的，但往往会有少量的重要文件遗留在他们手中，导致无法及时归档，甚至丢失。对此，档案人员应每年定期在年初着手收集与整理上一年度的文书档案，将重点放在临时性档案资料的收集。四是年终归档。根据文档登记表，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必想办法补齐。综上，平时收集、平时积累可使归档工作事半功倍。

四、注重细节是做好文书档案管理工作的基本方法

“细节决定成败”，细节是一种态度，一种准备，一种精神。做好档案管理细节工作，就是要从各个方面把好细节关，将档案管理好。

一是定制度，就是制定本单位的公文处理、文书档案管理、用印管理等规章;二是选好人，选具备高度责任心、强烈保密意识和较高素养的人;三是详记录，按收发文的不同种类分别进行登记，收发文记录各一，按程序进行，环环相接，避免因遗忘而产生的漏记、漏发;四是分好类，按机构大体进行分类;五是备好案，根据工作需要，每季度做一次备案表，年终时，将做好的备案表装订成册，形成一本档案明细;六是存好档，根据平时所做的记录和分类情况，把文件分别装入档案盒，按时间顺序排放以便备查;七是易查阅，此项工作的难易取决于上述各项工作完成的是否细致，这都靠档案员平时的细心和工作的积累。

五、提高人员整体素质是做好文书档案管理工作的根本途径

档案管理人员的素质直接影响着一个单位档案事业的发展，加强档案人员的继续教育是目前和今后一项刻不容缓的工作任务。特别是电子档案管理方面，改变档案员知识老化和知识面较窄的状况尤为必要。同行间不断沟通、交流，取长补短，实践中总结经验尤为可贵。档案工作也不是封闭的，需要彼此的交流和相互学习，不断增加和丰富新的知识，学习新技术，更新观念，积极参加档案管理方面的培训，对口交流，相互激励，这样才能与时俱进地做好文书档案管理工作。

文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性和正确性。只有切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上提高文书档案的利用率，建立文书档案实际管理工作的运行模式，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，使文书档案管理工作迈上新台阶。