企业档案数字化建设实践

企业档案数字化建设实践

李新梅

（浙江浙能温州发电有限公司）

摘　要：信息技术的高速发展，给企业档案工作带来新的机遇和挑战。加强企业档案数字化建设，是企业档案工作适应企业发展和社会需求的客观要求。文章结合企业档案数字化建设的实践，对企业档案数字化建设面临的困境和应对之策，进行了分析和阐述。

关键词：企业　档案　数字化　建设

伴随信息和网络技术的飞速发展，企业档案数字化建设进入了快车道。无论是从企业发展，还是社会需求的角度看，企业档案数字化工作都面临紧迫的任务。从1993年开始，温州发电有限公司开始了计算机管理档案的实践，当时只录入案卷目录、卷内目录。2000年实施了公文处理系统，文件归档由档案人员重新录入，科技档案使用了东大SEAE 2000软件管理，可以说，迈出了数字化建设的第一步。2002年，公司档案工作晋升国一级目标时，档案信息资源的整合开发利用被提上工作日程，为此，公司于2007年创建了温电档案信息网，形成了公司文书、科技档案、标准图书一体化管理格局，档案利用率得到显著提高。之后，公司档案室又开展了电子备份和数字档案室建设工作，完成了库存科技档案竣工图纸、前期文件、重要施工资料的全文扫描录入以及收发文、特殊载体档案的数字化工作，于2011年被评为省先进数字档案室。虽然，企业档案数字化进程向前迈出了一大步，但工作中面临的问题和困难很多，本文就以此为切入点，谈谈自己的体会，并就如何加强企业档案数字化建设，与读者交流探讨。

一、企业档案数字化建设面临的困境

（一）档案室工作量日渐增加

一方面，公司OA系统是一个可以实现文书程序流转的系统，文书人员从系统中接收或者发送文件，文书程序处理完毕之后再系统归档。公司文件的价值鉴定要由档案室进行，文件形成部门或者处理部门不进行鉴定，这就使得原本由文件形成部门承担的职责转移到了档案室，大大增加了工作量。另一方面，目前公司科技档案软件只是一个归档系统，没有将管理延伸到科技文件的形成阶段，无法对其进行前端控制，这使得档案人员在归档时需要录入科技档案的元数据，工作量也很大。

（二）电子文件保管问题多多

根据档案管理的有关规定，档案室需要将档案的纸质版本和电子版本一起归档，但目前移交档案室的电子文件没有进行检测，无法判定电子文件是否可用和完整，造成这种状况的主要原因是，电子文件的运行需要软硬件配合，但档案室的计算机系统不能满足这种需要，很多移交过来的电子文件无法检测。例如电力系统中热控专业的软件，档案库房中一些年代较早的磁盘已经无法读取和利用。

（三）电子文件安全隐患重重

电子文件的保管不同于传统档案，其易被篡改且不留痕迹以及依赖软硬件的特点，使得其安全管理难度更大。比如，我公司的数字档案在2006年系统升级中曾经丢失3000多条；2010年服务器出现故障，经恢复仍有55条记录丢失。当前，一般企业内网和外网实行物理隔离，电子档案因黑客攻击造成的安全隐患较小，但是因为账号密码信息被人盗用，以及技术人员因工作疏忽、失职等造成的信息被篡改和信息泄密现象却比较常见。

（四）电子文件鉴定面临困境

档案之所以具有凭证价值，就是因为其是真实的历史记录，这是其不同于其他信息资料的特性，当档案的凭证价值难以得到保障时，档案的保存和提供利用也无从谈起了。目前移交到档案室的电子文件中，存在很多问题。首先，移交单位不重视，很多电子文件在形成过程中经历了多次修改，档案室接收的电子文件需要是最终版本，但移交单位往往为图省事随便交一个版本。其次，对移交过来的电子文件，缺乏可靠的技术手段来保障其真实性和有效性。

二、加强企业档案数字化建设的应对之策

（一）加强基础设施投入

档案数字化建设，对档案设施设备和保管条件提出了较高的要求，需要企业在人、财、物投入和档案管理具体事宜等方面，给予大力支持。我公司配备了计算机、大图纸扫描、照片扫描、打印机等先进的档案信息数据加工处理设备，公文采用OA系统、科技档案采用东大SEAS系统，并建立了温电档案信息网，这些都为推进企业档案信息化工作打下了良好的基础。

（二）制定各项规章制度

建立健全规章制度，是开展档案数字化工作的前提。以我公司供热改造项目档案管理为例，档案从形成、收集、整理到验收、移交归档的每一个环节都有制度保证。在首次召开的供热工程工作例会上，明确了档案管理任务和各参建单位的档案工作职责，要求严格遵循档案管理制度。全部档案分类整理按国家、行业标准《重大建设项目文件归档范围和整理规范》及《火电企业档案分类表（修订本）》执行。工程施工、安装资料、施工图纸、竣工图纸由总包单位负责收集和整理立卷；监理档案由监理单位负责收集、整理立卷，工程前期资料和调试资料由业主单位整理立卷。在纸质档案移交的同时，电子文档全部归档。实践证明，一个工程项目的档案数字化工作开展得如何，与整个项目的制度保障是密不可分的。

（三）实施网上查档和数据备份

在工程项目完成后，档案室将以前永久保管的、利用频繁的重要档案进行数字化扫描，纳入网络查档系统，便于技术人员直接在自己的计算机上查找、下载和打印，而无须到档案室借阅档案原件，既保护了档案原件，又大大提高了档案利用效率，减轻了档案人员的工作量。为加强对档案与电子文件的安全管理，我们积极开展了数据备份工作：一是在线备份。以24小时为一个备份周期，白天采用磁带备份，晚上采用硬盘备份。数据存储过程由计算机统一自动管理，确保在任意时刻计算机都保存有当前最新状态的备份数据。同时，由计算机对备份数据实时监控，确保安全。二是离线备份。将档案数据库系统和电子文件拷贝到移动硬盘保存一式两套。一套移动硬盘根据异地备份的要求移交到温州市档案馆，实行异地异质保存；另一套移动硬盘保管在档案库房的防磁柜中，每隔半年检查一次，以确保数据安全。

在企业转型发展的新时期，如何利用档案资源优势，发挥档案利用价值，服务企业创新发展，是企业档案工作必须破解的重要课题。而破解这一课题，离不开企业档案数字化建设的创新实践，如今，我们的实践已经起步，但要走的路还很长。