企业档案管理工作主要内容

第四节　企业档案管理工作主要内容

一、电力企业档案内容

电力企业综合档案主要包括:科技档案、科技图书、科技情报、图纸资料、文书档案、会计档案、音像照片档案、荣誉实物档案、磁光盘等特种载体档案及其他档案。

1.科学技术档案

科技档案是电力企业档案的重要内容,有电力生产、科学技术研究、基本建设、设备四大类,归档材料主要有:生产运行过程中形成的原始记录,各类专业总结,技术分析材料等;科学技术研究、技术改造项目形成的档案材料;基本建设项目中从立项开始的前期文件材料,设计单位产生的工程设计的原始材料、图纸,在项目安装、调试、施工过程中形成的技术资料、项目竣工资料、竣工图纸,工程监理、质量监督过程中形成的文件资料,到项目竣工验收移交生产形成的全套文件资料。

电力生产过程形成的档案材料,如运行规程、设备维修作业标准、一次图册、值长日记、运行分析、生产碰头会记录、运行检修生产月报、机组试验报告、煤控值班运行日志、煤场动态图、灰控运行日志、机组长日志、集控运行记录、网控运行记录、化学炉内日志、建筑物沉降观测报告等。科学技术研究工作形成的档案材料,如机组模拟机开发研究,科研项目档案等。基本建设形成的档案材料,如工程管理性文件即标书、合同、工程前期依据性文件、工程各类会议纪要、工程监理形成的文件、工程质量监督形成的文件、基本建设工程各类技术联系单等,工程土建施工过程形成的记录文件、质量验评记录等,工程安装施工形成的施工技术记录、安装签证书、质量验评表、工程调试报告总结、工程性能考核试验报告等,工程竣工文件、工程总结决算等,试生产及生产准备期间形成的档案材料,竣工图纸等。设备档案材料,如购买设备随机带来的说明书、计算书等档案材料、设备监造、安装、调试、检修形成的档案材料等。

2.文书档案(含会计档案)

文书档案包含的主要内容有:党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等管理过程中形成的档案。归档材料主要是企业的管理性文件及业务活动形成的资料,包括:企业党政会议记录,生产专业会议记录,职代会、工代会、团代会等会议材料,厂部发出的各种指示、规定、通知、请示、报告、批转文件、专题汇报,上级下发文件,反映主要职能活动的计划、总结、统计报表等。其中会计档案主要内容有:会计报表(包括年度决算、季、月度报表等);会计账册(包括总账、现金日记账、银行账、明细账等);工资单(包括工资编制依据);会计凭证;会计档案移交、销毁清册等。

3.特种载体档案

特种载体档案主要是指本单位在生产、科研及社会活动中直接形成的、对本单位具有保存价值的、除纸质载体以外的其他载体的历史记录。主要内容有:音像档案、照片档案、荣誉实物档案、磁盘和光盘等特种载体档案。包括胶片、照片(数码照片)、底片(正、负片)、录音带、录像带、影视片、磁盘、光盘、应用软件、电子媒体和获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等不同特殊载体的历史记录。

二、企业档案管理工作的主要内容

企业档案管理的内容主要是负责本企业综合档案管理工作和开发利用工作,为企业生产经营管理工作服务。具体说有:

1.宣传执行档案法律法规

宣传贯彻执行国家档案有关的法律、法规、标准,宣传贯彻执行党和国家、行政区域内的地方政府及上级主管部门关于企业档案工作的方针、政策,执行电力系统上级主管部门有关电力企业档案管理的标准、制度、规定、办法等。制定本企业综合档案工作管理制度并贯彻实施。制订本企业综合档案工作的现代化管理计划并组织实施。

2.档案业务管理

(1)　对本企业科技档案、文书档案、会计档案、音像照片档案、荣誉实物档案、磁盘和光盘等特种载体档案、科技图书、科技情报、资料刊物、电子文件等进行管理工作,即对档案材料进行收集、整理、鉴定、分类、编目、保管、统计、借阅、开发利用和销毁工作。

(2)　对下属部门二级网络的综合档案、资料、台账管理工作进行指导、监督、检查和考核。

(3)　对本企业科技情报的管理工作。

(4)　对科技图书的征订、登记、造册、编目、发放和提供借阅工作。

(5)　对各类技术标准、规范、规程的征订、编目、发放和提供借阅工作。

(6)　对来往的工作及技术联系单、电传、传真的收发、登录、保管和提供利用工作。

3.档案保管

(1)　档案库房:做到库房、办公室、阅览室三分开。库房面积达到要求并留有一定空间。

(2)　档案保护设施设备:配置档案库房“八防”(防火、防盗、防虫、防尘、防潮、防温、防光、防有害气体)设备,空调、除湿机、加湿机、温湿度测试仪、消防设备、换气扇、吸尘器、防光窗帘、防盗报警器等。根据实际需要配备档案保护设备,如防磁声像柜、臭氧杀菌灭虫消毒装置、微波杀菌灭虫消毒装置、电冰箱、复印机、缝纫机等。档案柜、架中均放置抗霉杀虫片等。

(3)　档案装具:档案案卷装盒保存,档案盒尺寸根据国家规定的规格定购,使用无酸卷皮卷盒,规格有1～6厘米厚度不等标准档案盒,会计凭证档案盒、金相底片档案盒根据档案材料尺寸大小定做。

(4)　现代化管理设备:要求引入专用的电子档案管理系统,配备计算机、扫描仪、绘图仪、打印机等现代化设备。

4.档案开发利用

(1)　检索工具:企业档案的检索工具一般有文件材料移交目录、案卷目录、全引目录、检修专题目录、底图目录、特种载体目录等。

(2)　提供利用:企业档案部门为生产经营管理工作提供服务。企业利用计算机网络,提供档案信息服务,将各类档案目录、科技图书目录上网,对外提供借阅以及科技图书对企业职工开架阅览。

(3)　档案开发编研工作:档案部门组织档案的编研工作,开发档案信息资源,利用库藏档案,编研有实用价值的成果。

(4)　档案学术研究:企业档案根据档案行业管理要求,参与档案学会活动,综合档案部门应积极参加学会的档案业务研讨、学术研究、考察调研等活动,开展档案学术论文撰写工作,在各类档案学术期刊上发表档案学术论文等。目前该项工作是属于薄弱环节。

5.档案管理现代化建设

充分利用现代化管理手段,应用电子计算机档案管理系统改善综合档案管理工作,提高工作效率和管理水平。

6.企业档案目标管理升级达标

根据国家档案局发的《企业档案工作目标管理考评标准》,几乎所有企业都纷纷开展了这项工作,取得较好的效果,标准规定企业达到省部级是基本要求,所以很好地促进了企业档案工作。大部分企业都达到省(部)级、国家二级、国家一级等不同级别。但该项工作在2002年停止了,档案行政管理部门目前还没有更好的可使企业档案工作促进、提高、考核的好手段、方法和措施出台。

三、档案工作者的责任与权限

(1)　对综合档案管理工作负有管理责任,执行上级有关法律、法规和标准。

(2)　制止违反档案有关法律、法规的行为,并限期整改。

(3)　对档案管理的长远规划提出方案和建议。

(4)　对档案管理二级网络工作进行检查、监督、业务指导和考核。

(5)　对下属单位或部门的档案管理工作提出考评意见。

(6)　按《企业档案管理标准》,向各部门和个人收集应归档的所有文件材料、荣誉实物和图纸资料,有权退回各部门移交的不符合归档要求的文件材料,并限期整改移交。

(7)　购买、征订图书、期刊、杂志、资料进行入库报销提供借阅利用管理。

(8)　对档案内容失密或泄露现象进行调查,追究责任,提出处罚意见。

(9)　对参加各类项目及工程基建档案、文书档案、特种载体档案、会计档案等考评验收的工作人员提出奖励意见。

(10)　参加重要生产会议、工程竣工验收会、科技成果鉴定会、新购设备开箱等,参加技改项目、检修外委项目、基本建设项目竣工验收;归档材料不全的有权提出不予验收签字意见,并限期整改。

(11)　对改进综合档案管理工作提出合理化建议。