企业档案管理工作重要性

第五节　企业档案管理工作重要性

企业的档案管理工作,普遍存在被认为是只有投入没有产出的部门,因而档案部门的工作得不到应有的重视和承认,不同程度地影响企业档案工作的顺利开展,影响档案工作发挥应有的作用。关键原因是没有从深层次、历史观念、长远观念认识档案的价值,没有认识档案工作的投入与产出及档案管理工作重要性问题,没有真正认识档案工作产生的效益问题。这很值得档案工作者研究和探讨,从而加强档案的管理工作、实现档案的价值、充分发挥档案的作用。现根据某发电厂的档案工作实践及档案工作的投入和产出分析及档案价值来说明企业档案管理工作的重要性。

一、档案管理工作的投入分析

1.人力投入,即组织机构、配备档案管理人员的投入

一般来说,任何一个企业,只要是正常生产经营中,都有档案管理部门,设立档案管理组织机构、档案网络管理机构,配备专职档案管理人员、档案网络兼职管理人员和档案各级分管领导。与主业相比,虽然人员一般较少,但由于机构长期存在,投入就相对较大。由于档案管理有其自身的专业性,要求95%以上档案人员必须进行业务培训,取得《档案证》,方可从事档案工作,且每隔5年必须重新取证,同时还必须接受不得低于40学时/人·年的继续教育培训,这也是一项不少的投入。

2.物力投入,即设施、设备、档案装具配备的投入

由于档案管理的专业特殊性,档案的管理保护技术要求是相当高的,为了确保档案的完整和安全,最大限度地延长档案的使用寿命,要求档案库房必须坚固、必须留有今后20年存放档案的余地。库房内装有安全门锁、防盗的监控系统、通风设备,备有足量的消防器材、防火监控系统等。档案库房必须和办公室、阅览室分开。档案库房必须配置有“八防”保护设备和安全措施,即做到:防火、防盗、防潮、防光、防温、防虫、防尘、防有害气体,等等。如最基本的档案库房的温湿度要求:一般纸质档案温度为14℃～24℃,相对湿度为45%～60%;特殊载体的档案,如照片/底片档案保存温度要求为13℃～15℃,相对湿度要求为35%～45%。这就要求企业对档案工作投入较多的资金,用来配置有特定要求的档案库房、档案保护设备、档案专用装具等,而且这笔投入是相对较大的,企业若为了节省这部分投入,甚至不投入,其结果往往就导致档案的保护管理达不到要求,缩短档案的寿命。另外,为了改善档案管理工作,还必须投入现代化管理的设施和设备,如计算机、打印机、电子档案的存储设备等。

3.财力投入,即维护日常工作开支、消耗费用的投入

由于档案工作的特殊性,工作的过程就是消耗办公用品的过程。档案管理在整理归档过程中,需要大量的档案装具,如档案夹、档案卷盒、卷皮、复印纸张、整理和装订工具,涂改液、号码机、专用油墨、装订线、标签纸、贴标签用的双面胶等,专用档案装具(如会计、照片/底片等档案装具)要定做,价钱普遍较贵;在档案保管过程中的“八防”要求,需要大量的库房及档案保护设备,如去湿机,消毒柜(档案专用),防虫、防霉药品(每两个月库房要放置的防虫、防霉药片),清洁卫生消耗品(档案库房定期进行大清扫)等;在档案的利用过程中,需要复印分发资料,特别是0号大图绘图、复印,成本较高,要消耗大量的纸张、墨盒、墨粉等耗材。

由此可见,档案管理工作的投入,不管从“人、物、财”的哪一方面来说都是比较大的,它比任何其他工作都更明显、更直接,它贯穿企业档案工作的全过程,没有投入就不能顺利开展工作。

二、档案管理工作的产出即效益分析

档案工作的产出则恰恰相反,它不像其他生产和经营活动那样,有直接的、明显的经济效益,在短时期内它根本就体现不出有产出。档案工作的产出是体现在档案的整个生命周期内,体现在档案的服务和开发利用的全过程中,体现在它的无形的档案价值上,即现时的、社会的、历史的、长远的档案价值,从某种程度上说,档案是一种资源,其价值呈现扩大和发展的趋势,它潜在的价值是不可估量的,档案工作的产出远比最初的投入要高得多。现从以下几方面进行档案的产出分析:

1.现时利用档案效益——信息资源、无形资产

从档案的作用的双重性和扩展律来说,它首先是对档案的形成者有用,对档案的形成单位及相关人员有用,是现实作用,它体现的是档案的第一价值。例如,科技竣工档案直接供生产技术人员在日常工作中利用,在机组正常运行、检修、生产技术管理等工作中解决实际问题,维持机组的正常、安全、稳定、可靠、经济运行,文书档案提供生产经营管理部门及领导利用,作为各项管理工作的决策参考等。

可以说,档案的现时利用价值每时每刻都体现在每一个工作人员的日常工作中,如某发电厂输灰公司的工作人员利用了科技档案中的关于真空吸尘车的设备商务部分档案,挽回了十多万美元一辆车的经济损失;设备管理部门利用了锅炉设备金属探伤记录档案,提供了锅炉爆管的预测分析依据,保证了检修质量又节省了大笔检修费用;在1998年某厂1号汽轮机出事故时,机组运行日志档案的利用使事故分析及与外商的谈判具备有力的证据,减少并挽回了经济损失;还有土建档案、经济合同档案的利用,等等。

完整准确的档案资料,快捷方便的查询方式为生产一线的技术人员带来极大帮助,也创造了巨大的经济效益。如某电厂1999年设备管理部门利用历年来焊口RT统计结果,对1号机组屏式过热器焊口进行抽查,结果发现173只不合格焊口,其中一只焊口已经产生裂缝近50毫米,如不及时处理将对企业造成巨大经济损失。2000年一期运煤码头在多年使用后部分管桩出现裂缝,能否靠泊进口煤船需要重新校核,设计部门利用综合档案室提供的地质资料和原设计图纸,不仅节约时间还节省116.2万元的费用。根据统计,两年时间,该厂利用档案产生的经济效益达到352.61万元。这些利用情况都体现了档案的作用及档案存在的价值,即档案的产出。

2.社会效益——社会文化资产

从档案作用的双重性和扩展律的另一方面来说,它对全社会有用,是长远作用,它体现的是档案的第二价值。例如,某厂作为国家重点建设工程,它的设计、基建、安装、调试、生产运行及其经营管理过程和经验,都是极其宝贵的财富,是社会文化资产,它对真实反映我国的社会主义经济建设有着重要的作用,而这些作用是呈现扩大和发展趋势,这时档案的价值就在档案不断被社会各阶层利用、参考时体现出来,其价值是不可估量的。如某厂一期工程档案的利用,为二期工程的招/投标、设计完善、安装、施工、调试等工作提供了参考资料,使二期工程的基建、运行等工作得以顺利进行。档案所潜在的利用价值是无法用经济数字计算的。

3.历史效益——工作借鉴和鞭策、汲取经验教训、取长补短、产生并提高效益的有效依据

随着社会的发展、党的工作重点的转移,档案对生产建设、科学研究和文化教育事业的发展越来越显示出重要作用,其历史的作用是呈不断递增的趋势。它体现在利用档案后,对促进历史研究及维护历史真实面貌、借鉴和鞭策工作、汲取经验教训、取长补短、产生并提高效益发挥重大作用,例如,当经过了漫长的历史时期,企业已不复存在,但企业的各类永久保存的档案仍作为历史档案存放在国家档案馆里。子孙后代的电力工作者通过对档案的利用、研究,找出电力生产建设的成功经验,找出电力企业经营管理的经验教训,找出电力生产企业机制改革的思路和模式,这将对我国的电力事业发展起着不可估量的作用。人们还可以通过对历史档案的研究,认识过去、把握现在、预见未来,在发展国家经济建设事业中发挥重大作用,其档案的价值,已远远超过保管档案所投入的各种资源的总和。

由此看来,档案管理过程中档案工作的投入和产出并不是在某一短暂的时间或过程中就能体现的,档案工作的投入往往是直接的、明显的,而档案工作的产出则是间接的、不显而易见的,它的时效关系和潜在价值是不能以简单的数学公式可以计算出来的。档案工作不管是过去、现在还是将来都将产生无可估量的经济效益、社会效益和历史效益。因此,不管是在市场经济还是在计划经济条件下,在企业生产经营活动的每一个时期,都应正确地认识档案工作的投入和产出问题;都应当重视档案工作并加强档案的全过程管理工作,以充分发挥档案的效用,使档案工作真正为企业的生产、经营活动提供优质服务;真正为社会主义经济建设提供高效服务;真正为国家的发展、繁荣富强提供忠实的服务。使档案工作产生的效益达到一个更高的水平。

三、档案价值分析

档案的价值就是档案的自身客观属性满足主体需求的过程。档案自身的客观属性和档案主体的需求:档案自身的客观属性是档案价值实现的基础,档案主体的需求是档案价值实现的前提。档案价值是由档案自身属性决定的保存价值和满足主体需求的利用价值。

1.从档案的定义、本质、属性看档案价值

《档案法》第二条规定:“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家、社会、个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”它从法律层面规定了档案是必须有保存价值的历史记录。这是对档案价值认识的提高。从档案的本质、属性看,一方面,档案是人类保存记忆的最好工具,具有原始性、本源性、回溯性,这是档案的本质,它决定了档案必须加以很好保存,人类文明才得以传承,因此档案本质决定了档案具有保存价值,这是档案与生俱来的价值。另一方面,档案不是为保存而保存,档案除了原始性、记录性外,还有知识属性、信息属性、情报属性等,这就说明档案来源社会,必然回馈社会,被社会所利用,因此它又具有利用价值。

2.从档案工作具体内容看档案价值

档案工作的内容是档案工作者劳动的具体体现,也凝结了档案的价值。档案工作中的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用几个环节,其实就体现了档案工作的两个方面,即收集管理和提供利用。一方面,档案人员通过收集、保管、鉴定等手段,来实现档案的保存价值;另一方面又通过整理、编目、编研和利用等一系列工作,来确保档案利用价值的实现,收藏管理与开发利用永远是档案工作对立统一的两个方面,是档案价值在档案实际工作中的很好体现。档案综合管理模式的推广,是对档案的保存价值和利用价值的整合。

3.从档案的价值形态看档案价值

档案的保存价值和利用价值可以涵盖档案的所有价值形态。如档案的现实价值和长远价值就是档案保存的时间性和利用的时效性的体现;又如档案的凭证价值和情报价值,它是档案的两种基本价值,其实就是档案的利用价值,它说明了档案能满足主体的不同需求。再如档案的第一价值和第二价值,只是档案的利用价值实现的场所和满足的主体对象不同而已,也没有离开档案利用价值的范畴。总而言之,档案价值的形态尽管有许多种,但归根结底,都体现在档案的保存价值和利用价值中。

综上所述,只有认识到档案工作的重要性,加大对档案工作的投入并通过档案人员的积极努力,以“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的精神,做好档案工作,才会有“前人栽树,后人乘凉”的大好局面。事实证明,对档案工作的不断投入,是企业家远见卓识的体现,它必将产生显著的经济效益和社会效益,提高档案的保存价值和利用价值,而档案就是企业为历史留下的一笔宝贵财富。