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办公用品配备与管理

时间:2022-06-14 百科知识 版权反馈
【摘要】:项目一 办公用品配备与管理◎学习目标知识目标●了解办公用品的分类。同时,办公用品作为办公经费开支的主要部分,与减少企业运营成本、提高企业经济效益也有很大关系,所以企业在加强行政办公事务管理时,也必须重视对办公用品的管理。

项目一 办公用品配备与管理

◎学习目标

知识目标

●了解办公用品的分类。

●了解办公用品管理的内容。

●掌握办公用品采购和发放程序。

●熟悉办公用品的保管和维护。

●掌握办公用品费用管理。

能力目标

●能够采购和发放办公用品。

●能够保管和维护办公用品。

●能够合理控制办公用品费用。

◎工作任务

●任务一:办公用品的程序化。

●任务二:办公用品的管理标准。

◎导入案例

嘉欢是一家能源公司的办公室文员。月底,按照惯例她把做好的公司下月办公用品采购计划表交给老板审批。老板看了看申购表,皱起了眉头,责问为什么办公用品用消耗得这么快。

嘉欢无奈地解释说:我又没时间老是去盯着他们,特别是做业务的员工普遍喜欢浪费公司的办公用品,一张纸上写上一个电话号就不用了。笔也是到处可见,就不知道是谁的,要用时却到处找。

老板说:这些虽是小方面的,但是还是要适当的控制才好。

思考题:请你给嘉欢一些建议,帮助她管好公司的办公用品。

提示:办公用品的管理繁杂琐碎,大到一套办公桌椅、一个文件柜,小到一支笔、一张便笺条,遗漏其中任何一项物品都会给办公带来不便。作为办公室一项基本事务,如何管理控制好公司的办公用品成为你必须思考的问题,也是必须掌握的企业事务处理技巧。

◎理论导读

办公用品管理概述

企业在进行行政办公时,需要一些必要的办公用品才能使工作顺利完成,如办公室的电脑、打印机、电话、传真机、复印机、纸张和笔等。办公用品作为办公工具,其性能及管理中的每一个环节都直接与办公人员的工作效率发生联系。同时,办公用品作为办公经费开支的主要部分,与减少企业运营成本、提高企业经济效益也有很大关系,所以企业在加强行政办公事务管理时,也必须重视对办公用品的管理。

一、办公用品的分类

办公用品有广义和狭义之分。狭义的办公用品包括办公室中除办公设备以外的所有用具、用品(英文Office SuPPlies)。而广义的办公用品则包括了办公设备。严格地说,在办公用品和办公设备之间没有严格的界限。办公用品也有普通办公用品和专业办公用品之分。我们常见的订书机、文件栏、文件夹、签字笔圆珠笔、传真纸、复(写)印纸等都属于普通办公用品。专业办公用品比如财务办公用品等。

一般而言,我们把办公用品分为以下几种类型。

(一)日常用具类

日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。它又包括:

1.纸簿类:复印纸、打印纸、传真纸、信纸信封、便笺纸、稿纸、卡纸、等其他纸品。表格单据、档案用品、复写纸、账簿账册、会议记录本、记事簿、电话簿、收文登记本、发文登记本等本簿。

2.笔尺类:白板笔、钢笔、记号笔、签字笔、荧光笔、中性笔、笔芯、铅笔、铅芯、光盘笔、粉笔、橡皮、修正液等。

3.装订类:打孔器、订书机、起钉器、胶带/双面胶、曲别针、大头针、小夹子、剪刀、橡皮筋等。

4.家具类:保险柜、文件柜、报刊架、杂志架、展示架、办公桌、电脑桌、会议桌、办公椅、沙发等。

5.数码类:U盘、MP3播放器、数码录音笔、移动硬盘、数码摄像头等。

6.桌面类:笔筒、笔座、日历座、文稿架、胶水/胶棒、名片盒、名片册、削笔器、转笔刀、垫板、印台、印油等。文件筐、文件盘、公文篮、板夹、公事包、资料册、抽杆夹、名片册、票据夹等。

7.日用劳保类:日化清洁用品、劳保用品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、电源插座、电池等。

(二)电脑耗材类

各种原装以及品牌硒鼓、墨盒、打印机填充墨水、软盘、刻录盘、鼠标、鼠标垫、键盘、电脑清洁用品、耳机等。

(三)办公设备类

计算机、电话机、传真机、打印机、复印机、考勤机、碎纸机、装订机、投影仪、一体机、照相机、摄像机等。

二、办公用品管理主要内容

1.采购:根据库存和消耗情况,提出采购计划,经主管领导批准后选择供应商。采购时,要选择物美价廉、经济耐用的物品,减少经费的开支。

2.保管:专人负责办公用品管理,建立库存台账,做到进出有记录,账货两相符。定期进行库存检查,确保易耗品及时供应。

3.发放:建立完善的发放管理程序,手续齐全,并控制和监管办公用品的使用。

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