档案管理工作的开发步骤

三、档案管理工作的开发步骤

这次实物档案研究开发涉及面广,应用范围大,其中包括图片、证书、字画三大块,为了使开发利用研究成果既有科学性又有实用性,既有统一性又有合理性,最大限度地发挥实物档案的作用,我们采取了“调查论证、制定计划、组织实施、突击完成”几步走战略。

为把这项研究工作搞好,在理论上我们认真研究探讨,实践中不断摸索总结：

一是加强组织领导。2002年初,在台领导的支持下,我们首先成立了课题研究组,熟悉档案工作和计算机研究的业务骨干为成员。在对该课题进行了反复的可行性论证的基础上,制定出工作计划,并将工作逐项进行分解。工作中组长亲自过问,副组长亲自抓,小组成员各司其职,相互配合,定期召开课题研究情况交流会,及时解决课题研究中存在的问题,保证了课题研究的顺利进行。

二是开展社会调查论证。为了全面了解此类档案的管理情况和发展方向,我们采取请进来指导、走出去学习相结合的办法。我们请省档案局业务指导处的领导、专家来做前瞻性的指导,介绍全省此类档案工作做得好的单位,并组织人员到中央电视台、省美术馆等单位考察学习,认真咨询和征求各方面意见,使我们的课题研究更加趋于科学和实用。

三是确定研究计划。根据社会调查,考虑到这部分档案查找利用的规律,确定了研制这套软件的标准。图片档案按年代、机构分类后,再在机构里按不同活动进行划分,选择存档照片,并配有底版和文字说明；证书档案按年代、机构奖项名称、奖项级别进行分类,然后再著录作品和作者名称；书画档案则按年代、作品类别（书法、山水、人物、花鸟）进行分类,每幅作品再著录作者、标题、尺寸、装裱等相关信息。这样把三部分实物档案依据其特性做了具体的要求,确定了研究计划。