开发区档案管理工作大有可为

开发区档案管理工作大有可为

李　静

（杭州钱江经济开发区管理委员会）

摘　要:本文针对招商引资引进项目企业入驻开发区后，开发区管委会如何为入区企业开展档案管理工作提供策划、指导、培训，建立档案管理体系，全面加强开发区档案管理工作提出了明确的目标任务。

关键词:开发区　企业　档案管理　指导

随着开发区建设脚步的加快，招商引资引进项目企业入驻开发区后的档案管理工作被提上了重要的议事日程。下面就以杭州钱江经济开发区为例，围绕对开发区招商引资入区企业建档内容、加强策划到开展培训，建立健全开发区招商引资档案管理体系，积极为入区企业和开发区建设服务，谈谈笔者的工作体会。

一、实施跟踪建档

一是背景档案。收集有关企业成立资质、注册资本、信誉、经营范围、涉足行业领域等的档案；建立企业注册商标、标志、广告、媒体宣传、拥有的专利等知识产权、企业知名度、产品可信度等档案；建立关于企业创建人经营理念、战略思想、荣誉信息等的档案。二是洽谈档案。将企业进行洽谈的内容以文字、录音、录像、照片等形式完整地记录和保存下来，不但可为企业签订合同协议打下基础，而且能在发生纠纷时提供可靠的凭据。三是变更记录。如负责人更换、地址迁移、机构撤并、职能调整、机构名称更换等，发生这些变化时要注意将有关红头文件、证书、会议材料、照片甚至主要媒体的报道及时收集保存下来；又如工程建设中经常会有设计变更，这种设计变更直接关系到项目投资、工程质量和功能变化等，十分重要，是要重点收集的内容。四是常规建档。要将反映企业税收、企业重大活动、申请专利、发明、技术改造以及其他反映企业荣誉的档案资料收集齐全，进行整理归档。

二、加强引导服务

招商引资企业大部分是民营企业，还有一部分外资企业。经营模式各异，管委会应采取积极引导、服务为主的方式开展档案管理工作。如杭州钱江经济开发区管委会通过积极为开发区内企业进行档案工作策划的方式，打开了档案工作局面。

（一）总体框架

设计指导思想是，根据《中华人民共和国档案法》和公司整体发展规划，设计与公司发展同步的档案系统，使之成为能满足需求并提供增值服务的保障体系。

编制基本原则包括以下内容:一要统筹规划。要对需求进行详细分析，对现有的软件和硬件进行最大化的整合和利用。充分发挥各方面的积极性，分类指导，分层推进，分步实施。二要整合资源。通过统一业务标准、加强信息整合，实现档案的系统化、规范化，使档案发挥最大的效益。三要规范流程。要对现有档案管理流程进行改造，确保业务部门与档案部门在统一的应用模式下协同工作。四要保障安全。要正确处理利用与安全的关系，综合平衡安全成本和效益，制定并完善档案信息与业务信息安全保障体系。

（二）总体规划建设步骤与目标

总体规划建设步骤:第一阶段要完成整体规划和建立集中统一分级管理的档案管理新系统。实现公司建立全宗，公司各部门文件、档案集中统一；分公司文件、档案实体集中统一分级管理，每年定期向总公司报送档案条目。第二阶段要在第一阶段的基础上实现文档一体化，即将档案与ERP等系统对接，实现一体化管理。这是一个持续改进、不断完善的过程。通过文档一体化，实现从文件产生的源头抓起，涵盖文件产生、运用、归档、永久保存的整个生命周期的全过程档案管理。例如实现文件一个代码终身使用，通过唯一代码把历史有机联系起来。在这个阶段主要实现工作流、生产流、科研流、贸易流和档案管理系统的有机结合。第三阶段要随着系统的完善、信息资源的积累，实现企业知识化、信息决策化的最终目标。通过建立企业知识管理平台，最大限度地实现企业内部信息资源共享，确保企业内部文件、档案和其他信息的全面管理和资源共享，并有效提高企业知识的利用率。

总体规划目标:一是实现企业各个系统之间的集成。结合公司内部各个业务系统，通过多种方式和手段，实现各个系统之间的集成，最终实现企业智能决策。决策支持系统通过结合个人的智力资源和计算机的能力来改进决策质量，这建立在企业各类信息集成，以及对这些集成数据进行强有力分析的基础上，是一个持续改进，不断完善的过程。二是建设周期。初步计划三年建成，如果ERP系统在公司应用已很成熟，则可将第一、第二阶段合并建设。

三、开展专业培训

培养专业档案管理人员队伍，是加强开发区档案工作的必要条件。为此，要积极推荐各企业档案员参加档案局举办的各类档案培训班，并有针对性地开展企业档案管理专题培训。如杭州钱江经济开发区内的基建项目，近几年陆续进入了竣工验收阶段，同时档案的规范化建设也提到了议事日程。针对这种情况，开发区管委会有针对性地举办了“工程档案实务操作培训班”，很受欢迎。

新时期，加强开发区招商引资项目企业档案管理工作，是开发区建设不可或缺的重要内容。我们通过跟踪建档、引导服务和专业培训，初步搭建了开发区档案管理工作的良好平台。然而随着开发区建设的飞速发展，开发区档案管理工作必将面临更多挑战。我们将与时俱进、创新实干，努力开创工作新天地。

参考文献:

［1］覃兆刿.企业档案的价值与管理规［M］.北京:中国出版集团世界图书出版公司，2010.

［2］程靖.企事业档案管理人员培训的重要性［J］.天津档案，2007（8）.