档案统计的步骤与方法

档案统计大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。

档案统计设计是档案统计工作的第一步，是指搜集档案及档案工作数据的调查计划，它包括资料搜集、整理与分析过程的统计设想和科学安排，在整个设计中占主要地位。档案统计设计的主要内容有：

1.明确统计调查目的和指标

任何统计工作都要有明确目的。尽管各项统计调查的具体目的不同，但从解决问题的统计角度来说，不外乎两方面，一是了解参数（即总体的统计指标数值），用以说明总体特征，如某档案室档案利用人次和卷次、某档案馆馆藏档案数字化率等；二是研究现象间的相关联系，以探索原因，如馆藏数量与利用数量的关系。然后要把调查目的具体化到指标。

2.确定统计调查的对象和观察单位

统计调查对象是根据调查目的和指标确定的调查总体的同质范围；观察单位是要调查的总体中的个体。以此作为统计计算单位。

3.统计调查的方法

统计调查的方法按照调查的范围不同，可分为普查和非全面调查。普查是将组成总体的全部观察单位加以调查。非全面调查包括典型调查和抽样调查两种。典型调查是有意识地选择好的、中间的或坏的典型来调查；抽样调查是通过随机抽样来推测全体特征，在实际工作中应用最多。

4.统计调查方式

包括直接观察、走访、填表和通信四种方式。前两种调查资料由统计研究的人员直接记录，质量可靠。后两种则由被调查者自己填写，误差会较大。

5.调查项目和调查表设计

把统计调查的项目列成调查表，要精简明了，必需的项目不要遗漏，无关项目不要列入表内，这样做便于填表人的理解和正确填写。拟订调查表应注意以下事项：只包括能解决调查任务所必需的问题；只包括那些能得到答复的问题；避免引起被调查者的疑虑；问题答案定义要明确。

档案统计调查是档案统计工作的关键环节，其基本任务就是采取科学的方法，借助各种调查表，有计划、有组织地为档案统计获取原始数据。档案统计调查的基本方法有统计表报和专门调查两种。

1.统计表报

统计表报是各级档案行政管理部门和档案馆（室）按照一定的规定自上而下地向同级和上级档案行政管理部门定期报送的统计材料。它是档案统计中最基本、最经常的一种调查方式，往往带有专业性和强制性。建立基本的档案统计表报制度，对于档案行政管理部门在统计工作中搜集必需的数据，及时掌握情况，指导和改进工作，都是十分必要的。

表报制度的主要特点是：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的指标、统一的计算方法和统一的报送时间与程序，自下而上报送。统计表报的目的是通过经常的、连续不断的登记来连续反映事物在一定时期内的发展过程。近年来，随着档案统计工作的开展，统计表报制度在不断改进和完善，国家档案局在制发《全国档案事业统计年报制度》的基础上，还开发了相应的计算机软件，使全国档案系统的统计工作日趋规范化、现代化。

2.专门调查

专门调查是为了认识和解决某一专门问题而临时组织的调查。它是统计表报的补充形式，其目的是用以反映某一事物在一定时间内的发展水平和状态，所以往往采用的是一次性调查的方法。专门调查可以分为普遍调查和抽样调查两种类型。

组织档案统计调查是一项科学性很强的工作。统计调查必须遵循以下原则：以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料；对不同的对象应该采取不同的调查形式和方法，并且使各种形式、方法合理地结合；遵守观察的同时性和定期性。在档案统计调查中，还必须确定统一的、准确的调查目的、任务、调查对象、调查单位和报告单位，以及统一的调查时间和地点、调查方法、调查纲要，只有这样才能使统计调查按照最必要的项目和统一的口径进行，从而取得可以综合的原始资料。

档案统计整理就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。

统计整理的基本方法是统计分组。统计分组是对统计对象和有关数据按某种特征或标准进行分类（分组），然后将各组内的统计对象和数据进行排列、汇总，从而说明各类现象的质的特征与发展规律。正确地选择分组标准是保证实现分组任务的关键，是使统计研究获得正确和有用结论的前提。

档案统计分组按分组采用的标准多少分为简单分组和复合分组两种方式：只采用一个标准的分组称为简单分组；同时采用两个或两个以上标准的分组称为复合分组。

统计分组工作及其结果是通过各种各样的统计表来具体表现的。档案统计表就是把档案统计调查得来的原始数据进行汇总的一种工具和表达方式，与统计分组相对应，有简单统计表和复合统计表两种。

档案统计分析是对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。它是在前几个阶段工作的基础上通过分析从而达到对研究对象更为深刻的认识。高质量、准确而又及时的统计数据和高层次、有一定深度、广度的统计分析报告是统计分析的产品。统计分析的方法包括以下几种：

1.对比分析

对比分析是对档案和档案工作中某些可比的对象或因素进行对照比较，以发现区别、差距和规律的方法。

2.相关分析与因果分析

相关分析与因果分析是对造成档案和档案工作中某种情况的内部和外部的各种因素之间的内在联系或因果关系进行分析，进而提出解决问题的方法。

3.静态分析和动态分析

静态分析是对档案和档案工作在某一时间或空间的状况进行分析，以掌握其绝对数量或当时的总体特征、发展水平。动态分析即对档案和档案工作的发展变化过程进行分析研究，以掌握其发展规律和特点。

4.综合分析

综合分析又称全面分析，是在较大范围及领域内，对档案和档案工作的全面情况进行分析研究的方法。各级档案行政管理部门组织实施的在档案事业基本情况统计调查基础上所进行的全国或一个地区的档案统计分析，就是一种典型的综合分析。这种分析对于档案事业发展的宏观决策具有重大意义。

5.系统分析

系统分析是运用系统论、控制论、信息论的原则和技术，对档案和档案工作的现象和过程进行分析研究的方法。这种分析方法能够从全局的角度分析问题，并追求系统的优化和总体效能的最大化。