中外企业档案管理研究现状

第三节　中外企业档案管理研究现状

由于多种原因,我国的企业档案管理研究不够深入;欧洲国家、美国、日本等市场经济较发达的地区和国家对企业档案管理主要采取自主发展的原则,理论研究也不多。因而,全方位地了解国内外企业档案管理的研究状况和实践很有必要,也能为从整体上把握企业档案管理创新发展提供更多的视角。

一、我国企业档案管理实践与研究状况

我国企业档案工作作为国家档案事业的一个组成部分,在国家档案局的领导下,自上而下地组建了规模庞大的企业档案室(馆)网。长期以来,各企业采用了基本相同的方式开展档案工作。随着企业改革的深化,近年来对企业档案管理的研究主要包括以下几个方面:

1.企业档案的资产属性研究

针对企业因档案管理不力造成经济损失的普遍现象,档案理论界呼吁“企业应将档案纳入资产管理范畴”。目前主要有三种观点:其一是认为企业档案是资产。档案可以避免企业经济损失,亦是间接起到为企业增值谋利的资产,尽管企业档案“是一种具有极强依附性的企业资产”、“不是一种可以用会计手段单独核算”的特殊的企业资产(注:李扬新《对“企业档案资产性”争论的反思》,《云南档案》2001.3)。其二是认为部分参与企业生产经营、能为企业直接创造利润的企业档案才属于企业资产,如商标档案、专利档案、科技档案等,而文书档案则无资产属性。其三是企业档案无资产属性。这主要是从会计学上的资产概念来分析的:企业档案不是经济资源也没有稀缺性(注:梅先辉《对企业档案“资产属性”的质疑》,《档案学研究》1997.3),企业档案无法进行会计学上的货币计算(注:宗培岭《企业档案的非资产性与企业档案工作的资产管理性》,《档案学研究》1996.增刊)。这些观点都强调企业档案像资金、设备等一样对企业的重大意义,希望企业增强档案意识,重视档案,像企业资产一样来规范企业档案的管理。

2.企业档案所有权研究

企业档案的所有权研究是伴随我国企业产权多样化而出现的。企业所有权的划定,将影响到档案行政管理部门对企业档案工作监管的广度和深度。对企业档案所有权(包括占有权、使用权、收益权和处分权)的分歧主要集中在企业档案的处分权上。企业档案作为企业财产的组成部分之一,不管企业的所有制成分如何,其档案的占有权、使用权、收益权归企业所有,这一点已在档案界达成了共识,如白相谦文(注:白相谦、袁莉华《国有企业档案特点新探》,《中国档案》2001.3)和张兆忠文(注:张兆忠《私营企业档案姓什么》,《档案学研究》1999.2)。至于档案处分权(指档案的公布、开放,销毁、出卖、转让等权利),依《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第17条的规定,国有企业不能随意出卖国家所有的档案,也就是说没有独立的处分权;而非国有企业是否拥有独立的档案处分权尚有较大争议:其一是以《档案法》为依据,认为任何企业对部分“对国家和社会有价值的档案”的处置仍受档案行政管理部门监管;其二是依据档案作为企业财产的一部分,认为非国有企业的所有制性质决定其对档案有独立的处分权。

3.企业档案管理的现状及原因分析

企业档案的重要性与企业档案管理在企业中的地位及现状的矛盾,使得企业档案管理现状及原因分析一直以来都是档案理论界在企业档案管理研究中经久不衰的课题。但大多忽视了企业的本质、企业档案管理与企业管理的关系、企业与档案行政管理部门在企业档案管理方面存在的矛盾等问题,导致对原因的分析雷同而没有揭示出其本质,自然难以解决“矛盾”。大多数文章认为企业领导注重经济效益而轻视档案工作(注:蔡玉青《努力探索非公有制企业档案工作的途径》,《档案与建设》2001.5),档案意识薄弱和企业认为档案管理成本太高(注:陶关土《非公有制企业档案工作思考》,《浙江档案》2001.3)是非公有制企业档案管理落后的根本原因。解决方法也不外乎宣传《档案法》和加强档案行政管理部门对非公有制企业档案管理的监管力度,甚至提出“各级政府应要求非公有制经济主管部门和工商行政部门首先负起非公有制企业档案管理的主要责任”,“无企业档案管理制度、无专兼职档案管理人员、无必要的档案管理设施的非公有制企业的申报,非公管理部门可暂缓审批,工商部门可暂缓注册”,年检时“不达标的要限期达标,再不达标的不予年检,直至注销”。(注:张化吉《非公有制企业档案管理琐谈》,《贵州档案》2000.3)今天看来,这种提法实际上既超出了工商等部门的职权范围,也干涉了企业的内部管理事务,抛开企业管理而谈企业档案管理,极为不妥。

4.企业档案管理体制与模式研究

我国的企业档案管理体制和模式变化不大,理论研究历史较短。这一阶段档案界主要是学习、模仿的阶段,对这一问题的研究主要还是学习和总结。

随着经济体制和企业改革的深入及企业所处环境的诸多变化如信息技术的广泛应用,信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等,这种旧有的管理体制开始发生细微变化,研究论文开始多起来。宗培岭认为,在市场经济条件下,应在企业“行业、系统内组建档案工作学会、协会,分会式工作委员会等民间组织,依靠他们作为档案行政管理部门进行宏观调控和监督行业档案工作的中介”(注:宗培岭《对市场经济体制下企业档案工作管理体制的探讨》,《浙江档案》1998.1)。马素萍则进行了更为具体的论述,认为“档案行政管理部门要从为企业服务的角度,来规范企业档案管理工作”,“应该从以行政手段为主的管理方式转向依法加强对企业档案工作的监督和服务”,并提出了企业档案管理模式的设定原则(注:马素萍《企业档案工作管理体制研究》,《北京档案》2002.5)。其共同点就是:应实行“小政府,大社会”的格局,增强企业的自主性,档案行政管理部门应将企业档案管理的某些权力下放或弱化,由企业档案工作协会等民间组织起管理的主导作用。

关于企业档案管理模式,大多数学者主张档案行政管理部门应该赋予企业自主设立的权利,避免那种不顾企业行业特点、企业自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。如白相谦、袁莉华的《企业档案工作自主发展的历史演变及趋势》(注:白相谦、袁莉华《国有企业档案特点新探》,《中国档案》2001.3)等;除了从传统的管理模式演变出的各种管理模式之外,有不少学者在探讨企业档案管理社会化(或商业化)的可行性,如卞昭玲文(注:卞昭玲、范宗斌、顾宏革《关于“企业档案托管机构”的设想》,《档案学通讯》2001.4)。

5.面对“新形势”企业档案管理转变研究

“新形势”并非指某个具体时期企业所处的环境,而是动态的,在不同的时期,企业所处的环境可能会发生很大的变化。为了适应这种变化,企业的经营管理及其战略必须有所改变。面对“新形势”企业档案管理转变这一课题的研究,实际上反映了档案界要求企业档案管理主动适应企业经营管理的趋势。这一课题的研究主要集中在三个“新形势”上:一是市场经济;二是信息、网络与知识引起的信息管理阶段的演变;三是WTO(World Trade Organization,世界贸易组织)。

研究内容主要有:

一是企业档案管理体制与模式的转变。

二是企业档案管理人员素质要求。“新形势”对企业档案管理人才的要求标准更高,要求具备档案学专业知识、企业业务相关的专业知识,信息管理知识、IT知识、外语知识、管理能力、沟通能力、团体协作能力、创新能力、知识融合能力等,要求的是各领域专家的合一。集多种知识和能力于一身,的确有相当大的难度,对此,方晓丹认为应“将不同年龄、性别、不同专业的人才组合起来”,形成一个优势互补的稳定的档案人才群体(注:方晓丹《市场经济条件下企业档案人才的群体结构》,《兰台世界》1998.3)。但是对于一个企业来说,这种从事档案管理的人才群体存在的可能性到底有多大,就很难说了。

三是企业档案管理的地位与职责的转变。档案界一致认为,在“新形势”下,企业档案管理的作用将越来越大,所担负的职责越来越重要,但这要以企业档案管理积极适应企业经营与管理的要求,真正做到提供其他工作所无法替代的服务为前提。任晓美认为,“企业档案的完整与安全,在一定程度上决定着企业的存在与发展”(注:任晓美《企业档案应适应市场经济的需要》,《现代企业》2000.4)。马海群强调了企业档案管理在企业知识管理中所起的重要作用,如“推进企业管理资源建设与管理”、通过企业档案开发来“明确销售市场,制定开发与营销战略,强化企业在市场竞争中的优势”、“扩展知识积累”、“构建企业知识财富”等(注:马海群《知识管理与企业档案资料的开发利用》,《档案学研究》2001.5)。而贺真从CIO(Chief Information Of ficer,信息主管)的产生对中国企业档案工作者的影响与启示这一角度,论证了企业档案管理在企业信息管理中的举足轻重的地位与作用,他指出:“中国的CIO离不开企业档案工作者”,甚至阐述了档案工作者成为CIO的优势和可能性(注:贺真《CIO(信息主管)职位对中国企业档案工作者的启示》。《档案学通讯》1999.3)此外,国家档案局张永慧在文中指出,“企业档案是企业实力的体现”、“企业档案工作……会成为成功企业的自觉行为”,将在企业贯标和反倾销中发挥巨大的作用(注:张永慧《企业档案工作适应入世的初步思考》,《中国档案》2002.1)。

6.档案学研究的发展趋势

(1)　档案学研究方向。中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战,正逐步从计划经济走向市场经济;正逐步从工业社会走向信息社会,进而走向“以现代科学技术为核心,建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济”的时代。总结和展望学科发展,推进学术进步,已成为我国档案学界研究人员的重要课题之一。

如吴宝康同志呼吁建立“国际档案学”,并提出将档案学划分为内容研究、管理研究、保护研究,并各自独立发展的“一分为三”的观点;王德俊同志总结了当前国际档案界的三个学术新动态,即纪念荷兰手册100年、世界记忆项目、电子文件及其管理;和档案记忆、后保管模式、档案事业三大支柱、档案文件保管费用、档案所有权5个学术新观点;何振同志指出了我国档案学的危机与发展契机;魏莉同志提出了及时更新档案学理论,尽快制订长远学术研究规划、改革管理方式、改进研究方法的改革观点;李财富同志发出了档案学研究的集约化倡议;潘玉民同志做了档案学研究走向21世纪的思考;以及《档案学通讯》1998年第4期编发的“21世纪档案学基础理论研究态势的预测”之笔谈,等等,都很有代表性。

(2)　档案学术发展的趋势特征。

①深入细化特征。我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下,初步构建了档案学的框架体系和分支学科,这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲,它仍是一门年轻的学科,还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战,档案工作的实际需要,档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上,将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时,在档案管理学、科技档案管理学之外,又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、会计档案管理、金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上,将会有许多更加深入的研究和理论的突破,如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究,等等。当然,分支学科的细化、创建不应是“人为制造”,而应该遵循客观事物的自然发展规律,应运而生。反对“为学科而学科”,甚至动辄冠之以“×××学”,而没有该学科独立学科内容和体系;相反,一些理论经过不断实践、不断深化,越来越成熟,越来越丰富和系统,即便不称为“×××学”,也应该是档案学的一个分支。

②吸收创新特征。档案部门目前正面临着市场经济、信息社会特别是知识经济的大潮与挑战,以及高新技术的应用与渗透,我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现,作为活跃的生产力因素,自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段,充实与强化档案学科自身的内涵,如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果,解决档案学科的自身建设,解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如,引进先进的科技理论与手段,解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。

③求实应用特征。近些年,档案学理论界开展了“档案学理论与实践关系问题”的大讨论,求同存异,取得了共识。理论产生于实践,又为实践服务;实践呼唤理论,理论是实践的先导。档案学是一门应用学科,理论对于实践的意义和理论与实践的关系在档案学术研究中将进一步得到重视和体现。档案学这一门年轻的学科,其正确走向和真正出路在于真正解决档案工作的实际问题,正确解释档案的诸多现象,勇于接受档案实践的挑战。如在市场经济条件下档案产权的归属与流向、档案馆的社会文化功能如何进一步体现、档案工作的立法与执法、档案价值鉴定和保管期限表的修改、文书档案的立卷改革、CAD技术在科技档案工作中的应用、各档案馆信息联网的现状与前景等。这些档案部门的实际问题,档案理论界将给予科学的探索与指导。

④零整结合特征。我国档案学术的真正振兴是在改革开放之后。这些年来,档案学术研究的发展有了长足的进步、可喜的成果。但在研究力量的分布和课题的计划、组织方面,总体来讲,还处在较为分散和自发的状态。由于缺乏有效的组织和集中研究力量攻关,一些重大课题的研究显得薄弱和后劲不足,而一些“时髦”课题,往往出现重复现象,或一些课题由于能力所限而挖掘不深,制约和影响了档案学术的水平和质量,对档案学科建设和进一步发展是极为不利的。目前,从研究机构来看,有国家档案局档案学理论研究室设在教育中心内,有中国档案学会,包括地方分会和行业分会,有些省也成立档案科研所,承担着各自的研究任务;从研究力量来看,上述科研机构、学术团体的主要成员,各高校档案专业的师生队伍等都是档案学术研究的主要力量。化零为整,协同合作,既具有现实需求,也具备了人才条件,这点,也为越来越多的有识之士所认同。从实际情况来看,在目前和今后档案部门的重大科研课题,靠自发、个体的力量已很难完成,如“2010年我国档案事业发展战略”、“中国特色的社会主义档案事业”、“我国档案管理现代化”、“我国档案学发展的历史、现状与趋势,档案学科体系与分支学科”、“办公自动化过程中文书处理与立卷问题研究及电子信息技术对档案工作的影响”等重大研究项目的完成,只有靠集体的智慧、集体的力量组成若干个课题组,由熟悉和掌握相关理论知识和有较高学术水平的人才相结合,取长补短发挥各人专长和优势,集中优势兵力,有计划、有组织地集体攻克一个又一个学术课题。在今后相当长的时期内,档案学术研究将呈现个体自发研究和集体攻关相结合的发展态势。

⑤百家争鸣特征。近年来,随着改革开放的不断深化,档案界积极贯彻“百花齐放、百家争鸣”的方针,逐渐开始有了档案著作评述、档案观点评论,有了不同理论的阐述,有了批评和反批评,有了争议现象,有了争鸣的气氛。如围绕着“档案的商品属性”、“档案的分类问题”、“文件的生命周期理论”、“中国是否建立文件中心”、“档案鉴定理论与实践”、“电子文件的管理”以及“档案馆主体论、重点论”等问题展开的讨论与争鸣,是十分可喜的现象。说明我国的档案学科正逐渐走向成熟,这是档案学术发展的必然趋势,是我国改革开放大环境和档案界思想解放的必然结果。没有不同观点的理论不是真正的理论,没有不同流派的学科不成为真正的学科,经不起推敲的观点、经不起检验的理论是没有生命力的。档案事业在进入21世纪的时刻,学科繁荣是它的一个重要标志。我国的档案学界将更加呈现“百花齐放、百家争鸣”的良好氛围和欣欣向荣的景象,将鼓励人们在更大范围内开展不同学术观点的交流、碰撞、批评与争鸣,真理面前人人平等,求同存异,达成共识,更好地促进学术发展。

二、国外企业档案管理实践与研究状况

由于私有制的存在,欧、美、日等地区和国家的企业档案完全属于企业所有,企业的档案事务不受国家级档案机构的干涉,企业也有权完全按照自身的情况来安排其档案管理工作。因此,相比我国企业档案管理而言,国外的企业档案管理自主性强、随意性大、个体特色突出,没有统一的管理体系和标准,各个企业根据实际情况自行设立、变更档案部门,配备管理人员,制定企业文件的归档范围、文件分类表及保管期限表等。因此,档案理论界对企业档案管理的研究不多,现将以美国和日本两个市场经济较发达的国家为对象来简略介绍其企业档案管理实践与研究情况。

1.日本企业档案

日本从事企业史料协议会(即企业档案协会)工作多年的大谷明史在介绍日本企业档案工作情况时说,日本企业界对企业档案管理主要取决于企业自身对档案史料的认识,国家和政府基本上不进行干涉(注:王茂法《日本企业档案工作见闻》,《浙江档案》1998.3)。由于日本的人头费、设备费、地皮费都很昂贵,处于国际最高水准;而且采用档案分散管理对于企业的业务工作并没有造成不便,因此从管理效益的角度考虑,企业档案分散管理成为日本企业适应企业管理的主流选择(注:肖永英《美国企业档案馆的发展:在竞争中求生存》,《北京档案》1999.8)。

2.美国企业档案

美国企业档案管理研究和实践的重点,主要集中在档案管理模式特别是企业档案馆的设立和运行上。美国企业档案馆设立的初衷是为了研究企业发展史,宣传企业形象。所以,提倡美国企业保管档案的首先是历史学者。1937年,美国历史学者拉尔夫·豪威尔撰文《企业文件的保存》,建议企业应该建立自己的档案馆,以准确反映对所属各企业或公司及更广泛的美国社会的贡献,这是最早的有关企业文件管理方面的论述。1938年,奥利弗·霍姆斯在《美国档案工作者》(The American Archivist)上撰文《企业文件的评价与保存》,更进一步阐述了企业文件保存的重要性,并认为企业文件的保存和政府文件的保存具有同样的重要性。1943年,菲尔斯东轮胎橡胶公司档案馆成立,随后大量的企业档案馆成立。著名历史学者乔治·史密斯和商业顾问劳伦斯·斯德曼在1981年撰写的《企业现实价值》一文中指出企业档案馆对于企业管理的必要性,并具体阐述了企业档案馆的规划、管理、宣传和法律(注:肖永英《美国企业档案馆的发展:在竞争中求生存》,《北京档案》1999.8)。

美国企业除了自己保存档案以外,还会选择交由公共性的保存机构代为保存,如高等院校或历史协会。早在1916年,哈佛大学就首创了系统地保存企业文件的先例,并得到华盛顿大学、加州大学、科内尔大学的竞相效仿。20世纪80年代后,有的企业为了节省开支而不得不停办档案馆,又不愿销毁档案,于是将档案转送给高等院校或历史协会。

由于受到经济发展的冲击,20世纪80年代的美国企业出现了兼并、重组或机构精简的现象。企业档案馆的生存同样受到考验,如果企业档案馆不能充分证明自己对企业的价值的话,它的生存就会受到威胁。一些历史悠久的企业档案馆及文件管理部门在这一时期已不复存在,如1943年成立的菲尔斯东轮胎橡胶公司档案馆。有的企业档案馆也不再由专业的档案人员管理,而是由本公司的公关人员、文件管理人员或图书馆员来代理,如IBM公司、海湾石油公司、教育测试服务中心等(注:[美]苏珊·C.布克斯《美国企业档案的市场定位》(冯继宣译),《档案管理》2000.5)。当然,有些企业档案馆的命运则好得多,如可口可乐和沃尔特·迪斯尼公司的档案馆已经成为了能够赚钱的部门。

3.其他国家企业档案

对于东欧国家来说,可以把大部分企业档案中保存的资料划分为国家管理的资料,在西方,这些资料的法律地位根据所涉及的企业类型而大相径庭,在意大利,这些企业包括完全私有化的公司、完全国有化或部分国有化的公司,人们越来越重视充分保护资料的重要性。当前遍及欧洲的愈演愈烈的社会部门私有化的趋势实际上已经缩小了某个问题的范围,这个问题是私有企业档案保护所特有的。如形成当前欧洲的政治局势这个过程的大部分历史事件,都记录在企业档案馆的馆藏文件中,在意大利,这不仅涉及大型公司,也包括小型和中型企业。

从以上对国内外企业档案管理实践和研究状况的介绍来看,尽管档案理论界进行了较为深入的研究,也取得了丰硕的成果,但经验总结多于理论提炼,研究视角多局部少整体,多以档案管理而非企业管理为研究的出发点,研究成果也缺乏一定的前瞻性和预测性。

因此,企业档案管理研究应以企业管理为出发点,从整体上来把握企业档案管理,分析企业档案管理体制、模式、职责、观念等几个方面的转变,以揭示企业档案管理的转变趋势。