企业档案管理标准制度

第三节　企业档案管理标准制度

企业档案管理标准制度,除执行国家、行业有关法律、法规、标准、文件规定以外,还结合实际情况建立企业自身的一系列标准、制度、流程、岗位规范等,主要有以下几方面,目前各企业不同程度地都在执行自己的企业标准,但从标准本身来说存在差异,管理水平也不同。以某电力企业为例,有如下的档案管理标准体系。

一、企业档案管理标准

企业成立之初,档案为分散管理,有如下档案管理标准制度:《保密管理标准》、《文书档案管理标准》、《职工人事档案管理标准》、《会计档案管理标准》、《科技档案管理标准》、《企业档案归档管理标准》、《科技档案工作标准》、《科技档案工作程序标准》、《科技档案统计制度》、《科技档案保密制度》、《科技图书、资料管理标准》、《科技图书借阅管理标准》、《科技档案借阅管理标准》、《竣工图编制管理标准》、《档案库房管理标准》、《档案室计算机房日常维护标准》、《电子档案管理系统维护标准》等。

随着企业的发展,档案管理实行集中统一综合管理,同时根据企业档案管理上等级的需要,重新修订了档案管理标准、制度,根据公司机构调整和几年来实施的情况进行修订和合并,并增加“特种载体档案(声像、实物档案)”管理、综合档案分类及其他有关内容。更名为《企业档案管理标准》,替代上述标准,并列入企业管理标准体系中。本标准包括0～5大类“文书档案”管理、6～9大类“科技档案”管理、专门档案“会计档案”管理和“特种载体档案(声像、实物档案)”管理、竣工图纸修改替换程序、科技图书资料管理、综合档案分类及其他有关内容。本标准对企业综合档案管理的全过程工作作出了规定。通过本标准的实施,将进一步加强企业档案的标准化、规范化管理,使企业综合档案管理工作达到国家企业档案目标管理标准,记录历史、积累资源、共享资源,为企业生产、经营活动提供优质的信息资源服务。

二、档案管理制度

在档案管理标准基础上,根据档案管理的特殊性,档案管理制度作为标准的一种补充,主要有《档案室防火管理制度》、《档案借阅管理制度》、《档案库房管理制度》、《月度工作统计实施细则》、《月度奖金考核实施细则》、《基建项目过程图管理规定》、《档案法制宣传业务培训制度》等制度。

三、档案管理工作岗位标准

结合档案管理标准,规范档案管理工作操作实务,制定档案管理工作标准、岗位标准有《综合档案室部门工作标准》、《综合档案室主任岗位工作标准》、《科技档案管理岗位工作标准》、《特种档案管理岗位工作标准》、《文书档案管理岗位工作标准》、《科技档案及图书借阅岗位工作标准》等,使档案管理的各项制度更趋完善。