国有企业的档案管理

4.2　国有企业的档案管理

4.2.1　国有企业档案的特点

在市场经济体制下，国有企业档案体现出一些新的特点。白相谦和袁莉华⁽¹¹⁾认为，国有企业档案具有所有权特点、非公共性特点和封闭性特点。

作者认为:①国有企业档案所有权特点体现在“国有企业对本单位档案依法享有独立支配权，且受国家法律的保护。独立支配权体现在四个权能方面:占有权、使用权、收益权和处分权。②国企档案非公共性特点体现在:“国企档案是国企法人自身的财产，它直接为某国企占有，间接地为社会公众所有;国企档案可以依法转让;国企档案的公布不受《档案法》‘自形成之日起满三十年向社会开放’的约束;任何社会组织或个人不能无偿利用国企档案，除非有合同协议或国企自愿向他人开放;利用档案或转让档案的收益权属于依法占有的国企法人”。③国企档案的封闭性体现在“企业必须在商业秘密等最具经济价值的信息处置方面采取严格的封闭性保护措施，以防为他人获取，从中渔利并损害自身的经济利益”。

4.2.2　经济体制改革对国有企业档案管理的影响

企业改制会使企业所有制结构发生变化，市场经济体制改革也会影响企业的档案管理体制。计划经济体制到市场经济体制的转变，促使国家在管理企业档案的方式上发生变化。

周赞⁽¹²⁾对国有企业改制过程中面临的问题进行了研究，作者认为改制前后企业档案管理产生了较大变化。①改制前，档案工作是国有企业的一部分，在计划经济时代，企业档案的管理体制是有序的，企业档案工作实行“条块”结合、以“条”为主的宏观管理体制，即国家档案行政管理部门和中央各级专业主管机关对企业档案工作进行指导、监督及检查，企业专业主管机关对本系统的档案工作进行领导和指导，共同完成企业的档案工作。这种管理模式是在行政隶属关系的基础上，普遍采取行政手段宏观管理，也是贯彻国家统一规划、计划，实现国家宏观管理目标的客观要求。②改制后，档案管理的问题暴露出来，包括:随着中央与地方专业主管机关的撤销、合并与重组，企业失去了主管机关;档案行政管理部门还不适应对企业档案工作已无决定权的事实，还在按旧的管理体制指导具体的企业档案工作，而这会引起企业的反感;企业转变成以获利为主的法人单位，凡不能为企业带来效益的部门终将会被淘汰，而档案本身所能产生的效益很难量化，企业档案部门越来越有危机感;国有企业参与市场竞争决定了其对信息的依赖程度越来越高，而档案部门工作人员思想保守、封闭，已远远跟不上时代的发展。

与民营企业相比，国有企业更多地受到档案行政部门的管理，但与计划经济体制下的管理方式相比，国有企业档案管理面临新的问题。李兆明⁽¹³⁾在《关于企业档案管理体制改革的探讨》一文中指出:

(1)“条块”结合的二元管理体制存在弊端，具体体现在:“‘条块’对企业档案管理不协调，在指导企业档案工作中出现双重标准，或提出相互矛盾的要求，使得企业难以适从;地处边远偏僻的企业档案工作，‘条’鞭长莫及、无能为力，‘块’亦弃之不管，无人过问。”

(2)市场经济体制建立过程中的“企业行为”造成企业档案管理自律能力的弱化，使得许多企业档案工作滑坡。企业根据效益原则评判档案管理，因此常常忽视档案工作，精简档案人员，导致企业档案工作水平急剧下滑。

4.2.3　国有企业档案管理的对策

李兆明⁽¹⁴⁾认为，对于档案管理存在的问题，“企业档案管理体制改革系众望所归、势在必行”。作者提出，企业档案管理体制改革应采取“三适应”原则:①适应我国国情。“我国企业档案工作的国情一是企业档案工作规模大，二是企业档案分布范围广，三是企业档案管理隶属关系复杂。”“进行企业档案管理体制改革，必须充分考虑到‘大、广、杂’的国情并与之相适应”。②适应社会主义市场经济体制。社会主义市场经济体制具有中国特色，因此除了借鉴国外档案管理体制外，还要通过体制创新使之适应我国市场经济的发展。③适应档案事业长远发展需要。在此基础上，作者给出了如下设想:①实现企业档案工作属地的“一元化”管理;②企业档案工作属地“一揽子”管理方案;③走向法制化的企业档案行政管理;④建立企业档案工作统一领导分级负责的管理及考核机制;⑤档案行业学会负责企业档案管理的社会性服务。

周赞⁽¹⁵⁾针对国有企业档案管理存在的问题，给出了如下对策与建议:①认识到国企档案工作管理体制的转变。“应加强企业档案工作的法律法规制定和政策的研究，由行政手段转变为依法监督，减少人为因素”。②认识到档案所有权的转变。“在产权变动的过程中，企业应严防档案的流失”。③认识到培养高素质人才的重要性。“企业应尽快补充一些专业人才到档案队伍中去并对现有的档案人员进行培训，提高他们的专业知识和文化水平”。④认识到积极开发档案信息资源的必要性。“档案部门要主动出击，积极地搜寻企业所需要的信息，为企业更好更快地服务”。