企业档案管理创新研究的基本要求

第四节　企业档案管理创新研究的基本要求

新形势下企业档案工作面临着新的机遇和挑战。广大档案工作者肩负着历史的使命,抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。科技知识与人才培养、档案工作的创新与服务是谋求发展的重要基础、必备条件以及重要策略。经过多年的档案工作创新管理实践,深切体会到创新管理必须以学术知识为基础;创新必须以档案人才为保证;创新必须以档案服务为宗旨。

一、创新研究必须以学术知识为基础

学习是学术研究的基础。没有广博的知识面,没有专深的业务水平,要想把我们的档案学术研究的发展引向深入,是难以实现的,至少要大打折扣。一方面,当今的社会,知识更新的速度越来越快,特别是以现代科技知识为基础和核心的知识经济即将到来,向我们提出了更高的要求、更严峻的挑战;另一方面,知识没有穷尽,学习永无止境。面对日益变化的社会,我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等都要发生深刻的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应。如果说,我们的档案学术研究在新中国成立以来有了很大的发展,是因为我们努力学习和掌握了专业和相关的丰富知识与理论,善于总结和升华档案事业的发展规律;那么,近年来档案界一些文章层次不高、深度不够、学术性不强、理论脱离实际甚至观点偏颇等现象则总能找到其学习不够、功力不足、知识面欠宽的根源。当然,学习的内容和范围是很丰富的,要不断学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论;要不断学习党的路线、方针和政策;要不断学习各项法律、法规、规章、制度和标准;要不断学习档案学专业知识和技能;要不断学习经济学、法学、历史学等相关学科的知识;要不断学习现代科学的新知识、新观点和新理论。同时,除了书本知识之外,还要虚心向老同志学习,虚心向实践学习。这样,在我们积极倡导的学习之风蔚然兴起之时,我们的档案学术研究的发展和创新才会有一个新的突破与飞跃。

二、创新研究必须以档案人才为保证

专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先,科技进步日新月异,时代挑战迫在眉睫,高素质档案人才的培养应加快步伐,加大力度,采取行之有效的举措,快出人才,多出人才。其次,适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则,强调素质教育;而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话,强调能力的培养,即工作的能力、研究的能力、表达的能力等。最后,将培养的重点放在中青年档案工作者身上,努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。

江泽民同志讲:“纵观世界科学技术发展史,许多科学家的重要发现与发明,都是产生于风华正茂、思维敏捷的青年时期。这是一条普遍的规律。”针对中青年的特点,各级领导既要爱护和支持他们,又要大胆地给他们交任务、压担子,在工作实践中培养他们;同时,还要营造良好的环境,创造较好的条件,以适合中青年的快速成长。而中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下,虚心学习,继承传统,承上启下,有所创新。充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力,在各自的工作岗位中,结合工作实践,进行理论研究与探索,创造性地解决档案工作面临的诸多新问题,创造性地完成档案学术研究的诸多新课题。科技增强国力,青年创造未来,“青年有希望,未来的发展就有希望;档案人才有希望,创新研究就有希望。”

三、创新研究工作必须以档案管理服务为宗旨

档案工作的服务性是档案工作的基本属性之一,是档案工作赖以生存和发展的基本原因。档案工作者要确保服务获得效益,并做到既搞好服务,又维护档案的完整与安全,为构建和谐企业服务。

档案服务工作是一个很广的概念,档案工作创新管理研究以服务为宗旨就如何彻底改变现有的工作状况,在服务理念上从被动服务转化为主动服务;在服务内容上从单一库藏档案服务转化为全方位信息资源服务;在服务方式上从最终的利用服务转化为全过程指导性服务;在服务形式上从等待利用转化为多种形式的档案展览或建立开放利用中心;在服务的技术手段上从档案库房实体转化为利用电子或多媒体传输等先进技术手段;在服务的质量上从单向服务转化为双向的需求服务等。

1.前端服务

档案管理工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。档案管理业务的各个环节,实际上由两部分组成:档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件;提供利用工作则反映了档案基础工作的成果。档案基础工作的源头就是收集,要将收集工作当成服务工作,暂且称之为前端服务,也就是档案工作延伸到档案的形成过程。档案的形成过程即各种形态的具体档案,从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。所以要使档案收集得齐全完整,为利用工作创造好条件,就必须在档案的形成过程中做好前端服务工作,如对某建设项目档案,在开工前就要编制“工程应交档案材料总目录”、编制“音像拍摄大纲”、编制“档案材料形成的规范要求”等,提供给项目建设者,以便在工作过程中按规定、规范及时形成档案,留下真实客观的记录,较好地体现档案的原始记录性。同时开展档案业务知识及标准制度宣贯工作,使这些制度、要求、规定深入人心,指导档案的形成,使档案的制作材料较好,格式规范,留存齐全、完整。

2.过程服务

档案工作的过程服务是一项重要的工作,过程服务重在过程管理,是档案工作者融入企业的各个生产经营管理的全过程进行档案管理,是一种主动服务。企业档案工作的基本原则是:集中统一管理企业档案、维护档案的完整与安全、便于各方面对档案的利用。满足对档案的需要,是档案工作的根本目的。这就要求我们档案工作者必须从齐全、完整、安全、满足利用上下工夫,过程服务正是围绕基本原则开展工作的有效途径。如企业基本建设工作过程中,从设计阶段、设备及施工单位的招投标阶段、生产准备阶段开始就介入档案工作的跟踪服务,档案人员积极参与各项工作,了解对档案的需求,有针对性地提供档案信息资源服务,提供规范的表式、格式以及参考资料等。了解项目建设过程中各阶段实际形成档案情况,有针对性地进行检查指导纠偏工作,避免不必要的返工整改;过程中及时组织项目档案分阶段地接收归档工作,避免大量堆积在施工现场或遗失等不安全情况;进而及时地向专业人员和相关人员提供档案有效利用,达到良性循环。这过程中档案工作者必须时时树立过程服务的观念,与相关业务人员密切配合,而不只是单一地等待人家移交归档,最终发现问题而到了不可收拾的地步,如不齐全导致不完整,不及时导致不安全。过程服务是维护档案的完整与安全的手段,没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用。

3.实体服务

档案的实体服务,就是根据需求和库藏档案的实际情况提供档案实体借阅利用,这是每一个档案工作者必须掌握的基本技能,也是一项基础工作。随着科学技术的发展,计算机技术及网络信息技术的不断发展,实体服务的范围、手段和方法都在发生巨大的变化,如果停留在一种服务方式上,那档案工作必将被时代所淘汰,必须在如何做好实体服务上下工夫,变因需求而提供的借阅为超前的资源共享服务;必须在如何提高服务效率上进行探索研究,充分利用网络信息技术,变手工提供实体利用为通过网络快速传送信息服务;必须在如何保证提供的实体利用的准确性上下工夫,变库藏死档案为动态的跟踪实际的活档案。如企业的科技档案,是企业生产管理科研工作的凝结,利用价值非常高,不仅在企业的生产工作中起着现行作用,还在今后的改扩建工作中起着重要作用,提供档案实体利用就必须是快速的、准确的、资源共享的档案,在保证档案信息资源安全的前提下,最大限度、最大范围地向各方面提供档案信息,并有完善的服务手段和较高的服务水平,这才是真正的档案实体服务。

4.开发利用服务

档案的开发利用始终是档案工作的重点,但是,档案的开发利用工作在目前来看是一个薄弱环节。档案只有通过利用才能体现价值。档案开发利用服务,就是要改变过去那种狭隘的思维定式,采取多种形式、多种渠道和多种方式利用档案,充分发挥档案信息资源的服务作用,通过编研档案资料,举办图片、实物展览、网上信息发布、档案专题研究成果发布会等多种渠道提供利用,营造档案资源开发利用的大环境,让档案更好地为企业中心工作服务,真正实现档案服务职能由保管型向开发利用型转变。如企业的荣誉实物档案展览馆,企业厂志、年鉴的编撰发行、科技活动成果编研材料的展览,局域网的新归档入库档案信息发布等,都是档案工作者在开展有效的档案开发利用服务工作。