档案文献遗产保护的组织方法

6.2.2　档案文献遗产保护的组织方法

和档案文献遗产保护的管理体制相比较，档案文献遗产保护工作的组织方法侧重于微观层面，可以直接指导各个机构的实践工作。

6.2.2.1　档案文献遗产保护组织的现状

西蒙（Herbert A.Simon，1916—2001）认为，组织是指一个人类群体当中的信息沟通与相互关系的复杂模式。^[22]它向每个成员除了提供决策所需要的大量信息和决策前提、目标及态度外，还提供一些稳定的可以理解的预见，使之能够预料到其他成员将会做哪些事，以及其他成员对自己的言行将会做出什么反应。根据西蒙的组织设计思想，一个组织可分为三个层次：从最下层的基本工作过程到中间一层的程序化决策制定过程，再到最上一层的非程序化决策制定过程。大型组织不仅分有层次，而且其结构几乎都是等级结构。^[23]

《中国文物古迹保护准则》第12条提出，“确定文物保护单位及其级别，必须以评估结论为依据，依法由各级政府公布。已确定的文物保护单位应进行‘四有’工作，即有保护范围，有标志说明，有记录档案，有专门机构或专人负责管理……”其中，“专门机构或专人负责管理”是对文物古迹保护的基本要求，对档案文献遗产保护显然也是适用的。

从单个机构上考察，我国从汉代开始便设立了专门的档案文献保护工作人员“翦”。^[24]新中国成立后，各级档案行政管理机构和综合性档案馆设立了保管处（部）或技术处（部）等，负责档案文献遗产保护工作。然而，专司档案文献遗产保护的机构却很少见，这在基层档案馆、图书馆中表现得最为明显。除中国国家图书馆、中央档案馆等为数不多的几家国家级档案文献遗产收藏机构外，我国绝大多数单位的保护机构往往有名无实，形同虚设。从组织的角度考察，是“不良组织”。实质性的保护机构没有建立，开展档案文献遗产保护工作谈何容易！因此，为了使档案文献遗产保护取得良好的效果，必须对这个“不良组织”进行“手术”，这就使得再造现有的档案文献遗产保护组织成为必然。

6.2.2.2　档案文献遗产保护组织的再造

组织再造理论由迈克尔·哈默（Michael Hammer）于1990年提出，这为档案文献遗产保护组织再造提供了理论依据。哈默认为，“再造（reengineering）：用现代信息技术的能力彻底地重新设计（redesign）我们的业务过程，以戏剧性地改进它们的表现”。1993年，哈默和詹姆斯·钱皮（James Champy）提出，“再造，完整地说，是对业务过程根本性地重新思考及彻底地重新设计，以达成在苛刻的当代度量标准，诸如成本、品质、服务及速度上的戏剧性改进”。^[25]再造是“为了飞越性地改善成本、质量、服务、速度等重大的现代企业的运营基准，对工作流程（business process）进行根本性重新思考并彻底改革”，也就是说，“从头改变，重新设计”^[26]。由此可见，组织再造并不是对组织进行肤浅的、一般性的调整，而是以完整的整合性过程来取代以往被各部门割裂的、难以看见的和难以管理的支离破碎的过程，抛弃现有的业务流程和组织结构，对组织进行脱胎换骨式的彻底改造。组织再造是组织的再生策略，它需要全面检查和彻底翻新原有的工作方式，重新合理地组装被分割得七零八落的业务流程。通过这个组装程序，建立一个富有弹性的、与传统组织有着根本区别的新型扁平组织，从最上面的决策层到最下面的操作层中，中间相隔层次少，尽最大可能将决策权向组织结构的下层移动，让最下层单位拥有充分的自决权，并对产生的结果负责。

档案文献遗产保护组织的再造并不以建立新的组织或合并现有的组织为代价，即在不打破现有的、与档案文献遗产保护有关管理体制的前提下，建立新的组合——抛开传统部门分工的思想，强调按照自然的工作流程重新整合为面向保护“需求”的完整流程。通过这种流程的重新整合，一方面，档案文献遗产保护的基层组织更加专业化，富有灵活性和弹性；另一方面，在专业层面上可以适当地集中，形成一个高层相对集中、基层相当丰富的扁平组织。这是当代档案文献遗产保护组织管理在微观方面的方法。

（1）档案文献遗产保护组织再造的思路

中国台湾季延平教授指出，从广义的角度看，企业再造由作业层次、管理层次、理念层次三个层面构成，见图6-1。^[27]惟有到了理念层次，企业再造才算是成功的变革。

图6-1　企业组织再造

借助于上述企业组织再造模型图，可以构建档案文献遗产保护组织再造的模型：

首先，在作业层次上，现有的保护作业建立在机构“任务”之上，通过高度集权、等级森严、人员缺乏、方法落后、功效低下的保护方法从事作业。为此，需要对作业流程进行重组，以工作“流程”观点进行作业。

其次，变革管理层次，尤其需要加强领导形态、组织结构、保护体系层面的变革。现有的管理条块分割、各自为政，导致保护工作的协调性差、观念落后、共享程度低。为此，再造时需要对组织的领导形态、组织形态等方面进行改造。

再次，最为重要的是，需要树立档案文献遗产保护的理念。遗产保护是国家、集体和个人义不容辞的责任，然而，遗产保护理念的形成并非一蹴而就的，需要经历一段相当长的历史时期。在遗产保护如日中天的21世纪，不仅需要在行业内、各个馆藏机构内形成保护理念，而且需要通过立法、宣传等活动，推动社会保护理念的形成。

（2）档案文献遗产保护流程型工作小组

胡昌平以企业再造为例，将组织再造分为构思设想、项目启动、分析诊断、流程设计、流程重建、监测评估六个阶段性工作。^[28]在档案文献遗产保护组织再造过程中，也需要采取类似的步骤和程序，以便新组织适合保护的需求。

第一，分析组织环境。“组织的环境是指存在于组织边界之外的并对组织的生存发展有影响的所有因素，如社会、政府、制度、法规、行业、竞争对手、供应商、客户、合作伙伴等等。”^[29]档案文献遗产保护组织环境是指影响保护工作的各种因素和条件的总和。它既指具体的环境，也指抽象的环境，通常分为一般环境、具体环境和内部环境。一般环境是指宏观环境，是从宏观角度分析社会总体的各种影响因素。具体环境指对特定的政府组织机构有直接影响作用的外部因素。内部环境也叫微观环境，指档案文献遗产保护系统内影响组织活动的各种因素，包括人员素质、领导观念、设备与经费等，往往是通过系统内各部分的相互关系表现出来的。因此，组织应对各种环境进行有机的扫描，正确辨识再造的时机。

第二，诊断现有流程的缺陷。按照企业组织再造理论，再造的目标是要增强客户价值，改变流程，提高效率，取消不能为客户创造任何价值的流程。借鉴该理论，再造档案文献遗产保护组织时需要诊断现有组织存在的问题、评估保护的需求。保护的需求评估过程中，不仅需要评估藏品及其环境，而且需要甄别与保护需要的相关度，判别保护目标不明确、不符合流程的再造方式及其原因所在，为合理地确定新的流程提供依据。

第三，确立新流程的目标。档案文献遗产保护组织再造活动不是孤立存在的，必须与档案文献遗产保护体系密切结合。再造是一种组织革新，如果脱离了保护体系的要求，再成功的组织再造也难以对组织总体绩效产生贡献。因此，新组织流程应当与档案文献遗产保护体系的总体目标相一致，或者符合被分解的总体目标的需求，“围绕个性化客户需求的无序性和环境的不确定性来指导组织战略”，使得组织再造的目标与保护的总体目标相一致，并依据总体目标修正再造组织的目标。^[30]

第四，设计新流程。新流程的设计一般由高层管理人员、高级保护人员负责，鼓励所有参与人员创新思维，集思广益，提出新流程的各种可行方案。新流程的设计从需求出发，以“保护为主、抢救第一”、“维护遗产的真实性”为原则，在人员配置、资源分配、信息沟通、进度安排等方面作出详细的计划，合理安排各种作业流程，设计科学合理的模型，从而提高效率。延长遗产的寿命并服务于社会永远是设计新流程的起点和终点。

第五，创造合作氛围。确认新流程中的组织成员之间是合作关系，而不是传统组织中的领导与被领导的等级关系。成员间的合作、成员与流程型小组负责人的合作、流程型小组负责人与外部顾问、专家、支持人员间的合作等，构成了一个多层次的合作圈。再造组织的负责人要富于创造性，勇于面对问题和解决问题，而且再造组织的全体同仁必须富有合作精神，流程型小组内精诚团结，流程型小组之间有效协调，甚至通过跨部门跨组织的协调实现再造的目标，并逐渐形成保护的理念。

第六，实施组织再造。组织再造的实施通常从核心流程开始，选取合适的人员进行。有时候，为了降低风险，也可以进行一些试验性工作，如从最紧迫的需要、最容易取得保护效果的流程开始。在实施的过程中反复与目标进行比较，不断修正流程，以实现组织再造的目标。

第七，绩效评价与反馈。档案文献遗产保护的组织再造应该重视绩效的考评及有关人员的反馈意见，建立评估与反馈档案。这样，既可以及时发现问题和解决隐藏的问题，又可以为改进、优化流程或建立新的流程提供参考。

当然，再造组织过程中，高层官员的支持、高素质人员的引进、创新小组的授权等方面也是不可忽视的，它们对组织再造往往起着重要的作用，甚至决定着再造的成败。此外，再造时需要以信息技术为后盾，发挥信息技术在组织再造中的集成功能以及它在管理层次和作业层次之间的桥梁作用。

根据职能部门分割的状况，流程型小组负责整个流程再造，从而实现流程的整合。流程型小组消除了部门之间工作与职责的交换、传递，减少延迟、失误，提高了组织的应变能力与反应能力。新环境下，信息不再通过上级或上级的上级进行垂直传递，不同部门的人员可以通过网络通信和共享数据库直接交换信息，流程内部具备自我沟通、联结的能力。

档案文献遗产保护流程型小组是非永久性的组织机构，某个流程完成了其历史使命，该流程组织也就自然解散，小组成员非终身制。这种灵活的组织形式与《联合国教科文组织关于蓄意破坏文化遗产问题的宣言》所提出的组织合作的要求正好吻合。

在档案文献遗产保护组织再造时，需要考虑管理层次和作业层次的组织。事实上，管理层次可以是行政的，也可以是附属于某一大型（国家级）科研机构或馆藏机构，以藏品质地为中心进行流程重组的管理活动。在作业层次，则由各个馆藏机构根据保护的需求，提出保护的任务，通过任命再造负责人及组建流程型小组完成。

各个馆藏机构可以根据工作实践的需要组建流程型保护工作小组。小组成员既可以来自馆内，也可以来自馆外（甚至国外），从广泛的保护队伍（保护科学家、保护工作者、修复工作者、保护教育工作者等）中遴选，这样，流程型保护工作小组打破了行业之间的隔阂，加强了馆内外、国内外保护同行之间的合作，使得保护成为一项可供分享的国际性工作，适应了遗产国家性和国际性特征的要求。同时，组织结构灵活，组织权力大，组织凝聚力高，组织协调和谐，具有非常明显的优势。

正因为如此，流程型小组在没有改变现有的管理体制的情况下，大大地提高了保护的效率。国际文化财产保护与修复研究中心组织的团队活动以及欧洲的研究日活动、专题研究活动等，大都采用了这种模式。例如，研究日活动中，该主题的专家可以来自博物馆、档案馆、图书馆，甚至私营公司。他们组成了一个临时的、跨行业的、和谐的、富有弹性的组织。

6.2.2.3　法国国家图书馆图书保护工作的组织

在西方国家，对于档案文献遗产保护的组织有许多可以借鉴的地方，尤其是地区组织、行业协会和部门机构在档案文献遗产方面做出了重大贡献。

以法国为例，法国国家图书馆有一个“严密的保护组织”。^[31]早在1994年初筹建新馆时，国家图书馆的目标就非常明确：第一，收集、编目、保护和充实与文化知识、国家遗产有关的所有领域……第二，确保图书最大限度地进馆，在与知识产权立法相一致并与藏品保护并存的条件下通过法律毫无保留地进行保护……为此，收集部、一般技术部和保护部都或多或少地负有保护图书的责任。尤其是保护部，保护图书遗产更是它的职责所在。这在组织和制度层面上为图书保护提供了保障。

保护部是服务与网络处的一个部门，由一个服务中心和五个保护—修复部门组成。服务中心的主要任务有：购买耗材、组织项目、负责经费的预算与管理、培训、撰写报告和文章以及协调保护服务部、技术中心、修复部、复制部、若埃尔中心五个保护—修复部门的工作。其中：

保护部设在法国国家图书馆新馆（密特朗总统图书馆）内，创建于1996年，工作人员50余名，是一个将国家图书维护在良好状态的非常重要的部门。该保护服务部的目的是以预防为重点，即通过预先的介入和在流通过程中对图书的特别处理等一系列措施，确保图书的安全。这种预防措施主要包括：通过“MEMOREL”信息系统记录、追踪每一本书或一件音像制品在流通过程中是否经过处理及处理的方法，库房和阅览室的光线控制、防尘措施、温湿度调控等。一旦发现图书出现了损坏，依照损坏的情况送往相应的部门处理（如去尘、维修、修复等），以便让图书经常保持健康的状况。

技术中心位于巴黎远郊的比西—圣—乔治，占地56公顷，现有工作人员50余名。该技术中心的任务是负责资料的大批量处理。为了配合大批量处理，技术中心建筑面积从157～1185m²不等的7座建筑物并合理地分成缩微复制部、去酸与加固部、消毒部、装帧与纸张处理部、音像资料处理部。为了配合各个处理间的工作，技术中心设置了技术实验室，包括理化实验室、生物实验室等，以帮助解决各处理间在处理图书过程中出现的问题，如修复材料和修复方法的选择、复制品质量的检测和控制等，以保证保护与修复的质量。此外，该中心设有两个大的仓库。其中之一负责1997年以来根据出版物版本备案法律呈缴的图书、期刊、文件、音像和电子资料等，所有的图书都装入特制的木质箱子，然后置于高约10米的铁架上，并提供严格的温湿度条件。第二个占地4528m²的仓库，负责各个大学图书馆图书膨胀、馆藏不足而转移至此收藏的旧图书。

修复部位于巴黎第二区的旧馆内，分为顶层工作间和地下工作间两个部分，现有50名工作人员。该部建立于1850年前后，是法国第一个保护与修复工作部门。该部修复的作品有珍贵的图书、手稿和印刷品，赢得了国际赞誉。目前，修复部由四个方面组成：第一，修复中心占地最大，主要从事揭开粘连图书及水浸资料的处理。第二，特别修复间主要修复已经经过保护处理的图书资料，进一步细分为木版画工作间、地图工作间、钱币奖章工作间等，分别负责古代照片、木版画和绘画的修复和托裱，大型地图、布告、地球仪的修复，金属表面除污的电解技术。第三，实验室。对图书资料实施理化、生物鉴定，对保护与修复材料进行分析，控制书库环境质量，提供展览时良好的保护条件等。第四，文件中心。它汇集了保护与修复领域的3000多种专著、80多种专业期刊。它优先服务于职业工作者，同时对进修生、大学生提供服务。

复制部分别设在国家图书馆新馆和旧馆，共100余人。该部设立时的意图是通过复制图书资料（尤其是珍贵资料）提供利用以保护原件。对需求多而质地脆弱的资料，确定复制的优先次序，复制在35mm的缩微卷片和105mm的缩微平片上，通常是一式两份，复制部门和流通部门各存一份。现在，根据需要，该部门出现了两种新的发展趋势：第一个趋势是有偿服务，新旧馆都拥有一套底片。通过邮件或现场服务，公众能够得到其复制品，这能够满足研究者、大学、编辑和教育界的要求。第二个趋势是藏品的数字化，即对一些木版画、地图等进行数字化复制。这项工作是从两个层面上进行，一是缩微胶片（平片）上数字化，二是将图书资料直接数字化。到2000年前，已经完成了35 000本书、2000万页图书的数字化，通过网上可以直接查询。2000年的统计资料表明，平均每月收到1700份订单，其中，40%为其他四个保护部门所有的印刷品，20%是手稿，15%是版画，余下25%分散在其他部门。

若埃尔中心是唯一的位于外省的图书保护机构。从1979年开始，图书保护工作至今已有65名工作人员。中心的工作主要包括：第一，缩微复制。第二，大规模去酸。第三，纸张加固，用热胶合法在每页纸的两面各加上一层透明的薄聚脂，这并不改变原文的可读性。第四，传统修复技术。尽管国家图书馆及外单位对修复的要求越来越多，方向也日趋细化，但在这里，有五个工作间对印刷作品和纸质资料的修复。第五，消毒。通过环氧乙烷对那些因保护条件不善而损坏的资料进行处理，或者是受灾后（如火灾、水灾、感染等）的资料进行处理。第六，制造，例如，它和法国国家记录文献保护研究中心（CRCDG）合作研制的蜡212和蜡213，是一种含有杀菌剂的蜡，用于皮质饰品的修复。

总起来看，法国国家图书馆从事保护的工作人员达350人左右，分成若干个系列，各负其责。以旧馆修复部为例，近50名工作人员分成A、B、C、合同工、法律顾问5个系列。其中，A系列包括馆长、馆员、研究工程师、技术组长，B系列包括专业技术员、研究技术员，C系列包括公务人员、职业技师和工人。他们彼此分工协作，组成了一个严密的体系，守护着国家的档案文献遗产。

此外，法国各级协会组织也十分善于在政府的领导下充分发挥自己的能动性。这些协会组织往往是针对整个文化遗产保护而言的，并非专门针对档案文献遗产保护的。目前，法国共有这样的民间组织1.8万多个。这些协会的运营委员多由专家、学者组成，是根据本地区文化遗产保护工作的不同需要组建起来的民间专业或半专业团体。这些民间协会组织的主要职能是：^[32]

——向政府提出抢救与保护文化遗产的中长期计划；

——这些协会还负责具体项目的实施；

——在大规模普查工作结束之后，各地社团组织的主要任务是从事文物的鉴定工作；

——参与立法；

——遗产保护宣教工作；

——筹集保护基金；

——建立保护信息库。

在国家图书馆，除了日常的保护工作以外，还与其他档案文献遗产保护机构密切合作，通过各种主题日活动，组成流程型工作小组，将国内甚至是国际上某一领域的专家（包括保护科学家、保护管理工作者、保护教育工作者、修复工作者等）联合在一起，形成一个富有弹性的组织，以工程项目管理的方式进行保护工作，守护着国家优秀的档案文献遗产。