大型活动管理的基本要求

第一节　大型活动管理的基本要求

未来的大型活动管理者将有着非常美好的前景。这主要是考虑到以下几个方面的原因。首先，双收入家庭数量的增加推动了服务产业的发展。有数据表明，这些家庭主人正寻求通过活动管理者来处理他们生活中相关活动的细节。其次，社会对专业化的要求进一步深化，尤其是在一些社会分工发达地区或行业，这种发达的分工体系需要有类似活动管理者这样的受过专门训练的专业人员来满足某些组织的要求。最后，活动管理者需要具有多种管理方面的技能，这其中包括市场营销、人力资源管理、金融管理等。因此也就意味着一个人如果在大型活动管理这个行业中受过良好训练，那么他同时也能够在其他行业中取得成功。这一点对于身处经济发展的难以捉摸性和重新就业的问题越来越突出的社会里的人来说尤为重要。曾有研究发现，由于经济规模萎缩及其导致的用工需求减少，许多原来的会议计划者被解雇，但是同时他们使用会议计划方面的相关技能在新的行业中获得了新的收入来源。当然，如果活动管理者受到远较会议计划为广的知识技能培养，那他们所获得的知识和经验将使他们能够更快更好地在很多新的工作岗位上取得成功。

20世纪80年代末、90年代初的经济衰退导致了大型活动的许多变化，这些变化大致可以归结为3个方面。首先，经济发展的不确定性削弱了活动的扩张，一些大型或巨型活动经营企业或破产，或被兼并，或减缓了人力资源方面的需求。其次，诸如传真技术、计算机技术、互联网技术及其他一系列现代社会的技术奇迹的纷纷出现，使得大型活动行业面临巨大的压力。最后，大型活动组织与管理从本地化的行业发展成为全球性的行业，从而使行业竞争越来越激烈。

经济上的不确定性、技术的迅速进步和竞争的升级，导致了大型活动组织和管理的一些主要的变化。现在的经营环境已经不同于大型活动迅速扩张的20世纪80年代中期。如何在这样一个新的环境中掌握推动该行业可持续发展的工具是我们面临的重要问题。这就须要大型活动的组织和管理者掌握更强的应对所面临的社会、经济和政治等方面的挑战的能力，为此他们须要在大型活动的管理中运用情报学、会计学和法律学等方面的知识，以便逐步地从婴儿期进入青春期并进一步进入成年期。这也就是完成商业周期中的产生、成长、成熟三阶段。此时，如果骄傲自满则行业将走向衰退，而通过进一步的学习和进行战略性的规划则行业有望获得新的发展，并使这种发展成为长期的、可持续的。

当然，大型活动的组织与管理行业也面临着诸多的全球性的机会。在客户与管理者关系日益密切的同时，作为大型活动的组织与管理者也须要在客户的组织文化框架内发展自身的专业知识。也就是说，要想在全球性市场竞争中取胜，管理者应该理解举办活动的国家的文化、经济以及政治等诸多方面的细微差别，了解不同国家人们如何进行决策以及这些决策又将对管理者的行动产生哪些积极或消极的影响。这要远比学习这些国家的语言困难得多，虽然大型活动的全球化发展已迫使管理者必须掌握两种或两种以上的语言。在国际会展组织(ICCA)的建议中，法语、西班牙语和德语以及亚太地区的日语和汉语被认为是最重要的、须要掌握的语言。

一、控制好自己

第一个应该管理的人是你自己。相对于充分有效地管理好你自己的时间和职业资源，对他人的组织、配置、监管和授权是第二位的。当你能够充分有效地管理好自己后，你将发现管理好别人就会更容易些。完美地管理好你自己包括为自己设定一个个人的职业目标，并围绕着这个职业目标制定一个战略计划。这其中也包括选择问题。比如你可能希望有更多的时间与你的家人在一起，而这将决定你所能选择的活动管理的专业领域。某些领域可能会瓜分走你本应与家人和朋友在一起的时间，尤其是在职业起步阶段;而有些领域则允许你半自由地工作。协会或公司会议策划可能要求你一年中有40周必须每天从早上9点一直干到下午5点，如果在会议准备和布置阶段则须要你从早上7点一直干到晚上10点甚至更晚。总之，活动管理者的首要的资源是时间，这是一旦投入就永不复返的特殊商品。个人职业目标的设定与你所从事的活动管理专业领域有着直接的关系。如果运气好的话，你的劳动付出将会带来丰厚的回报。

二、精于时间管理

能否有效进行时间管理的一个重要影响因素在于你能在多大程度上区分出什么事是最紧急的，什么事又是最重要的。之所以紧急往往是由于缺乏研究和计划，而重要往往又意味着须要在时间、资源以及目标等方面进行优先安排。常常会出现的情形是，活动管理者往往将个人时间和职业时间混在一起，从而对自己产生负面影响。举个例子。如果你仔细想想，你会看到，每个人每周可获得的时间只有168小时，其中56小时用于睡觉、21小时花在吃上，因此只有91小时可用于工作和个人安排;如果你想有更多的时间与家人在一起，希望有更多的时间从精神和身体上改善自己，那你在工作中就须要更智慧地利用时间而不是更多地投入时间。

有效的时间管理源于如何进行个人和职业方面的优先安排，尤其是如果你从事的是一项很费时间的工作时。对于活动管理者而言，要想取得长期的成功，就须要很好地平衡工作、家庭、休闲、娱乐、精神追求之间的关系。虽然无法一一列出如何达到这种平衡的途径，有些基本规律还是可以借鉴的。如果能很好地遵循这些时间管理方面的基本规律，那活动管理者就能在花更少的时间赚更多钱的同时，有更多的时间进行娱乐、休闲和自我提高。下面这些针对活动管理者的建议可能会有助于你建立一个个人和职业的有效的可持续的生活与工作机制:

给自己的时间作个“预算”，并将这个预算安排直接与自己的经济和个人的优先考虑方面相联系。比如，如果你很看重家庭，那你就在每个星期“预算”一个特定的时间与家人在一起。

对自己的日常开支进行分析以决定什么时间最值得投入。为提醒自己，可以在电话旁边给你的时间按照其重要程度做上小标记。此外要减少打无关的电话，减少做那些不会产生利润的事情。

在离开办公室或上床休息前给第二天须要完成的工作列一个清单。清单中应包括所有相应的电话以及为完成这些任务所应该做的准备。在网络化沟通时代，你可以在任何地方给对方回电话。当一项任务完成后就用笔划掉它，如果没有完成那就应该将它转到下一个新的清单中。

决定什么会议是必须开的，什么是信息沟通的最好方式。有许多会议可以通过电话会议而不必亲身与会的方式召开，有些会议可以取消而会议相关的信息可以通过备忘录、通讯甚至视频或音频的方式传达。

当接到电话询问的时候一定要明白自己是不是最合适的解答人选。如果不是的话就应该将电话转到最合适的人。比如，如果有人向你了解活动管理行业的情况时，你可以建议他们联系相关的专门协会或组织，并告诉他如果他们有其他的什么问题，可以在联系这些专门协会或组织后致电给你，你将非常乐意解答(这一点非常重要)。

对那些普通信件和传真(opening mail or reading facsimiles)只处理一次。对于临时非正式的信件可以直接在信件上批注并附上名片。这不仅是有效率的，而且也是合时宜的。此外可以安排相应时间处理重要的商业文件。

当外出超过3到4个商务工作日时，可差人通过24小时服务将邮件送达你手。这样可使你及时进行答复。

无论会议多简短，都要为其准备一个正式议程。要预先发放这个议程并留出一定的对议程安排的讨论时间。如果议程安排没有问题，那就请与会者准备一个有关发言的正式概要并在会前给你。这有助于你为此做好充分准备。

建立一个包括接洽者姓名、地址、电话号码等信息的一览表。

授权能干的助手处理那些不必你亲自处理的事务。提高你的创造力的惟一正途就是克隆你自己!一个受过良好训练、能得到合适薪酬的行政助理可以提高你的效率，甚至偶尔可以使你有时间去从事能够带来更好回报的工作。

三、精于财务之道

使自己成为一个精明的训练有素的财富管理者是你在活动行业构筑长远职业未来的另一重要支撑要素。在你的活动管理生涯中你须要解读诸多财务报表，对此你不能寄希望于他人。你必须能够了解这些数据所蕴涵的信息并根据你对这些数据的最终分析做出判断、提出意见。但实际上有许多活动管理者并不熟谙会计之道。

恰当的金融方面的实践能使有经验的活动管理者更好地控制未来的活动。这须要通过收集、分析正确的信息，并透过分析做出正确的决策。如果能够掌握以下几点可能将有助于你构建一个美好的职业前途:

　确立现实的短、中、长期财务目标。

　获取专业的咨询建议。确立并使用有效的财务技术。

　定期、系统地审查财务健康状况。

　控制日常开支并追求财富最大化。

四、熟练掌握技术

传真技术、ISDNs技术、互联网技术以及基于互联网的电子邮件技术等等新技术的发展正在改变着活动管理者商业运作的方式。尽管掌握这些技术是多数行政性工作的一项基本要求，但是多数活动管理者依然对计算机时代的到来感到某种恐惧或不适应。为此，通过选择合适的途径以应对这些再正常不过的挑战来解决这种恐惧是当今活动管理者必须优先考虑的事情。活动管理者应该优先考虑的基础工具包括word处理、财务管理及数据库管理等。

掌握word处理技术可以使活动管理者能够简单有效地形成精美的建议(well-written proposals)、协议、工作日程表以及其他一些重要的日常业务工作文件。财务报表软件可以使现在的活动管理者及时、有效、准确地掌握每月诸多分类账目信息，并迅速了解每项活动的盈亏状况;在给自己提供良好的关于公司收支状况的资料的同时可以用来给税务部门提供详细的报告。当然最重要的是，通过这些软件的使用可以帮助你迅速决定现金流转状况，以确保每月月底有足够收入来支付开支，并保证企业能够有一定的赢利。而数据库系统可以使你能够便利地整理从买家、潜在客户到现有客户名单的大量信息并非常方便地对这些信息进行检索。活动管理者对每年工作中的大量信息的储存、组织、迅速高效的检索、利用对于其商业运作和收入提高绝对是非常重要的。当然，在数据库实际运行初期可能会碰到一些问题，因为有效使用这样的数据库的一个前提是必须依赖于整个团队的努力，只有当整个团队接受了这个数据库系统，并且将对初始数据库的数据的完善看成是一项系统性的工作的时候，数据库中的相关数据才可能不断地得到更新、完善，活动管理组织才可能真正成为一个更富效率并具更高赢利能力的组织。

以下程序可以为找到一种符合你需要的合意的技术提供某种途径:

　确定你所在组织的技术需求。

　评价并选择一种合意的技术。

　确定一个执行的时间表。

　为所有有关人员提供足够的培训。

　评估系统性的需要，进而是使之适应新的技术。

五、掌握人力资源技术

活动管理者必须掌握的一项最重要的人力资源管理技术就是授权。为了使一项活动能够成功必须做出一系列的决定，但是又不能完全依靠活动管理者一个人来决定。也就是说，活动管理者必须雇用适当人选并给他们以充分授权，让他们去做大量的重要决定。大多数活动管理者都关注导致失败的首要原因，这就是没有给员工以充分授权。如果像奥运会这样的巨型活动还需要大量的志愿者来提供礼仪、宣传和其他大量的琐碎但不可或缺的服务，则授权对象可能还要包括志愿者^[1]。通过对大量活动管理方面的企业家的非正式访谈发现，组织最大的挑战不在于创造性方面，而是在财务管理人员那里。可能这就是为什么在许多企业里，首席财务官(CFO)是行政人员中薪水最高的职位的原因吧。

当活动管理者在财务、人力资源管理以及其他商业技能方面越来越有心得时，他们实际上正在向他们当前的雇主显示其企业家的才能。实际情况也正是如此。当他们展示了独立应对复杂而又竞争激烈的环境的能力时，许多雇主付给他们相应的报酬。因此，对雇员而言，熟练掌握活动管理方面的技术的一大好处是它可以帮助你使商业活动更加有效地运转，提高你创造业绩方面的能力。此外，这也增加了以后你自己拥有并成功经营一家活动管理咨询公司的机会。

案例2-1　悉尼奥运会志愿者计划的成功奥秘(摘选)

永远都不要低估志愿者，要尊重他们和他们的力量，采纳他们对责任的关注，好好训练他们，希望从他们那里获得最佳效果，你想要从他们那里得到多少就要回报多少……永远都不要认为他们是想当然的。

……把志愿者作为奥运会工作人员的重要力量对成功举办奥运会是至关重要的。无论有无报酬，组委会的每一个成员都属于同一个团队。……我们欢迎志愿者，相信他们并给予他们权力。……奥运会中志愿者计划成功的最重要的原因，就是在整个活动过程中鼓励志愿者分享主人翁感。……志愿者计划成功的奥秘还有很多，包括获得合适的人员、确保每份工作都已经任务明确并得到了正确的理解、使志愿者与工作岗位相匹配、为获得高质量绩效和客户服务进行深入培训……全面的认同和奖励计划……并帮助他们获得工作满足感。

David Brettell文，王增东、杨磊译，《大型活动项目管理》，机械工业出版社2002