大型活动的合同管理

第二节　大型活动的合同管理

在现代，大多数活动都存在着隐患，而这些隐患可能会导致耗时且耗费财力的诉讼。随着专业化管理的活动数量的增加，人们对风险管理以及其他的法律和道德问题的关注也在加大。在20世纪70年代中期，美国举办了许多活动以庆祝美国独立200周年。那时，大多数活动都是由非专业人士组织的。由于对风险管理缺少相关的理解与培训，法律界因此对由项目经理的疏忽而引发的诉讼案件发生了兴趣。这一情况持续至今，但有一点发生了显著的变化，那就是项目经理们开始以一种较为谨慎的态度对待法律、道德和风险管理问题。

国际活动集团出版了一本名为《主办、赞助法律指南》的合订本，其内容囊括了这一复杂领域内的所有相关法律问题，提供了美国的各类论坛、专门学术会议、体育赛事的情况，覆盖了与活动管理相关的法律、道德和风险管理领域的最新发展。也许这一变化的最有力证明是可选择性争议解决计划的实施，这将有助于避免诉讼对时间和财力的耗费。事实上，这个模式已经不仅仅用于发生疏忽的情况下了，而是用于教育和采取先期行动以减少风险和活动组织者的花费。

一、活动必须遵守法律规定

在美国及其他一些国家，多数公共活动都要求持有特定的官方许可证。参加人数越多，技术复杂性越大，政府的监管通常就越严格。政府审查可以由地方、州、省或者联邦代理机构进行。一项活动必须遵照现有的法律制度进行，这主要是基于保护人们的法律权益;遵照道德通则;确保活动的利益相关者的人身及财产安全及保证财务安全等方面的考虑。

(一)保护法律权益

为确保活动进行顺利，应事先备好合同，对所需的执照和许可证进行研究，并遵照其他的法律要求。合同或协议可以小到一封简单的短信或备忘录，也可以复杂到一份带有许多页附件的文件。项目经理应该很好地利用专业法律顾问的服务，就所有标准化合同(如饭店合同)的审核向他们进行咨询，从而在执行之前确保合同的有效性。此外，在签署一项新的协议时，地方法律顾问必须确保合同符合合同签署与执行地的管辖权限范围内的法规。因此，在活动举办地或诉讼案件发生地选择当地律师界的专家是很重要的。

大多数执照和许可证将由地方代理机构颁发，明智的项目经理会对以往的类似活动进行详细的调查，确定一般情况下活动所要求的执照和许可证。

执照和许可证颁发过程可能持续几周甚至几个月，所以项目经理必须仔细调查活动举办地的情况，从而符合该权限范围的时间要求。执照和许可证费用只是象征性的，但一些较大型的活动以及风险较高的活动会向主办者征收较高的费用。

我们必须说服我们的活动风险承担者，让他们了解遵从法律的重要性和获取所有必须的执照与许可证的必要性。其主要原因如下:

(1)法律要求项目经理持有特定的执照和许可证，否则会被罚款甚至取消举办活动的资格。

(2)在信用方面，对活动风险承担者负有计划、准备和提供关于符合法律要求的证明的责任，不与法律要求保持一致会导致难以挽回的经济损失。

(3)从道德方面来看，我们有责任遵守所有的政府法规，并提供书面协议。

(4)尽管口头协议也具有约束力，但书面协议通常优先执行，因为它为协议各方提供了与活动相关的明确的条款、条件以及其他的重要因素。

(5)项目经理的一个重要责任就是为活动的举办提供安全的环境。

尽管北美国家的法律法规相对多得多，但其他国家也在迅速加强这方面的控制，以确保活动的安全与合法性。

(二)遵守道德通则

大型活动行业的界定本身就须要与道德行为规则紧密相连。随着活动管理作为一个新的行业的出现，国际大型活动协会出台了一套道德规范，同时许多相关行业组织，如国际会议专业人员组织也出台了独立但是与之相类似的法规。这种道德规范既不同于那种类似于《圣经》的道德准则，也不同于由政府部门投票产生的法典。

道德规范反映了在一个专业领域和地理界限内的标准性和常规性的东西，但在不同的条件下使用时，可以根据需要进行一定的变通。例如，当活动涉及与旅馆饭店之间签定相关协议的情况下，一个旅馆经营者在第一次见面时为一名项目经理提供了免费的午餐，是否可以据此推断这是对项目经理的贿赂而因此拒绝?活动的法律程序专家多会建议项目经理在第一次与旅馆经营者见面时保证自己为午餐付费。这样可以使旅馆经营者准确理解他与活动项目经理之间的关系是平等的，是一种商业交易;同时这也为将来的谈判和关系的建立立下了道德标准。

尽管包括国际专业协会在内的许多专业团体都以一种令人不满的方式强制实施其道德规范，但在大多数情况下，决定使用道德规范作为行为向导依然取决于项目经理本身。对此问题，专业人士的建议是让活动项目经理们采用“报纸首页”原则——问问是否愿意早上醒来时看到自己的决定和行为涂抹在报纸的首页，这可能会帮助活动项目经理很快地判断自己准备采取的行动对个人和整个活动组织管理方而言是否合适。

(三)确保活动利益相关者的人身和财产安全

正如前文所述，活动组织管理者最重要的也是首位的风险控制目标就是提供一个安全的环境——无论在法律上还是道德上都对活动风险承担者负有创建和保持安全可靠的环境的责任。安全可靠的活动环境应该远离危险。项目经理可以增加邀请人数，也可以应他人的要求和建议对活动进行调整。但是，项目经理不能将这项职责转嫁他人，而应该负责创建安全可靠的环境并在活动的全过程中予以保持。

(四)保证财务安全

一项活动的法律、道德和安全方面的情况能够戏剧性地影响到活动的盈亏状况。因此，每做出一项主动的先期行动，就可能在一定程度上降低财务方面不可预期的风险。尽管并非所有的意外事件都可以预测，但是在计划采取战略性先期措施以防范意外事件上表现的越内行，最终的资产负债表上所体现的赢利就会越多。也就是说，越全面地采取法律、道德和风险管理等先期措施，则越有助于帮助活动获取更多的收益;反之，如果没能遵守法律、道德规范和进行风险管理，则往往会造成人身、财产和信誉的严重损失。

二、活动管理合同的主要构成

活动管理合同反映了合同双方或多方所达成的一致理解和协议。一个具有约束力的合同必须包括以下一些主要构成部分:

(一)合同方

合同各方的姓名必须清楚，协议必须在合同方之间达成，且合同各方的身份必须明确。标准的活动管理协议一般在项目经理与他的客户或者项目经理与其供应商之间达成。其他合同可能在活动专业人员与保险公司、娱乐公司或者银行及其他贷款机构之间达成。

(二)要约

要约是指一方向另一方主动要求提供产品或服务。项目经理可以向客户提供咨询服务，供应商可以向项目经理提供产品。要约应该列出活动专业人员主动提供的所有服务。任何对信息的误传都可能导致今后耗费财力的诉讼。

(三)承诺

这一条款规定了接受要约的一方提供给另一方什么。

(四)接受要约

当双方均表示接受时就签署并执行协议，证明他们同意并遵循协议的各项条款。

(五)其他构成部分

合同的主要构成部分是合同方、要约、承诺和接受要约，但通常管理协议还包括许多其他条款和构成部分，其中最具有代表性的条款如下:

1.期限

期限条款规定了资金将在何时以何种方式交予要约人。如果活动管理者提供了咨询服务，就可以要求客户事先交纳一笔保证金，然后再在每月的规定日期按月付费。这些期限条款规定了协议有效的财务条件。

对于一些大型活动，应在规定的具体期限内付款。在大型活动情况下，或者其他复杂的支付协议中，合同应附有一份独立的付款日程，并作为合同的一部分，合同双方应在付款日程上签字并注明日期。如果付款期限条款中提到预付款，就应该特别注意对活动取消时预付款如何退还的规定。例如，预付款是以期货交易的方式在一定期限内偿付，还是以现金形式付清。

在活动管理行业内，活动专业人员越来越关注如何降低内部和操作的风险，以提高企业的利润率。内部风险包括失窃、漏损和知识产权保护。活动专业人员必须与员工共同工作，监督工作程序以降低内部风险。

2.取消

活动总是存在着被取消的可能性。因此，很有必要为这样的偶然事件提供一个详细的取消条款。通常，取消条款规定在何种情况下哪一方可以取消活动、如何进行通告(一般为书面)以及给予怎样的赔偿。

3.不可抗力

在不可抗力条款中，合同双方达成协议，在发生人力所不可控制的情况时，允许取消活动而不必进行赔偿。规定不可抗力条款必须反映最常见的和可预测的，包括飓风、地震、洪水、火山喷发、龙卷风、饥荒、战争或其他灾难。

4.仲裁

活动管理协议按照惯例包括一个允许双方在不能达成一致的情况下使用仲裁的条款。一般来说，使用仲裁的费用比传统的诉讼要少得多。

5.宣传广告

由于许多活动包含有演艺人员或剧院演出，因此协议必须规定演艺人员将如何在广告或宣传中列出。

6.时间条款

时间条款告诉双方协议只有在规定期限内签署才有效。通常这一条款用于防止要约人因购买方推迟执行购买行为而受到经济损失。

7.转让

由于员工在组织内的任职期限变得越来越短，协议包含规定合同不能转让给他人的条款也就变得越来越重要了。例如，如果张三从A公司离职，协议双方是A公司和要约人，而不会转至张三的接替者。因此，张三是代表A公司执行协议。

8.保险

通常协议会详细规定双方必须投保的险种和限制以及双方相互投保的要求。一些协议要求附有保险单的复印件，保险单在活动进行之前规定合同另一方为附加被保险人。

9.保持不受损害及赔偿金

在任何一方所导致的活动偶发事件中，疏忽的责任方同意付损害赔偿金以保证另一方利益不受损害。

10.信誉

对一项活动的组织反映了活动组织者和发起人的个人判断力或偏好，因此一些项目经理会通过一项有关认可购买方——活动组织和管理服务的购买者——信誉的重要性的特别条款，并声明会尽力在活动管理过程中维护信誉。

11.达成的协议

一般地，达成的协议是指双方达成完全共识后所形成的最终条款和陈述。

(六)附件

附件是合同主体的附属物，通常列出支撑合同主题的重要组成部分，可能包括音响设备、照明设备及劳动力、食品饮料、交通、演艺人员的住宿或其他重要的除演艺人员劳务费之外的金钱方面的报酬。如果忽略了这个条款，则甚至有可能会造成整个活动无法正常运行。附件应附在合同主体之后，必须经草签或由双方分别签字以示同意。

(七)合同的变更

多数合同在执行之前都要进行进一步磋商，执行的结果也会发生变化。如果只是发生了两三个不重要的变化，你可以选择在另一方继续执行协议之前进行草签和注明日期，这表明你接受了这一变化，但在正式签字之前并不具有强制性的约束力。如果是重要的变更(如时间、地点、费用)或者变更数在三个或以上，则最好签署一个新的协议。

(八)执行期限与次序

首先，一定要求购买方(活动组织和管理服务的购买者)在活动经理(活动组织和管理服务提供者)正式签字之前签署协议。一旦双方签字，合同即正式生效。如果活动经理在合同另一方之前签字，然后另一方进行变更后再签字，则作为活动组织与管理服务的供给者在一定程度上受约束于那些变更。要求购买方在活动经理之前签字是比较明智的做法。

其次，不要使用复印件。如果须要对簿公堂，法院通常会要求原始文件。临时性的谅解备忘录可以使用复印件，但有法律效力的协议必须是原件。

第三，亲自签署协议。告诉购买方协议所包含的条款都具有法律强制力，正如同合同签署人的正直性。鉴于双方共同执行一项协议，请与对方友好携手完成。

三、其他协议

除了大型活动的咨询协议外，项目经理可能还要准备并处理其他种类的协议。下面是几种典型的项目管理协议。

资料10-3　传播合同的关键要素

1.地域或地区:传播区域是本地还是本国或者国际传播等必须注明。如果附表中写明的区域是全球，则活动主办单位就必须非常清楚传播商所拥有的权利以及它的价值。

2.担保:最重要的就是关于只有活动主办单位才有权对整个活动签约的声明。例如，某些地方当局要求为在该地区进行传播缴纳附加费;另外，演出方对演出拥有版权，不允许传播单位未经书面同意进行录像和出版;喜剧演员和市场行为发言人对传播和录音尤为敏感。

3.赞助商的地位:当涉及不同级别的赞助关系时就有可能会面临困难。有时，活动赞助商的权利与传播赞助商的权利有可能发生冲突。

图10-1　活动组织管理方的协议关系简图

4.节目重播、精选、从属证书:该条款决定了传播可以重复的次数、传播商是否可以对节目进行编辑和精选、可以使用多少素材。活动主办单位可能会与一家传播商签定合同，结果却发现活动的大部分传播权已经卖给另一家传播商了。另外，从属证书条款可能会废除合同中的许多其他条款。从属证书的持有人就可以启用自己的赞助商，如果这与活动赞助商发生正面竞争，那么就会出现问题。

5.销售计划:合同中可能会设立条款对传播产生的附加产品的权利进行规定。对录像的所有权和销售是一个活动的主要收入来源。近来在此类合同中新增了一个条款，对未来的销售系统进行了规定。如果合同中包含了对活动主办单位来说未知的条款，则签字就可能放弃了对活动的未来权利，这是非常容易忽略的。这时寻求专业的法律帮助是明智的。

6.采访:传播有进行实际采访的需求。这必须是活动筹备和物流规划的一部分。传播商可能会要求对演出方和名人进行采访，这样做很容易把活动搞砸。应该详细规定传播公司采访明星们的次数，这一点非常重要。

7.谢启:这在一开始就确定了在字幕和谢启表中将列出的人和单位。

资料来源:《大型活动项目管理》王增东、杨磊译机械工业出版社

◆咨询协议:协议中一方(通常是项目经理)同意向另外一方提供咨询服务，包括调研、设计、规划、评估等多方面服务。

◆雇用协议:协议中雇员同意雇用的具体条款。

◆参展合同:参展个人和展览会的赞助商之间订立的在展览会期间租用某个展位的协议。

◆酒店合同:酒店和活动主办方订立的，为某一活动或一系列活动提供客房、功能场所和其他服务(食物和酒水)的协议。

◆非竞争协议:雇员同意在雇佣合同终止后，在某一具体区域或市场上，在某一时间段内从业不与原企业构成竞争。

◆赞助协议:赞助商与活动组织者订立的，组织者同意向赞助商提供某种市场服务并获取一定的报酬的合同。

◆卖方协议:卖方与项目经理或客户订立的为某个活动提供某种产品或服务的协议。

这些协议的目的是保证一个活动的专业化运作。如果要确认所有需要的协议，应和其他项目组织者、当地官员以及供应商进行核对，以确保重要的文件在活动开始前已经落实。

四、许可证

许可证一般由相应的政府机构颁发，允许活动组织方在项目中进行某种具体的活动(见表10-1)。由于可能在提交了必要的文件并且支付一定款项后才能获得许可，故应该为此留出足够的时间。当然，事先要弄清颁发机构需要哪些文件、怎样付款等细节规定。

表10-1　项目管理许可和许可获取地点(美国为例)

要注意的是，这些许可不是自动颁发的。许可说明的只是在活动组织方遵循已有条款的前提下，该机关允许项目组织机构进行某种活动而已。因此在申请这些许可前要确认自己能否遵守这些条款。当然，在没有得到某个许可的情况下活动组织方也可考虑起诉——项目经理为获得活动的许可对某个机关进行起诉。然而，因为大部分的项目经理都是靠当地机构的真诚合作才能成功举办活动，所以诉诸法律是最后的手段。

五、执照

执照是由政府机构、私立组织或公共实体颁发的，允许活动组织方进行某种活动的证明。在某些领域许可与执照的区别是微乎其微的。通常要获得执照会更严格，并且在保证前要做出相应的努力。

下表10-2列出了一般活动所需的执照和它们的来源。究竟是否需要更多的执照须要视活动的性质、规模等情况而定。在确定究竟需要哪些执照的问题时须要考查活动的历史、与类似活动的组织者核对并与相关的颁发执照的部门进行确认。

表10-2　项目管理执照和执照获取地点(以美国为例)

信息的最佳来源之一是卖主。对卖主加以审核，尤其是在技术领域，并且决定其是否需要执照，或者说项目经理是否必须获得执照。

对于一些项目许可证和执照都是必须的。项目越大，它所需要的执照和许可证就越多。须要记住的是执照和许可证是政府为了保护自身利益而设立的障碍。为使整个项目顺利运行，就要与这些相关机构密切合作，从而了解它们的程序、监督机制等。

六、合同、许可证和执照的关系

专业项目经理了解并且运用他们的优势对仔细起草并将实施的合同与相应的执照和许可证进行协调。这是一个现代项目的职业运作都必要的三个基本工具。当制订一项新协议的时候，应事先决定由谁来接收负责许可证和执照并且将其在协议中加以规定，否则，整个项目会受到影响并影响各个股东的利益。

因此，应在计划阶段仔细对各个执照和许可证做好研究，从而决定这一步骤的负责人。在专业咨询协议和销售协议中都要包括这些信息。因为执照和许可证在大多数项目中都是不可缺少的，也就要求项目经理最大限度地予以重视，也就是说即使是对很小风险的预防(风险管理)也要采取很详细的措施。在计划阶段对将来的许可证程序进行研究然后在协调阶段将这两个重要部分在项目管理程序内加以整合。

合同、许可证和执照在法律、道德和风险管理中具有分歧，为保证其影响是积极的，项目经理必须了解其重要性，不断与相关机构保持联系同时准备并且执行有效的合同。