大型活动前管理

7．1　大型活动前管理

大型活动有规模大小和时间长短之分。类型、性质也可以有所差别，但是大型活动流程确有相通之处，一般的活动流程分成3个阶段：活动前准备阶段、活动实施阶段和评估总结阶段（见图7．1）。

图7．1　大型活动前管理的内容

大型活动前准备即对活动的事前计划，它可被看成是一种为了达到活动目标而对各种工作任务所作出的系统安排。为了确保活动成功，活动前准备应包括许多不同的参与者，如活动管理者和各类供应商，其中活动管理者的活动前计划非常重要，活动前计划一般要解决这样几个问题：总体策划、活动选址、有效营销方案和项目预算。在解决每一个问题的时候还要明确：有哪些需求需要满足？由谁做？何时做？

7．1．1　建立策划委员会

大多数活动都需要一个策划委员会，策划委员会是一个对活动负有某些责任的团队，通常由组办活动的组织的内部成员构成。对于规模不是非常大的活动，承办者可以与一个策划委员会一起合作。策划委员会的工作包括以下一些内容：

1）制订目标

①策划委员会要有一个具体的目标并且要书面落实。

②要明确策划委员会与承办者之间的关系。

③明确策划委员会应向谁负责。

④明确策划委员会何时结束使命。

2）确定人选

即确定策划委员会成员的来源，是内部选取还是外部指派？是否自愿？

3）运作程序

①策划委员会要有预算。

②策划委员会要对活动场地进行实地考察。

③策划委员会成员要定期聚会。

④策划委员会要负责设计评估。

⑤策划委员会的工作过程要记录下来以备将来活动参考。

7．1．2　进行活动市场调查

1）市场调查的含义

市场调查，是运用科学的方法，有目的地系统地收集、记录、整理和分析市场信息资料，从而认识市场发展变化的现状和趋势，为市场预测、经营决策提供依据。这一定义包含了以下几层意思：

其一，市场调查是一种有目的、有意识的认识市场的活动。任何一项市场调查，都不是盲目进行的，而是围绕企业经营活动中存在的问题而展开的，有明确的目的性。

其二，市场调查的具体对象是市场体系，即市场主体（家庭个人、政府、企业），市场客体（消费品和生产要素），市场媒体（货币、价格、信息）等。其中市场调查的重点对象是消费者市场。

其三，市场调查需要借助一套科学方法，其中包括观察调查法、询问调查法、问卷设计、实验设计，也包括抽样调查的技术等。

其四，市场调查是为企业的市场预测和经营决策服务的。市场调查是一种认识市场的手段，它本身不是目的，它最终为企业的经营决策服务。

其五，市场调查的任务是收集、记录市场信息。市场调查与市场信息有着极为密切的关系。市场信息直接构成市场调查的内容，市场调查是围绕获取某一方面的市场信息而展开的。

2）市场环境分析

活动市场的可行性分析包括市场环境分析和目标市场分析。活动市场调查要围绕这两者进行。

（1）宏观市场环境

宏观市场环境包括：经济环境；技术环境；政治法律环境；社会文化环境。

（2）微观市场环境

微观市场环境包括：组织机构的内部环境；目标客户；服务商；社会公众：媒体公众、政府公众、当地居民、市民行动公众、金融公众等。

在第2章与第5章中，均有市场调研与目标市场分析的内容，这里不再赘述。

7．1．3　大型活动的策划方案

在这一阶段中最为重要的是为活动建立一个主要目标。在准备撰写活动的策划方案过程中一般包括以下内容：大型活动主题、活动规模、活动举办的时间和议程、活动举办的场所和地点、活动的营销方案等。

活动策划方案的内容可以通过回答以下问题来确定和调整，即5W＋1H。其中5W就是第5章中所提到的WHO，WHAT，WHEN，WHERE，WHY；H代表HOW（如何），是指具体的活动形式。活动前期的策划、筹备工作要经过较长的时间，从筹备工作落实到书面形成活动的策划方案，对接下来活动的实施和管理均非常重要。

7．1．4　大型活动的预算制订

大型活动要在预算范围内举行会议。在下一章的财务管理章节中，有预算制订、执行和控制的详细内容，在本节中，主要强调成本计算过程中包含的费用。

多数大型活动预算的一般支出费用项目包括：

①会计费用。

②市场营销费用：广告费；专项广告费；宣传手册设计费、邮寄费、印刷费；公共关系费等。

③日常管理费用：装饰费用；保险费用；现场电话费；法律咨询费；执照费、许可证费；复印费、摄影费、邮费；活动节目单编辑设计和印刷费；报告编制与出版费；按比例分摊的日常管理费等。

④职员/志愿者费用：职员/志愿者住宿费；志愿者表彰和奖品费；合同工注册费。

⑤劳务费：视听、音响、照明人员劳务费。

⑥租赁费；视听、音响、照明设备租赁费；汽车租赁费；现场办公家具租赁费；场地租赁费。

⑦运输费：汽车里程补助费；材料运输费；宾客交通费；职员交通费等。

⑧评估费：咨询师聘用费；评估费等。

⑨注册费：注册材料费；补充注册费和入场费等。