大型活动财务管理

8．3　大型活动财务管理

良好的财务管理和预算控制是举办大型活动最重要的因素之一。做好大型活动财务管理能够对大型活动资金的流动去向、投入产出的比例和预算控制的好坏产生直接的作用。

大型活动财务管理就是大型活动主办者或承办者在大型活动举办过程中，对于举办大型活动的资金投入、产出、预算控制的管理。当然，这种财务管理，是在国家、金融、财政、税收等财务规定内实施的管理，而不是非法的财务管理。一个大型活动的举办总之无论是想赢得美誉，还是欲取得利润，大型活动财务管理都是重要的一个环节，好的大型活动财务管理能够制订适当的财务目标、预算控制，并收到良好的利润。大型活动财务管理包括3个阶段的管理即制订财务目标、制订预算和预算的执行与控制。

8．3．1　制订财务目标

对于以赢利性为目标的大型活动，投资回报率（ROI，Return on investment）或该项目价值是检验大型活动成功与否的关键指标。ROI可由下列公式来表明：投资回报率＝净利润/项目总成本×100%

8．3．2　制订预算

预算是大型活动项目组织者必须认真策划的一项行动计划，是协助实现财务目标的重要工具。大型活动财务中最具挑战性的部分就是编制预算，因为整个预算编制程序一般只是在有限的信息和假设的基础上展开的。每个大型活动项目都是单独预算，而一年中所有单独的大型活动项目预算之和构成大型活动年度总预算（见表8．2）。

表8．2　大型活动预算表

一般来说，大型活动项目预算的编制依据下列几个因素：

①市场判断和预测。

②以前相同的或类似的项目历史。

③一般经济和未来预报。

④使用可提供资源（如投资回报率）能够期望得到的合理收支。

⑤为大型活动项目筹措资金而选择适用的财务类型（借贷资金、预付款、现存资金等）。

⑥盈亏平衡分析。进行盈亏平衡分析，最重要的是要找到能够使大型活动达到盈亏平衡的“盈亏平衡点”。所谓盈亏平衡点，就是能够使大型活动达到盈亏平衡时的大型活动规模或门票价格，找到了盈亏平衡点就可以为大型活动制订更加合理的价格，为大型活动规划更为合理的规模。

⑦现金流量分析。举办机构可以根据自身的经营以及大型活动筹备工作对资金投入的需要，通过一定的渠道，采取适当的方式获取一定的资金。举办机构在筹措资金时，应遵循以下基本原则：规模要适当，筹措要及时，方式要经济，来源要合理。

财务风险包括举债筹措资金给举办机构财务成果带来的不确定性，举办机构资金投放所带来的不确定性。

8．3．3　预算的执行与控制

大型活动项目预算的执行与控制是在项目主管的直接授权后执行。在预算执行中要注意大型活动项目中的3个环节：一是价格定位，二是现金管理，三是财务风险。

1）价格定位

价格定位不仅可以提高大型活动竞争力，也是确保财务目标的重要因素。一般从主办者而言，定价包括下列几个目标：①利润目标；②市场份额目标；③市场撷取目标；④大型活动质量目标；⑤生存目标。针对不同目标的定位方法不同。

成本导向定价法，就是以举办大型活动成本作为大型活动定价基础的定价法。举办大型活动成本包括固定成本和可变成本两个部分。

2）现金管理

现金管理一般分为两种记账方法，即现金记账法和权责发生制记账法。

现金记账法是指当收益实际收到、费用实际支付时才记录下收益和费用。当收到支票并且已经存入自己账户时才将收益加到预算中，实际收到发票并且已付款时才将费用扣除。

权责发生制记账法是将能够预计到的收入和费用都记录在账上，报账则要等到收入或费用预期发生的那个月份。把应付科目的资金留出来，这样在需要支付时便能拿出这笔款项而不是用于他处了。

对于大型活动企业而言，仅仅能够赢利的经营运作并非是完全的运作。从财务管理角度看，现金流支是一种支付手段，凭借这种手段，大型活动企业可以如期支付账单或工资。为保证现金正向流动，需要用两条措施来保驾护航。其一是必须与经销商或者客户事先商定好付款条款和条件，并以合约的形式签订，这样可以使公司设法赚取足够的收入来偿还承担的债务。其二是必须及时回收到期的应收款，以便清算所欠经销商的应付款。

3）财务风险

财务风险是指因为大型活动财务管理失误导致企业（项目）资金反向流动，并给企业（项目）带来资金投入和产出的不确定性。这包括投入与产出的负数比例，利润率与利息的负数比例，以及由于货币汇率和国际、国内金融风险带来的不确定因素。因此，慎重选择大型活动项目和大型活动投资规模是规避和降低大型活动财务风险的有效手段。