大型活动风险管理概述

第一节　大型活动风险管理概述

一、大型活动风险与管理

(一)大型活动风险

所谓风险，其实就是活动结果的不确定性，是人们因对未来行为的决策及客观条件的不确定性而可能引起的后果与预定目标发生多种负偏离的综合。举办活动尤其是大型活动时，其运行状态和结果可能是活动组织管理者以及所有利益相关者愿意看到的，但是有时某些活动组织管理者和利益相关者所不愿意看到的运行状态和结果也可能出现。比如当很多人为了庆祝、教育、市场开发、聚会等目的而集中起来时，发生生命财产损失的风险就会增大——经常见诸报端的关于重大活动中各种事故的报道证实了这一点。

对活动风险的理解应该注意以下几点:(1)活动风险是与活动的运行相联系的，这种运行概包括个人的行为，也包括群体或组织的行为。不与行为联系的风险只是一种危险。而行为受决策左右，因此风险与人们的决策有关。(2)客观条件的变化是活动风险的重要成因，尽管人们无力控制客观状态，却可以认识并掌握客现状态变化的规律性，对相关的客现状态做出科学的预测，这也是大型活动风险管理的重要前提。(3)活动风险是指可能的后果与预定目标发生负偏离，在活动风险管理过程中须要根据负偏离的程度不同以及负偏离本身的重要程度差异采取不同的管理行为。(4)活动风险本身是一种不确定性，所以同时也就有了潜在性、随机性的特征，由于其往往并不显现在活动的表面，并且还表现出一定的偶然性，活动组织管理者才会忽视它的存在，从而蒙受种种损失。

博隆希(Berlonghi)(1990)认为，活动管理中风险主要来自于:(1)管理方面，如果组织结构和办公布局合理则有助于减少对工作人员的风险;(2)宣传和公共关系方面，宣传人员本身具有的特点决定了他们在工作中更加关注行动可能带来的成果，而倾向于忽视潜在的风险;(3)健康和安全方面，预防损失计划和安全控制计划都是任何风险管理策略的重要组成部分，与食品特许的卫生和卫生设施要求相关的风险应该引起特别重视;(4)拥挤管理方面，对拥挤人群、酒类销售和噪音控制等方面的风险;(5)保安方面，活动的保安计划是风险管理的重要组成部分;(6)运输方面，运输、停车场和公众交通都存在潜在的风险，应该引起足够的重视。

(二)大型活动风险管理

1.活动风险管理概念

不过事物的两面性同时也告诉我们，尽管活动风险强调负偏离，但实际中肯定也存在正偏离。由于正偏离是人们的渴求，属于风险收益的范畴;同时尽管某一具体风险发生存在偶然性，但大量风险发生却总存在必然性、规律性。因此若能够对大量风险事故资料的观察和统计分析，发现其呈现出明显的运动规律，进行仔细的观察和监控，运用概率统计方法及其他现代风险分析方法去计算风险发生的概率和损失程度进行合理的判断，对可能发生的风险进行预测、估量和评价，则就有可能较为准确地把握风险，去获得风险所内在的诱惑效应——这就是风险管理。

所谓活动风险管理是指活动组织管理者对可能遇到的风险进行预测、识别、评估、分析，并在此基础上有效地处置风险，以最低成本实现最大安全保障的科学管理方法。由此可见:(1)大型活动(包括其他规模的活动)风险管理的主体是活动的组织管理者，这个组织管理者可以是专业的活动公司，也可以是政府部门，当然如果活动的规模较小，甚至也可以是个人，因此活动风险管理概念的外延很大;(2)活动风险管理是由风险预测、识别^[1]、评估、分析、处置等环节组成的，是通过计划、组织、指导、控制等过程，通过综合权衡各种科学方法和方案，从中选择最佳的管理技术和风险管理方案以实现其成本收益目标;(3)活动风险管理的目标是实现最大的安全保障，若活动风险管理不善，则与增加了的受伤、盗窃以及其他不幸相伴随的自然就是不断增多的费用。这些费用主要来源于两种途径:活动直接创收的损失和保险商被迫偿付的高额保险赔偿金。而最大的损失可能是由此悲剧及其不良社会影响所导致的商机的流失——有谁愿意去一个可能会发生帐篷倒塌和伤人事件以及有着食物中毒危险的地方参观呢?

2.活动风险处置的可选方案

通过对活动风险的评估和分析，把活动风险发生的概率、损失严重程度以及其他因素综合起来考虑，就可得出活动发生各种风险的可能性及其危害程度，再与公认的安全指标相比较，就可确定项目的危险等级，从而决定应采取什么样的措施以及控制措施应采取到什么程度。活动风险处置的可选方案包括风险回避、风险控制、风险自留和风险转嫁。

(1)风险回避

风险回避是在考虑到某项活动的风险及其所致损失都很大时，主动放弃或终止该活动以避免与该活动相联系的风险及其所致损失的一种处置风险的方式，它是一种最彻底的风险处置技术。它在风险事件发生之前将风险因素完全消除，从而完全消除了这些风险可能造成的各种损失，而其他风险处置技术，则只能减少风险发生的概率和损失的严重程度。在对该活动进行风险预测、识别、评估和分析后，如发现实施此项活动将面临巨大风险，一旦发生事故，将造成活动组织方无法承受的重大损失，而风险经理又不可能采取有效措施减少其风险和损失幅度，且保险公司也因该活动风险太大而拒绝承保，这时就应放弃或终止该活动的实施，以避免今后可能发生的更大损失。

(2)风险控制

风险控制是为了最大限度地降低风险事故发生的概率和减小损失幅度而采取的风险处置技术。可采取以下措施控制风险:根据风险因素的特性，采取一定措施使其发生的概率降至接近于零，从而预防风险因素的产生;减少已存在的风险因素;防止已存在的风险因素释放能量;改善风险因素的空间分布从而限制其释放能量的速度;在时间和空间上把风险因素同可能遭受损害的人、财、物隔离;借助人为设置的物质障碍将风险因素同人、财、物隔离;改变风险因素的基本性质;加强风险部门的防护能力;做好救护受损人、物的准备。为此可以采用先进的材料和技术，有针对性地对实施活动的人员进行风险教育以增强其风险意识，应制订严格的管理操作规程，以控制因疏忽而造成不必要的损失。

(3)风险自留

风险自留是由活动组织方自行准备资金以承担风险损失的风险处置方法，在实践过程中有主动自留和被动自留之分。主动自留是指风险管理者在对活动风险进行预测、识别、评估和分析的基础上，明确风险的性质及其后果并选择筹措资金主动承担某些风险。被动自留则是指未能准确识别和评估风险及损失后果的情况下，被迫采取自身承担后果的风险处置方式。被动自留是一种被动的、无意识的处置方式，往往使活动组织方因已造成的严重后果而遭受重大损失。有选择地对部分风险采取自留方式，有利于活动组织方获得更多的利益，但究竟自留哪些风险是风险管理者应认真研究的问题。

(4)风险转嫁

风险转嫁是指活动组织方将活动风险有意识地转给与其有相互经济利益关系的另一方承担的风险处置方式。风险转嫁也有两种方式:保险转嫁和非保险转嫁。保险是最重要的风险转嫁方式，保险的理论研究和实践活动在风险管理发展的早期就已经得到了充分发展，通过保险方式转嫁风险的有关论述将在下文具体涉及。非保险型转嫁方式是指活动组织方将风险可能导致的损失通过合同的形式转嫁给另一方，其主要形式有租赁合同、保证合同、委托合同、分包合同等。通过转嫁方式处置风险，风险本身并没有减少，只是风险承担者发生了变化。

基于以上这4种风险处置选择，博隆希(1990)提出了一个多层次多目标的风险控制策略:(1)取消和避免风险，如果面临的风险过高，就必须取消活动的所有组成部分，比如有可能因为意外的降雨而导致室外音乐会的取消。(2)减轻风险，这主要是针对那些不能消除的风险而言的，如若要想消除所有的安全隐患则须要对每一个活动参加者进行检查，但除非万不得已则这种检查的可行性很低，所以应该考虑一些替代性的检查方法。(3)降低已经发生的风险的危害程度，风险管理中的安全计划其实就是一个为可能的已发生问题而制定的快速有效的反应措施，对工作人员进行基本急救技能或者紧急情况处理方面的训练，可以减轻事故或者自然灾害的危害程度;同时，在处理紧急情况之前，如果能够对距离活动举办地最近的救援服务机构并对该机构的工作要求有良好的了解，则对风险控制将会有很好的作用;当然向外部救援中心求助是因为目前的情况超出了活动工作人员所能控制，同时也意味着对这些救援服务机构的管理已经超出了活动管理者的控制范围了，因此对指挥链的理解也就变得非常重要。(4)设计备份和替代方案，也就是一旦有什么事情出了差错，可以通过使用替代方案来挽救整个形势。(5)分散风险，如果风险可以通过不同领域进行分散，那么即使出了一些差错而造成的影响也可以降低，比如有多个赞助商，就可以分散其他赞助商中途退出带来的风险^[2]。(6)转移风险，就是通过将活动的某个部分转包给其他组织，并在转包合同中规定一个关于活动期间转包商为自己的设备安全和员工的行为负责。

二、活动风险的确认

大型活动风险管理的第一步就是进行风险预测和确认。客观地说，想要穷尽大型活动中隐含的风险是非常困难的，但是如果能够在风险预测程序的第一步就召开风险预测会议，可能会有助于尽可能发现这些风险，为风险管理和控制打下基础。下面就召开这样一个会议可能涉及的基本步骤作简要介绍。

(一)组织召开风险预测会议

在组织风险预测会议时首先要明确的问题是有哪些人应当参加该会议。按理说，所有的风险承担者都应参加会议，并且他们关于活动风险的意见都应被记录下来。但是，从实际的角度出发，应该首先确定能够给主办者带来最重要信息的活动中的领导者，他们的信息将有利于对与活动相关的现期和未来风险的管理。一般而言，必须参加风险预测会议的人员应该包括入场管理人员、审计员、广告宣传管理者、计算机及数据处理人员、动物训练者、电工、票房收入管理人员、娱乐方面的专家、餐饮经理、消防队联络员、食品饮料经理、警察联络员等。

1.会议召开之前

风险预测会议的与会人员一经确定，就应立即投入工作。在活动前分派任务有助于使与会者认识到会议的严肃性，并利于提高效率。

应确保与每一位与会者深入交谈，从而保证所有的问卷都被收回，并且他们所提出的在其各自的领域内可能发生的风险都得到透彻的理解。一旦接到反馈，就应立即对所有被提及的风险进行总合汇编。在会议之前，要确定日程并从参会者中收集反馈。

就确认风险而言，约翰尼·艾伦(Johnny Allen et al，2002)，提出了几种有用的技术。

(1)工作结构性分解

如果能够根据所需的特殊技能和资源，将整个活动分解为若干个易于管理的小的工作单元则将有助于进行准确的风险确认。因为这种方法可以提供一种可视化的计划结构，这样就可以非常清晰地看到在每个被独立分割的单元中所存在的问题。当然，这种方法也可能会忽略掉那些只有在进行活动合成时才会出现的风险——活动的售票问题可能本身并不存在风险，但是如果同时出现某一主要赞助商退出的话，两相结合则可能会导致出现风险。

(2)进行活动的小规模“预演”

在举办大型体育活动之前，通常会先举行一些规模较小的活动，以便对场地、设备和其他资源进行测试。举办奥运会之前就常通过这样的测试来有效地消除任何潜在的危险;许多大规模的音乐节也常在正式演出的前一天晚上举办一次公开的音乐会彩排以便对演奏设备进行测试。

(3)划分内外部风险

根据来源不同将风险划分为内部风险和外部风险是进行更好的风险分析的有效途径。内部风险一般出现在活动的策划和执行阶段，这些风险通常存在于主办单位进行管理和控制的能力范围之内。外部风险则是由活动组织范围之外的因素引起的，须要更复杂的控制策略进行管理，并将风险控制的策略定位在尽量减轻风险造成的影响。

(4)因果倒推分析

所谓因果倒推分析主要就是通过分析风险的影响和回溯风险的起因来发现活动中可能潜在的风险。活动管理有关方面可以根据可能出现的风险结果来参考不同活动情况找原因，然后用所列出的起因表格进行风险管理。

(5)事故报告

几乎所有的大型公众活动都有事故报告文件。这个文件包括在活动手册中，当发生事故的时候，由活动工作人员填写。事故报告同时也是通过外推法进行活动风险评估的重要基础。

资料10-1　情景分析法

情景分析法是由美国科研人员皮尔·沃克(Pierr Wark)于1972年提出的一种风险识别方法。它是根据发展趋势的多样性，通过对系统内外相关问题的系统分析，设计出多种可能的未来前景，然后用类似于撰写电影剧本的手法，对系统发展态势作出自始至终的情景和画面的描述。当一个项目持续的时间较长时，往往要考虑各种技术、经济和社会因素的影响，对这种项目进行风险预测和识别，就可用情景分析法来预测和识别其关键风险因素及其影响程度。

情景分析法对以下情况是特别有用的:提醒决策者注意某种措施或政策可能引起的风险或危机性的后果;建议须要进行监视的风险范围;研究某些关键性因素对未来过程的影响;提醒人们注意某种技术的发展会给人们带来哪些风险。

情景分析法是一种适用于对可变因素较多的项目进行风险预测和识别的系统技术，它在假定关键影响因素有可能发生的基础上，构造出多重情景，提出多种未来的可能结果，以使采取适当措施防患于未然。

情景分析法从20世纪70年代中期以来在国外得到了广泛应用，并产生了一些具体的方法，如目标展开法、空隙填补法、未来分析法等。

资料10-2　外推法

外推法(Extrapolation)是一种十分有效的风险评估和分析方法，有前推、后推和旁推3种类型。前推就是根据历史的经验和数据推断出未来事件发生的概率及其后果。如果历史数据具有明显的周期性，就可据此直接对风险做出周期性的评估和分析，如果从历史记录中看不出明显的周期性，就可用分布函数来拟合这些数据再进行外推，此外还得注意历史数据的不完整性和主观性。在手头没有历史数据可供使用尤其是一次性和不可重复性项目时则多采用后推法，后推是把未知的想像的事件及后果与一已知事件与后果联系起来，把未来风险事件归结到有数据可查的造成这一风险事件的初始事件上，从而对风险做出评估和分析。旁推法就是在充分考虑环境的各种新变化前提下，利用类似项目的数据或历史记录对新项目可能遇到的风险进行评估和分析。

(6)制订应急计划

这是进行风险分析的成果之一，一份详细的、根据不同情况而采取不同应变措施的整体计划方案也是进行活动控制所必须的。应急计划应包括对风险影响的反应、相应的决策过程、指挥链运转和一系列的相关行动预案。

2.召开会议

会议日程被推敲确定并得到批准后，就可以组织召开风险预测会议了。可选择在一个中空的方形会场中，为每个与会者准备一张卡片，将其姓名和所负责的领域列于卡片上。在夹子上应展示会议日程，而接下来的几页应列出与会者事先已指出的各种风险。此外，与会者还应拿到一份日程表和风险表，以及其他一些能够在会议中有助于做出重要决策的间接材料。

活动的管理者同时也应是会议的推动者。为推动所有人的参与，首先应欢迎各个与会者并指出只有他们积极参与、提出各自的见解并积极参与如何降低风险的讨论，这次会议才能取得成功。

为会议做好铺垫之后，再回顾一下风险表，让与会者仔细思考片刻，确定是否有认识上的差异、还有哪些风险被忽略了。

会议下一步是开始讨论如何降低、控制、转移或消除那些已列出的风险。可以让与会者组成代表不同责任范围的小组。例如，可以让入场管理人员、票房收入管理者和审计员共同讨论如何降低票房遭盗窃的风险或消除擅自入场的风险。这一活动可持续15到30分钟。

重新集合与会者时，让他们相互交流意见并试图寻求集体成员的一致意见。不要急于结束这一步骤。在进入下一步骤前应确保对这一步骤予以了充分的关注。

每一项风险决策都有相应的财政影响。这时可以对各个风险在整个活动中的重要性进行排序。比如，在确定最重要的风险时，让每个与会者为每个风险标出数字，可以用1代表最不重要的，5代表最重要的。票房的失窃可能被标为5，而下雨风险则可能被标为1。在各个风险的重要性方面达成一致后，就可以开始集中讨论被认为是最重要的风险。

3.有关建议的会议记录

风险预测会议的最后一步是对会议中提出的各种建议进行整理记录，并指定会议的后续工作组从事重要问题的后续工作。在会议期间指定一名记录员，让他准备会议备忘录并在会后三日内在有关范围进行分发。会议记录必须反映讨论的主旨和内容，并应将得到一致认可的建议列出。

工作组负责进行其他附加的研究，以确定更好的成本更低的风险管理方法。他们的工作包括访问其他相关专家或者在活动的风险承担者中通过“头脑风暴法”寻求更好的解决途径。

备忘录同时也在保留会议的历史记录方面发挥重要作用。在活动中可能会出现一些事件，要求出示风险预测和管理程序的证据，以证明事先采取过措施试图避免相关事件的发生。备忘录对事前的预警进行了记录，是很有价值的证明材料。

(二)安全会议及其他须考虑的事项

在允许材料供应商安装各种设备之前，必须召开一次简短的安全会议，提醒所有的活动风险承担者注意组织所制定的安全方面的标准。对各风险承担者进行书面通知，并对召开会议的必要性做出解释。通常情况下，这次会议应在安装开始之前进行，由活动主管者组织召开。对活动风险承担者进行调查，了解他们在活动安全方面是否有其特定的观点。在安全会议中可以专门询问这些特定意见。

将一份书面日程分发给每个与会者，使他们保持对会议目标的注意。书面日程详述对活动安全方面的各项要求，包括对暴露在外的电线的处理、保持工作区域的清洁、无烟政策以及其他一些重要问题。

了解与会者在过去3年中是否接受过专门的培训。让那些接受过训练的人作活动中的首要回应者。活动的管理者必须接受过专门训练，并能在需要时运用这些技能保护生命。

确保让每个人在到会时签到。这可以提供一份与会者的名单记录，而且如果活动中出现迟到现象时也会有所帮助。最后对会议进行总结，提醒所有的参会者这次活动的整体目标是零风险。

(三)检查

在客人进入活动之前，进行最后一次检查。对会场进行全面检查，对每一个细小的错误进行纠正，从而确保客人的安全。全面检查最好由顾客、主要的设备供应商和主要的活动组领导组织进行，必要时还可以包括警察、消防员及其他相关人员。

检查过程中，使用照相或录像设备对已进行的纠错进行记录，并在合适的地方设立警示牌提醒客人注意可能发生的危险。

允许客人进入之前的全面检查中应主要注意以下方面:①委派体系的有序性;②入场管理人员到位;③安全通道在撤退时的有效使用;④酒吧工作人员接受对付酗酒者的培训;⑤在撤退时门不会被从内部锁上;⑥活动场所边缘有安全标志;⑦电路盒贴有安全标志。

这些只是入场前要检查的内容中的一部分。活动组织管理方可以准备一份检查列表对每个区域进行系统的检查，也可以简单地准备一些小纸片，记下活动前必须要检查的地方。全面检查应在活动正式开始之前一到两小时进行，这样可以有足够的时间做一些必要的细微的改正。

(四)记录和应做的努力

全面检查中的每一步都是在告诉政府官员甚至法院陪审团活动组织管理方已经做了在所处的情况下为保证客人安全所应该做的一切工作。对风险预测、管理以及预防措施的记录有助于证明组织管理方已在活动运行中做出了应做的努力。目标可以定为达到或超出同等类型、同等规模的活动的正常标准。以上所列的步骤将帮助组织管理方很快实现这一目标。

二、获取保险费

保险是用来将风险转移到第三方(即保险商)的一种手段。许多供应商要求活动管理者或组织保有每次事件至少100万美金的保险赔偿金^[3]。一些市政当局对活动保险进行了类似的限制，将其控制在一定权限之内。复杂性高、风险性大的活动就要求较高的保险限额。

(一)确定适当的保险费用

在寻求正确的保险以最小化风险之前，应该要用充足的时间进行调查并安排正确的保险项目，包括询价、进行专业咨询。为此最好能确定一名好的保险经纪人以提供关于活动所需险种的专家建议。在活动中较有代表性的保险产品包括汽车险、健康险、董事会的责任险、业务中断险、取消险、人寿险、志愿者个人意外事故险、职工赔偿险、公共责任险、天气险和财产险等^[4]。在与供应商和市政当局共同协商决定投保的级别之后，还需要一名专业保险经纪人提供更为深入的建议。

一名专业保险经纪人有与活动管理相应的专门的保险产品及服务的丰富经验。例如，一些大的公司为地方性游行及节日庆典等活动的参与者提供专门的保险产品。他们在为各类活动的特定风险提供建议和咨询方面很有经验。

在征求过两名以上的保险经纪人的意见并确定活动所需险种之后，就可以请每个经纪人提供报价。经纪人会要求提供一份详细的列表，其中包括整个活动的日程记录、可能发生的事故(比如烟火事故等)以及其他重要信息。经纪人会将这些信息提交给数名保险商，然后为活动组织管理方提供一个报价。

成本效率最高的保险费用是年度整体保险责任计划。一些活动的管理者每年只付2000美金就可以得到保险商对多种风险的赔偿。另有一些活动管理者以每个活动为基础来付保险费。保险经纪人会帮助决定特定的大型活动中究竟最适合采用哪种体系。

保险还应该考虑参与活动的客人或其他人员，这些人群的保险主要通过加保条款解决。加保条款是指如果由于其他原因而发生事故，保险将负责对加保项目的赔偿。在同意加保之前，应同保险经纪人就其额外费用及合理性问题进行商讨。同时你也可以要求对方在其保险单中对你实行加保。

(二)保险范围外项目

每一份保险单都要将赔偿范围之外的风险明确列出。必须与经纪人进行协商并仔细检查保险单，确保活动的赔偿范围没有错误。例如，如果活动中使用了烟火，而它却在目前的赔偿范围之外的话，你就可以对活动进行额外加保。

(三)事先已有的保险范围

购买保险之前，检查事先已有的赔偿范围。活动中的一些相关风险可能已经包括在赔偿范围之内。在进行检查时，专业保险经纪人会提供关于活动赔偿范围的建议。

三、风险控制

(一)对盗窃行为的预防

防止盗窃行为的最佳策略是进行责任划分。现金处理、押金等方面的事务须由两名以上的员工专门负责。

(二)现金

现金交易必须细致精确。建议准备一本专门的现金事务情况记录本。即使是很小数目的现金也会累积成很大的一笔钱。每个专门负责现金事务的人员都应有不定期的休假期，用来检测该员工的工作情况。工作情况良好的员工将被继续雇用，而有违法行为的员工则要被解雇。

(三)财产清单

防止财产丢失的一个重要方法是将财产管理的特定程序结合起来。贮存设备应在监控之中，由两名员工专门负责此事。所有的财产支出记录都应保存下来并进行不定期的检查。在实时电脑系统中，财产一经支出就应使其条形码进入系统。

作为活动管理者，必须亲自批准所有的设备毁坏及其更新，活动管理组织须要分析其毁坏程度。对所有持续性的非正常情况都必须进行深入调查分析。对库存量应进行有规律地实测。短缺部分应重复检查，将其与可接受的短缺水平相比较。

(四)版权

一些活动管理组织的资产分别有其相应的品牌。这是他们对活动的良好期望的重要组成部分。任何活动管理组织都必须保护其品牌。活动的专门人员应请教版权和知识产权专家，以评估在活动范围内可能出现的相关问题。所有活动组织的品牌名称和标志都应包括清楚的版权标志和警告性陈述。

(五)环境保护

1992年联合国环境与发展大会之后，环境保护成了许多商业活动关注的问题。国际奥林匹克委员会及所属各单项体育联合会和各国奥委会也就环境问题签署了相关文件，并在继将体育和文化蕴含到奥运会中后，进一步蕴含进了“环境”的主题。污染、危险物的排放等环境问题也就成了一个非常重要的风险问题，为此1996年亚特兰大奥运会、2000年悉尼奥运会都进行了严格的废弃物管理^[5]，亚特兰大奥运会50%的废弃物得到了积极处理，这一比例在悉尼奥运会时达到了70%。

四、管理风险的责任

大型活动风险管理领域的发展非常迅速，以至于在社会职业中出现了专门的风险管理专家。规模大的活动往往需要专门的风险管理专家对整个活动从风险角度进行管理。当然，对大多数活动而言，活动经理往往同时也是风险经理。作为风险经理，必须组织一个能够帮助自己进行风险确认并管理风险、从而改善活动的运营的风险管理团队。