采购合同的管理

第五节　采购合同的管理

一、采购合同管理的相关事项

(一)采购合同的谈判与签订

1.评标过程的澄清阶段

采购合同管理是圆满完成采购项目的重要过程，采购合同管理从合同的谈判就开始了。特别是在一些招标采购项目中，有时采购方将评标过程中的商务和技术问题澄清与正式授标的谈判结合起来，即评标机构会约见潜在的中标者，使自己在谈判中处于主动地位。因此作为投标者的供应商在与评标机构进行澄清时，对问题的答复应持慎重的态度，因为这些答复将记录在案，并将构成合同的一部分。为此供应方应当考虑所答复的问题对自己投标的技术、商务、特别是标价的影响。

2.合同谈判阶段

虽然招标文件已经对合同内容的所有方面做了相当明确的规定，而且投标者也已在投标时表示愿意遵守，但是，对于大型项目采购方很少在这些文件的基础上简单地与中标的供应方签订合同，而通常是在发出中标通知后仍给予一段时间，与该投标者进行正式的合同谈判，最终确定合同文本之后再签订合同。

合同谈判的内容因项目和合同性质、原招标文件规定、采购方的要求等不同而有所不同。一般来说，合同谈判会涉及合同的商务和技术的所有条款，主要内容有:关于采购项目内容和范围的确认;关于技术要求、技术规范和实施技术方案;关于价格调整条款;关于合同款支付方式;关于工期和维修期;关于争议的解决以及其他有关改善合同条款的问题等。

3.合同最后文本的确定

在原投标文件基础上，经过几个回合的讨论和妥协，双方在就整个合同内容达成基本一致意见的基础上，就可以共同确定最终合同文本并签署合同。

最终合同文件文本是在原投标文件的基础上，补充评标澄清阶段供应商承诺的内容和合同谈判阶段双方达成一致的内容，因而投标后双方同意变动的内容，一般是以“合同补遗”或“合同谈判纪要”的形式确立下来，形成书面文件，与原有文件共同构成一个完整的采购合同。投标文件所附的合同文本及其他技术商务文件一般在投标阶段都已经多次研究，双方都比较熟悉。而“合同补遗”或“合同谈判纪要”优先于合同其他文件，因为它最终确认了合同签订人之间的意向。因此对“合同补遗”或“合同谈判纪要”的起草、定稿双方都要非常重视。它一般是由采购方或其咨询工程师起草。因其会涉及合同的技术、经济、法律等所有方面，作为供应商主要的是核实其是否忠实于合同谈判过程中双方达到的达到的一致意见以及文字的准确性。对于招标文件中经过谈判更改了的部分，应说明已就某某条款进行修正，合同实施按照“合同补遗”或“合同谈判纪要”某某条款执行。在招标采购中，对招标文件不得有实质性变动。

合同签署前，双方应当对所有在招标投标及谈判前后各方发出的文件、文字说明、解释性资料进行清理。对凡是与最终合同文本构成内部矛盾的文件，要宣布作废，这可以在双方签署的“合同补遗”或“合同谈判纪要”中，对相关内容做出排除性质的声明。

同时应该注意的是，采购合同大多是适用项目所在国法律，对于违反所在国法律的条款，即使有合同双方达成协议并签了字，也不受该国法律保护。因此，为了确保协议的合法性，应有通晓采购项目所在国法律的律师核实，才可对外确认。

5.签订合向

采购方或咨询工程师在合同谈判结束后，应按上述内容和形式完成一个完整的合同文件草案，并经供应方授权代表认可后正式形成文件。供应方代表应认真审核合同草案的全部内容，尤其是对修改后的新工作量表和价格表以及“合同补遗”或“合同谈判纪要”，要反复核对其是否正确，是否已经明确地表示清楚，尤其对数字要核对无误。当双方认为满意并核对无误后，由双方代表草签。至此合同谈判阶段即告结束，供应方应及时准备和递交履约保证金或履约担保，准备正式签署采购合同。

合同正式签字前供应方首先要对准备签字的正式文件文本与草签的文本再重新核对。合同签订的过程，是当事人双方相互协商并最后就各方的权利、义务达成一致意见的过程，签约是双方意志统一的表现。合同协议书有采购方和供应方的法定代表人或其授权委托的全权代表签署后，合同即具有了正式生效的条件。

合同签订之后，供应方应按规定及时递交履约保证金或履约担保，并要求采购方退回投标保证金。同时，如果有约定预付款，供应方还应递交预付款保证金，以争取早日获得预付款，做开工准备工作。在签订合同协议书并收到供应方的履约保证金后，采购方应尽快将投标保证金退还供应方。

(二)采购合同的履行和担保

1.采购合同的履行

采购合同的履行是指合同依法成立生效后，当事人双方按照合同规定的各项条款完成各自承担的义务和实现各自享受的权利，是当事人双方订立合同的目的得以实现的行为。这是合同履行时合同法律效力的重要体现，是实现合同目的的重要手段。当事人应当按照合同约定全面履行自己的义务。

(1)采购合同的履行中有两个重要的原则——实际履行原则和全面履行原则

①实际履行原则

实际履行是指当事人应当按照合同的标的履行合同义务，即合同的标的是什么，当事人就应当履行什么，不能任意用其他标的代替。这是因为采购合同的标的物都是一些用于特定条件下的指定物，离开了实际履行，允许当事人任意提供其他标的物如支付违约金或其他物品来替代合同约定的标的，当事人的另一方就可能蒙受巨大的直接与间接损失。

②全面履行原则

全面履行原则，又称适当履行原则，指当事人除按合同规定的标的履行外，还要按合同规定的其他条款全面适当地履行。该原则要求当事人在履行合同时，要履行合同的各种要素，即除合同的标的外，还应按照合同标的物的数量和质量、履行期限、履行地点、履行方式等履行合同。因此可以说全面履行原则是实际履行原则的补充和扩张。实际履行原则是判断当事人是否履行合同的标准;而全面履行原则是判断当事人的履行是否正确的标准。

2.采购合同的担保

采购合同的担保，就是指合同当事人根据法律的规定或合同的约定，为确保债务履行和债权实现而采用的法律保障措施。设置担保的目的，在于保证当事人在未蒙受损失之前即可确保其合同权利的实现。担保是一种事前措施。

①保证担保

保证是指保证人和债权人约定，当债务人不履行义务时，保证人按照约定履行或者承担责任的行为。保证担保只能由合同以外的第三人作为保证人，同一债务有两个以上保证人的，保证人应当按照保证合同约定的保证份额承担保证责任;保证人没有约定保证份额的为共同保证人，应承担连带责任，债权人可以要求任何一个保证人承担全部保证责任。

按照国际惯例，国际间的采购合同一般双方都要求提供保证担保成其他担保形式，从大量采购活动实践看，这种担保形式对合间的履行是有必要的。

②抵押担保

抵押是指债务人或者第三人不转移对作为抵押物的特定财产的占有，将该财产作为债的担保。债务人不履行债务时，债权人有权依照法律规定以该财产折价或者以拍卖、变卖该财产的价款优先受偿。

对债权人来说，抵押是一种比较可靠的担保方式，且免除了保管抵押物之累。由于抵押兼顾了效益和安全，因此有人称抵押为“担保之王”。

③质押担保

质押是指债务人或第三人将其动产或其特大的权利凭证(如汇票、支票、本票、债券、存款单、仓储单、提货单、股票、有限责任公司的股份及知识产权中的财产权等)移交债权人占有，作为债务的担保。债务人不履行债务时，债权人有权依照法律规定以该动产或权利凭证折价、拍卖、变卖或转让以获取价款优先受偿。

质押担保在采购合同的担保机制中也是一种可操作的形式，它为担保活动提供了灵活多变的形式。

④留置担保

留置是指债权人按照合同约定占有债务人的动产。债务人不按照合同约定的期限履行债务的，债权人有权按照法律规定留置该财产，以该财产折价或者以拍卖、变卖该财产的价款优先受偿。

留置担保一般发生在当事人依照合同规定，保管对方的财物或接受来料加工，在对方不按期或不如数给付保管费或加工费时，有权留置他的财物。

⑤定金担保

定金是指当事人一方为了证明合同的订立和保证合同的履行而在合同履行前支付给对方一定数额的货币。定金作为合同债权的一种担保方式，是一种违约定金，具有制裁性。我国《担保法》规定:给付定金的一方不履行约定债务的，无权要求返还定金;收受定金的一方不履行约定债务的，应当双倍返还定金。此规定称为“定金罚则”，而在债务人履行债务后，定金应当抵作价款或者收回。

定金担保这一形式，对于防止合同当事人悔约、保证和维护采购合同关系起到较大的作用，因此在采购活动中使用较广泛。

(三)采购合同的变更、中止与解除

1.采购合同的变更、中止与解除的一般规定

(1)合同的变更

合同的变更就狭义而言，是指在保持合同主体同一性的前提下，对合同内容所作的改变，即合同依法成立后，在尚未履行或尚未完全履行之前，当事人通过协商对合同内容所作的修改或补充。

合同的变更可由合同双方的任何一方提出。在货物采购中一般合同的变更多由采购方提出。采购方根据有关法律规定可以提出对某些条款进行修改。如果变更使供应方履行合同义务的费用或时间发生变化，合同价与交货时间应公平调整，同时修改合同。供应方进行调整的要求，必须在收到采购方变更要求后30天内提出。而在工程采购中，合同双方都可能提出修改某些条款，例如工作项目的增减、材料的变化、施工方案的改变等。

(2)合同的中止

合同的中止是指在采购过程中采购方发现供应方存在欺骗、贿赂、提供假证明等行为时，为了保护采购方的利益，在完成调整或法律审查之前根据充分的证据而实行的一种紧急措施。

对合同的中止应根据有关法律和合同条款规定实施。构成合同中止的原因一般主要有下述几种情况:①供应商或企业为获得某一合同而犯有诈骗或刑事犯罪;②犯有贪污、偷窃、伪造、贿赂等罪行;③投标人提供假证明书;④违反有关报价的不正当竞争;⑤有商业道德不诚实记录，这种过错可能严重影响现在合同人履约;⑥其他性质严重或恶劣影响合同履行的原因。中止合同决定的作出应采取明示的方式，给予合同人解释说明和辩护的机会。中止合同决定作出后应立刻用信函方式通知另一方，并告之中止的原因，以及中止合同会产生的后果等有关事项。

当存在可实行中止合同的情况下，采购方并不一定要求对合同实行中止，也可以根据行为或失职的严重程度采取补偿措施。

由于中止合同是一种紧急措施，故其实施有一定期限，即中止期。在中止期内有关方面须尽快完成调查，否则中止将被取消。

合同的中止，一般在各国采购法中予以明确规定，同时在合同中，尤其是在一定金额的采购活动中，在标书和合同中应加入有关中止的条款。

(3)合同的解除

合同的解除实际上是不履行合同所规定的义务。引起合同的解除情况一般有三种:

①因违约行为而解除合同。例如供应方不按照合同规定履行义务，比如交货不符合规格，不能按合同规定日期交货至指定地点等。在这种情况下，一般在做出解除合同的决定前，采购方应尽可能根据合同的具体规定，给予供应方补救机会，如通过罚款、赔偿相关损失、修补等补救措施，争取继续执行合同。

②由于采购方的原因导致合同解除。在这种条件下供应方可以要求采购方赔偿其损失。

③双方同意解除合同。由于各种特殊或紧急情况，在合同履行中可能会要求解除合同。出现这种情况时，最好的办法是采购方和供应方共同协商在有关合同解除条件上达成一致。

2.政府采购合同变更、终止的特别规定

《政府采购法》第四十九条规定，政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同中采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。基于国家利益和社会公共利益，变更、中止或终止合同。维护国家利益和社会公共利益是《政府采购法》立法目的之一。所以，该法第五十条第二款规定，政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。世界各国政府采购法都有公共利益条款的规定，这是因为政府采购在维护国家利益和社会公共利益中起了相当重要的作用。如果政府采购合同的继续履行将损害国家利益和社会公共利益，无论采购人还是供应商都有义务变更、中止或者终止合同，给供应商造成损失的，应当给予适当补偿。

(四)采购合同的违约责任与索赔

1.违约责任

违约责任是指当事人违反合同约定应承担的民事责任。违约责任制度作为保障债务履行和债权实现的重要措施，是在债务人不履行债务时，国家强制债务人履行债务和承担法律责任的表现。违约责任制度的建立，既有利于促进合同的履行，又有利于弥补违约造成的损失，因此在采购合同管理中，违约责任居于核心地位。正是因为违约责任的存在，合同秩序才得以顺畅、高效有序地运行和发展、整个社会的经济秩序才可能得以保障。

(1)违约责任的基本法律特征

违约责任是一种财产责任。合同法律关系是以财产关系为内容的法律关系，合同债务直接具有采购的内容。因此，违约责任就是一种财产责任，如当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合。

①违约责任主要采取等价补偿的方法。也就是说，违约责任的范围与补度要与因违约给对方造成的损害大体适应。

②违约责任可以依法由当事人协商决定，合同是由当事人协议而设立的，违约责任作为对已被破坏的合同关系的补救措施，允许当事人自行约定。其好处在于能省去法院判断违约损失的时间，因此，各国法律均允许双方约定违约金或其违约责任形式。这样既能避免当事人、仲裁庭或法院陷于长期不能确定赔偿范围的困境，有利于合同纠纷的及时解决，同时也最终了结当事人的意愿。

(2)违约责任的构成条件

违约责任的构成，必须具备一定的条件。违约责任的构成条件包括:

①有不履行合同债务的违约行为。在实际违约中，违约行为主要包括不履行、不适当履行和迟延履行三种:不履行是指合同的履行期限之前，完全不履行合同义务的违约行为;不适当履行是指在合同的履行期限内，当事人有履行合同的行为，但履行行为不符合合同的规定，如履行的标的物的数量或质量的不适当，履行的地点或方式不适当等;迟延履行是指债务人虽有履行合同的行为，但履行合同的期限晚于合同约定的期限。

②有损害事实存在:违约损害事实是指因一方违约行为而给对方造成的财产损失。违约损害具有以下几个特点:损害是实际发生的，不包括尚未发生的损害;损害是可以确定，其表现是首先能通过货币计算来确定，其次是债权人能够通过举证加以确定;损害是当事人在订立合同时可以预见的。违约损害包括直接损害和间接损害。

③违约行为与损害事实之间有因果关系。因果关系，是指违约行为与损害事实之间存在的内在的必然的本质的联系。根据我国《合同法》第一百零七条规定，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担违约责任。这条规定不考虑当事人违约主观上是否有过错，除有不可抗力可以免除外，都要承担违约责任。

(3)承担违约责任的方式

①继续履行。是指当事人一方不履行合同义务或履行合同义务不符合约定，不论是否已经承担赔偿金或者违约金责任，都必须根据对方的请求，在自己能够履行的条件下，继续履行合同义务。

②采取补救措施。主要适用于质量不符合约定的情况。受损害方根据标的的性质以及损害的大小，可以按照合同要求对方承担修理、更换、重做、退货、减少价款或者报酬等违约责任。

③赔偿损失。赔偿损失的范围，可由当事人双方自行约定，也可以由法律直接规定。在法律没有特别规定和当事人没有另行约定的情况下，应按完全赔偿原则，赔偿全部损失。

④违约金。是指由当事人通过协商预先确定的，在违约发生后作出的独立于履约行为以外的给付。违约金具有惩罚的特质，即当事人违约，不论其是否给对方造成经济损失，都必须支付违约金。

⑤定金。如前所述，当事人设定了违约金的情况下仍将承担定金责任。

(4)政府采购合同违约的相关问题

违约是任何合同在履行过程中都有可能碰到的问题，政府采购合同亦是如此。但《政府采购法》对合同的违约基本上未做规定。在《政府采购法》对违约未做规定的情况下，政府采购合同中违约争议的处理是否也适用《合同法》的规定，应作具体分析。在政府采购合同违约争议的处理方面常引发争议的一个焦点问题，就是采购人是否享有单方向处罚和制裁供应商的权力，特别是在供应商违约的情况下采购人是否可以单方面做出终止合同的决定。在政府采购制度比较完善的英国，作为采购人的政府享有单方面决定终止合同的权力，“如果认定缔约人不当履行、履行过分迟延或者违约，政府可以做出因不履行终止合同的决定，其后政府可自行完成项目或者缔结另一合同完成项目建设，政府可要求未履约的缔约人交付合同所需附加费用”。但为了防止政府滥用这一权力，在立法上对这一权力的行使规定了严格的程序要求，“在可能因不履行终止合同时，政府有义务通知缔约人，给予缔约人解释的机会，如果合适，还应给缔约人改过的机会”。这些程序都是强制性的，除非缔约人放弃工程或表明其没有意向如约履行义务。

而在我国台湾地区，机关对厂商的惩罚权力仅限于中标厂商违反规定将工程转包其他厂商的情况，其惩罚权力包括解除契约、终止契约或没收保证金等;在大陆，根据相关规定，供应商有严重违约的，政府机关除给予处罚外，并可以取消其政府采购市场准入资格，并实行一定时期的施禁，但这些权力如何被有节制地使用是需要在立法上明确的问题。

2.索赔

索赔，是采购合同履行过程中，合同当事人的一方，出于非自身负责的原因而造成合同义务外的额外费用支出，从而通过约定的合法途径和程序，向合同当事人另一方要求予以某种形式的补偿活动。

赔偿在采购合同履行的任何一个阶段都可发生，索赔管理已逐渐成为采购合同双方维护其经济利益的最基本管理行为。

(1)索赔的类型

按索赔的对象，可分为施工索赔和商务索赔。所谓施工索赔，一般是在工程采购中，由于种种原因造成的工程的延误、材料的损失、工作量的增加等，使合同当事人一方增加了额外资金，因而向合同当事人的另一方提出索赔。所谓商务索赔，大多是在货物采购中，出于供应方或其他部门的原因，导致货物遭受损失或延期交货，采购方依据合同的有关条款向有关单位提出索赔。

按索赔发生的原因大致可以分为十类:违约索赔;变更索赔;采购方指令变化引起的索赔;工程暂停索赔;不利自然条件和客观障碍引起的索赔;合同缺陷索赔;其他原因引起的索赔。

(2)索赔程序

索赔的提出一般都会在合同当事人之间产生不同看法，要想索赔成功，提出索赔的一方必须遵守索赔程序。一般进行索赔要按以下几个步骤进行:

①提出索赔要求:提出索赔的一方在索赔事项发生的28天内，用书面信件方式向另一方发出索赔通知书。索赔通知书主要说明:索赔事项的名称，引证索赔依据的合同条款及自己的索赔要求。

按照国际惯例，如果在提出索赔的一方发出索赔通知30天后，另一方未作答复，上述索赔应视为已被另一方接受。例如在货物采购中，如果供应方未能在采购方发出索赔通知后30天内或采购方同意的延长期限内，按照采购方同意的合同规定的任何一种方法解决索赔事宜，采购方将从已付货款或从供应方开具的履约保证金中扣回索赔金额。

②保存好同期纪录:索赔事项发生后，提出索赔的一方要保存好当时有关记录，以便作为证实材料。

③提出索赔说明。在索赔通知发出后的28天后，提出索赔的一方要提交一份说明索赔依据和索赔款项的详细报告。如果该索赔事件有连续性的影响，事态还在发展时，按照对方合理要求，每隔一定时间，提交一次列有累计索赔款额和进一步说明索赔依据、理由的补充材料，说明事态发展情况，直至导致索赔事件终止后28天内送出一份最终详细报告，附上最终账目和全部证据资料，提出具体的索赔额或工期延长天数。

④索赔支付。当提出索赔的一方提供的报告使另一方确认应偿付索赔款额时，另一方应在合同中的支付期间向对方支付索赔款额。如果提出索赔的一方所提供的详细报告不足以证实全部索赔，另一方可按照可以证实并令人信服的那部分索赔的详细资料，给予提出索赔一方部分索赔的付款。

(3)索赔报告的编写

在索赔工作中，索赔报告书的质量和水平，对索赔成败关系重大。一项符合法律规程与合同条件的索赔，如果报告写得不好，轻则使索赔结果大打折扣，重则会导致整个索赔失败。因此在编写索赔报告时，应特别周密、审慎地论证阐述，充分地提供证据资料，对索赔款计算书反复校核，不允许存在任何计算错误。对于技术复杂或款额巨大的索赔事项，有必要聘用合同专家、法律顾问、索赔专家或技术权威人士担任咨询顾问，以保证索赔取得较为满意的结果。

一个完整的索赔报告书，一般包括四个部分:

①总论部分。概括地叙述索赔事顶的日期、过程，提出索赔要求的一方为减轻损失而做的努力，索赔事项造成的额外费用或工期延长天数以及提出索赔要求;

②合同引证部分。其主要目的是论述提出索赔要求的一方有索赔权。该部分主要内容是该采购项目的合同条件以及采购项目所在国有关的索赔法律规定，及类似的索赔案例，以论述自己索赔要求的合理性。

③索赔款额计算部分。此部分是以具体的估价方法和计算过程说明提出索赔的一方应得到的经济补偿。在编写这部分时要注意计价方法合适，各项开支合理，在论述各组成部分计算过程时要指明所依据的证据资料的名称和编号，这样才能使计算出的索赔款额有说服力。

④证据部分。证据部分通常以索赔报告书附件的形式出现，它包括了该索赔事项所涉及的一切有关证据资料以及对这些证据的说明。证据是索赔文件的必要组成都分，没有翔实可靠的证据，索赔是不可能成功的。

索赔证据资料的范围非常广泛，如工地记录、照片、日记、工程师指令、工程计划、地形图、发票、杂据、工资表等。有关索赔资料应该在采购合同签订以后，就由合同部的人员专门搜集整理、分类储存，在引用每个证据时，要注意该证据的效力或可信程度。总之，合同管理人员要想索赔成功，必须重视索赔报告的编写，使索赔报告充满说服力、逻辑性强，符合实际，论述准确，使对方感到合情合理，有理有据。

二、采购合同管理的方法

通过大量实践经验的总结，做好采购合同管理工作，最重要的就是合同双方在熟悉合同条款的基础上，要明确各自的责任和义务，并采取严密的合同管理手段，从而将合同履行中可能产生漏洞、扯皮、责任交叉等现象事先加以防范。在工程采购、货物采购和服务采购中，工程采购合同的管理最为复杂，而且，《政府采购法》把使用财政性资金采购的工程纳入政府采购的范围。在实际的政府采购中，工程采购占的比重很大，所以，对工程采购合同进行有效的管理很重要。以下我们以工程采购合同为例，以此说明采购合同管理的主要方法。国际咨询工程师联合会(简称FIDIC)1999年10月编制出版的新标准合同条件具有逻辑严密、责任与义务划分明确的特点，是实施工程采购合同管理的基本依据。

(一)明确各方的责任和义务

工程采购中，责任和义务划分的对象涉及采购方(项目业主)、供应方(承包商)和工程师三方。这是合同责任最重要的划分机制。工程师虽不属于合同的任何一方，但他在合向的履行中，接受项目业主的委托，起着非常重要的作用。以下分别对采购方、供应方、工程师在合同履行过程中各自的主要责任和义务加以概括说明。

1.采购方的主要责任与义务

(1)将任命的业主代表——工程师的授权书通知供应方。

(2)审查批准供应方转让承包工程某些部分的要求。

(3)审查批准供应方履约保证、承保人、保险单、保险额和保险公司。

(4)负责工程的融资，以保证工程的顺利进行。

(5)在供应方有关手续齐备，并得到工程师的相关证书后，在合同规定的期限内，向供应方支付相关款项，如工程预付款、设备和材料预付款，每月的月结算，最终结算等。

(6)按照工程进度计划，向供应方提供施工用地，并给予供应方用地权。

(7)及时签发工程变更命令。

(8)批准经工程师研究后提出的建议并上报工程延期报告。

(9)协助供应方为工程的进口材料、工程设备及施工装备等办理海关、税收等有关手续。

(10)协助供应方解决生活物资供应、材料供应、运输等问题。

(11)及时答复供应方的信函。

(12)负责编制并向上级及外资贷款单位报送财务年度用款计划，财务结算及各种统计报表等。

(13)负责组成验收委员会进行工程区段的初步验收和最终竣工验收，签发有关证书。

(14)在发生供应方违约的情况下，负责处理中止、终止或撤销合同等事务。

(15)解决合同中的纠纷，如需对合同条款进行必要的变更，还要与供应方协商并取得一致意见。

2.供应方的主要责任与义务

供应方是项目的具体实施者，其责任与义务，总的来说，就是在合同规定的时间内，按照图纸和技术规范的要求，为工程进行施工并完成工程，同时有义务负责维修在责任期内出现的任何缺陷，为此他需要制定详细的施工进度和施工方法研究人力、机械的配合和调度，安排各种部位施工的先后次序以及按照合同要求进行质量管理，以保证高速优质地完成工程。具体来说主要有以下内容:

(1)在合同规定的时间内，提出合同要求的各种担保和保险单据，并准时开工。

(2)制定施工进度计划以及现金流计划，并定期按照工程师的要求予以修订。采购与提供工程所需的所有材料、施工机械、临时工程、施工的管理、监督和劳务。

(3)选择施工方法并保证其稳妥性、可靠件和安全性，设计所有的临时工程，并先将有关的建议书和预算书等资料报送工程师审阅。

(4)接受工程师代表采购方发出的指示、指令，并在整个施工期问，负责管理和保护其所施工的工程，直到工程正式移交给采购方。

(5)在现场遇到不可抗力的各种情况下，应及时通知工程师，并会同采购方、工程师协商解决补给费用和工程延期的问题。

(6)对其职员和劳务人员负责，为其人员办理必要的保险;带领其全体人员遵守工程所在国和所在地区的有关法律、法令、法规、条例和规章制度。

(7)负责施工放样和测量。所有施工测量的原始数据、原始图纸均须经工程师检查、校核、签字批准。但供应方对放样测量的数据的准确性负责。

(8)负责进行材料和工艺的现场试验和室内试验，并按规定报送工程师审核批准，但供应方对试验数据和试验结果的正确和准确性负责。

(9)按照工程师的要求，每月报送进入现场和出现场的机械设备数据和型号，报送进入现场的材料数量和耗用量等。

(10)在订购材料之前，应根据工程师的要求，将材料报送审核，或将材料送到工程师指定的实验室进行试验，试验结果报送工程师审核批准。对进场材料要随时抽样检查其质量是否合格。

(11)按工程所在国的有关主管单位、采购方或工程师的要求提供各种相关报表，以及办理各种相关手续。

(12)对工程质量、施工安全，建立自己的自检体系和制度。

(13)如果采购方违约，有权暂停工程、减缓工程进度或终止合同。

(14)任何分包活动都要取得工程师、采购方的批准，并且要根据合同对每个分包人的工作和行为负责。

(15)对于有多个供应方根据各自的合同期在一个现场或同一条路线上进行作业的工程，每个供应方必须给予其他供应方合理的协作，以及提供上作的便利条件。

(16)应采取一切措施保护现场内外的环境，避死活染和噪音，避免由于供应方的作业引起的对人身、周围环境的损害或公害。

3.工程师的职责

按照FIDIC合同条件，工程采购合同管理以第三方监理的方式，实行质量、进度、费用及合同商务、法律方面的全面管理，才能达到提高质量、保证工期、控制投资的目的，从而实现项目论证中预期的经济效益和社会效益。在1999年10月FIDIC正式出版的新合同条件——“施工合同条件”和工程设备和设计——“建设合同条件”中，均由工程师负责合同管理工作。工程师的地位相对独立，他享有的权利和应履行的职责在合同中都有明确的规定或可由合同必然推得，他做出的决定必须符合合同的规定并应努力做到公正。

工程师受采购方聘用为其监理工程，进行合同管理。是从宏观上控制施工进度，按供应方在开工时提交的施工进度计划以及月计划、周计划进行检查督促，对施工质量则是按照合同中技术规范和图纸内的要求去进行检查验收。工程师可以向供应方提出建议，但并不对如何保证质量负责。对于成本问题，工程师主要是按照合向规定，特别是工程量表的规定，为采购方把住支付这一关，并且防止供应方不合理的索赔要求。工程师的具体职责是在合同条件中规定的，概括说明如下:

(1)协助采购方为投标文件评分，提出决标建议，并协助采购方与中标者谈判，商签采购合同。

(2)在采购合同实施过程中，按照合同要求，全面负责对工程的监督、管理和检查;协调现场各供应方(在供应方不止一个的情况下)之间的关系，负责对合同文件的解释和说明，处理矛盾，以确保合同的圆满履行。

(3)审批供应方申请的分包报告，要求其所订的分包合同中包括保护采购方利益的条件，要求供应方必须按照与采购方签订的合同中的图纸、技术规范及合同条款的要求管理分包商。

(4)监督检查供应方的施工组织设计，施工方案及施工进度，督促供应方按期完成进度。按照合同条件处理有关工期延长问题。必要时发出暂停施工命令和复工命令并处理由此间引起的问题。

(5)帮助供应方正确理解设计意图，负责有关项目图纸的解释、变更和说明，发出图纸变更命令，提供新的补充图纸，在现场解决施工期间出现的设计问题。审批供应方根据合同要求提交的工程设计或施工图。处理因设计图纸供应不及时或修改引起的拖延工期及索赔等问题，负责提供原始基准点、基准线和参考标高，审核检查并批准供应方的测量放样结果。

(6)在合同规定的限度内，就工程或其任何部分的形式、数量或质量标准的变更，签发变更指令，并确定变更了的工程的单价或价款。

(7)监督供应方认真执行合同中的技术规范、施工要求和图纸上的规定，以确保工程质量能满足合同要求;制定和审批各类对供应方进行施工质量检查的要求和规定。指定或审批试验单位、各项实验室及现场试验结果。及时检查工程质量并签发现场或有关试验的验收合格证书。

(8)严格检查供应方的材料、设备及订货的数量和质量。

(9)检查供应方的所有安装设施和工地照明。

(10)审核供应方提交的每月完成的工程量及相应的月结算财务报表，处理价格调整有关问题并审查签署月支付证书，及报送采购方审核、支付。

(11)处理好索赔问题，在与采购方和供应方协商后，提出处理意见。

(12)审批供应方派往现场的施工项目经理及其他进场人员的技术水平、工作能力、工作态度等各项素质。有权随时撤换不称职和不听从管理的各类工作人员。

(13)审核供应方要求将有关设备、施工机械、材料等物品进、出海关的报告，并及时向采购方发出要求办理海关手续的公函。

(14)记录好施工日记，保存一份质量检查记录，以备每月结算及日后审核时用。

(15)工程收尾阶段，核实竣工工程量，核算工程的最终支付。组织或参加竣工验收。

(16)签发合同条款中规定的各类证书与报表。

(17)定期向采购方提供工程情况报告，并根据工地发生的实际情况及时向采购方呈报工程变更报告。

(18)协助调解采购方和供应方之间的各种矛盾。当采购方或供应方违约时，按合同条款的规定，做出初步的裁定，并有责任在仲裁、质询或诉讼的情况下出庭作证。

(19)在缺陷责任期内，检查工程可能发生的缺陷，并在缺陷责任期满后，签发缺陷责任终止证书。

(二)严密的管理手段

采购合同管理工作，既要有明确的责任分工，又要有一系列严密的、行之有效的管用手段，包括严格的审批程序、完善的通信和交通设备、规范的现场会议制度以及健全的合同文件管理系统。

1.严格的审批程序

根据FIDIC条件的基本原则，进行合同管理，就必须按照各个条款中所规定的报批程序和审查批复的时限办事，如若不然，就会构成不同程度的违约，任何无形拖延都是不允许的，都有损于履行合同的严肃性。以下举例说明。

例如，采购方与供应方相互发出的一道指令、通知，必须通过工程师发出，而不能越过工程师直接向对方发出。因为如果违反了这一文件流程，就会产生“令出多门”现象，造成管理上的混乱。

又如，供应方的月报表或月结算单上报后，工程师应在一定时限内核证，签发月支付证将报送采购方，采购方则应在接到该证书的一定时限内向供应方付款，否则要按合同规定的利率支付利息。

一般在采购合同的专用条件中对许多报批程序都规定了适合本工程的具体时限，对采购方、供应方和工程师都有约束力，这样为合同的顺利履行提供了基础。

2.完善的通信和交通设备

在工程特别是大型工程的实施中，如果没有便利的通信和交通条件，就不能有效地进行管理。按照国际惯例，采购方已经把合同管理的任务委托给工程师，那么工程师的通信和交通设备是否齐全便利，就是一件十分重要的事情。

在招标文件技术规范中，对监理工程师的通信和交通工具的配备，都有详细的规定。为工程师及时地提供这些设备是供应方的合同义务。

在一个工程采购合同中，工程师只有一名，一般都要由他指派一名工程师代表来行使职权，而工程师代表又可以指派任何数量的监理人员(根据工程复杂程度的需要)来协助他完成工作，组成工程师班子。在大型工程中，通信设备应当包括一般的电话系统、手机以及电报、电传等设备;交通设备应包括一定数量的越野汽车、面包车等，以保证工程师及时到场和及时处理，从而避免重大的经济损失或工程事故。

3.规范的现场会议制度

在合同管理中，现场会议是采购方和工程师做好工程管理的一种有效措施。按照不同的任务和目的，现场会议可分为第一次现场会议、例行现场会议和日常现场协调会议三种形式。

第一次现场会议的任务是向工程师介绍供应方的班子人员与办事机构、制定行政例行程序、检查开工前的各项准备工作、陈述供应方的工程进度计划等。

例行现场会议是工程施工后定期召开的现场会议，其任务是解决施工中的有关工程进度、工程质量、工程费用以及延期、索赔等问题。例行现场会议一般为每月1—2次，紧急需要时可随时召开。

第一次现场会议和例行现场会议都必须有正式的会议议程，以便事先做好准备工作，避免遗漏事项。会议要做详细的记录，该记录一旦被工程师和供应方认可，就成为正式文件，对双方均有约束力。日常现场协调会议(可以是每日，也可每隔几日)，是由工程师和供应方指派的人员对当日施工中存在的问题和次日的工作安排进行协调，它有利于互通信息和工作的相互配合，有利于及早发现问题，并针对问题及时作出改进和纠正。

4.健全的合同文件管理系统

采购合同文件管理是合同管理的基础工作之一，也是合同管理中的重要一环。双方签署合同并组建项目合同部之后，合同部负责人应马上派遣专人建立起自己的文件管理系统，尽快开始所有合同文件的整理分类和归档工作。有些项目管理者在招标阶段就着手做此工作，这样就为以后的合同文件管理工作打好了基础。

合同文件管理系统建立之后，要建立严格的接收和发出合同文件的登记和借阅制度。不允许随意将任何文件私自带走，也不能在查阅时搞乱文件原来存放的顺序。为了稳妥，可以将所有正式签署的合同文本拷贝一份，作为“阅视件”，当合同管理人员或其他人员需要查阅合同文本时，只允许用“阅视件”，而将原件妥善保管以免损坏丢失。同时还要注意文件存放的安全性，尤其是防盗、防火及防潮问题。合同文件在一个采购项目中都属于机密文件，任何泄密都有可能给项目带来不可弥补的损失，所以要特别注意合同文件的保密问题。