大型活动现场管理

7．2　大型活动现场管理

实施活动方案，就是对活动的现场管理。这是最紧张也是最关键的一步。管理不善不仅会功亏一篑，甚至有生命危险，在社会上造成恶劣影响。本节从场地的布置与管理、后勤管理和人员管理3个方面来描述如何进行现场管理。

7．2．1　大型活动场地布置与管理

1）场地的选择

（1）场地的类型

①室内场地。指活动选择在固定的建筑物内举办，如展览中心或展览馆、体育中心或体育馆，还包括音乐厅、剧院等。这种场地往往是永久性、多功能的，经过装饰和调整一般可以适合举办不同的活动（见图7．2）。

②临时搭建的凉棚式场地。指的是临时搭建的用来举办活动的暂时性场地，往往选在无建筑设施阻挡，有一定范围的草坪、广场或其他较为平坦的开阔区。

③露天场地。有些活动由于流动性或活动的性质和类型的限制，不需要顶棚，在草坪、广场等露天场所，或有规定路线的街道上举行，如花车大巡游、广场音乐会等。

图7．2　财富全球论坛（北京）开幕式

（2）选择当地应考虑的主要因素

①活动的性质。选择何种场地要根据活动的性质。如花车大巡游只能在马路上进行，但对游行的起止点要根据具体路况作详细规定，同时还要作好交通管制与协调、安全保卫、重大事故预警等工作。

②活动的规模（包括到场观众的数量）。可能符合条件的场所有若干个，在最终决策时要考虑到观众的喜好、消费习惯、场地预算费用等是否可行。一般来说，确定场地要非常慎重，一旦确定不能随便更改，尤其是临近活动开幕或开始，所以，若出现意外情况必须改变，一定要尽早通知，对于大型活动来说，一般要提前3个月作准备。

③场地条件对活动项目的适合性。举办场地的自然形态也限制着活动项目举办地的选择。

④场地的区位因素。地处交通便利、食宿游购等方便、距离娱乐区近的场地往往能吸引大量游客。

⑤设施设备要求。大型活动一般都是综合型的，有分会场，会根据不同的活动内容来选择或调整不同的场地。

2）举办场地的布置与装饰

场地的布置和装饰都必须围绕整个活动的主题而展开，灯光、音响和特殊效果都是为了烘托活动的气氛进行设计和进行，使娱乐活动更加完美，诱导观众从潜意识到全身心地投入。

（1）举办场地必须具备的要素

①舞台、表演或演出区域（见图7．3）。在舞台的设置上既要满足所有出现在舞台上的表演者，又要便于观众观赏和参与。

图7．3　第四届中国国际鼓手节表演舞台

②观众和参与者区域。观众和参与者区域分为站立和坐席两种类型，相比较而言坐席更便于管理，尤其是凭票对号入座的观众。在观众区域，入口和出口的管理相当重要。

③设施设备管理区域。

④服务区域。如储存区、演员休息室、化妆室等。

（2）活动产地的布置模式

这里主要讲述需要安排座位的模式：

①剧院（礼堂）式。

②教室式。

③宴会式。

④体育馆式。

⑤T型台式。

⑥U形与马蹄铁形。

一般来说，参与人数较多的活动多采用前4种布置方式，而参与人数较少、观众较少的活动多采用后两种。

（3）主席台及主席台布置

不管是露天还是室内的活动，主席台是必不可少的。主席台的应用极为广泛，其用途包括表演、颁奖和演示。主席台的大小和形状可以根据屏幕的设置和后方投影仪等设备来策划，但首要考虑的因素还是观众的需求，特别是视线问题。

①场地及主席台示意图。绘制主席台平面图很重要，它是演出工具的一种，还有场地针对主席台的正面图和侧面图，从观众角度出发设计演出区域。

②主席台或舞台布置。主席台前台的大小和形状，可以根据整个场地和活动规模来定。主席台因用途不同，其布置形式也有很大的不同。并根据活动需要，决定是否摆放桌椅或其他设施。

总之，主席台的布置要既实用又能突出活动的主题，吸引到场观众的视线。

（4）观众席布置

①贵宾或嘉宾席。贵宾或嘉宾席一般安排在前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的活动还加上长条桌，还要摆放桌签和茶水，桌子两侧竖立指示牌，国际活动用中英文两种文字写上贵宾席字样。

②观众席。在移动座位摆放时，要注意排与排的距离，尽量宽一些。

③记者席。对于大型节事活动来说，参加活动的记者会很多，有时甚至上百人，记者频繁地来回走动会影响活动的正常举行和效果，所以要专门设立记者席。如果有两层会场，一般将记者席设在二楼的前几排，既方便他们摄影和摄像，也对他们的走动加以限制。

（5）贵宾室布置

高规格的大型活动参加的贵宾相当多，有时要设立几个不同的贵宾室，按不同规格来接待。贵宾室的位置应距离活动主席台比较近，而且有专用通道。贵宾室门口要有明显的中英文标牌，室内摆放沙发和茶几，茶几上有饮料和鲜花，有时还要准备热毛巾和胸花。

（6）基本设施设备布置

①话筒。

②投影仪和屏幕。

③录像机、VCD/DVD机。

④音响设备。

⑤无线上网。

⑥休息室。

⑦演员化妆室。

⑧储藏室。

3）装饰的要求

（1）舞美设计

前台的舞美设计不仅仅是提供演出的环境，更重要的是体现设计者力图描绘的意境。这里所说的意境，就是从活动的主题出发，把时间、地点、气候、活动气氛、人物情绪、时代特色和地方色彩等，在服从演出总体构思的前提下，通过舞台设计用色彩、线条、光线等，创造出一个适合活动的演出环境。设计者要有正确的审美观点、丰富的史学知识和多种技巧，才能控制千变万化的舞台。

对于我国的文化类节事活动，应该有中国民族特色和体现本地区的地方色彩。对西方的艺术手法，立体派、构成派、超现实主义、意识流等表现手法，当然也可以尝试，但要结合具体活动探索其可行性，不能盲目照搬，要注意活动的特点以及观众的欣赏习惯。

（2）布景

布景和道具像演员一样重要，不仅要配合参与演出，而且是演出的重要组成部分。不管活动布景如何，与表演主题是否协调统一非常重要，随着时代的发展，布景越来越富有动感和时代性（见图7．4）。

图7．4　中法文化年收官力作枟芭蕾足尖枠

背景板和横幅是活动的标志物，大多数活动在主席台上都设有背景板或挂有横幅。背景板是最近几十年流行起来的，设计简洁、色彩明快、主色调和活动主题协调。背景板的最上面主要包括活动的标志和有关组织的徽章、活动的（中英文）名称、名称缩写、举办时间和地点及活动的主办单位。横幅是最常见的一种宣传形式，由于红色最显眼，通常是由红布做成。气球、充气拱门和彩旗也是为烘托活动效果而布置的，在升起的彩球上和垂下的彩带上、充气拱门和彩旗上印有活动的标志和“预祝成功”的字样，能够有效地营造出活动的喜庆气氛。

（3）灯光

舞台灯光概括说来，具备以下几种功能：

①视觉照明。

②突出人物。

③加强美感。

大型活动的灯光一般由专门的灯光师负责完成，他需要在与创作小组不断协调后，准确掌握演出剧场和舞台所需灯光的数量、灯具的负荷量以及灯光布置的大致位置。在活动的音乐以及舞蹈都基本确定并进入排练后，依据活动和演出剧场的实际条件，设计出最佳的灯光方案。在进入最后的排练阶段后，作为舞台美术的重要一环，灯光应该参加演员的着装走台排练，检查灯光设计是否有不合理之处，直至最终确定活动的灯光方案。

舞台灯光不仅能够创造浓厚的节日氛围，而且有助于形成独特的表演风格。活动的主题、导演的理念、服装的华美、舞蹈的绚丽，诸多只可意会不可言传的音乐和歌舞精神主要依靠灯光来表现。作为舞美的重要元素，舞台灯光日益成为成功塑造活动中的人物形象、装饰演出舞台的重要手段。

（4）特技效果

活动组织者运用特技效果来吸引观众的注意力，营造激动人心的氛围，或令人大吃一惊，或令人开怀大笑。把各种特技效果完美地结合成一个活动方案的关键，在于如何运用特技效果来突出活动的总体目标（见表7．1）。

表7．1　特技效果运用范围

7．2．2　后勤管理

对于所有的活动而言，后勤工作是最需要考虑的一个部分，也是较为琐碎的部分，即便是极其微小的细节也会影响活动的成败。作为活动的组织者，如何做到精心策划活动的每个环节，并在现场管理中重视后勤管理的细节，从而满足各方利益相关者的需求呢？如果后勤管理不完善，无论多好的创意都难以完善地实施（见图7．5）。

图7．5　后勤管理的要点

1）后勤管理中需弄清的问题

活动的后勤管理要求组织者能将其创造力导入理性的轨道，从而有效地组织活动。良好的后勤管理能确保活动安全，保证实现活动经营目标并迎合公众的期望，所以弄清后勤管理中的各种问题，有助于现场活动的顺利进行。

①举办活动的目的是什么？募集资金、吸引媒体注意、促销各种产品，还是提供公众娱乐机会？

②活动的规模，预计有多少观众、媒体记者和VIP贵宾参加？

③活动在室内还是室外进行，还是两者皆有？

④活动是否有分会场，它们之间相距多远？

⑤是否需要，以及需要哪些方面的供应商/服务商？如何选择供应商/服务商？

⑥活动对设施有何要求？是否要求活动有供残疾人使用的设施？公共卫生部门对设施有何限定？

⑦是否提供食品和饮料？如果提供，由谁或向谁提供？

⑧计划特邀多少嘉宾？

⑨运动员/演员、观众和媒体记者乘坐何种交通工具抵离场地？列出交通车辆的类型、来往时间和特殊要求。

⑩工作人员和志愿者乘坐什么车辆到达指定地点？

皕瑏瑡对卫生设施的需求（按国际标准，每100～200人应有一个公厕位）。

皕瑏瑢照顾特殊的观众（如残疾人、老人、不同语种的外国人）是否占有很大的比例？

皕瑏瑣活动需要多少工作人员和志愿者（根据经验，要考虑志愿者在活动当天20%的缺席率）？

皕瑏瑤需要安排多大地方来存储设备和物品？

皕瑏瑥工作人员和志愿者是否需要制作制服？

皕瑏瑦需要安排何种紧急救援、保安措施和人流控制措施？

2）与供应商/服务商的协作

一般普通观众注意不到活动看台设施和移动公厕的提供者，注意不到节目表的印刷商、志愿者制服的制造商以及现场垃圾清理商等，而作为活动的组织者，选择好的供应商/服务商是非常重要的。

（1）确定需要的产品和服务种类

如一场高尔夫球赛需要与30多类供应商/服务商打交道，包括市场设计、标志牌、礼仪策划及用车、计分系统、餐饮服务、饭店服务、发电机与空调、印刷、救援车辆、制作证件和凭证、票务及汽车通行证、各种桌椅、停车场管理、洗车服务、保安、往返交通、无线电通信等。按经验，为每75～100名观众设计一个食品饮料售卖点比较合适。

（2）详细说明彼此的权利和义务

对于餐饮服务商，应确认他们是否具有经营许可证，了解饮食责任保险由谁承担，要求他们提供公司简介、餐饮品种、供餐计划、标有价格的菜单样本，并提出在活动供餐多样性等方面的基本要求。

活动组织者则应为餐饮服务商提供下列条件：提供公用帐篷和与之相邻的服务区；充足的配餐工作空间和服务通道；服务人员停车证和入场证；至少两台能收到组委会频道的双向无线电步话机；工作区的安全保卫；员工休息室；赞助商提供的食品和饮料（供给运动员、演员和志愿者）。

有些定期举办的活动，组织方会和供应商签订长期协议，一般为期3～4年。签订长期协议对活动主办方和供应商来说更能提高效率。

（3）保证商品保质保量、如期到达

如活动统一制服的设计、制作和发放是活动后勤工作的重要内容，也是颇为繁琐的、具有挑战性的工作。制服的准备应提早进行，制服的款式、颜色和面料的选择都有一定的讲究，不同级别的管理/工作人员的制服在颜色和款式上应有所不同。其中，保证制服能在活动前如期运到组织者手里至关重要，如果出现意外事件耽误活动期间的使用，就必然带来混乱。

3）交通管理

交通管制是大型活动期间最普遍的难题，有效地疏导活动举办期间的大量人流、车流需要周密的计划，也需要当地警察、交通部门、活动组织方和志愿者的通力配合。通向活动场馆的各主干道、高速公路出口、十字路口、地铁口都应配备交警，同时应为前来的观众设置指示方向的交通指示牌。如果观众大多数以汽车为交通工具，活动场所附近须有车位充足的停车场，并标牌指示观众在何处停车或在何处搭乘往返公交车。可以利用附近大型商场的停车场，那里往往车位充足，商场也常常乐意合作，因为这样可以在节事活动开始之前和之后带去购物以分散人流。

保持交通通畅的另一措施是设置路障和利用警力控制过往行人。此外，举行大型节事活动时，还要对公交司机进行培训，让他们了解各种情况下可选择的行车路线。

4）安保管理

（1）“安全第一”原则

许多成功的活动组织者都信奉“安全第一”的原则，将安全措施放在重中之重，尤其是演员和观众的安全是最重要的，对任何隐患都须采取预防措施，切忌视而不见。活动规划的每个环节都应考虑到安全问题。

（2）制订安全与危险防范措施

无论哪种类型的大型活动，都应采取措施保证演出者和观众的安全，对警力、消防和紧急救护作相应的安排。一般来说，消防机构和警察的救助是免费的，但不一定会派人一直驻守现场。一旦发生危险，他们将迅速到达。在现场管理中，危险的防范措施很多，这里列举几点：

①张贴适当的标志或通过广播向观众提醒安全事宜。

②设置防护围栏，不让观众随意在场内跑动，对体育赛事来说，还要有意识地让支持不同球队的球迷分开就座，避免不必要的冲突。

③对于高风险性的表演或娱乐活动不仅要在现场设置保护设施，而且要购买连带保险。

（3）有价物品的运送和保护

由于大型活动的人流量大，财产的安全也不容忽视。不仅是个人的财产安全，还有商品以及有价物品的运送和维护，否则会造成延误或丢失的损失。首先，管理人员要对现金和有价物品的预备、包装、运送、接货、验收和分类入库等工作计划有清醒的认识，引起足够的重视。在运送过程中，如现金运送时，要安排替补警卫人员，为临时增加运送车次时发挥作用，尤其是大笔现金，要有身穿制服的专业警卫跟车护送。

7．2．3　现场人员管理

1）现场接待服务管理

（1）礼仪和仪式策划的原则

①开幕式、闭幕式与具体活动相结合的原则。

②国际惯例与民族风俗相结合的原则。

③国家间一律平等的原则。

④诚实守信的原则。

（2）礼仪策划的程序

①准备阶段。

②制订方案。

③邀请嘉宾。

④组织实施。

（3）观众到场与退场

大型活动的观众流动有两种情况：一种是在较长的时间跨度内观众以较小的流量陆续抵达又陆续离开；另一种是在较短的时间跨度内（如开始前半小时和结束后一小时）观众蜂拥而至，又蜂拥而出。能否有效疏导观众流不仅影响观众的安全性，而且也直接影响观众的心理体验。安排迎宾员、引座员接待客人，可帮助客人迅速扭转因路上堵车或其他原因引起的心情不快，积极融入活动的欢快气氛之中。主办方适当地提供饮料和点心，向客人赠送有保留价值的纪念品已成为许多活动的惯例。

（4）演员、媒体记者、VIP客人及所有来宾的接待

组织方无论是接待VIP客人，还是成千上万的观众，都要做到细致周到，除在场馆入口处（或停车场入口处）安排接待人员提供帮助、赠送礼物以外，还应按当地的传统习惯，在机场、火车站、汽车站、出租车上、城市的街道和建筑物、宾馆和场地悬挂欢迎标语。在活动的接待宾馆前厅设置问讯台，提供活动的日程、城市地图和其他活动信息，并为宾客解答问题。

尤其是大型活动必须考虑演员、媒体记者、VIP客人及所有官员的接送问题。接送演员要事先规划缜密的交通方案，根据需要选派合适的车辆，保证娱乐活动的按时进行；对于媒体记者，尤其要保证交通服务的迅捷高效；对VIP客人和官员的接送也可向旅游汽车公司租用配导游的巴士或轿车，这些驾驶员都必须事先培训，主办方对交通车辆进行协调和监控，配备的导游在途中向VIP客人介绍活动举办地的各种情况，如各种风土人情、名胜风景及其他有趣的信息。提供专门的车辆、停车区域和办公、休息地点会使他们留下良好的印象，对于记者，优质服务促使他们增加正面报道，提升活动的知名度和美誉度。

（5）对特殊人士的照顾

在欧美国家，所有的公共设施在建设时都考虑了残疾人的特殊需求，如坡道、盲道、专用的洗手间等，而且在现场划定专用的停车区域、观看比赛区域并以醒目的标志标明。尤其是有残疾人参加的活动，特别要注意沿途路面情况，避开陡坡和沟坎，安排志愿者帮助盲人适应陌生的环境，帮助使用轮椅者上台阶、陡坡及帮助他们换上演出服装，为聋哑人配手语翻译等。我国在这方面的服务相对较差，要改变目前的状况，必须对固定的建筑和设施加以改造，并在新建的设施中注意这个问题，引起公众对弱势群体的关注，在各方而给予他们帮助和照顾，吸引他们参与各种节事活动，提高他们的生活质量。

（6）住宿餐饮服务

举办大型活动是一项有大量人员聚集的活动，安排好他们的住宿也是组织者要事先策划的内容。组织者除了可指定旅游代理外，往往还会和一些宾馆酒店签订合作协议，向所有演员和观众推荐这些指定的宾馆、酒店，这些宾馆、酒店也往往提供比市场价格更优惠的价格接待这些演员、观众和嘉宾，并在活动过程中向观众提供餐饮服务，保证食品和饮料数量充足，并培训服务人员，高效地应付繁忙时段，减少观众的排队等候时间。

2）现场工作人员管理

（1）现场工作人员类型

①技术人员：艺术总监；制作经理；技术总监；舞台总监；舞蹈设计总监；编剧；灯光设计；灯光操作；音响设计；音响制作；视频设计；视频操作；前台管理。

②管理和服务人员：场地管理人员；服务接待人员；后勤管理人员；餐饮管理人员；清洁和垃圾处理人员。

③临聘人员：引座员；礼仪员；记时员；裁判员；各种协调员，如媒体、交通、信息、后勤协调员等；急救员；公共关系助理；安保员等。

（2）现场人员管理的几个关键问题

①重视活动举办前的短期培训。把“人”视为可开发资源和崇尚“以人为本”的管理原则的今天，只有通过不断的培训、提高来实现这一目标。尤其在大型活动开幕之前，要加强员工的短期培训。这种员工培训与活动的总体目标是一致的，是与实现活动组织单位的发展方向、目标规划相结合的。对于组织者来说，举办前的短期培训是一项低投入高产出的工作，这种短期教育培训，可以提升员工素质，提高员工对活动重要性的认识，让员工熟悉整个现场管理的流程，保证活动的顺利进行和开展。

②采用有效的激励措施。一个活动如果想要建立一个好的形象，除了可以靠宣传推广之外，还可以通过现场管理的水平和质量来体现，因此运用员工激励这种非常有效的好方法，经由内部的努力，孕育出一种一体的共识，透过这种共识，而导出一个特殊的活动文化来，经由员工们在现场的服务及各种表现，很自然地获得公众对活动的认同。那么，如何进行有效的设计与运用激励措施来增强员工对活动的认同呢？

激励措施往往有很大的风险性，在制订和实施激励时，一定要谨慎。运用因人而异、奖惩适度、公平性、奖励正确的事情等关于激励的基本原则，能提高激励的效果。常见的激励措施包括目标激励、榜样激励、强化激励、情感激励等（见图7．6）。

图7．6　人文关怀组为世博志愿者庆生

（3）加强现场沟通

在活动举办的现场，保持及时、顺畅的沟通非常重要。通过信息沟通、意见交流，将分散在现场的许多独立的员工贯通起来，成为一个整体。畅通的信息沟通，可以减少人与人之间的冲突，改善员工与员工、员工与观众之间的关系。活动项目管理者要想作出正确的决策，必须以准确、完整、及时的信息作为基础。加强沟通是现场组织控制管理过程的依据和手段。没有好的信息沟通，情况不明，就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高现场管理的效能。通过现场内、外部环境之间的信息沟通，就可以获得众多变化的信息，从而为现场管理及决策提供依据。尤其是突发事件出现时，各方面的协调和沟通更为重要。

（4）组织和管理好临聘人员

一般一个活动项目组的组成人员少，而在现场管理中需要大量的执行人员来完成不同区域的繁重的工作任务及阶段性工作，活动项目组织者就需要聘用临聘人员。本着“公开、公正、择优”的原则，通过社会招募，面试合格后办理有关录用手续。大型活动的临聘人员一般以志愿者为主，经过总体培训、分类培训和实地演练后，充实到翻译、商务售货、文秘、接待、安保、裁判、新闻中心等岗位上。

3）集群人员的管理与疏散

（1）可能存在的危险

在群体管理和疏散计划中应考虑的重要危险包括：

①火灾、烟雾；

②炸弹威胁、恐怖分子；

③洪水、地震、狂风暴雨、闪电及其他自然灾害；

④高温、空调或用电问题；

⑤燃气泄漏或生物危险；

⑥公众挤压、过密、堵塞；

⑦骚乱、抗议；

⑧车辆事故；

⑨食品卫生、饮用水；

⑩围栏等坍塌、物体坠落等；

皕瑏瑡参加者虚脱；

皕瑏瑢儿童走失；

皕瑏瑣噪声污染；

皕瑏瑤犯罪活动。

（2）制订必要的防范措施及紧急应对计划

不管举办何种有大量人流的活动，一定要提前做好大型活动的安全检查工作，不仅每年对所有大型活动场所进行一次全面检查，而且对安保措施不到位、设施运转不安全、组织体系不完善的大型活动一律不予批准。同时，要加大对公众聚集场所的安全检查力度。要以人群集中的场所为重点，开展一次应急措施的安全大检查。还要把预防工作做在前面。要把各种可能发生的问题预想在前面，把应采取的措施制订在前面。

①确定非通行区域；

②设置专门人员通行区域；

③确认紧急救援人员进场和立场路线；

④确认急救需要；

⑤制订紧急回应措施。

（3）冷静处理突发事件

万一遇到突发事件，作为管理人员要保持冷静，并及时上报，遵守指令，实施有效的处理方法，确保安全。